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Die häufigsten Zeitfresser in der Buchhaltung

Stock Generic Male Portrait

CANDIS Team

-

March 24, 2022

-

(Reading time: 4min)

Die häufigsten Zeitfresser in der Buchhaltung

Tobias, Steuerberater und Gründer von CoCo Finance, hat schon mehr als 100 Unternehmen begleitet. Immer wieder trifft er auf die gleichen Probleme und Zeitfresser, die man mit ein paar einfachen Lösungsansätzen verhindern kann.

Thumbnail: Die häufigsten Zeitfresser in der Buchhaltung
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Zeitfresser #1: Fehlende Belege

Oftmals kommt es vor, dass Belege bei dem:der Besteller:in eingehen, ohne das die Buchhaltung davon etwas mitbekommt. Das gleiche passiert auch bei digitalen Belegen. In der Buchhaltung gilt jedoch Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg. Jetzt gehen also die Koordinationsschleifen los: Die Buchhaltung geht auf die Suche nach den fehlenden Belegen. Das kostet nicht nur Zeit, sondern auch und Geld.

Lösungsansatz: Zentraler Rechnungseingang

Es ist wichtig, klar definierte Belegprozesse zu etablieren. Ein erster wichtiger Schritt ist die Einrichtung einer zentralen Emailadresse (AccountingAT), also einem zentralen Rechnungseingang. Anschließend kann man sämtliche Lieferanten kontaktieren und diese bitten, die zukünfigen Rechnungen digital an diese Adresse zu senden. Idealerweise richtet man anschließend auch einen digitalen Freigabeprozess ein, bei dem Belege schnell von den Verantwortlichen freigegeben werden können.

Pro Tipp: Die zentrale Emailadresse kann auch direkt mit einem bestehenden System gekoppelt werden, sodass alle eingehenden Rechnungen direkt in der Buchhaltungssoftware zur Verfügung stehen.

Zeitfresser #2: Zuordnung von Geschäftsvorfall und Zahlung (OPOS)

Für Unternehmen ist es essentiell, zu jeder Zeit einen tagesaktuellen Überblick über offene Forderungen und Verbindlichkeiten zu haben. Die Verknüpfung zwischen Belegen und zugehörigen Transaktionen ist allerdings häufig schwierig und undurchsichtig.

Lösungsansatz: Einsatz von OCR-Technologie

Zuerst einmal muss ein Anknüpfungspunkt definiert werden (z.B. die Rechnungsnummer), der auf jedem Beleg vorhanden ist. Diesen kann man dann auch über das Belegfeld z.B. an Datev übergeben. Bei der Zahlung der Rechnung muss man dann darauf achten, dass dieser Anknüpfungspunkt im Verwendungszweck erwähnt wird.

Hier lohnt sich der Einsatz von OCR-Software. Diese kann Beleginformationen, wie Rechnungsnummer oder Datum, automatisch auslesen und Zahlungslisten erstellen. Dieser Prozess lässt sich komplett automatisieren und so kann man ohne Mehraufwand einen sauberen OPOS-Überblick erreichen.

Zeitfresser #3: Manuelle Buchung

Bei wachsenden Unternehmen wächst auch die Zahl der Geschäftsvorfälle, die buchhalterisch relevant sind. Die Anzahl der Belege wächst dementsprechend auch. Am Anfang ist das alles noch kein Problem und die Buchhaltung kann viele Daten, z.B. durch einfaches Abtippen, erfassen und verarbeiten. Mit wachsender Belegzahl wird das jedoch problematisch. Um eine Lösung einzuführen, muss man den richtigen Zeitpunkt erwischen.

Lösungsansatz: Einführen einer Rechnungssoftware

Sowohl bei Eingangsrechnungen, als auch bei Ausgangsrechnungen gibt es gute Softwarelösungen, die einen bei der Verbuchung unterstützen. Häufig sind dies auch lernende Systeme, die langfristig viel manuelle Arbeit einsparen können. Wichtig ist hierbei eine saubere Anbindung an das finale Buchungssystem, also z.B. eine gut funktionierende DATEV-Schnittstelle.

