CANDIS automatisiert Prozesse

„Wir konnten unseren Teil der Vorbereitung für die externe Buchhaltung dokumentiert automatisieren”

Christophe Wagner, CFO

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Über Kolbri Games

Kolibri Games wurde 2016 noch unter dem Namen Fluffy Fairy Games gegründet und ist mittlerweile auf über 100 Mitarbeiter:innen im Herzen Berlins angewachsen. Mit aktuell 37 unterschiedlichen Nationalitäten unter den Kolibris wird auch von unterschiedlichen, teils internationalen Standorten aus gearbeitet. Anders als der Name vermuten lässt, ist Kolibri Games zudem ein echtes Schwergewicht unter den Spiele-Studios mit insgesamt mehr als 100 Mio. Downloads!

Das Ziel für das Unternehmen‍

  • Ein klar und vollständig dokumentierter Freigabeprozess ohne Workarounds

  • Individuelle Workflows

  • 100% digitale Freigabeprozesse

Das Ziel für Christophe

  • Mehrstufiges Reporting auf Kostenstellenbasis einführen

Die Herausforderung

Das Finance-Team musste eine Softwarelösung finden, mit der sämtliche Prozesse transparent gemacht werden können, die den hohen internen Standard an Automatisierung und reibungsloser Kollaboration hält und zusätzlich in englischer und deutscher Sprache verfügbar ist. Außerdem sollten Rechnungen schon vor der Übergabe an die externe Buchhaltung mit wichtigen Daten wie bspw. Kostenstellen versehen und verlustfrei an DATEV Unternehmen online übergeben werden. Bis zur Nutzung von Candis erfolgte die Freigabe der Rechnungen über manuelles Zuweisen ohne Dokumentation.

Das Ergebnis

Mit Candis werden alle eingehenden Rechnungen von Lieferanten, internen Weiterleitungen oder auch GetMyInvoices gebündelt und durch teilweise betragsabhängige automatisierte Workflows den jeweils zuständigen Mitarbeiter*innen zur Freigabe zugewiesen. Neben der Erfassung der Belegdaten werden auch noch die entsprechenden Kostenstellen den Belegen mitgegeben um die Dokumente bestmöglich für die Buchhaltung vorzubereiten. Der gesamte Prozess wird automatisch dokumentiert - 100% Transparenz ohne Mehraufwand. Die Daten werden nahtlos per Knopfdruck an DATEV Unternehmen online gesendet und dem externen Steuerbüro zur Verfügung gestellt.

Empfehlung an alle KMUs

Besonders in der Wachstumsphase fokussiert man sich auf die Bereiche, die den größten Impact auf das Wachstum haben - Finanzprozesse werden übersehen und hinken so hinterher. Mit Candis gewinnt man wieder einen strukturierten Überblick ohne großen Implementierungsaufwand.

Anforderungen

  • Rechtssichere Arbeit mit digitalen Rechnungen

  • Mehrstufige Freigabe

  • Nahtlose Übergabe der Belegdaten zu DATEV Unternehmen Online

Erfolgsfaktoren

  • Zeitersparnis bei der Freigabe bis zu 90%

  • 100% digitale Rechnungen

  • Skalierbarer Prozess