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Pflichtangaben - Das muss auf jeder Rechnung stehen

Hannah Bachmann

Hannah Bachmann

-

February 7, 2022

-

(Reading time: 5min)

Blog Header: Pflichtangaben - Das muss auf jeder Rechnung stehen

Pflichtangaben - Das muss auf jeder Rechnung stehen

Ob Buchhalter:in, Onlineshopbetreiber:in, Ärzt:in oder Freiberufler:in - sie alle stellen Rechnungen. Jeden Tag werden unzählig viele Rechnungen geschrieben, verschickt und bezahlt. Aber was muss auf so einer Rechnung unbedingt drauf stehen? Welche gesetzliche Grundlage gilt dafür? Und warum ist es überhaupt so wichtig, dass die gestellte Rechnung fehlerlos ist?

Warum ist eine fehlerlose Rechnung mit allen Pflichtangaben wichtig?

Wer gegenüber dem Finanzamt auf der sicheren Seite sein möchte, sollte dringend darauf achten, dass alle Angaben auf der Rechnung wahrheitsgemäß und präzise sind. Wenn das Finanzamt nämlich formale Fehler entdeckt, kann es sein, dass die Rechnung für ungültig erklärt wird, storniert und dann neu gestellt werden muss. Im schlimmsten Fall drohen sogar hohe Bußgelder.

Fehlende Angaben oder falsche Zahlen sind die gängigsten Fehler - und doch wirklich vermeidbar, oder? Insgesamt spart man sich mit einer ordentlich gestellten Rechnung potenziell eine Menge Ärger und Aufwand. Was also muss auf einer korrekten Rechnung stehen?

Gesetzliche Pflichtangaben für Rechnungssteller:innen

Nach § 14 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz (UStG) ist jedes Dokument eine Rechnung, mit dem eine Lieferung von Waren oder Dienstleistungen abgerechnet wird. Gemäß des Paragraphen müssen Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit gegeben sein. Der Paragraph erlaubt übrigens auch die Übermittlung einer Rechnung in elektronischer Form. §14 Abs. 4 des Umsatzsteuergesetzes legt außerdem fest, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss.

Die fünf folgenden Pflichtangaben müssen auf einer jeden Rechnung enthalten sein:

1. Daten der rechnungsempfangenden Person

Die Rechnung muss unbedingt die Daten des Kunden, bzw. der Kundin enthalten. Sprich: den Namen der rechnungsempfangenden Person, die Adresse und das Land.

2. Daten der rechnungsstellenden Person

Auch die Daten der rechnungsstellenden Person müssen auf der Rechnung angegeben werden. Also Name - oder auch Künstlername oder Unternehmensbezeichnung - sowie die Adresse. Zusätzlich muss man als Rechnungssteller:in auch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder bei Kleinunternehmer:innen nach § 19 UStG die Steuernummer, auf der Rechnung vermerken.

3. Rechnungsnummer und Ausstellungsdatum

Ohne Rechnungsnummer gibt es nur Chaos. Nicht nur deswegen sollte sie auf jeder Rechnung auftauchen. Die Rechnungsnummern werden fortlaufend vergeben und von der rechnungsempfangenden Person bei der Überweisung im Verwendungszweck aufgeführt. Außerdem muss ein Ausstellungsdatum auf die Rechnung geschrieben werden. Anhand dessen lässt sich auch die Einhaltung der Zahlungsfrist nachvollziehen.

Tipp: Die meisten Rechnungstools ermöglichen eine automatische Einstellung der Rechnungsnummer. Ab der ersten Rechnung wird die Rechnungsnummer entsprechend fortlaufend vergeben. Für die eigene Buchhaltung ist es sinnvoll, die Rechnungsnummer mit der Jahreszahl zu beginnen. Eine Rechnungsnummer für eine Rechnung im Jahr 2022 könnte dann so aussehen: 22-56.

4. Art und Menge der Leistung

Ärztliche Untersuchungen, der neue Laptop, die Bestellung mit Lebensmittellieferanten, die Erstellung einer Grafik nach Kundenangaben - alles wird per Rechnung abgegolten. Auf der Rechnung sollte also präzise benannt werden, um welche Leistung es sich handelt. Bei Dienstleistungen sollte außerdem - je nach Vertrag oder Absprache - der Stundensatz und die Anzahl der geleisteten Stunden eingetragen werden.

