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Wie erkenne ich Fake-Rechnungen?

Stock Generic Male Portrait

CANDIS Team

-

May 28, 2021

-

(Reading time: 5min)

Blog Header: Wie erkenne ich Fake-Rechnungen?

Was sind Fake-Rechnungen überhaupt?

Ein Fake-Rechnung ist eine gefälschte Rechnung mit einer unberechtigten Forderung. Die absendende Person einer Fake-Rechnung verlangt, dass Privatpersonen oder Unternehmen ihr unrechtmäßig Geld überweisen. Fake-Rechnungen werden häufig von Betrügenden erstellt und gezielt an Unternehmen versandt. Aber wie funktioniert das genau?

Das lässt sich am Beispiel von Amazon sehr gut erklären: Amazon erstellt Rechnungen nach einem gewissen Muster. Diese Rechnungen sehen immer gleich aus und können von einer Fake-Vorlage kaum unterschieden werden. Unternehmen bestellen bei Amazon häufig Büromaterial, zum Beispiel Papier oder Tacker und bekommen daher viele Rechnungen mit kleinen Beträgen zugesandt.

Im Gegensatz zu Rechnungen mit einem höheren Betrag, die in Unternehmen einen höheren Stellenwert genießen und genauer geprüft werden, werden kleine Rechnungsbeträge nicht so häufig auf ihre Echtheit überprüft. Genau hier setzen die Betrügenden an. In der Regel versenden Sie viele Rechnungen mit kleinen Beträgen, die das Unternehmen dann begleicht.


So erkenne ich eine Fake-Rechnung

Viele Rechnungen mit kleinen Beträgen bedeuten für ein Unternehmen einen signifikanten Verlust - denn Fake-Rechnungen können sich schnell summieren. Doch wie erkenne ich eine Fake-Rechnung? Wichtig ist zu wissen, dass eine Fake-Rechnung sich kaum von einer ganz normalen Rechnung, die per E-Mail im Unternehmen eingeht, unterscheidet. Die Fake-Rechnung ist häufig eine Kopie vom Rechnungsmuster eines gewissen Dienstleisters, wie Alibaba oder Amazon. Bei einem falschen Exemplar wird häufig nur der Name des Geschäftspartners und die Bankverbindung abgeändert.

Du hast eine Fake-Rechnung freigegeben? Das kannst du tun

Mitarbeitende agieren inUnternehmen oft sehr gewissenhaft und arbeiten sehr sorgfältig. Doch die Fake-Rechnung von Betrügenden werden so professionell erstellt, dass sie wirklich sehr schwer zu erkennen sind. Wenn du aus diesem Grund doch einmal versehentlich eine Fake-Rechnung freigegeben hast, kannst du den Fall zur Anzeige bringen.

Jedoch ist es für Unternehmen in den meisten Fällen nicht lohnenswert, überhaupt rechtliche Schritte einzuleiten, da sich der Aufwand gemessen an den geringen Beträgen kaum lohnt. Die einzige Chance ist also, die Fake-Rechnungen im Vorfeld zu erkennen - der beste Schritt zur Prävention ist hier, Mechanismen aufzustellen die Fehler seitens der Mitarbeitenden minimieren. Ein entscheidender Mechanismus ist eine digitale Rechnungsmanagement-Software. Sie liest beispielsweise Rechnungen automatisch aus und vermeidet somit, dass beim Abtippen eine abweichende IBAN auf einer Rechnung von dem oder der Mitarbeiter:in nicht erkannt wird.


Buchhaltung optimieren, um die Freigabe von Fake-Rechnungen zu vermeiden


Unternehmen könne viel dafür tun, Fake-Rechnungen besser zu erkennen. Zuerst einmal solltest du dich Fragen: Wie kann es passieren, dass diese Rechnungen immer noch freigegeben werden?

Beispielsweise könnte der Rechnungseingang unstrukturiert sein. Viele Unternehmen haben keine zentrale E-Mail-Adresse, an die Rechnungen versandt werden. Das sorgt für Chaos und dafür, dass es mehrerer Freigeber:innen gibt, die leicht den Überblick über Rechnungen verlieren können.

Die Lösung dafür ist, eine zentrale Email-Adresse im Unternehmen einzurichten, bei der alle Rechnungen zusammenlaufen. So können alle Mitarbeitenden nachprüfen, dass Rechnungen nur an diese Adresse verschickt werden. Ca. 90 bis 95 Prozent der Rechnungen können digital versandt werden. Das sollten sich Unternehmen zum Vorteil machen und ihre Freigabeprozesse durch eine zentrale Freigabestelle nicht nur vereinfachen, sondern somit auch für alle Mitarbeitenden übersichtlich gestalten.

