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Optimiere deinen Kostenstellenplan mit diesen Tipps

Hannah Bachmann

Hannah Bachmann

-

July 13, 2022

-

(Reading time: 5min)

Kostenstellenplan - Definition und Beispiel

Key Takeaways

  • Eine Kostenstelle ist der Bereich oder die Abteilung eines Unternehmens, wo Kosten für ein Unternehmen entstehen.

  • Der Kostenstellenplan schafft einen Überblick über geplante Ausgaben.

  • Mit einer Rechnungsfreigabe-Software lässt sich ein Kostenstellenplan einfacher und schneller erstellen.

  • In der Software wird jeder Kostenstelle eine verantwortliche Person zugewiesen, die sämtliche Rechnungen für die ihr zugewiesene Kostenstelle freigeben kann.

Der Kostenstellenplan, oder auch Kostenstellenblatt genannt,spielt für jedes Unternehmen eine tragende Rolle. Denn nur mit einer sinnvollen Einteilung in Kostenstellen und der Erstellung eines auf das Unternehmen zugeschnittenen Kostenstellenplans können die Verantwortlichen im Blick behalten, an welchen Stellen der Betrieb welche Kosten hat.

Was genau sind Kostenstellen?

Eine Kostenstelle ist erst einmal der Ort, an dem Kosten für ein Unternehmen entstehen. Sämtliche Kosten der jeweiligen Abteilungen einer Firma werden von der Kostenstelle erfasst. Sie generiert damit gleichzeitig einen Überblick über die Gesamtkosten, die ein Unternehmen hat. Die Mitarbeiter:innen sehen also genau, wie viel Geld welche Abteilung wofür ausgibt.

Wie lassen sich Kostenstellen einteilen?

Um Kostenstellen einzuteilen, kann man verschiedene Vorgehensweisen wählen. Zum Beispiel kann das ganze Unternehmen eine Kostenstelle sein. Das ist eine relativ grobe Methode. Es gibt aber auch detailliertere Optionen.

Die Kostenstelle kann auch nach Abteilungen eingeteilt werden. Das heißt, dass die Marketingabteilung eine eigene Kostenstelle hat, der Kundendienst und so weiter. Hierbei gibt es keine richtige oder falsche Methode. Jedes Unternehmen muss entscheiden, welche für den eigenen Betrieb am sinnvollsten ist.

Wichtige Begriffe kurz erklärt:

  • Einzelkosten: Die Einzelkosten inkludieren alle Kosten, die einem Produkt oder einer Ware direkt zugeordnet werden können. Das können zum Beispiel Rohstoffe sein. Die Gemeinkosten hingegen ordnet man mithilfe der Kostenstellenrechnung erst einer Kostenstelle zu. Diese werden also nicht direkt einem Produkt zugeteilt.

  • Kostenträger: Bei Kostenträgern handelt es sich um liquide Bestandteile des Umlaufvermögens. Es geht also genau um die Mittel, mit denen Rechnungen beglichen werden. Anders ausgedrückt sind Kostenträger die Antwort auf eine bestimmte Frage, und zwar: Wofür sind die Kosten angefallen? (Die Kostenstelle beantwortet die Frage: Wo sind Kosten angefallen?)

  • Kostenarten: Die Kostenarten sind Kategorien der Gesamtkosten, die ein Unternehmen hat. Um sie zu erfassen und gliedern zu können, gibt es den Kostenartenplan. Mithilfe dessen erhält ein Unternehmen einen guten Überblick über die verschiedenen Kosten.

Was versteht man unter Kostenstellenplan?

Der Kostenstellenplan gehört zu den Teilen, die zusammengesetzt die Gesamtunternehmensplanung bilden. In die Kostenstellenplanung fließen die geplanten Zahlen für sämtliche Kosten, Preise und andere statistische Kennzahlen für eine bestimmte Kostenstelle während eines bestimmten Zeitraums ein.

Sie ist das Ergebnis von unternehmensspezifisch vorgenommener Aufteilung in Kostenstellen innerhalb eines Unternehmens. Relevant dafür sind die bestehenden Funktionsbereiche. Dadurch, dass verschiedene Unternehmen unterschiedlich aufgestellt sind und es auch abhängig von der Branche große Differenzen geben kann, gilt: Jedes Unternehmen erstellt einen individuell auf den Betrieb zugeschnittenen Kostenstellenplan.

Did You Know?

Ein anderer geläufiger Begriff für Kostenstellenplan ist auch Kostenstellenblatt.

