Das Wichtigste in Kürze
Zum Abschluss eines kaufmännischen Geschäftsjahres muss ein Jahresabschluss erstellt werden, der eine Informationsfunktion, Zahlungsbemessungsfunktion und Dokumentationsfunktion hat.
Er gibt Auskunft über den wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens und stellt die Grundlage für das weitere Handeln des Betriebs dar.
Unternehmen eine Bilanz, eine Gewinn- und Verlustrechnung sowie einen Anhang erstellen, der Dritte über die Besonderheiten der Geschäftsvorfälle aufklärt.
Die Devise der modernen Finanzbuchhaltung lautet, theoretisch jederzeit bereit für den Abschluss zu sein und Aufgaben nicht aufzuschieben, sondern tagesaktuell zu buchen.
Mit digitalisierten Finanzprozessen, sorgfältigen Dokumentationen und sauber durchgeführten Monatsabschlüssen lässt sich Stress vermeiden und Zeit sparen.
Wenn der Jahresabschluss ansteht, graut es so manchen Finanzteams vor dem hohen Arbeitsaufwand. Überstunden sind zu dieser Zeit keine Seltenheit, denn der Jahresabschluss muss fristgerecht fertig werden, meistens auch schon innerhalb der ersten neunzig Tage.
Häufig wird es im Februar festgestellt, was man im vergangenen Jahr alles verpasst hat. Dabei kann die Erstellung eines Jahresabschlusses durch sorgfältiges und konsequentes Arbeiten während des laufenden Jahres wesentlich vereinfacht und beschleunigt werden.
Wir haben für euch einige Tipps zusammengetragen, mit denen der Jahresabschluss in Zukunft einfacher von der Hand geht.
Funktionen des Jahresabschlusses
Im Handelsgesetzbuch werden deutsche Unternehmen zum Erstellen eines Jahresabschlusses verpflichtet. Darunter fallen Kapitalgesellschaften, eingetragene Genossenschaften, verschiedene Zweigniederlassungen und Personengesellschaften wie GmbH &. Co. KG.
Grundsätzlich wird ein Jahresabschluss erstellt, um drei wichtige Anliegen zu klären:
Information: Nicht nur das Unternehmen, sondern auch Investoren, Teilhabende und Banken wollen wissen, wie der Betrieb finanziell aufgestellt ist.
Zahlungsbemessung: Anhand der Ergebnisse des Jahresabschlusses setzt das Finanzamt die Steuern fest, die das Unternehmen zu entrichten hat. Zudem spielen die Informationen eine wichtige Rolle für Teilhaber:innen und/ oder Mitarbeiter:innen, denn sie bekommen erfolgsabhängige Dividenden oder Auszahlungen. Deshalb wird diese Funktion auch als Ausschüttungsbemessungsfunktion bezeichnet.
Dokumentation: Die Buchhaltung schließt das Geschäftsjahr ab und bestätigt die über das Jahr verbuchten Geschäftsvorfälle. Alle finanz- und leistungswirtschaftlichen Vorfälle des Geschäftsjahres werden ebenfalls bestätigt.
Der Jahresabschluss dokumentiert und bildet so das komplette Jahr ab und kann, durch Vergleiche mit den vorherigen Abschlüssen, eine Basis für umfassende Analysen bilden.
Bestandteile des Jahresabschlusses
Unternehmen und Kaufleute, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, müssen im Rahmen ihres Jahresabschlusses nach § 242 Abs. 3 HGB sowohl eine Bilanz, als auch eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellen.
Je nach Rechtsform können weitere Bestandteile wie Anhang, Lagebericht oder Kapitalflussrechnung vorgeschrieben sein.
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Generell gilt: Je größer das Unternehmen, desto umfangreicher werden die Anforderungen an den Jahresabschluss und die zusätzlich einzureichenden Bestandteile. Beispielsweise müssen Freiberufler, Kleingewerbetreibende und Selbstständige gemäß der einfachen Buchführung, nur eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung aufstellen.
Die Publizitätspflicht
Die Abschnitte §§ 325 – 329 im Handelsgesetzbuch bilden die gesetzliche Grundlage für die Offenlegungspflicht von Jahresabschlüssen.
Entscheidend dafür sind die Gesellschaftsform, Bilanzsumme, Mitarbeiteranzahl und Umsatzerlöse.
Die Pflicht gilt immer für Kapitalgesellschaften, Handelsgesellschaften und Kommanditgesellschaften ohne eine natürliche Person als persönlich haftende:r Gesellschafter:in. Zudem gilt sie für andere Unternehmen, die für den Abschlußstichtag und für die zwei darauf folgenden Abschlußstichtage jeweils mindestens zwei der drei nachstehenden Merkmale nachweisen:
Eine Bilanzsumme von über 65 Mio. Euro
Mehr als 130 Mio. Euro Umsatzerlös
Mehr als 5000 Mitarbeiter:innen
Folgende Unternehmen müssen z. B. immer ihre Jahresabschlüsse veröffentlichen:
Kreditinstitute
Versicherungen
Pensionsfonds
Finanzdienstleistungsinstitute
Diese Fristen müssen beim Erstellen des Jahresabschlusses beachtet werden
Für Kapitalgesellschaften schreibt das HGB genaue Fristen zur Aufstellung des Jahresabschlusses vor. Abhängig von der Unternehmensgröße betragen diese zwischen 3 und 6 Monaten (31. März, bzw. 30. Juni).