Zeitfresser #4: Späte Klärung von Geschäftsvorfällen

Viele Unternehmen verschieben die Klärung von komplizierten Buchungsvorfälle gerne auf den Jahresabschluss. Das verursacht viele Probleme, denn je länger ein bestimmter Geschäftsvorfall zurückliegt, desto aufwändiger gestaltet sich die Klärung von Rückfragen.

Lösungsansatz: Sauberer Monatsabschluss

Monatlich eine saubere Buchhaltung, also Rechnungsabgrenzung etc., erstellen. Das kostet zwar jeden Monat etwas mehr Zeit, dafür ist die Erstellung des Jahresabschlusses dann deutlich schneller und die monatlichen Finanzdaten akkurater.

Pro Tipp: Moderne Finance Teams buchen teilweise schon tagesaktuell. Wo vorbereitende Arbeiten täglich erledigt und Rückfragen direkt bei Aufkommen geklärt werden, gibt es keinen zwingenden Grund mit der Buchung bis zum Monatsende zu warten.

Zeitfresser #5: Gemeinsam genutzte Kreditkarten

Viele Unternehmen benutzen Kreditkarten ihrer Hausbanken. Die Kreditkartendaten schwirren im Unternehmen umher und werden von diversen Mitarbeiter:innen genutzt. Bei Bestellungen ist oft unklar, wer genau diese getätigt hat und eine Übersicht der entstandenen Kosten gibt es erst zum Monatsende mit der Kreditkartenabrechnung.

Lösungsansatz: Virtuelle Kreditkarten

Virtuelle Kreditkarten mit Debitcharakter. Hier gibt es verschiedene Anbieter die es einem Unternehmen ermöglichen, pro Mitarbeiter:in individuelle Kreditkarten auszugeben, individuelle Budgets festzulegen und so Überblick und Kontrolle zu gewährleisten. Idealerweise kann man das dann noch mit einem digitalen Freigabeprozess koppeln.

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March 24, 2022

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Die häufigsten Zeitfresser in der Buchhaltung

Tobias, Steuerberater und Gründer von CoCo Finance, hat schon mehr als 100 Unternehmen begleitet. Immer wieder trifft er auf die gleichen Probleme und Zeitfresser, die man mit ein paar einfachen Lösungsansätzen verhindern kann.

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Zeitfresser #1: Fehlende Belege

Oftmals kommt es vor, dass Belege bei dem:der Besteller:in eingehen, ohne das die Buchhaltung davon etwas mitbekommt. Das gleiche passiert auch bei digitalen Belegen. In der Buchhaltung gilt jedoch Grundsatz: Keine Buchung ohne Beleg. Jetzt gehen also die Koordinationsschleifen los: Die Buchhaltung geht auf die Suche nach den fehlenden Belegen. Das kostet nicht nur Zeit, sondern auch und Geld.

Lösungsansatz: Zentraler Rechnungseingang

Es ist wichtig, klar definierte Belegprozesse zu etablieren. Ein erster wichtiger Schritt ist die Einrichtung einer zentralen Emailadresse (AccountingAT), also einem zentralen Rechnungseingang. Anschließend kann man sämtliche Lieferanten kontaktieren und diese bitten, die zukünfigen Rechnungen digital an diese Adresse zu senden. Idealerweise richtet man anschließend auch einen digitalen Freigabeprozess ein, bei dem Belege schnell von den Verantwortlichen freigegeben werden können.

Pro Tipp: Die zentrale Emailadresse kann auch direkt mit einem bestehenden System gekoppelt werden, sodass alle eingehenden Rechnungen direkt in der Buchhaltungssoftware zur Verfügung stehen.

