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Mehr Transparenz mit CANDIS

„Wir sehen zu jeder Zeit, wo sich eine Rechnung im Prozess befindet. Das ist sehr transparent und übersichtlich!”

Michael Cikanek, VP Finance & Controlling

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Über Vimcar

Bei Vimcar entstehen Produkte, die eine ganze Branche revolutionieren. Mit zukunftsorientierter Technologie und viel Liebe zum Detail digitalisiert Vimcar den Firmenwagen der Zukunft. Mehr als 120 Mitarbeiter arbeiten in Berlin an einem Traum: Fleet Management neu zu definieren.

Das Ziel für das Unternehmen

  • Zentrale Plattform für alle Rechnungen

  • Ein Tool schlankes Tool, das schnell implementiert ist

  • Automatisierter Belegeingang

Das Ziel für Michael

  • Neue Mitarbeiter sollen ohne Onboarding mit der Software arbeiten

Die Herausforderung

Mit dem starken Wachstum ist das Belegvolumen rasant gestiegen. Freigaben per Mail waren keine Option mehr. Es ist zu vielen, aufwendig zu klärenden Rückfragen gekommen, die immer mehr Zeit bei allen Beteiligten gekostet haben. Eingehende Rechnungen wurden per Mail an den verursachenden Mitarbeiter weitergeleitet, freigegeben und anschließend vom Accounting manuell zu DATEV Unternehmen online hochgeladen und erfasst.

„Besonders der Kommunikationsaufwand ist extrem gestiegen. Fragen dann über Email & Chatprogramme zu klären war dann irgendwann einfach keine Option mehr."

Das Ergebnis

Durch CANDIS konnte Vimcar innerhalb kürzester Zeit die Email-Flut bewältigen. Alle Mitarbeiter wurden eingeladen, alle Konten verknüpft und dann konnte es auch schon losgehen. Alle Belege werden seitdem zentral gesammelt, die Daten automatisch erfasst und zur Freigabe an die verantwortlichen Kollegen zugewiesen. Sämtliche Kommunikation findet ausschließlich über CANDIS statt. Durch automatische Erinnerungen werden alle Belege zeitnah freigegeben und für die Zahlung direkt zu DATEV exportiert.Durch das zentrale Rechnungsarchiv können sämtliche Mitarbeiter relevante Rechnungen schnell finden und Rückfragen direkt in CANDIS klären ohne manuelle Excellisten zu pflegen.

Empfehlung an alle KMUs

CANDIS ist ein wichtiger Baustein um die internen Kontrollsysteme zu verbessern. Die ausführliche Prozessdokumentation ist super!

Anforderungen

  • Einheitlicher Prozessfür alle Rechnungen

  • Zusammenarbeit unter Teammitgliedern

  • Schnittstelle zu DATEV

Erfolgsfaktoren

  • Kommunikation komplett über CANDIS

  • Zentraler Zugriff auf alle Rechnungen zu jeder Zeit

  • Einfache und schnell implementiert

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