Vorbereiten, buchen, abschließen: Den Monatsabschluss über die Ziellinie bringen

Der Monatsabschluss ist die Basis für aussagekräftige Daten und somit auch für unternehmerische Entscheidungen. Und nicht nur das: Auch nachgelagerte Prozesse werden dadurch einfacher. Unter anderem gewährleistet ein qualitativ hochwertiger Monatsabschluss einen korrekten Jahresabschluss.
Im besten Fall sollten Unternehmen jederzeit bereit für den Jahresabschluss sein, da alle nötigen Informationen und Unterlagen der vorangegangenen Monatsabschlüsse vorliegen.
Der Monatsabschluss ist damit der Dreh- und Angelpunkt einer qualitativ hochwertigen Finanzbuchhaltung. Er erleichtert den Jahresabschluss, sichert akkurate Daten und sorgt dadurch dafür, dass die richtigen Entscheidungen zur richtigen Zeit getroffen werden können.

Im Rahmen des Monatsabschlusses muss ein Unternehmen sicherstellen, dass alle Rechnungen korrekt in das Buchhaltungssystem eingepflegt wurden.
Dieser Prozess ist wichtig, denn mit einem sorgfältigen Monatsabschluss wird automatisch auch der Jahresabschluss besser. Doch der klassische Monatsabschluss ist extrem zeitaufwändig und wenn der Vormonat erst einmal abgeschlossen ist, steht oft schon der nächste Monatsabschluss an.

Der Monatsabschluss besteht aus allen Tätigkeiten, die nötig sind, um die jeweilige Buchungsperiode abzuschließen. Dies bedeutet konkret, dass jede einzelne Transaktion des Unternehmens überprüft werden muss, die im jeweiligen Monat getätigt wurde.
Darüber hinaus kann der Abschluss der Konten auch das Eintreiben offener Beträge bei Kund:innen oder Lieferanten umfassen.
Es wird überprüft, ob die jeweiligen Transaktionen rechtmäßig ausgeführt wurden. Außerdem wird der Rechnungsbetrag mit der Zahlung abgeglichen – danach werden die Belege sortiert und eingeordnet.
In der Regel gilt: je mehr Transaktionen, desto unübersichtlicher und zeitaufwändiger ist auch der Monatsabschluss. Das ist vor allem der Fall, wenn Unternehmen überwiegend mit Papierrechnungen arbeiten. Das muss jedoch nicht so sein: In dieser Podcast-Folge erfährst du, wie du in deinem Büro Schritt für Schritt das Papier loswirst.

Diese Hauptaufgaben musst du im Zuge eines Monatsabschlusses erledigen:

Vorbereitende Buchhaltung

Zur vorbereitenden Buchhaltung gehören alle Aufgaben, bei denen für die Buchhaltung relevante Dokumente und Unterlagen so aufbereitet werden, dass sich der:die Steuerberater:in schnell einen Überblick verschaffen kann.
Dabei steht das Sammeln, Sortieren und Kontrollieren aller steuerlich relevanten Unterlagen im Mittelpunkt.

Abgrenzungen

Du bezahlst Miete für den nächsten Monat, buchst es aber in diesem Monat? Wenn du eine qualitativ hochwertige Finanzbuchhaltung willst, darf das nicht passieren. Deshalb solltest du Geschäftsvorfälle periodengerecht abgrenzen und nur den Anteil buchen, der auch wirklich in dem Monat angefallen ist.

Gewinn- und Verlustrechnung

Die Gewinn- und Verlustrechnung ist ein Teil der Bilanz und somit Bestandteil der doppelten Buchführung. Hiermit stellst du wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens fest.
Sind die Erträge höher als die Aufwendungen, erzielst du Gewinn. Sind die Aufwendungen jedoch größer als die Erträge, hat dein Unternehmen Verluste gemacht.
Gut zu wissen: Bei der einfachen Buchführung nutzt man eine Einnahmenüberschussrechnung (kurz: EÜR), um Gewinn festzustellen. Hier werden alle Geschäftsvorfälle als Einnahme oder Ausgabe nur auf ein Konto gebucht. Einzelunternehmen, deren Jahresumsatz 600.000 € oder deren Gewinn 60.000 € übersteigt, sind allerdings zur doppelten Buchführung verpflichtet.

