Der Kontierungsstempel gehört zur vorbereitenden Buchhaltung und soll dabei helfen, den weiteren Prozess so effizient und reibungslos wie möglich zu gestalten. Der Schritt der Vorkontierung, bei dem der Kontierungsstempel angewendet wird, ist der letzte, bevor der Beleg weitergegeben wird. Doch welche Angaben enthält der Kontierungsstempel im Wesentlichen? Und wie zeitgemäß ist das Prinzip des Buchungsstempels noch? Wir von Candis haben alle Informationen zum Thema zusammengestellt.
Was ist ein Kontierungsstempel?
Zur Sache: was steckt hinter dem Kontierungsstempel? Im Grunde ist der Kontierungsstempel ein Stempel, der mehrere Felder für buchhalterisch relevante Informationen auf einen Beleg druckt. Schließlich geht es bei der Kontierung darum, zu entscheiden, auf welches Buchungskonto ein Geschäftsvorfall gebucht werden soll. Für die Vorkontierung der Belege wird in vielen Unternehmen, in denen noch das Analoge vorherrscht, ein EDV-Aufkleber vergeben – oder der Kontierungsstempel verwendet. Der Kontierungsstempel muss manuell auf den Beleg aufgebracht werden und soll eigentlich die Bearbeitung erleichtern.
Übrigens: Meist werden Holz- oder Selbstfärbestempel verwendet. Selbstfärbende Stempel haben den Vorteil, dass man kein externes Stempelkissen braucht, weil das schon im Stempelinneren verbaut ist. Das bedeutet, dass es nicht austrocknen kann und weniger Flecken auf dem Papier und an den Fingern entstehen.
Braucht man den Buchungsstempel noch?
Die Frage ist aber, ob man den klassischen Buchungsstempel überhaupt noch benötigt. Und wir können mit gutem Gewissen sagen: Nein – der Kontierungsstempel gehört immer mehr der Vergangenheit an. Mit fortschreitender Digitalisierung der Buchhaltung wird der Buchungsstempel zunehmend obsolet. Mithilfe eines Rechnungsmanagementsystems wie Candis können nämlich zahlreiche Schritte in der Belegbearbeitung automatisch ablaufen. Eine digitale Lösung kann Rechnungen zum Beispiel automatisch importieren und die Rechnungsdaten per OCR-Technologie erfassen. Auch die sachliche Rechnungsprüfung übernimmt das Rechnungsmanagementsystem für Dich. Entsprechend erledigt die Software auch die Aufgabe des Kontierungsstempels. Sowohl die Kostenstellen als auch das Datum vermerkt das Tool automatisch auf dem digitalen Beleg.
Der digitale Beleg gilt übrigens auch als Original und muss nicht extra ausgedruckt werden. Dadurch sparen Unternehmen Kosten für Papier und Toner sowie Platz, an dem sonst Aktenschränke stehen würden.
Wie ist ein Buchungsstempel aufgebaut?
Im Grunde kann jedes Unternehmen einen Kontierungsstempel nach eigenen Wünschen und Bedürfnissen ordern. Abhängig von internen Prozessen helfen manche Daten mehr oder eben weniger. Buchhalterisch relevante Daten, die über einen Kontierungsstempel abgefragt werden sollten, sind die Folgenden:
Beleg-Nummer
Soll-Konto
Haben-Konto
Buchungsdatum
Bemerkungen
Feld für Namenskürzel der bearbeitenden Person
Gerade Beleg-Nummer, Datum und Konten sind essenzielle Angaben in der vorbereitenden Buchhaltung, die bei der Vorkontierung nicht fehlen sollten. Je nach Geschäftsprozessen können sich die notwendigen Daten unterscheiden, weshalb viele Unternehmen ihre Stempel maßgeschneidert bestellen müssen, um die buchhalterisch und rechtlich wichtigen Informationen überhaupt sammeln zu können.
Wie sieht der analoge Vorkontierungsprozess mit Buchungsstempel aus?