Aus der Individualität jedes einzelnen Unternehmens ergibt sich, dass es keine genaue Vorlage für den Kostenstellenplan gibt. Eine allgemeine Vorgabe für die einheitliche Kostenstellenplanung wäre für Unternehmen möglicherweise irreführend oder sogar komplett dysfunktional.

Never loose Invoices. We help you

Wie sieht ein Kostenstellenplan aus? Ein Beispiel

Obwohl es keine Musterlösung für einen Kostenstellenplan geben kann, stellt sich wahrscheinlich die Frage, wie so etwas aussehen könnte. Hier das Beispiel eines Kostenstellenplans einer fiktiven Firma.

Das hier vorgestellte imaginäre Unternehmen hat fünf verschiedene Kostenstellen, die anhand ihrer Funktion bezeichnet sind. Jede Kostenstelle ist einem:r Mitarbeiter:in zugeordnet, um transparente Verantwortlichkeiten in der Firma zu pflegen.

Die Firme hat folgende Kostenstellen: Vertrieb und Verwaltung (1), Gebäude (2), Logistik (3), Produktion (4) und Forschung und Entwicklung (5).
Kostenstelle 1 liegt in der Verantwortung von Lars, Nummer 2 wird von Fatme betreut, Nummer 3 von Ricardo, Nummer 4 von Maria und Nummer 5 von Isabell. Somit sind die Zuständigkeiten transparent.

Wichtig: Der Kostenstellenplan fällt in den Bereich des internen Rechnungswesens. Er ist an keinerlei gesetzliche Vorschriften gebunden.

Worauf sollte man beim Kostenstellenplan achten?

Grundsätzlich ist es sinnvoll, bei der Erstellung eines Kostenstellenplans auf eine möglichst funktionale Einteilung zu achten. Hierbei sollten sich die Funktionen und die Verantwortlichkeiten decken. Bei großen Konzernen können zum Beispiel lokale Aspekte im Fokus sein. Jede Region, Stadt oder jedes Land kann eine eigene Regelung bezüglich der Kostenstellen finden. Die eindeutige Zuordnung von Verantwortlichkeiten ist dabei essenziell.

Wenn es Unsicherheiten über die beste Vorgehensweise in einem Unternehmen gibt, hilft es, sich die Zielsetzung vor Augen zu führen.Man könnte sich anschauen, wie groß der Betrieb ist. Ist eher im Fokus, einen möglichst detaillierten Überblick über die Kosten des Unternehmens zu bekommen? Oder gibt es viele kleinere Standorte in verschiedenen Regionen und es ist relevant zu beobachten, wie sich die Kosten jeweils entwickeln? Anhand solcher Kriterien lässt sich eine Vorgehensweise entwickeln, die für das Unternehmen perfekt passt.

Kostenstellenplan in CANDIS

Nun könnte man sich die Frage stellen: Wird das Ganze durch eine Software nicht noch komplizierter und benötigt viel Einarbeitung? Nein! Der Vorteil bei der Nutzung einer Software für digitales Rechnungsmanagement ist, dass die Kostenstellen im Programm mit nur wenigen Klicks vordefiniert werden können. Rechnungsmanagementprogramme wie CANDIS sorgen für eine einfache und intuitiv bedienbare Software-Lösung.

Zum Anlegen einer neuen Kostenstelle braucht es nur wenige Klicks bis zum Ergebnis. Noch nicht einmal fünf Minuten dauert das, und auf lange Sicht, spart man eine der wichtigsten Ressourcen eines Unternehmens: Zeit. Die KI lernt mit jeder Rechnung automatisch und macht bei weiterer Verwendung zuverlässige Vorschläge.

Jeder Kostenstelle wird eine verantwortliche Person zugewiesen, die sämtliche Rechnungen für die ihr zugewiesene Kostenstelle freigibt. Die Software sorgt also dafür, dass eine Rechnung immer direkt an die zuständige Person weitergeleitet wird. Der:die Verantwortliche erhält somit automatisch eine Benachrichtigung, wenn eine neue Rechnung freigegeben werden muss. Zweitens vermeidet das Unternehmen somit lästige Rückfragen. Da bereits festgelegt wurde, wer für welche Freigaben zuständig ist, verringert sich eine zeitaufwendige Kommunikation unter Mitarbeitern.

Modern finance teams use candis

Fazit

Die Kostenstellenplanung hilft einem Unternehmen, den Überblick über die Kosten zu behalten. Wie genau diese erstellt wird, bleibt jedem Unternehmen selbst überlassen, denn es ist sehr unterschiedlich, was gebraucht wird, um effektiv arbeiten und zu wachsen zu können.

