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Wir konnten alle Finanzprozesse digitalisieren

„Mit der Einführung von CANDIS bei GermanPersonnel haben wir es geschafft, innerhalb von einem Monat unsere Finanzbuchhaltung vollständig zu digitalisieren.”

Elisabeth David, Head of Finance

Logo German Personnel e-search GmbH

Über die German Personnel e-search GmbH

Wir bringen Menschen zusammen; das ist die Vision des 2002 gegründeten Recruiting Unternehmens GermanPersonnel. Inzwischen zählt es zu einem der führenden Anbieter im Bereich Recruiting. Mit der Software PERSY hat das Unternehmen erfolgreich den Markt revolutioniert. Gelebte Diversität, ein agiles Mindset und ein großartiges Team; all diese Faktoren sind Teil ihres Erfolgsrezeptes. Ein Anderer ist der Glauben an Technologie und die Stärke der Digitalisierung; die Digitalisierung stellt uns jeden Tag vor neue Herausforderungen. Ein modernes Unternehmen wie GermanPersonnel bildet keine Ausnahme - besonders, wenn es um die hauseigene Finanzbuchhaltung geht.

Das Ziel für das Unternehmen

  • Finanzprozesse digitalisieren, um das Arbeiten von überall zu ermöglichen

  • Transparente Rechnungsfreigabe

  • Zeitersparnis

Das Ziel für Elisabeth

  • Die Zeit sinnvoll nutzen und nicht mehr Kollegen wegen Rechnungen hinterherlaufen müssen

Die Herausforderung

„Wir wollen unseren Mitarbeitern ein modernes Arbeitsumfeld bieten. Viele arbeiten im Homeoffice und an verschiedenen Standorten. Wenn Prozesse wie die Rechnungsfreigabe oder Vorkontierung da noch auf dem Papier stattfinden, wird das zu einem echten Problem, das viel Zeit und Kapazität in Anspruch nimmt.”‍

Vor allem Reisekostenabrechnungen erfordern die Freigabe durch einen Teamlead oder einen anderen Vorgesetzten. Diese sofort digital einreichen zu können, spart nicht nur Zeit; der Mitarbeiter erhält auch seine Auslagen schneller zurück und alle zuständigen Personen haben Zugang zu dem Dokument, um anfallende Fragen klären zu können. Die Digitalisierung verhindert auch, dass Rechnungen, die auf Schreibtischen liegen bleiben und dort vergessen oder verloren werden, bearbeitet werden können. Am Anfang hatte das Unternehmen Zweifel, ob es seine Probleme einfach nur durch die Einführung einer neuen Software lösen können. Aber CANDIS hat German Personnel absolut überzeugt.

Das Ergebnis

Da CANDIS eine Cloud-Lösung ist, kann jeder Mitarbeiter von überall seine Freigaben tätigen und Rechnungen einsehen. Die Probleme bei der Erstellung von Reisekostenabrechnungen für Mitarbeiter konnten gelöst werden. Zudem wurden die Abrechnungen vereinfacht und die Erstattungen beschleunigt. Die Mitarbeiter erhalten nun deutlich schneller ihr Geld zurück.Das Unternehmen arbeitet jetzt nicht nur mithilfe digitaler Prozesse - es spart Mitarbeitern zusätzlich auch noch wertvolle Zeit. Belege werden schneller bearbeitet und Elisabeth kann zu jedem Zeitpunkt nachvollziehen, wie der Bearbeitungsstatus einer Rechnung ist, wer noch offene Freigaben hat und ob die Belege schon zu DATEV exportiert wurden.

Empfehlung an alle KMUs

Wer seine Zeit effizient nutzen möchte und Kollegen nicht wegen einer Rechnung nachlaufen will oder es vermeiden möchte, sich jeden Monat durch einen Stapel alter Belege zu arbeiten, für den ist CANDIS genau richtig.

Anforderungen

  • Bessere Übersicht: keine Rechnung wird vergessen

  • Erleichterte Freigabe von Reisekostenabrechnungen und Auslagenerstattungen

  • Automatisierung

  • Möglichkeit der Vorkontierung

Erfolgsfaktoren

  • Automatisierte Freigabeprozesse durch Workflows

  • Übersichtlichkeit und Transparenz der Freigaben

  • Keine verlorenen Rechnungen mehr durch das Dokumentenarchiv

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