5. Kleinunternehmerregelung, Betrag und Fristen

Netto und Brutto - den Unterschied sollte jeder kennen und auch auf der Rechnung ausweisen. Als Kleinunternehmer:in - also bei einem Verdienst von unter 22.000 Euro im Vorjahr - führt man keinerlei Umsatzsteuer ab. Deswegen wird dann auf der Rechnung auch keine Umsatzsteuer ausgewiesen, sondern vermerkt, dass nach der Kleinunternehmerregelung keine Umsatzsteuer erhoben wird.

Bei Rechnungssteller:innen, die umsatzsteuerberechtigt sind, werden entweder 7% oder 19% auf den Nettopreis berechnet. Auf der Rechnung müssen dann sowohl der Nettopreis für die Leistung, der Umsatzsteuersatz, der Umsatzsteuerbetrag sowie der Gesamtbetrag aufgeführt werden. Zusätzlich gilt immer eine bindende Zahlungsfrist. Die gängigsten Zahlungsfristen sind 14 oder 30 Tage.

Thumbnail: Moderne Finanzteams wissen worauf es bei einer Rechning ankommt
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Sprache und Unterschrift - Pflichtangabe auf einer Rechnung?

Noch ein paar Eckdaten zur Rechnung. Das Handelsgesetzbuch gibt vor, dass eine Rechnung in einer lebenden Sprache verfasst werden muss. Das Latinum hier noch einmal zum Einsatz zu bringen ist also vergebliche Liebesmüh. Sollte die Rechnung in einer anderen Sprache als Deutsch verfasst werden, kann das Finanzamt Übersetzungen einfordern. Eine Rechnung kann - wie bereits erwähnt - in Papierform oder elektronisch zugestellt werden. In beiden Fällen ist keine Unterschrift notwendig.

Wann muss eine Rechnung gestellt werden?

Eine Rechnung muss innerhalb eines Zeitfensters von sechs Monaten nach der Lieferung einer Ware oder einer Dienstleistung gestellt werden. Wenn die Rechnung gar nicht oder zu spät ausgestellt wird, droht nach § 26a Abs. 1 Nr. 1, Abs. 2, 2. Halbsatz UStG eine Geldbuße von bis zu 5000 Euro. Aber das lässt sich einfach vermeiden, indem man die Rechnung einfach direkt mit der Leistung vorbereitet, entsprechend stellt und die Aufgabe als erledigt markiert.

Pflichtangaben auf Kleinstbetragsrechnungen

Bei sogenannten Kleinstbetragsrechnungen handelt es sich um eine Abrechnung, die den Betrag von 250 Euro nicht übersteigt. Auch, wenn für diese Art von Rechnung weniger Pflichtangaben erforderlich sind, gilt sie doch als vollwertiges, rechtskräftiges Dokument, dem der:die Rechnungsempfänger:in nachzukommen hat. Diese Angaben müssen auf einer Kleinstbetragsrechnung aufgeführt werden:

  • Namen und Adressen des:der Leistungserbringer:in und des:der Rechnungssteller:in

  • Rechnungsdatum

  • Art und Menge der Ware bzw. der Dienstleistung

  • Betrag, Umsatzsteuersatz, Umsatzsteuerbetrag oder Hinweis auf Befreiung von Umsatzsteuerpflicht

Pflichtangaben - die Checkliste für jede Rechnung

Damit man auch wirklich nichts vergisst, hilft eine Checkliste. So wird sichergestellt, dass eine Rechnung mit allen Pflichtangaben versendet wird.

  • Name und Adresse des:der Rechnungssteller:in

  • Name und Adresse des:der Rechnungsempfänger:in

  • Steuernummer/Umsatzsteueridentifikationsnummer des:der Rechnungssteller:in

  • Ausstellungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer

  • erbrachte Leistungen

  • Preis, ggf. plus Umsatzsteuer

  • Zahlungsfrist


Wenn diese Angaben auf der Rechnung aufgeführt sind, ist man als Rechnungssteller:in auf der sicheren Seite. Sowohl für die Kundschaft, als auch für das Finanzamt sind alle wichtigen Daten vorhanden - und weiteren Aufwand sollte es dann auch nicht geben.