Beim Finanzamt muss der Jahresabschluss bis 31. Juli vorliegen. Auf Anfrage kann diese Frist bis Ende Februar des darauf folgenden Jahres verlängert werden.
Die häufigsten Probleme beim Jahresabschluss
Nicht selten verbringen Unternehmen 3 Monate mit der Erstellung des Jahresabschlusses. Der Arbeitsaufwand ist hoch und wird durch verschiedene Faktoren noch in die Länge gezogen.
Ordnungsgemäße Bilanzierung
Was bedeutet ordnungsgemäß eigentlich im Sinne der Bilanzierung?
Bilanzklarheit: diese verlangt eine klare und übersichtliche Aufstellung, dazu gehört unter anderem auch eine eindeutige Benennung der verschiedenen Bilanzposten.
Bilanzwahrheit: Die Bilanz muss vollständig und richtig sein.
Bilanzkontinuität: Die verschiedenen Jahresabschlüsse eines Unternehmens müssen untereinander schnell zu vergleichen sein, was Stetigkeit und gleiche Reihenfolgen erfordert.
Bilanzidentität: Der Wechsel von einem Geschäftsjahr zum nächsten muss nahtlos dokumentiert sein.
Fehlende Belege
In vielen Unternehmen fällt es erst am Ende des Jahres auf, wenn Mitarbeiter:innen noch Belege einreichen müssen. Diese müssen dann also nochmal daran erinnert werden.
Bei Unternehmen, die noch nicht digital arbeiten, wird auch viel Zeit damit verschwendet, haufenweise Ordner nach einem bestimmten Dokument zu durchsuchen.
Bürostruktur als Blockade
In vielen Büros gibt es eine gesonderte Abteilung für Jahresabschlüsse, was verschiedene Problematiken birgt: Das Team in der Finanzbuchhaltung kann gewisse Aufgaben nicht erledigen, die nur das gesonderte Jahresabschluss-Team machen kann.
Falsche Pflichtangaben
Auf einer Rechnung fehlen häufig wichtige Pflichtangaben. Wenn das unterm Jahr bemerkt wird, sollte man es deshalb sofort nachholen und nicht auf das Monats- oder Jahresende verschieben.
Das manuelle Abgleichen von Transaktionen und Belegen ist darüber hinaus sehr fehleranfällig. Zahlendreher oder doppelte Rechnungen werden schon mal übersehen und können den gesamten Jahresabschluss ins Schwanken bringen.
Ausstehende Rückfragen
Jegliche Kommunikation, die während des Jahres verpasst oder verschoben wurde, kostet beim Jahresabschluss Zeit. Wenn die Steuerberatung Fragen zu einem Geschäftsvorfall hat, muss oft erst intern nachgeforscht werden.
Teilweise liegen die Vorfälle monatelang zurück und man erinnert sich nicht mehr daran, wer beispielsweise die Lieferung von vor 7 Monaten in Auftrag gegeben hat? Diese Zeitfresser sind vermeidbar – inklusive des Stresses, den die Mitarbeiter:innen haben.
Checkliste: Schritt für Schritt zum Jahresabschluss
Anschließend an die Vorbereitungen wird der Jahresabschluss in folgenden Schritten erstellt:
1. Abschlussarbeiten
Aufgrund der Komplexität und des Umfangs wird die Erstellung des Jahresabschlusses oft von der Steuerberatung übernommen. Die unternehmensinterne Buchhaltung leistet dabei jedoch wesentliche Unterstützung in Form von verschiedenen Vorarbeiten. Dazu gehört:
Arbeitsunterlagen zusammenstellen wie z. B. Belege, Handelsregisterauszüge und Verträge vollständig sammeln.
Inventur machen, also den Bestand eines Unternehmens nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung bewerten
Fahrtenbücher auf Vollständigkeit und Aktualität prüfen
offene Posten abklären
Abschreibungen ermitteln und buchen, gegebenenfalls auch auf das Umlaufvermögen
Rückstellungen buchen zur periodengerechten Erfolgsermittlung
gesetzliche sowie freiwillige Rücklagen bilden
Sind die Vorarbeiten einmal abgeschlossen, werden sämtliche Unterlagen an die Steuerberatung übergeben und der tatsächliche Jahresabschluss (also die Bilanz und die GuV) wird erstellt.
2. Abstimmung der Haupt- und Unterkonten
Die Salden der Unterkonten, die wegen der Übersichtlichkeit erstellt wurden, müssen am Ende des Jahres wieder in den Hauptkonten zusammengeführt werden.
Anschließend werden auch die Hauptkonten abgeschlossen. Ihre Salden werden gezogen und über das Schlussbilanzkonto in die Bilanz, oder über das Gewinn- und Verlustkonto in die Gewinn- und Verlustrechnung, übertragen.
