Nie wieder verpasste Skontofristen

„Verpasste Skonti sind seit Candis kein Thema mehr, da Rechnungen nun immer rechtzeitig freigegeben werden.”

-Sandra Hoegg, Buchhalterin

Über FA Business Solutions GmbH

FA Business Solutions GmbH ist ein Print E-Commerce Unternehmen im B2B Sektor. Der Fokus liegt dabei auf dem Segment der Großkund:innen. Es werden individualisierte Leistungen in Bereichen Werbetechnik, Marketingmaterialien, Filial- und Geschäftsausstattung angeboten.Die FA Business Solution verfolgt einen Full-Service-Ansatz und bietet somit Unterstützung bei der Planung, Produktion, Logistik, Lagerung und Auslieferung der bestellten Produkte an.

Mitarbeiter: 20

Standort: Hamburg

Gründungsjahr: 2015

Branche: Druckerei

Kaum Transparenz in der Buchhaltung

Sandra Hoegg ist hauptsächlich in der Buchhaltungsabteilung des Unternehmens beschäftigt. Sie hat nach einem Tool gesucht, welches wieder Ordnung und Übersicht in die Prozesse der Rechnungsverarbeitung bringen würde. „Vorher wusste ich nicht, wo die Rechnungen liegen bzw. dass mir überhaupt etwas fehlt und jetzt kann ich schneller nachhaken” berichtet sie.

Vor der Einführung von Candis wurde die Bearbeitung der Belege komplett manuell erledigt. Fehlende Transparenz und Ungereimtheiten mit Kolleg:innen waren die Folgen. Weil jede per E-Mail kommende Rechnung gedruckt, gestempelt und an die jeweils zuständigen Mitarbeiter:innen verteilt wurde, ging den Buchhalter:innen sehr viel Zeit verloren.

Die Motivation des Unternehmens sowie die Einführung von Candis verhalf FA Business Solutions zu einem nachhaltigen Wandel. Das Team um Sandra Hoegg zählt mittlerweile zu den am besten digitalisierten Finanz Teams Deutschlands.

Stressfreie Kommunikation

‍Die Kommunikation unter Kolleg:innen ist nun unkomplizierter und ortsunabhängiger geworden. Die Mitarbeiter:innen aus Hamburg und Berlin sind dank Candis gut vernetzt. Durch die verbesserte Nachvollziehbarkeit der Prozesse ist es nun auch leichter Unklarheiten mit Lieferant:innen aus der Welt zu schaffen.

Keine fehlenden Rechnungsfreigaben mehr

Rechnungsfreigaben erfolgen schnell und stressfrei. Mit der Filterfunktion kann die Buchhaltung einsehen, welche Rechnungen noch nicht freigegeben wurden und falls nötig Erinnerungen rausschicken. “Verpasste Skonti sind seit Candis kein Thema mehr, da Rechnungen nun immer rechtzeitig freigegeben werden.”, sagt Sandra Hoegg.

‍Kontrolle über die Rechnungen

‍Die Workflows in Candis erleichtern die Nachvollziehbarkeit der Bearbeitungsschritte einer Rechnung. Falls Rückfragen oder Probleme auftauchen sollten, besteht immer die Möglichkeit Schwachstellen im Prozess zu identifizieren.

Glückliche Mitarbeiter:innen

‍Da die Rechnungen nun digital bearbeitet werden können, sparen die Buchhalter:innen eine Menge Zeit. Da die Mitarbeiter:innen ihre Belege ebenfalls direkt in Candis einsehen können, entstehen weniger Fragen, die mit der Buchhaltung geklärt werden müssen.

Implementierung innerhalb weniger Tagen

‍Einer der größten Vorteile von Candis ist die intuitive Bedienung. Neue Kolleg:innen können schnell in das Tool eingeführt werden und in kürzester Zeit bereits selber damit arbeiten. „Das Ausschlaggebende für uns war, dass es so simpel und relativ selbsterklärend ist” erzählt Sandra.

‍Schneller Monatsabschluss

‍Der einfache und schnelle Freigabeprozess in Candis erleichtert es tages- oder zumindest wochenaktuell zu buchen. Somit wird die Erstellung des Monatsabschlusses erheblich erleichtert und die Buchhaltung kann die gesparte Zeit für andere Aufgaben nutzen.