Umsatzsteuer

Anschließend wird die abzuführende Umsatzsteuer berechnet. In Deutschland gilt hier folgende Regel: Jedes Unternehmen ist zur Abführung von Umsatzsteuer verpflichtet, mit Ausnahme der Kleinunternehmer:innen, die unter 22.000 € Umsatz im Vorjahr erzielt haben.
Die Umsatzsteuer in Deutschland beträgt 19 %. Darunter fallen alle Waren und Dienstleistungen, die nicht umsatzsteuerfrei sind oder unter den ermäßigten Steuersatz von 7 % fallen (z. B. Lebensmittel, Übernachtungen oder Kunstgegenstände).

Monatsbilanz

Im letzten Schritt kann die Monatsbilanz erstellt werden. Nun werden die Monatsumsätze aller Buchführungskonten auf die Konten des Hauptbuches übertragen.
Im Gegensatz zum Jahresabschluss wird hier der Wert der Bestandskonten nicht mithilfe einer Inventur ermittelt, sondern durch die Fortschreibung der Lagerbücher.

Der Monatsabschluss klingt bisher nach einer großen Aufgabe? Ist er oft auch. Der Monatsabschluss ist in vielen Unternehmen auch heutzutage noch eine händische und papierbasierte Tätigkeit. Das kann schnell zu Chaos führen und dazu, dass die Abrechnung am Monatsende für die meisten Mitarbeiter:innen eine lästige und unbeliebte Pflichtaufgabe darstellt.
Der klassische Monatsabschluss bringt unter anderem diese Nachteile mit sich:

1. Hoher Zeitaufwand

Daten werden händisch abgetippt, Dokumente gesammelt, organisiert und in Ordnern abgeheftet. Das bedeutet nicht nur einen hohen Zeit- und Arbeitsaufwand, sondern nimmt zudem auch enorm viel Platz und Ressourcen in Anspruch.

2. Fehlende Unterlagen

Rechnungen gehen in Papierform ein, liegen im Büro, verschwinden und fehlen somit am Monatsende. Das passiert leider nicht selten. Oftmals fällt erst beim Monatsabschluss auf, dass Unterlagen fehlen. Bis diese dann gefunden oder erneut angefragt werden, vergeht einiges an Zeit. Den Monatsabschluss pünktlich und korrekt über die Bühne bringen? Das klappt dann häufig nicht mehr.

3. Fehleranfälligkeit

Die manuelle Dateneingabe ist fehleranfällig und Zahlendreher oder andere kleine Fehler werden leicht übersehen. Auch doppelte Zahlungen, die nicht zugeordnet werden können, sind keine Seltenheit.‍

4. Geringe Transparenz

Dokumente werden gesammelt, sortiert und in Ordnern abgeheftet. Das gestaltet den Prozess nicht nur zeitaufwendig, sondern auch intransparent. Möchte zum Beispiel ein:e Mitarbeiter:in eine Information zu einer anstehenden Zahlung, muss die Person Zugriff auf den entsprechenden Ordner haben. Befindet sie sich allerdings an einem anderen Standort, im Homeoffice oder auf Geschäftsreise, hat sie keine Chance, selbst an die benötigten Informationen zu gelangen.

Diese Schwachstellen des klassischen Monatsabschlusses machen es den verantwortlichen Mitarbeiter:innen jeden Monat aufs Neue schwer. Das sollte allerdings nicht so sein, denn der Monatsabschluss ist essenziell, um eine qualitativ hochwertige Datenbasis, somit auch Entscheidungsbasis zu haben und ist nebenbei die Grundlage für einen erfolgreichen Jahresabschluss.
Im besten Fall behandeln Finanzabteilungen den Monatsabschluss wie den Jahresabschluss. Das bedeutet, dass ein Unternehmen theoretisch jeden Monat abschlussbereit wäre.
Wir haben 7 Punkte zusammengefasst, die du beachten solltest, damit der Monatsabschluss künftig nicht mehr zur Mammutaufgabe wird.

