Wie effizient ist Ihre Buchhaltung?

Machen Sie jetzt den kurzen Test! Im Anschluss werten wir in unserem Report aus, an welchen Stellen Ihre Buchhaltung noch verbessert werden kann.

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Frage 1

Wie viele Rechnungen gehen bei Ihnen pro Monat ein?

  • Unter 100
  • 100 – 500
  • Über 500

Frage 2

Wie verwalten Sie eingehende Papierrechnungen?

  • Da wir größtenteils Rechnungen in Papierform erhalten, scannen wir diese zunächst ein und legen sie dann digital ab.
  • Unsere Brief-Rechnungen heften wir in Papierform in einem analogen Ordner ab.
  • Wir bekommen hauptsächlich digitale Rechnungen, für die übrigen Papierrechnungen verwenden wir eine Scan-App.

Frage 3

Wie sieht es mit digitalen Belegen aus – wie gehen Sie mit Rechnungen per E-Mail oder aus Portalen um?

  • Die Rechnungen werden jeweils an die persönliche E-Mail-Adresse geschickt. Danach folgt die Weiterleitung und das Ausdrucken der Belege.
  • Wir besitzen ein zentrales Postfach, wo alle Rechnungen eingehen. Dort laden wir die Belege runter und leiten sie entsprechend weiter.
  • Eine Software sammelt automatisch alle eingehende Rechnungen und stellt sie zusammen, sodass Belege nicht mehr händisch weitergereicht werden müssen.

Frage 4

Weiter geht es mit der Rechnungsfreigabe: Wie geben Sie Ihre Rechnungen frei?

  • Die Freigabe erfolgt bei uns per Mail oder Excel-Sheet.
  • Mit unserem Online-Tool werden die Belege dem Freigeber zugewiesen. Wir können Workflows erstellen und dadurch die Freigabe vollautomatisieren.
  • Mit der klassischen Freigabemappe: Abgeheftete Rechnungen werden im Papierformat den zuständigen Freigebern weitergereicht.

Frage 5

Wie sieht es in Sachen Zahlungsfristen aus?

  • Offene Posten tragen wir in eine Excel-Tabelle ein.
  • Eine Software erinnert uns an alle Fälligkeiten.
  • In der Vergangenheit gab es öfter mal Mahnungen.

Frage 6

Wie legen Sie Rechnungen und Kontoauszüge ab?

  • Wir heften Eingangsrechnungen nach einem ABC-Register entsprechend den Lieferantennamen ab. Kontoauszüge sortieren wir von alt bis neu.
  • Das Sortieren und ordentliche Abheften zur weiteren Bearbeitung erfolgt zum großen Teil durch unseren Steuerberater.
  • Ein Buchhaltungstool ordnet die Belege automatisch den entsprechenden Perioden zu. Die manuelle Arbeit fällt daher weitgehend weg.

Frage 7

Wie stellen Sie sicher, dass all Ihre Dokumente vollständig sind und die Transaktionen mit den Belegen übereinstimmen?

  • Die Bankabstimmung ist bei uns noch ein sehr manueller Prozess: Ein Mitarbeiter betrachtet sowohl jeden Buchungssatz als auch jede Transaktion einzeln und vergleicht sie.
  • Unser Steuerberater kümmert sich darum. Wir erhalten sowohl die Überweisungsvorlage als auch Zahlungslisten mit fehlenden Belegen.
  • Ein Buchhaltungsprogramm erkennt automatisch die passenden Daten. Durch die Bankanbindung werden so Zahlungen und Belege vollautomatisch abgeglichen.

Frage 8

Wie bezahlen Sie Ihre Rechnungen?

  • Wir benutzen SFirm, Starmoney oder eine andere Electronic Banking Software für unser Finanzmanagement.
  • Der Bezahlvorgang läuft bei uns weitgehend noch manuell ab. Das heißt, Rechnungsdaten müssen jedes Mal von Hand abgetippt werden.
  • Komplett ohne manuelle Datenerfassung: Durch die Bankanbindung zum Buchhaltungstool und die Texterkennung zahlen wir Rechnungen mit einem Klick.

Frage 9

Wie übermitteln Sie Ihre Dokumente an den Steuerberater?

  • Wir erstellen einen klassischen Pendelordner: Wir sortieren die Belege in Papierform ein und heften die passenden Kontoauszüge von der Bank und den Kreditkarten dahinter.
  • Alle Daten lade ich mit einem Filesharing-Tool wie Dropbox hoch. Kontoauszüge werden über das Banking abgerufen oder per CSV zum Steuerbüro geschickt.
  • Über direkte Schnittstellen landen alle Beleg- und Bankdaten direkt im Buchhaltungssystem und werden ohne Aufwand weiterverarbeitet.

Das war’s!

Wir analysieren nun Ihre Buchhaltung:

  • Auf welchem Stand befindet sich Ihre Buchhaltung?
  • Welche Prozesse können Sie durch gezielte Maßnahmen vereinfachen?

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