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Rechnungseingang in 3 Schritten erfolgreich automatisieren

Hannah Bachmann

Hannah Bachmann

-

December 10, 2021

-

(Reading time: 4min)

Blog Header: Rechnungseingang in 3 Schritten erfolgreich automatisieren

Die Digitalisierung der Finanzprozesse bietet hohe Potenziale, die, wenn ausgeschöpft, zu einem erheblichen Wettbewerbsvorteil beitragen können.

Wenn es um das Thema Digitalisierung geht, fangen die meisten Finanzabteilungen beim Rechnungseingang an. Das hat zum einen den Hintergrund, dass der Rechnungseingang mit nur wenigen Schritten leicht zu automatisieren ist. Zum anderen wirkt sich dieser Schritt positiv auf weitere Prozesse aus, so wird z. B. auch die Erfassung der Rechnungsdaten beschleunigt.

Definition Rechnungseingang

Der Begriff Rechnungseingang beschreibt die Art und Weise, auf die Rechnungen von Lieferanten empfangen werden. Mit dem Rechnungseingang verbunden sind verschiedene Prozesse, wie z. B. die Erfassung, Prüfung und Freigabe der Rechnung.

Traditionell ist der Rechnungseingang papierbasiert, das Unternehmen empfängt also Rechnungen in Papierform und die Erfassung der abrechnungsrelevanten Daten erfolgt manuell.

Warum überhaupt den Rechnunsgeingang automatisieren?

In vielen Unternehmen kommen Rechnungen mittlerweile auf verschiedenen Wegen an, teilweise ganz traditionell per Post, teilweise per E-Mail und ab und an müssen Rechnungen auch mal aus Portalen online heruntergeladen werden.

Alle diese verschiedenen Kanäle zu prüfen ist aufwendig und kostet viel Zeit. Sämtliche Belege dann noch einzuscannen oder auszudrucken und sie ordentlich abzulegen ist ebenfalls mühselig. Auch den Überblick zu behalten, z. B. darüber welche Rechnung sich gerade bei welcher Person zur Bearbeitung befindet, ist schwierig. Die folge sind hohe Durchlaufzeiten von Rechnungen, fehlende Transparenz und ein generell ineffizienter Prozess, vor allem bei einem hohen Rechnungsvolumen.

Genau dieses Problem kann durch einen automatisierten Rechnungseingang beseitigt werden. So funktioniert’s.

Rechnungseingang automatisieren - so klappt’s

Aber wo überhaupt anfangen, wenn man den Rechnungseingang automatisieren möchte?
Am Anfang steht die Digitalisierung des Rechnungseingangs.

1. Digitalen Posteingang einrichten

Rechnungen werden am besten direkt an der Quelle digitalisiert. Hierzu wird zunächst ein zentrales E-Mail Postfach eingerichtet. Hier sollen zukünftig sämtliche Eingangsrechnungen gesammelt werden. Die neue E-Mail Adresse sollte möglichst auf den ersten Blick erkennen lassen, dass sie für eingehende Rechnungen gedacht ist, also z. B. invoices@unternehmenx.de.

Lieferanten werden nun benachrichtigt und gebeten, Rechnungen ab jetzt elektronisch auszustellen und an das neu eingerichtete Postfach zu senden. Papierrechnungen mühsam einzuscannen ist so nicht mehr notwendig.

Tipp: Mit der Rechnungsmanagement-Software von Candis lassen sich auch Rechnungen aus Online-Portalen nahtlos importieren.

Thumbnail: Mitarbeiter aus der Gleichung nehmen
Start video

2. Vollständigkeit der Rechnungsdaten sicherstellen

Für einen nahtlosen Bearbeitungsprozess ist es vor allem wichtig, dass die Rechnungsdaten vollständig sind. Das bedeutet konkret, dass im Idealfall so viele Informationen wie möglich auf der Rechnung enthalten sind. Dazu gehören z. B. Ust- Informationen, Ansprechpartner:innen oder auch die jeweilige Kostenstelle.

Denn: jede fehlende Info bedeutet eine potentielle Rückfrage. Je größer das Unternehmen und je mehr Zeit zwischen Vorfall und Klärung verstreicht, desto schwieriger wird es, einzelne Vorfälle zeitnah zu klären.

Auf diese Weise soll also gewährleistet werden, dass Rückfragen zu einzelnen Rechnungen weitgehend eliminiert, bzw. reduziert werden. Wenn Rückfragen dann doch aufkommen, sollte ihre Klärung priorisiert werden. Je früher Vorfälle geklärt werden, desto weniger Rückstaus entstehen.