Hier die 7 Schritten zum erfolgreichen Monatsabschluss:

1. Täglich vorbereiten, wöchentlich buchen, monatlich abschließen
   Gehen wir für diesen Punkt zunächst einen Schritt zurück und stellen die Frage ‘Weshalb wurde der Monatsabschluss bisher erst so spät erstellt? Bis vor einigen Jahren gingen die meisten Rechnungen in Papierform ein. Dadurch dauerten die Prozesse länger, denn die Rüstzeit für die Buchungen gestaltete sich langwieriger. Bis Rechnungen eingingen, verging Zeit, danach mussten Mitarbeiter:innen Unterlagen oft zwischen Standorten hin- und herschicken, um sie freigeben zu lassen. Erst am Monatsende haben Finanzabteilungen dann angefangen, alles zu buchen, da die meisten Belege vorher noch in Umlauf waren. Mittlerweile geht der Großteil der Rechnungen digital ein. Das ermöglicht es Finanzabteilungen, entsprechende Unterlagen deutlich früher zum Buchen bereitzuhaben und damit täglich vorzubereiten, wöchentlich zu buchen und monatlich ohne Probleme abzuschließen.
   Achtung: Du spielst mit dem Gedanken, deine BWA wöchentlich zu erstellen? Das macht wenig Sinn, denn es gibt einige Aufwendungen, die zwar für den gesamten Monat gelten, aber erst zum Ende des Monats fällig werden. Diese würden in einer wöchentlichen BWA außer Acht gelassen, weshalb diese dann ungenau wäre.
   

   

2. Rückfragen sofort klären
   Wenn Rechnungen digital vorliegen, kannst du sie auch zügig prüfen. Fehlen Unterlagen oder stimmen Zahlen nicht überein? Dann kläre das schnellstmöglich (mindestens aber wöchentlich), um die Basis für den kommenden Monatsabschluss und eine hohe Datenqualität zu gewährleisten. Je früher Ungereimtheiten erkannt werden, desto wahrscheinlich ist es, dass diese noch pünktlich zum Monatsabschluss geklärt werden können.

3. Rückstellungen buchen
   Im besten Fall sieht es so aus: Rechnungen gehen digital ein, sind vollständig und korrekt, können schnell freigegeben und bezahlt werden. Es kann allerdings auch passieren, dass sich ein Beleg noch im Freigabeprozess befindet, während der Monatsabschluss schon erstellt werden muss. Der Betrag gehört allerdings in den Monat, der aktuell abgeschlossen wird. Was nun? Hier solltest du Rückstellungen buchen. Wie du das mit Candis machen kannst, zeigen wir dir hier.

   Rückstellungen sind Aufwendungen, die in Zukunft entstehen werden, allerdings noch nicht verbucht sind. Dazu gehören neben Aufwandsrückstellungen zum Beispiel Pensions- und Steuerrückstellungen. Bei der Buchung ist das kaufmännische Vorsichtsprinzip gemäß § 252 Absatz 1 Ziffer 4 HGB zu beachten.

4. Abgrenzungen beachten
   Aufwendungen wie Versicherungen und Zinsen fallen in der Regel einmal jährlich an. Diese sollten allerdings monatlich gebucht werden, weil sie sich über das gesamte Jahr strecken und der Monatsabschluss für Dezember sonst nicht akkurat wäre.

   Früher haben Finanzteams solche Aufwendungen pauschal mit einer 12-Monatsermittlung aus dem Vorjahr gebucht. Beim Jahresabschluss hat die verantwortliche Person dann die tatsächlichen Beträge ermittelt, bisher getätigte Buchungen storniert, ausgebessert und korrekt gebucht.

   

5. Abschreibungen tätigen
   Unternehmen haben ein gewisses Inventar. Dieses verliert über Zeit an Wert und muss abgeschrieben werden. Um eine verlässliche Datenbasis zu haben, sollte das monatlich passieren. Dafür können Unternehmen Soforterfassung Anlagenbuchführung von DATEV nutzen – hier werden Abschreibungen so gebucht, wie sie tatsächlich sind. Sobald man ein Anlagenkonto bucht, öffnet sich ein Dialogfenster, in dem man das Anlagegut, die Nutzungsdauer und die Abschreibungsart erfassen kann.