Vielerorts laufen Prozesse noch manuell ab, was mühsamer, langsamer und fehleranfälliger ist, als Prozesse zu automatisieren und zu digitalisieren. Die analoge Vorkontierung eines Belegs setzt sich aus fünf Schritten zusammen, wovon einer den Aufdruck des Kontierungsstempels darstellt. Diese Schritte müssen erledigt werden:
Ein Beleg bzw. eine Rechnung erreicht die Buchhaltung und ein:e Bearbeiter:in nimmt ihn entgegen.
Als Nächstes erfolgt die sachliche Rechnungsprüfung. Dabei muss der:die Bearbeiter:in überprüfen, ob die Rechnung alle verpflichtenden Angaben erhält. Man unterscheidet dabei zwischen Rechnung und Kleinstbetragsrechnung.
Im nächsten Schritt sortieren Bearbeiter:innen die eingegangenen Belege, trennen Eingangs- und Ausgangsrechnungen strikt voneinander und kennzeichnen sie entsprechend. In Unternehmen mit digitalisierten Prozessen erfolgen diese Schritte automatisch.
Im Anschluss vergibt der:die Bearbeiter:in eine Beleg-Nummer, und so können sowohl Bearbeiter:innen als auch Geschäftsführung, Steuerberatung oder freigabeberechtigte Personen den Beleg intern konsequent nachverfolgen.
Nun kommt der Kontierungsstempel zum Einsatz. Per Stempel und manueller Eintragung fügt der:die Bearbeiter:in den Buchungssatz hinzu.
Im Anschluss kann der:die Bearbeiter:in den Beleg endlich abheften und die Überweisung tätigen, sofern er:sie freigabeberechtigt ist. Ansonsten muss der:die Berater:in den Beleg erst noch einmal weitergeben.
Der Sinn dahinter ist, dass die nächsten Personen, die buchhalterisch mit dem Beleg umgehen, gleich alle nötigen Informationen zur Hand haben und es keine vermeidbaren Nachfragen oder Missverständnisse gibt.
Nachteile des Kontierungsstempels
Natürlich hat der Kontierungsstempel Nachteile. Schließlich kann man den Stempel nur auf Dokumente in Papierform drucken. Dafür müssen sämtliche Unterlagen ausgedruckt werden, was in Zeiten digitaler Möglichkeiten eine erhebliche Papier-, Zeit- und Tintenverschwendung darstellt. Rein rechtlich ist es außerdem unsauber, ein Dokument erst auszudrucken, dann zu stempeln und dann wieder einzuscannen. Ausgedruckte Originale müssten ebenfalls analog abgeheftet werden. Aktenschränke und Regale kosten jedoch Bürofläche, die gekauft oder gemietet werden muss.
Weitere Nachteile: Das Stempelprofil kann sich mit der Zeit abnutzen, Stempel mit Datumsangabe müssen Buchhalter:innen sowieso regelmäßig ersetzen. Sollten auf einmal doch weitere Informationen für die Vorkontierung benötigt werden – etwa durch Änderungen der Geschäftsbedingungen – muss das Unternehmen neue Kontierungsstempel kaufen. Zusätzlich sind die manuellen Eintragungen fehleranfällig und bedeuten dazu noch einen unnötig hohen Aufwand für das Personal der Buchhaltung.
Fazit
Fassen wir noch einmal zusammen: Der Kontierungsstempel wird im Rahmen der Vorkontierung eines Belegs verwendet. Der Kontierungsstempel enthält mehrere Felder, die Bearbeiter:innen manuell ausfüllen müssen, bevor sie den Beleg anweisen und archivieren können. Das Problem ist aber, dass manuelle Eintragungen fehleranfällig sind und durch die Abnutzung des Stempelprofils, die Änderungen von Geschäftsbedingungen sowie Druckertinte und Papier regelmäßige Kostenpunkte entstehen. Die Alternative: die Nutzung eines Rechnungsmanagementsystems wie Candis. Eine solche Software übernimmt zahllose Aufgaben automatisch und ist dank ausgefeilter Technologien auch weniger fehleranfällig.