Pflichtangaben - Das muss auf jeder Rechnung stehen

Hannah Bachmann

Hannah Bachmann

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February 7, 2022

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(Reading time: 5min)

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Pflichtangaben - Das muss auf jeder Rechnung stehen

Ob Buchhalter:in, Onlineshopbetreiber:in, Ärzt:in oder Freiberufler:in - sie alle stellen Rechnungen. Jeden Tag werden unzählig viele Rechnungen geschrieben, verschickt und bezahlt. Aber was muss auf so einer Rechnung unbedingt drauf stehen? Welche gesetzliche Grundlage gilt dafür? Und warum ist es überhaupt so wichtig, dass die gestellte Rechnung fehlerlos ist?

Warum ist eine fehlerlose Rechnung mit allen Pflichtangaben wichtig?

Wer gegenüber dem Finanzamt auf der sicheren Seite sein möchte, sollte dringend darauf achten, dass alle Angaben auf der Rechnung wahrheitsgemäß und präzise sind. Wenn das Finanzamt nämlich formale Fehler entdeckt, kann es sein, dass die Rechnung für ungültig erklärt wird, storniert und dann neu gestellt werden muss. Im schlimmsten Fall drohen sogar hohe Bußgelder.

Fehlende Angaben oder falsche Zahlen sind die gängigsten Fehler - und doch wirklich vermeidbar, oder? Insgesamt spart man sich mit einer ordentlich gestellten Rechnung potenziell eine Menge Ärger und Aufwand. Was also muss auf einer korrekten Rechnung stehen?

Gesetzliche Pflichtangaben für Rechnungssteller:innen

Nach § 14 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz (UStG) ist jedes Dokument eine Rechnung, mit dem eine Lieferung von Waren oder Dienstleistungen abgerechnet wird. Gemäß des Paragraphen müssen Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit gegeben sein. Der Paragraph erlaubt übrigens auch die Übermittlung einer Rechnung in elektronischer Form. §14 Abs. 4 des Umsatzsteuergesetzes legt außerdem fest, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss.

Die fünf folgenden Pflichtangaben müssen auf einer jeden Rechnung enthalten sein:

1. Daten der rechnungsempfangenden Person

Die Rechnung muss unbedingt die Daten des Kunden, bzw. der Kundin enthalten. Sprich: den Namen der rechnungsempfangenden Person, die Adresse und das Land.

2. Daten der rechnungsstellenden Person

Auch die Daten der rechnungsstellenden Person müssen auf der Rechnung angegeben werden. Also Name - oder auch Künstlername oder Unternehmensbezeichnung - sowie die Adresse. Zusätzlich muss man als Rechnungssteller:in auch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder bei Kleinunternehmer:innen nach § 19 UStG die Steuernummer, auf der Rechnung vermerken.

3. Rechnungsnummer und Ausstellungsdatum

Ohne Rechnungsnummer gibt es nur Chaos. Nicht nur deswegen sollte sie auf jeder Rechnung auftauchen. Die Rechnungsnummern werden fortlaufend vergeben und von der rechnungsempfangenden Person bei der Überweisung im Verwendungszweck aufgeführt. Außerdem muss ein Ausstellungsdatum auf die Rechnung geschrieben werden. Anhand dessen lässt sich auch die Einhaltung der Zahlungsfrist nachvollziehen.

Tipp: Die meisten Rechnungstools ermöglichen eine automatische Einstellung der Rechnungsnummer. Ab der ersten Rechnung wird die Rechnungsnummer entsprechend fortlaufend vergeben. Für die eigene Buchhaltung ist es sinnvoll, die Rechnungsnummer mit der Jahreszahl zu beginnen. Eine Rechnungsnummer für eine Rechnung im Jahr 2022 könnte dann so aussehen: 22-56.

4. Art und Menge der Leistung

Ärztliche Untersuchungen, der neue Laptop, die Bestellung mit Lebensmittellieferanten, die Erstellung einer Grafik nach Kundenangaben - alles wird per Rechnung abgegolten. Auf der Rechnung sollte also präzise benannt werden, um welche Leistung es sich handelt. Bei Dienstleistungen sollte außerdem - je nach Vertrag oder Absprache - der Stundensatz und die Anzahl der geleisteten Stunden eingetragen werden.