Um Fake-Rechnungen zu erkennen, kannst du zudem Kontaktdaten im Banking-Tool auflisten. Dort kannst du Geschäftspartner:innen und dazugehörige IBAN eintragen. Das verhindert, dass die IBAN der Geschäftspartner:innen ausgetauscht wird. Zudem kannst du eine Datenbank anlegen. Neue Geschäftspartner:innen müssen in dieser Datenbank registriert werden. Es besteht die Möglichkeit, die IBAN dann zur Überprüfung bei Google einzugeben, um herauszufinden, ob für die dazugehörigen Geschäftspartner:innen auch wirklich diese IBAN hinterlegt ist.

Um Fake-Rechnungen zu vermeiden, ist es zudem sinnvoll, die Zahl der Mitarbeitenden zu beschränken, die etwas bestellen können. So können Rollen klar verteilet werden. Beispielsweise agiert der oder die Mitarbeiter:in als bestellende Person, jemand anderes nur als Freigeber:in. Ein mehrstufiger Rechnungsfreigabe-Prozess kann dafür sorgen, dass mehrere Mitarbeitende in einer chronologisch festgelegten Reihenfolge eine Rechnung freigeben müssen und diese somit mehrere Freigabestufen durchläuft, in der viele unterschiedliche Mitarbeitende (beispielsweise zuerst die Kostenstelle, dann die bestellende Person, usw.) Daten auf ihre Richtigkeit überprüfen und anschließend freigeben.


So hilft Candis bei der Erkennung von Fake-Rechnungen

Für viele Unternehmen klingen diese Prozesse nach sehr viel Aufwand. Und genau hier setzt Candis als digitale Rechnungsmanagement-Software an. Die beschriebene Funktionen sind in unserer Software automatisiert und können durch weniger Klicks ausgelöst werden. Unsere Software legt automatisch für Sie eine Datenbank für Geschäftspartner:innen an. Ein Beispiel für einen automatisierten Prozess ist die Belegerkennung.

Dafür arbeitet Candis mit sogenannten Confidence Scores. Unsere Software gibt bereits bei der Belegerkennung an, mit welcher Wahrscheinlichkeit die ausgelesenen Daten stimmen. Unstimmigkeiten können während der Datenauslese sofort erkannt werden. Nach der automatischen Auslese werden die Belegdaten nicht nur erfasst sondern auch gespeichert. Sollten bei der Freigabe auch hier Unregelmäßigkeiten erkannt werden, kann nachgeprüft werden, ob du es mit einer gefälschten Rechnung zu tun hast.


Haben wir dein Interesse geweckt? Mit Candis kannst du nicht nur Fake-Rechnungen erkennen, sondern die komplette Buchhaltung effizienter gestalten. Buche jetzt eine Demo mit unseren Expert:innen und erfahre mehr!

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Was sind Fake-Rechnungen überhaupt?

Ein Fake-Rechnung ist eine gefälschte Rechnung mit einer unberechtigten Forderung. Die absendende Person einer Fake-Rechnung verlangt, dass Privatpersonen oder Unternehmen ihr unrechtmäßig Geld überweisen. Fake-Rechnungen werden häufig von Betrügenden erstellt und gezielt an Unternehmen versandt. Aber wie funktioniert das genau?

Das lässt sich am Beispiel von Amazon sehr gut erklären: Amazon erstellt Rechnungen nach einem gewissen Muster. Diese Rechnungen sehen immer gleich aus und können von einer Fake-Vorlage kaum unterschieden werden. Unternehmen bestellen bei Amazon häufig Büromaterial, zum Beispiel Papier oder Tacker und bekommen daher viele Rechnungen mit kleinen Beträgen zugesandt.

Im Gegensatz zu Rechnungen mit einem höheren Betrag, die in Unternehmen einen höheren Stellenwert genießen und genauer geprüft werden, werden kleine Rechnungsbeträge nicht so häufig auf ihre Echtheit überprüft. Genau hier setzen die Betrügenden an. In der Regel versenden Sie viele Rechnungen mit kleinen Beträgen, die das Unternehmen dann begleicht.


So erkenne ich eine Fake-Rechnung

Viele Rechnungen mit kleinen Beträgen bedeuten für ein Unternehmen einen signifikanten Verlust - denn Fake-Rechnungen können sich schnell summieren. Doch wie erkenne ich eine Fake-Rechnung? Wichtig ist zu wissen, dass eine Fake-Rechnung sich kaum von einer ganz normalen Rechnung, die per E-Mail im Unternehmen eingeht, unterscheidet. Die Fake-Rechnung ist häufig eine Kopie vom Rechnungsmuster eines gewissen Dienstleisters, wie Alibaba oder Amazon. Bei einem falschen Exemplar wird häufig nur der Name des Geschäftspartners und die Bankverbindung abgeändert.