Optimiere deinen Kostenstellenplan mit diesen Tipps

Hannah Bachmann

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-

July 13, 2022

-

(Reading time: 5min)

Kostenstellenplan - Definition und Beispiel

Key Takeaways

  • Eine Kostenstelle ist der Bereich oder die Abteilung eines Unternehmens, wo Kosten für ein Unternehmen entstehen.

  • Der Kostenstellenplan schafft einen Überblick über geplante Ausgaben.

  • Mit einer Rechnungsfreigabe-Software lässt sich ein Kostenstellenplan einfacher und schneller erstellen.

  • In der Software wird jeder Kostenstelle eine verantwortliche Person zugewiesen, die sämtliche Rechnungen für die ihr zugewiesene Kostenstelle freigeben kann.

Der Kostenstellenplan, oder auch Kostenstellenblatt genannt,spielt für jedes Unternehmen eine tragende Rolle. Denn nur mit einer sinnvollen Einteilung in Kostenstellen und der Erstellung eines auf das Unternehmen zugeschnittenen Kostenstellenplans können die Verantwortlichen im Blick behalten, an welchen Stellen der Betrieb welche Kosten hat.

Was genau sind Kostenstellen?

Eine Kostenstelle ist erst einmal der Ort, an dem Kosten für ein Unternehmen entstehen. Sämtliche Kosten der jeweiligen Abteilungen einer Firma werden von der Kostenstelle erfasst. Sie generiert damit gleichzeitig einen Überblick über die Gesamtkosten, die ein Unternehmen hat. Die Mitarbeiter:innen sehen also genau, wie viel Geld welche Abteilung wofür ausgibt.

Wie lassen sich Kostenstellen einteilen?

Um Kostenstellen einzuteilen, kann man verschiedene Vorgehensweisen wählen. Zum Beispiel kann das ganze Unternehmen eine Kostenstelle sein. Das ist eine relativ grobe Methode. Es gibt aber auch detailliertere Optionen.

Die Kostenstelle kann auch nach Abteilungen eingeteilt werden. Das heißt, dass die Marketingabteilung eine eigene Kostenstelle hat, der Kundendienst und so weiter. Hierbei gibt es keine richtige oder falsche Methode. Jedes Unternehmen muss entscheiden, welche für den eigenen Betrieb am sinnvollsten ist.

Wichtige Begriffe kurz erklärt:

  • Einzelkosten: Die Einzelkosten inkludieren alle Kosten, die einem Produkt oder einer Ware direkt zugeordnet werden können. Das können zum Beispiel Rohstoffe sein. Die Gemeinkosten hingegen ordnet man mithilfe der Kostenstellenrechnung erst einer Kostenstelle zu. Diese werden also nicht direkt einem Produkt zugeteilt.

  • Kostenträger: Bei Kostenträgern handelt es sich um liquide Bestandteile des Umlaufvermögens. Es geht also genau um die Mittel, mit denen Rechnungen beglichen werden. Anders ausgedrückt sind Kostenträger die Antwort auf eine bestimmte Frage, und zwar: Wofür sind die Kosten angefallen? (Die Kostenstelle beantwortet die Frage: Wo sind Kosten angefallen?)

  • Kostenarten: Die Kostenarten sind Kategorien der Gesamtkosten, die ein Unternehmen hat. Um sie zu erfassen und gliedern zu können, gibt es den Kostenartenplan. Mithilfe dessen erhält ein Unternehmen einen guten Überblick über die verschiedenen Kosten.

Was versteht man unter Kostenstellenplan?

Der Kostenstellenplan gehört zu den Teilen, die zusammengesetzt die Gesamtunternehmensplanung bilden. In die Kostenstellenplanung fließen die geplanten Zahlen für sämtliche Kosten, Preise und andere statistische Kennzahlen für eine bestimmte Kostenstelle während eines bestimmten Zeitraums ein.

Sie ist das Ergebnis von unternehmensspezifisch vorgenommener Aufteilung in Kostenstellen innerhalb eines Unternehmens. Relevant dafür sind die bestehenden Funktionsbereiche. Dadurch, dass verschiedene Unternehmen unterschiedlich aufgestellt sind und es auch abhängig von der Branche große Differenzen geben kann, gilt: Jedes Unternehmen erstellt einen individuell auf den Betrieb zugeschnittenen Kostenstellenplan.

Did You Know?

Ein anderer geläufiger Begriff für Kostenstellenplan ist auch Kostenstellenblatt.