5. Kleinunternehmerregelung, Betrag und Fristen

Netto und Brutto - den Unterschied sollte jeder kennen und auch auf der Rechnung ausweisen. Als Kleinunternehmer:in - also bei einem Verdienst von unter 22.000 Euro im Vorjahr - führt man keinerlei Umsatzsteuer ab. Deswegen wird dann auf der Rechnung auch keine Umsatzsteuer ausgewiesen, sondern vermerkt, dass nach der Kleinunternehmerregelung keine Umsatzsteuer erhoben wird.

Bei Rechnungssteller:innen, die umsatzsteuerberechtigt sind, werden entweder 7% oder 19% auf den Nettopreis berechnet. Auf der Rechnung müssen dann sowohl der Nettopreis für die Leistung, der Umsatzsteuersatz, der Umsatzsteuerbetrag sowie der Gesamtbetrag aufgeführt werden. Zusätzlich gilt immer eine bindende Zahlungsfrist. Die gängigsten Zahlungsfristen sind 14 oder 30 Tage.

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Sprache und Unterschrift - Pflichtangabe auf einer Rechnung?

Noch ein paar Eckdaten zur Rechnung. Das Handelsgesetzbuch gibt vor, dass eine Rechnung in einer lebenden Sprache verfasst werden muss. Das Latinum hier noch einmal zum Einsatz zu bringen ist also vergebliche Liebesmüh. Sollte die Rechnung in einer anderen Sprache als Deutsch verfasst werden, kann das Finanzamt Übersetzungen einfordern. Eine Rechnung kann - wie bereits erwähnt - in Papierform oder elektronisch zugestellt werden. In beiden Fällen ist keine Unterschrift notwendig.

Wann muss eine Rechnung gestellt werden?

Eine Rechnung muss innerhalb eines Zeitfensters von sechs Monaten nach der Lieferung einer Ware oder einer Dienstleistung gestellt werden. Wenn die Rechnung gar nicht oder zu spät ausgestellt wird, droht nach § 26a Abs. 1 Nr. 1, Abs. 2, 2. Halbsatz UStG eine Geldbuße von bis zu 5000 Euro. Aber das lässt sich einfach vermeiden, indem man die Rechnung einfach direkt mit der Leistung vorbereitet, entsprechend stellt und die Aufgabe als erledigt markiert.

Pflichtangaben auf Kleinstbetragsrechnungen

Bei sogenannten Kleinstbetragsrechnungen handelt es sich um eine Abrechnung, die den Betrag von 250 Euro nicht übersteigt. Auch, wenn für diese Art von Rechnung weniger Pflichtangaben erforderlich sind, gilt sie doch als vollwertiges, rechtskräftiges Dokument, dem der:die Rechnungsempfänger:in nachzukommen hat. Diese Angaben müssen auf einer Kleinstbetragsrechnung aufgeführt werden:

  • Namen und Adressen des:der Leistungserbringer:in und des:der Rechnungssteller:in

  • Rechnungsdatum

  • Art und Menge der Ware bzw. der Dienstleistung

  • Betrag, Umsatzsteuersatz, Umsatzsteuerbetrag oder Hinweis auf Befreiung von Umsatzsteuerpflicht

Pflichtangaben - die Checkliste für jede Rechnung

Damit man auch wirklich nichts vergisst, hilft eine Checkliste. So wird sichergestellt, dass eine Rechnung mit allen Pflichtangaben versendet wird.

  • Name und Adresse des:der Rechnungssteller:in

  • Name und Adresse des:der Rechnungsempfänger:in

  • Steuernummer/Umsatzsteueridentifikationsnummer des:der Rechnungssteller:in

  • Ausstellungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer

  • erbrachte Leistungen

  • Preis, ggf. plus Umsatzsteuer

  • Zahlungsfrist


Wenn diese Angaben auf der Rechnung aufgeführt sind, ist man als Rechnungssteller:in auf der sicheren Seite. Sowohl für die Kundschaft, als auch für das Finanzamt sind alle wichtigen Daten vorhanden - und weiteren Aufwand sollte es dann auch nicht geben.

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