Zeitfresser #2: Zuordnung von Geschäftsvorfall und Zahlung (OPOS)

Für Unternehmen ist es essentiell, zu jeder Zeit einen tagesaktuellen Überblick über offene Forderungen und Verbindlichkeiten zu haben. Die Verknüpfung zwischen Belegen und zugehörigen Transaktionen ist allerdings häufig schwierig und undurchsichtig.

Lösungsansatz: Einsatz von OCR-Technologie

Zuerst einmal muss ein Anknüpfungspunkt definiert werden (z.B. die Rechnungsnummer), der auf jedem Beleg vorhanden ist. Diesen kann man dann auch über das Belegfeld z.B. an Datev übergeben. Bei der Zahlung der Rechnung muss man dann darauf achten, dass dieser Anknüpfungspunkt im Verwendungszweck erwähnt wird.

Hier lohnt sich der Einsatz von OCR-Software. Diese kann Beleginformationen, wie Rechnungsnummer oder Datum, automatisch auslesen und Zahlungslisten erstellen. Dieser Prozess lässt sich komplett automatisieren und so kann man ohne Mehraufwand einen sauberen OPOS-Überblick erreichen.

Zeitfresser #3: Manuelle Buchung

Bei wachsenden Unternehmen wächst auch die Zahl der Geschäftsvorfälle, die buchhalterisch relevant sind. Die Anzahl der Belege wächst dementsprechend auch. Am Anfang ist das alles noch kein Problem und die Buchhaltung kann viele Daten, z.B. durch einfaches Abtippen, erfassen und verarbeiten. Mit wachsender Belegzahl wird das jedoch problematisch. Um eine Lösung einzuführen, muss man den richtigen Zeitpunkt erwischen.

Lösungsansatz: Einführen einer Rechnungssoftware

Sowohl bei Eingangsrechnungen, als auch bei Ausgangsrechnungen gibt es gute Softwarelösungen, die einen bei der Verbuchung unterstützen. Häufig sind dies auch lernende Systeme, die langfristig viel manuelle Arbeit einsparen können. Wichtig ist hierbei eine saubere Anbindung an das finale Buchungssystem, also z.B. eine gut funktionierende DATEV-Schnittstelle.

Zeitfresser #4: Späte Klärung von Geschäftsvorfällen

Viele Unternehmen verschieben die Klärung von komplizierten Buchungsvorfälle gerne auf den Jahresabschluss. Das verursacht viele Probleme, denn je länger ein bestimmter Geschäftsvorfall zurückliegt, desto aufwändiger gestaltet sich die Klärung von Rückfragen.

Lösungsansatz: Sauberer Monatsabschluss

Monatlich eine saubere Buchhaltung, also Rechnungsabgrenzung etc., erstellen. Das kostet zwar jeden Monat etwas mehr Zeit, dafür ist die Erstellung des Jahresabschlusses dann deutlich schneller und die monatlichen Finanzdaten akkurater.

Pro Tipp: Moderne Finance Teams buchen teilweise schon tagesaktuell. Wo vorbereitende Arbeiten täglich erledigt und Rückfragen direkt bei Aufkommen geklärt werden, gibt es keinen zwingenden Grund mit der Buchung bis zum Monatsende zu warten.

Zeitfresser #5: Gemeinsam genutzte Kreditkarten

Viele Unternehmen benutzen Kreditkarten ihrer Hausbanken. Die Kreditkartendaten schwirren im Unternehmen umher und werden von diversen Mitarbeiter:innen genutzt. Bei Bestellungen ist oft unklar, wer genau diese getätigt hat und eine Übersicht der entstandenen Kosten gibt es erst zum Monatsende mit der Kreditkartenabrechnung.

Lösungsansatz: Virtuelle Kreditkarten

Virtuelle Kreditkarten mit Debitcharakter. Hier gibt es verschiedene Anbieter die es einem Unternehmen ermöglichen, pro Mitarbeiter:in individuelle Kreditkarten auszugeben, individuelle Budgets festzulegen und so Überblick und Kontrolle zu gewährleisten. Idealerweise kann man das dann noch mit einem digitalen Freigabeprozess koppeln.

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