Das Wichtigste in Kürze
Software mit der Funktion „Dublettenprüfung“ gleichen zentral gesammelte Rechnungen miteinander ab und überprüfen sie auf Duplikate.
Das Problem an Dubletten in der Buchhaltung ist, dass doppelte Rechnungen meist auch doppelt überwiesen werden.
Eine Software eignet sich hier optimal, weil der Vorgang automatisiert und nicht manuell stattfindet.
In Candis werden dir Dubletten angezeigt, sodass du die nächsten Schritte und Handlungen ganz bequem auswählen kannst.
Wozu braucht man die Dublettenprüfung?
Fehler passieren, das ist klar. Wenn Fehler allerdings in der Buchhaltung passieren, kann es weitreichende Konsequenzen haben. Eine typische Fehlerquelle sind zu spät oder doppelt bezahlte Rechnungen. Letztere resultieren häufig aus Dubletten, also Rechnungen, die mehrfach vorliegen.
Mithilfe einer automatisierten Dublettenprüfung lassen sich diese Probleme identifizieren und eliminieren.
Aus diesem Grund gibt es die Dublettenprüfung: Bei diesem Vorgang durchsucht eine Software Datenbanken nach Dubletten, identifiziert sie und informiert die Anwender:innen darüber. Die Software kann anhand von gewissen Parametern automatisiert erkennen, ob Dubletten in einem Datensatz vorliegen und sie entsprechend melden.
Was ist eine Dublette?
Eine Dublette bezeichnet ein mehrfach vorhandenes Stück, also z. B. ein mehrfach vorhandener Datensatz oder eine mehrfach vorhandene Rechnung. Je nach Art der Dublette kann sie unterschiedliche negative Folgen haben, wie beispielsweise die mehrfache Zahlung einer und derselben Rechnung.
Wie kommt es zu Dubletten?
Dubletten sind vielfältig, aber passieren häufig in Unternehmen. Sie führen häufig auf fehlende Strukturen zurück, wie z. B.:
1. Firmen haben kein Rechnungseingangsbuch
Die häufigste Ursache für die Entstehung von Dubletten ist die fehlende Dokumentation von Eingangsrechnungen. Werden diese nicht erfasst, kann ihr Status nicht ermittelt werden.
2. Firmen haben keinen zentralen Rechnungseingang
Rechnungen gehen nicht zentral, sondern bei verschiedenen Mitarbeiter:innen ein. Sie leiten die Rechnungen weiter, Freigaben werden angefordert, später kommt eine Mahnung und woanders taucht wiederum die Originalrechnung auf. Letztlich weiß niemand mehr, wie der Bearbeitungsstatus der Rechnung aussieht.
3. Es fehlen Verantwortlichkeiten
Es ist nicht klar definiert, welche Mitarbeiter:innen für welche Lieferant:innen – und für die zugehörigen Rechnungsprozesse – verantwortlich sind. Dadurch werden die Rechnungen weitergeleitet, einander zugewiesen und es ist nicht mehr transparent, wer sich um die Bezahlung kümmern muss.
4. Man sammelt Rechnungen
Sammelüberweisungen sind an sich praktisch. Das Problem ist jedoch, dass durch falsche Einstellungen im Online-Banking ein Sammelposten nicht zu Einzelposten aufgeschlüsselt wird und somit nicht klar ist, welche Rechnungen zu einem großen Posten gehören.
Dubletten fallen normalerweise auf, häufig aber erst bei der finalen Verbuchung. Leider ist der Geschäftsvorfall zu diesem Zeitpunkt oft bereits Wochen schon her und es kann nicht mehr nachvollzogen werden, wie die Dublette entstanden ist.
Dublettenabgleich: Vermeintliche Lösungen zur Vermeidung von Dubletten
Die Herausforderungen, die mit Dubletten einhergehen, sind vielen Unternehmen bereits hinlänglich bekannt und sie haben verschiedene Strategien entwickelt, um sie zu vermeiden.
1. Rechnungseingangsbuch gegen Dubletten
Eine häufige Lösung ist das Rechnungseingangsbuch, das viele Unternehmen in Form einer Excel-Liste pflegen. Hier werden eingehende Rechnungen mit Empfänger, Datum, Fälligkeit, Summe und Co. händisch eingepflegt. Ideal ist diese Lösung jedoch nicht.