3. Auslesung der Rechnungsdaten automatisieren

Als weiteren Schritt sollte die Auslesung der Rechnungsdaten in Angriff genommen werden. Das manuelle Extrahieren abrechnungsrelevanter Daten ist extrem aufwendig und fehleranfällig.

Künstliche Intelligenz kann hier Abhilfe schaffen. Durch modernste OCR-Technologie können Rechnungen mit höchster Präzision ausgelesen werden. Diese Verfahren künstlicher Intelligenz lernen in der Regel mit und sind überaus zuverlässig. Manuelle Datenerfassung war gestern!

Tipp: KI ist ebenfalls in der Lage, doppelte Rechnungen zu erkennen - Doppelerfassungen werden so vermieden.

Vorteile des automatisierten Rechnungseingangs

Der digitale, automatisierte Rechnungseingang hat gegenüber dem analogen Prozess einige Vorteile:

✓ Hohe Zeitersparnis durch verkürzte Durchlaufzeiten
✓ Niedrigere Prozesskosten
✓ Skontofristen können besser genutzt werden
✓ Revisionssicherheit durch digital archivierte Rechnungen
✓ Mehr Transparenz und Kontrolle durch nahtlose Prozesse
✓ Geringere Fehlerquote durch Einsatz von KI
✓ Höhere Flexibilität durch die Möglichkeit zeit- und ortsunabhängig zu arbeiten


Der automatisierte Rechnungseingang als Basis für die digitale Transformation

Im Zuge der Digitalisierung sollten möglichst viele Standardprozesse automatisiert werden. Ein automatisierter Rechnungseingang bildet eine wesentliche Voraussetzung für die Digitalisierung anderer, zusammenhängender Prozesse wie Rechnungsprüfung, oder auch -freigabe.

Ziel ist, so nahtlos und effizient wie möglich zu arbeiten. Um dies zu erreichen kann der komplette Prozess der Rechnungsverarbeitung digitalisiert und intelligente Rechnungsworkflows geschaffen werden.

Bei dieser Umstellung auf digitale Prozesse werden vielfältige Synergien freigesetzt, die über Abteilungsgrenzen hinweg genutzt werden können. Automatisierung ermöglicht in den meisten Fällen kollaboratives, oder zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten und schafft Gelegenheiten, Prozesse grundlegend und nachhaltig zu verbessern.


Um herauszufinden wie Candis euch beim Digitalisierungsprozess unterstützen kann, bucht einfach eine kostenlose Kurzberatung!

Rechnungseingang in 3 Schritten erfolgreich automatisieren

Hannah Bachmann

Hannah Bachmann

-

December 10, 2021

-

(Reading time: 4min)

Blog Header: Rechnungseingang in 3 Schritten erfolgreich automatisieren

Die Digitalisierung der Finanzprozesse bietet hohe Potenziale, die, wenn ausgeschöpft, zu einem erheblichen Wettbewerbsvorteil beitragen können.

Wenn es um das Thema Digitalisierung geht, fangen die meisten Finanzabteilungen beim Rechnungseingang an. Das hat zum einen den Hintergrund, dass der Rechnungseingang mit nur wenigen Schritten leicht zu automatisieren ist. Zum anderen wirkt sich dieser Schritt positiv auf weitere Prozesse aus, so wird z. B. auch die Erfassung der Rechnungsdaten beschleunigt.

Definition Rechnungseingang

Der Begriff Rechnungseingang beschreibt die Art und Weise, auf die Rechnungen von Lieferanten empfangen werden. Mit dem Rechnungseingang verbunden sind verschiedene Prozesse, wie z. B. die Erfassung, Prüfung und Freigabe der Rechnung.

Traditionell ist der Rechnungseingang papierbasiert, das Unternehmen empfängt also Rechnungen in Papierform und die Erfassung der abrechnungsrelevanten Daten erfolgt manuell.

Warum überhaupt den Rechnunsgeingang automatisieren?

In vielen Unternehmen kommen Rechnungen mittlerweile auf verschiedenen Wegen an, teilweise ganz traditionell per Post, teilweise per E-Mail und ab und an müssen Rechnungen auch mal aus Portalen online heruntergeladen werden.

Alle diese verschiedenen Kanäle zu prüfen ist aufwendig und kostet viel Zeit. Sämtliche Belege dann noch einzuscannen oder auszudrucken und sie ordentlich abzulegen ist ebenfalls mühselig. Auch den Überblick zu behalten, z. B. darüber welche Rechnung sich gerade bei welcher Person zur Bearbeitung befindet, ist schwierig. Die folge sind hohe Durchlaufzeiten von Rechnungen, fehlende Transparenz und ein generell ineffizienter Prozess, vor allem bei einem hohen Rechnungsvolumen.