3. Abschlussübersicht
Die Abschlussübersicht bildet eine komprimierte Auflistung aller Anfangs- und Endbestände, aller Summen der Soll- und Habenbuchungen, der Salden aller Konten und ist nach Bestands- und Erfolgskonten gegliedert.
Sie wird auch Betriebsübersicht oder Hauptabschlussübersicht genannt. Das Dokument muss dem Finanzamt hin und wieder auf Nachfrage vorgelegt werden, zusätzlich zu Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung.
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In kleinen Unternehmen kann die Abschlussübersicht den Jahresabschluss ersetzen. Die Bedingungen hierfür ist die Einhaltung der formalen Anforderungen und Aufbewahrungspflichten.
4. Feststellung
Zum Schluss muss der Jahresabschluss „festgestellt“ werden. Folgende Personen oder Gruppen sind bei den jeweiligen Unternehmensformen für die Feststellung des Jahresabschlusses zuständig:
Kapitalgesellschaften: gesetzliche Vertreter
GmbH: Gesellschafter
AG: Aufsichtsrat oder Hauptversammlung
Genossenschaften: Aufsichtsrat
Personengesellschaften: Gesellschafterversammlung
Den Jahresabschluss stressfrei gestalten
Theoretisch sollte man jederzeit bereit zum Jahresabschluss sein – mit den folgenden Tipps kannst du gleich damit anfangen:
Finanzprozesse digitalisieren
Viele Finanzprozesse können mittlerweile vollständig digitalisiert und optimiert werden. Banktransaktionen können elektronisch importiert, Rechnungen digital erfasst und Belege online archiviert werden. Die digitalisierten Prozesse bieten einige Vorteile:
Ortunabhängiges Arbeiten: Rückfragen zu einzelnen Vorfällen können schnell und unkompliziert geklärt werden – auch wenn die Person nicht vor Ort ist.
Compliance: Wer etwas zu welchem Zeitpunkt freigegeben hat, ist nachvollziehbar und GobD-konform in der Software dokumentiert.
Cloud-Archivierung: Sämtliche Belege sind digital archiviert und jederzeit abrufbereit. Stundenlanges Suchen nach einem bestimmten Beleg gehört so der Vergangenheit an.
Smarte Erinnerungsfunktionen: Diese können dabei helfen, offene Posten zu vermeiden. So gibt es keine bösen Überraschungen am Ende des Jahres.
Verglichen mit papierbasierten Prozessen erreicht man so eine viel höhere Nachvollziehbarkeit und Transparenz. Auch qualitativ sind die digitalen Prozesse den manuellen um einiges voraus, die Fehlerquote ist niedriger und Ausleseraten moderner OCR-Technologien sind äußerst präzise.
Die Qualität der laufenden monatlichen Finanzbuchhaltung steht letztendlich in direktem Zusammenhang mit der Qualität des Jahresabschlusses.
Abschlussarbeiten regelmäßig durchführen
Effiziente Vorbereitung bedeutet auch, keine Aufgaben aufzuschieben.
Auch andere Prozesse und Tätigkeiten, die normalerweise erst als Vorbereitung für den Jahresabschluss stattfinden, können optimiert werden.
Wenn die Abschlussarbeiten (Rückstellungen, Abgrenzungen, etc.) auf monatlicher (oder sogar täglicher) Basis erledigt werden, spart man sich beim Jahresabschluss bereits einiges an Zeit.
Abschlussarbeiten sollten also stückweise und regelmäßig über das Jahr verteilt werden, sodass für die Nachbereitung der Buchhaltung im Endeffekt weniger Zeit anfällt. Wenn man diese Tätigkeiten konsequent erledigt und auf sorgfältige Dokumentation achtet, kann der Jahresabschluss beinahe auf Knopfdruck erstellt werden.
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Während eines Wirtschaftsjahres kannst du kalkulatorische Abschreibungen buchen, die du später für das Folgejahr durch zwölf teilst. So hast du eine Idee der Abschreibungen für das Folgejahr. Das alles wird später storniert, um die tatsächlichen Abschreibungen am Ende des Jahres einzubuchen.
Jetzt schon an den nächsten Jahresabschluss denken
Der Jahresabschluss beschreibt den Abschluss des kaufmännischen Geschäftsjahres und gibt Auskunft über den wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens. All das stellt die Grundlage für das weitere Handeln des Betriebs dar.
Moderne Finanzbuchhaltung bedeutet, jeden Monat abschlussbereit zu sein – aber wie soll das gehen? Mit einer Rechnungsfreigabe-Software wie Candis kannst du tagesaktuell buchen und hast am Ende des Jahres nicht mehr zu viel Kleinstarbeit zu tun. Rückfragen werden per Kommentarfunktion direkt geklärt und alle deine digitalen Rechnungen GobD-konform via Cloud archiviert, sodass du am Ende des Jahres alle Belege an einem zentralen Ort gesammelt hast und schnell findest.