Probleme des Rechnungseingangsbuchs:
Ein hoher Aufwand fällt an, weil die Liste von den Mitarbeiter:innen aus der Buchhaltung händisch aktualisiert wird.
Man hat ein falsches Gefühl von Sicherheit: Die nachfolgenden Prozesse bauen darauf auf, dass die Dubletten hier bereits erkannt werden. Passieren bei der Kontrolle aber menschliche Fehler, sind die anschließenden Prozesse in Gefahr.
Fehlerpotenzial: Wenn die Excel-Liste ebenso dazu verwendet wird, Zahlungen freizugeben oder zu bezahlen, können weitere Probleme entstehen. Sind bspw. die Daten des Zahlungsempfängers oder der Rechnungsbetrag falsch hinterlegt, wird die Überweisung fehlerhaft sein.
2. Digitale zentrale Rechnungsablage
Etwas sicherer erscheint da schon die digitale, zentrale Rechnungsablage. Hierbei werden Rechnungen eingescannt, digital erfasst und in einer Cloud, wie Google Drive oder Dropbox abgelegt. Dort sollte sie nach Geschäftspartner, Datum und Rechnungsnummer benannt und sortiert werden.
Geht eine neue Rechnung ein, kann so leicht nachvollzogen werden, ob bereits eine entsprechende Rechnung in dem Ordner vorliegt. Aber auch diese Methode bietet keine Sicherheit.
Probleme bei der digitalen, zentralen Rechnungsablage:
Werden Rechnungen im falschen Ordner abgelegt (z. B. im Januar statt im Februar), kann die Dublette beim Rechnungsabgleich nicht entdeckt werden.
Die Rechnungsablage in Google Drive, Dropbox und Co. ist nicht GoBD-konform nach einer doppelten und nachvollziehbaren Ablage. Bei einer Prüfung wäre dieses Vorgehen nicht zulässig.
Dublettenprüfung: Software für eine sichere Rechnungsablage
Die tatsächliche Lösung zur Vermeidung von Dubletten ist einfach. Mit der Einführung einer Software wie Candis wird ein zentraler, digitaler Rechnungsworkflow festgelegt, der händische Prozesse und Mitarbeiter:innen aus der Gleichung nimmt.
Es wird medienbruchfrei gearbeitet und dabei klar definiert, wer Rechnungen erhält, wo sie hinterlegt sind und wie sie weiterverarbeitet werden. Vermeintlich gleiche oder ähnliche Rechnungen lassen sich durch die Anwender:innen vergleichen, nachdem die Software aktiv auf Dubletten oder mögliche Dubletten hinweist.
Über ein individuelles Aktivitätenprotokoll für jede Rechnung lässt sich genau nachvollziehen, wie eine Dublette entstanden ist. Es gibt so wertvolle Hinweise darauf, wie sich der Prozess der digitalen Rechnungsverarbeitung künftig optimieren lässt.
Die Mitarbeiter:innen haben damit die Gewissheit, Rechnungen egal welcher Art bedenkenlos weiterzuleiten. Die Software erkennt Dubletten automatisch und weist die Buchhaltung darauf hin, sodass sie entscheiden kann, was mit ihnen passiert.
Dublettenprüfung mit Candis
„Seit wir Candis haben, haben wir keine doppelten Zahlungen mehr.“ – Stefan Bauereiß, Kunde von Candis
Mit Candis haben wir eine ganzheitliche Rechnungsmanagement-Software entwickelt, die genau diese Funktionen bietet und automatisch Dubletten erkennt. Mittels OCR-Technologie werden Rechnungsdaten automatisch erfasst und mit anderen Rechnungen abgeglichen.
Den Nutzer:innen wird schließlich die Wahl gelassen, was mit den Dubletten passiert: beseitigen, korrigieren oder ignorieren. So kann der Mensch jederzeit in den Prozess eingreifen und die finale Entscheidung treffen.
Candis erkennt dabei nicht nur identische Dokumente, sondern ebenso identische Rechnungsdaten. Dabei spielt es keine Rolle, wann eine Rechnung eingeht. Candis gleicht bei der Dublettenprüfung immer deine gesamten Rechnungen untereinander ab.
Rechnungsmanagement wird so nicht nur einfach, sondern reduziert gleichzeitig die Fehleranfälligkeit in der Buchhaltung. Candis erleichtert Mitarbeiter:innen den Umgang mit Rechnungen – sodass sie mehr Zeit haben für das, was wirklich zählt.