Genau dieses Problem kann durch einen automatisierten Rechnungseingang beseitigt werden. So funktioniert’s.

Rechnungseingang automatisieren - so klappt’s

Aber wo überhaupt anfangen, wenn man den Rechnungseingang automatisieren möchte?
Am Anfang steht die Digitalisierung des Rechnungseingangs.

1. Digitalen Posteingang einrichten

Rechnungen werden am besten direkt an der Quelle digitalisiert. Hierzu wird zunächst ein zentrales E-Mail Postfach eingerichtet. Hier sollen zukünftig sämtliche Eingangsrechnungen gesammelt werden. Die neue E-Mail Adresse sollte möglichst auf den ersten Blick erkennen lassen, dass sie für eingehende Rechnungen gedacht ist, also z. B. invoices@unternehmenx.de.

Lieferanten werden nun benachrichtigt und gebeten, Rechnungen ab jetzt elektronisch auszustellen und an das neu eingerichtete Postfach zu senden. Papierrechnungen mühsam einzuscannen ist so nicht mehr notwendig.

Tipp: Mit der Rechnungsmanagement-Software von Candis lassen sich auch Rechnungen aus Online-Portalen nahtlos importieren.

Thumbnail: Mitarbeiter aus der Gleichung nehmen
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2. Vollständigkeit der Rechnungsdaten sicherstellen

Für einen nahtlosen Bearbeitungsprozess ist es vor allem wichtig, dass die Rechnungsdaten vollständig sind. Das bedeutet konkret, dass im Idealfall so viele Informationen wie möglich auf der Rechnung enthalten sind. Dazu gehören z. B. Ust- Informationen, Ansprechpartner:innen oder auch die jeweilige Kostenstelle.

Denn: jede fehlende Info bedeutet eine potentielle Rückfrage. Je größer das Unternehmen und je mehr Zeit zwischen Vorfall und Klärung verstreicht, desto schwieriger wird es, einzelne Vorfälle zeitnah zu klären.

Auf diese Weise soll also gewährleistet werden, dass Rückfragen zu einzelnen Rechnungen weitgehend eliminiert, bzw. reduziert werden. Wenn Rückfragen dann doch aufkommen, sollte ihre Klärung priorisiert werden. Je früher Vorfälle geklärt werden, desto weniger Rückstaus entstehen.

3. Auslesung der Rechnungsdaten automatisieren

Als weiteren Schritt sollte die Auslesung der Rechnungsdaten in Angriff genommen werden. Das manuelle Extrahieren abrechnungsrelevanter Daten ist extrem aufwendig und fehleranfällig.

Künstliche Intelligenz kann hier Abhilfe schaffen. Durch modernste OCR-Technologie können Rechnungen mit höchster Präzision ausgelesen werden. Diese Verfahren künstlicher Intelligenz lernen in der Regel mit und sind überaus zuverlässig. Manuelle Datenerfassung war gestern!

Tipp: KI ist ebenfalls in der Lage, doppelte Rechnungen zu erkennen - Doppelerfassungen werden so vermieden.

Vorteile des automatisierten Rechnungseingangs

Der digitale, automatisierte Rechnungseingang hat gegenüber dem analogen Prozess einige Vorteile:

✓ Hohe Zeitersparnis durch verkürzte Durchlaufzeiten
✓ Niedrigere Prozesskosten
✓ Skontofristen können besser genutzt werden
✓ Revisionssicherheit durch digital archivierte Rechnungen
✓ Mehr Transparenz und Kontrolle durch nahtlose Prozesse
✓ Geringere Fehlerquote durch Einsatz von KI
✓ Höhere Flexibilität durch die Möglichkeit zeit- und ortsunabhängig zu arbeiten


Der automatisierte Rechnungseingang als Basis für die digitale Transformation

Im Zuge der Digitalisierung sollten möglichst viele Standardprozesse automatisiert werden. Ein automatisierter Rechnungseingang bildet eine wesentliche Voraussetzung für die Digitalisierung anderer, zusammenhängender Prozesse wie Rechnungsprüfung, oder auch -freigabe.

Ziel ist, so nahtlos und effizient wie möglich zu arbeiten. Um dies zu erreichen kann der komplette Prozess der Rechnungsverarbeitung digitalisiert und intelligente Rechnungsworkflows geschaffen werden.

Bei dieser Umstellung auf digitale Prozesse werden vielfältige Synergien freigesetzt, die über Abteilungsgrenzen hinweg genutzt werden können. Automatisierung ermöglicht in den meisten Fällen kollaboratives, oder zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten und schafft Gelegenheiten, Prozesse grundlegend und nachhaltig zu verbessern.


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