Du hast eine Fake-Rechnung freigegeben? Das kannst du tun

Mitarbeitende agieren inUnternehmen oft sehr gewissenhaft und arbeiten sehr sorgfältig. Doch die Fake-Rechnung von Betrügenden werden so professionell erstellt, dass sie wirklich sehr schwer zu erkennen sind. Wenn du aus diesem Grund doch einmal versehentlich eine Fake-Rechnung freigegeben hast, kannst du den Fall zur Anzeige bringen.

Jedoch ist es für Unternehmen in den meisten Fällen nicht lohnenswert, überhaupt rechtliche Schritte einzuleiten, da sich der Aufwand gemessen an den geringen Beträgen kaum lohnt. Die einzige Chance ist also, die Fake-Rechnungen im Vorfeld zu erkennen - der beste Schritt zur Prävention ist hier, Mechanismen aufzustellen die Fehler seitens der Mitarbeitenden minimieren. Ein entscheidender Mechanismus ist eine digitale Rechnungsmanagement-Software. Sie liest beispielsweise Rechnungen automatisch aus und vermeidet somit, dass beim Abtippen eine abweichende IBAN auf einer Rechnung von dem oder der Mitarbeiter:in nicht erkannt wird.


Buchhaltung optimieren, um die Freigabe von Fake-Rechnungen zu vermeiden


Unternehmen könne viel dafür tun, Fake-Rechnungen besser zu erkennen. Zuerst einmal solltest du dich Fragen: Wie kann es passieren, dass diese Rechnungen immer noch freigegeben werden?

Beispielsweise könnte der Rechnungseingang unstrukturiert sein. Viele Unternehmen haben keine zentrale E-Mail-Adresse, an die Rechnungen versandt werden. Das sorgt für Chaos und dafür, dass es mehrerer Freigeber:innen gibt, die leicht den Überblick über Rechnungen verlieren können.

Die Lösung dafür ist, eine zentrale Email-Adresse im Unternehmen einzurichten, bei der alle Rechnungen zusammenlaufen. So können alle Mitarbeitenden nachprüfen, dass Rechnungen nur an diese Adresse verschickt werden. Ca. 90 bis 95 Prozent der Rechnungen können digital versandt werden. Das sollten sich Unternehmen zum Vorteil machen und ihre Freigabeprozesse durch eine zentrale Freigabestelle nicht nur vereinfachen, sondern somit auch für alle Mitarbeitenden übersichtlich gestalten.

Um Fake-Rechnungen zu erkennen, kannst du zudem Kontaktdaten im Banking-Tool auflisten. Dort kannst du Geschäftspartner:innen und dazugehörige IBAN eintragen. Das verhindert, dass die IBAN der Geschäftspartner:innen ausgetauscht wird. Zudem kannst du eine Datenbank anlegen. Neue Geschäftspartner:innen müssen in dieser Datenbank registriert werden. Es besteht die Möglichkeit, die IBAN dann zur Überprüfung bei Google einzugeben, um herauszufinden, ob für die dazugehörigen Geschäftspartner:innen auch wirklich diese IBAN hinterlegt ist.

Um Fake-Rechnungen zu vermeiden, ist es zudem sinnvoll, die Zahl der Mitarbeitenden zu beschränken, die etwas bestellen können. So können Rollen klar verteilet werden. Beispielsweise agiert der oder die Mitarbeiter:in als bestellende Person, jemand anderes nur als Freigeber:in. Ein mehrstufiger Rechnungsfreigabe-Prozess kann dafür sorgen, dass mehrere Mitarbeitende in einer chronologisch festgelegten Reihenfolge eine Rechnung freigeben müssen und diese somit mehrere Freigabestufen durchläuft, in der viele unterschiedliche Mitarbeitende (beispielsweise zuerst die Kostenstelle, dann die bestellende Person, usw.) Daten auf ihre Richtigkeit überprüfen und anschließend freigeben.


So hilft Candis bei der Erkennung von Fake-Rechnungen

Für viele Unternehmen klingen diese Prozesse nach sehr viel Aufwand. Und genau hier setzt Candis als digitale Rechnungsmanagement-Software an. Die beschriebene Funktionen sind in unserer Software automatisiert und können durch weniger Klicks ausgelöst werden. Unsere Software legt automatisch für Sie eine Datenbank für Geschäftspartner:innen an. Ein Beispiel für einen automatisierten Prozess ist die Belegerkennung.

Dafür arbeitet Candis mit sogenannten Confidence Scores. Unsere Software gibt bereits bei der Belegerkennung an, mit welcher Wahrscheinlichkeit die ausgelesenen Daten stimmen. Unstimmigkeiten können während der Datenauslese sofort erkannt werden. Nach der automatischen Auslese werden die Belegdaten nicht nur erfasst sondern auch gespeichert. Sollten bei der Freigabe auch hier Unregelmäßigkeiten erkannt werden, kann nachgeprüft werden, ob du es mit einer gefälschten Rechnung zu tun hast.


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