Aus der Individualität jedes einzelnen Unternehmens ergibt sich, dass es keine genaue Vorlage für den Kostenstellenplan gibt. Eine allgemeine Vorgabe für die einheitliche Kostenstellenplanung wäre für Unternehmen möglicherweise irreführend oder sogar komplett dysfunktional.

Never loose Invoices. We help you

Wie sieht ein Kostenstellenplan aus? Ein Beispiel

Obwohl es keine Musterlösung für einen Kostenstellenplan geben kann, stellt sich wahrscheinlich die Frage, wie so etwas aussehen könnte. Hier das Beispiel eines Kostenstellenplans einer fiktiven Firma.

Das hier vorgestellte imaginäre Unternehmen hat fünf verschiedene Kostenstellen, die anhand ihrer Funktion bezeichnet sind. Jede Kostenstelle ist einem:r Mitarbeiter:in zugeordnet, um transparente Verantwortlichkeiten in der Firma zu pflegen.

Die Firme hat folgende Kostenstellen: Vertrieb und Verwaltung (1), Gebäude (2), Logistik (3), Produktion (4) und Forschung und Entwicklung (5).
Kostenstelle 1 liegt in der Verantwortung von Lars, Nummer 2 wird von Fatme betreut, Nummer 3 von Ricardo, Nummer 4 von Maria und Nummer 5 von Isabell. Somit sind die Zuständigkeiten transparent.

Wichtig: Der Kostenstellenplan fällt in den Bereich des internen Rechnungswesens. Er ist an keinerlei gesetzliche Vorschriften gebunden.

Worauf sollte man beim Kostenstellenplan achten?

Grundsätzlich ist es sinnvoll, bei der Erstellung eines Kostenstellenplans auf eine möglichst funktionale Einteilung zu achten. Hierbei sollten sich die Funktionen und die Verantwortlichkeiten decken. Bei großen Konzernen können zum Beispiel lokale Aspekte im Fokus sein. Jede Region, Stadt oder jedes Land kann eine eigene Regelung bezüglich der Kostenstellen finden. Die eindeutige Zuordnung von Verantwortlichkeiten ist dabei essenziell.

Wenn es Unsicherheiten über die beste Vorgehensweise in einem Unternehmen gibt, hilft es, sich die Zielsetzung vor Augen zu führen.Man könnte sich anschauen, wie groß der Betrieb ist. Ist eher im Fokus, einen möglichst detaillierten Überblick über die Kosten des Unternehmens zu bekommen? Oder gibt es viele kleinere Standorte in verschiedenen Regionen und es ist relevant zu beobachten, wie sich die Kosten jeweils entwickeln? Anhand solcher Kriterien lässt sich eine Vorgehensweise entwickeln, die für das Unternehmen perfekt passt.

Kostenstellenplan in CANDIS

Nun könnte man sich die Frage stellen: Wird das Ganze durch eine Software nicht noch komplizierter und benötigt viel Einarbeitung? Nein! Der Vorteil bei der Nutzung einer Software für digitales Rechnungsmanagement ist, dass die Kostenstellen im Programm mit nur wenigen Klicks vordefiniert werden können. Rechnungsmanagementprogramme wie CANDIS sorgen für eine einfache und intuitiv bedienbare Software-Lösung.

Zum Anlegen einer neuen Kostenstelle braucht es nur wenige Klicks bis zum Ergebnis. Noch nicht einmal fünf Minuten dauert das, und auf lange Sicht, spart man eine der wichtigsten Ressourcen eines Unternehmens: Zeit. Die KI lernt mit jeder Rechnung automatisch und macht bei weiterer Verwendung zuverlässige Vorschläge.

Jeder Kostenstelle wird eine verantwortliche Person zugewiesen, die sämtliche Rechnungen für die ihr zugewiesene Kostenstelle freigibt. Die Software sorgt also dafür, dass eine Rechnung immer direkt an die zuständige Person weitergeleitet wird. Der:die Verantwortliche erhält somit automatisch eine Benachrichtigung, wenn eine neue Rechnung freigegeben werden muss. Zweitens vermeidet das Unternehmen somit lästige Rückfragen. Da bereits festgelegt wurde, wer für welche Freigaben zuständig ist, verringert sich eine zeitaufwendige Kommunikation unter Mitarbeitern.

Modern finance teams use candis

Fazit

Die Kostenstellenplanung hilft einem Unternehmen, den Überblick über die Kosten zu behalten. Wie genau diese erstellt wird, bleibt jedem Unternehmen selbst überlassen, denn es ist sehr unterschiedlich, was gebraucht wird, um effektiv arbeiten und zu wachsen zu können.

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