   Früher haben Unternehmen monatlich einen pauschalen AfA-Betrag (Betrag über Absetzung für Abnutzung) ermittelt, gebucht und am Ende des Jahres korrigiert. Entsprechend waren die Monatsergebnisse der BWA oftmals nicht korrekt.

6. Kalkulatorische Zinsen berücksichtigen
   In vielen Fällen werden kalkulatorische Zinsen lediglich im Jahresabschluss beachtet. Du solltest sie allerdings in jedem Monatsabschluss berücksichtigen – nur so gewährleistet du eine valide Datenbasis und Aussagekraft. Man kann diese Beträge einmal ermitteln und über wiederkehrende Buchungen buchen.
   Was sind kalkulatorische Zinsen? Das sind Zinsen, die eine Organisation erwirtschaften würde, wenn sie sie das Eigenkapital angelegt hätte, statt es ins Unternehmen zu investieren. Mehr zum Thema kalkulatorische Zinsen erfährst du hier.
   

   

7. Eigenverbrauch und Sachbezüge beachten
   Werden Waren eigens verbraucht, beeinflusst das den Rohertrag und damit die Gewinnspanne. Entsprechend müssen Eigenverbrauch und Sachbezüge gebucht werden – auch das sollte monatlich passieren. Welchen Betrag du bei der Buchung verwenden solltest, entnimmst du einer jährlichen Tabelle. Diese findest du zum Beispiel im DATEV Hilfe-Center.

   Beachtest du diese 7 Schritte, steht einem erfolgreichen Monatsabschluss und damit auch dem Jahresabschluss nichts mehr im Weg. Außerdem hast du dadurch jeden Monat verlässliche Daten und kannst guten Gewissens unternehmerische Entscheidungen auf dieser Basis treffen.
   Gut zu wissen: Wie du bereits erahnen kannst, bekommen Sachbearbeiter:innen in der Finanzbuchhaltung damit deutlich mehr Verantwortung. Aufgaben, die sonst erst zum Jahresabschluss relevant wurden, müssen sie jetzt im Monatsabschluss erledigen.

Um einen erfolgreichen, modernen Monatsabschluss über die Bühne zu bringen, solltest du überwiegend digital arbeiten. So gewinnst du an Schnelligkeit, Verlässlichkeit und Transparenz. Dazu gehört unter anderem, Rechnungen mithilfe einer Rechnungsfreigabe-Software durch den Prozess zu leiten. Das bringt diese Vorteile mit sich:

Mithilfe von digitalen Tools schaffst du es, viele vorbereitende Aufgaben bereits täglich zu erledigen, anstatt sie auf das Monatsende zu schieben.

Gegenüber papierbasierten Prozessen punkten digitale Arbeitsweisen in der Regel auch mit einer höheren Compliance und besserer Nachvollziehbarkeit.

Automatisierte Erfassung von Rechnungsdaten, elektronischer Import von Banktransaktionen, Erinnerungsfunktionen und digitale Archivierung von Dokumenten – viele Prozesse laufen digitalisiert sehr viel effizienter ab.

Rückfragen zu einzelnen Vorfällen können so zeitnah geklärt werden – auch wenn die Person nicht vor Ort ist.

Wer was und wann freigegeben hat, ist immer nachvollziehbar.

Doppelerfassungen und Zahlendreher werden so vermieden.

Ein ständiger Überblick über Ausgaben und offene Posten sorgt für mehr Kontrolle und Transparenz.

So ist für das Finanzteam am Ende des Monats genau nachzuvollziehen, wer was gekauft hat, sie können Rückfragen direkt klären, tagesaktuell buchen und arbeiten damit deutlich effizienter.
Mehr zum Thema Kreditkarten für Mitarbeiter:innen erfährst du hier.

Am besten sollte man Rückfragen direkt zu klären, Daten zeitnah erfassen und die Freigabe zügig durchführen. Wird auf diese Weise gearbeitet, dann gibt es keinen guten Grund, mit der finalen Verbuchung noch bis zum Monatsende zu warten.
Die extreme Crunchtime am Ende des Monats wird aufgelockert und das Team entlastet. Vorarbeiten nicht aufzuschieben, sondern so zeitnah wie möglich zu erledigen, geht außerdem oft mit einer höheren Qualität einher.

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