Buchhaltung – Definition und Aufgaben des Rechnungswesens

Die Buchhaltung dokumentiert die Geschäftsvorfälle in einem Unternehmen über einen gewissen Zeitraum, für gewöhnlich über ein Geschäftsjahr. Sie hat dabei nicht nur die Aufgabe Einnahmen und Ausgaben zu verbuchen, sondern auch Zahlungstermine im Blick zu behalten und Zahlungen zu veranlassen.

Außerdem bietet die Buchhaltung mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung, der GuV und der Bilanz die wichtigsten Datensätze für den Jahresabschluss und die Steuererklärung. Alle aufgeführten Informationen sind auch für das Controlling wichtig.

Buchhaltung ist per Definition die Sammelbezeichnung für alle Tätigkeiten und Abteilungen des Rechnungswesens, die mit der Buchführung eines Unternehmens befasst sind. Die Begriffe werden synonym verwendet. Buchführung und Buchhaltung bezeichnen die tabellarisch-numerische Aufzeichnung der Geschäftstätigkeit eines Unternehmens mithilfe von Belegen.

Ein Beleg kann eine Rechnung, ein Inventar oder eine Quittung sein. Die Buchhaltung dient der internen Dokumentation genauso wie als fiskalische Grundlage zur Erhebung von Abgaben. Darum ist es notwendig, dass Buchhaltung immer vollständig, geordnet und zeitlich-periodisch nachvollziehbar gehandhabt wird.

Die Buchung der Geschäftsvorfälle ist gerade für die einfache und korrekte Festsetzung der Steuern, wie etwa der Umsatzsteuer, wichtig. Dass die Buchhaltung nachvollziehbar ist, ist vor allem für Prüfungen durch Wirtschaftsprüfer und das Finanzamt wichtig.

Einfache und doppelte Buchhaltung

Wer ein Unternehmen gründet oder sich selbstständig macht, muss sich zwangsläufig mit dem Thema Buchhaltung auseinandersetzen. Auch Sie werden also schon von der einfachen und der doppelten Buchführung gehört haben. Je nachdem wie groß ein Unternehmen ist, ist es zu der einen oder der anderen Variante verpflichtet. Doch was ist eigentlich der Unterschied?

Einfache Buchhaltung

Bei der einfachen Buchhaltung werden alle Einnahmen und Ausgaben einfach nur mit dem passenden Datum aufgelistet. Wichtig ist dabei, dass die Geschäftsvorfälle in verschiedene Arten unterteilt werden. So müssen Sie umsatzsteuerpflichtige und Einnahmen, die von der Umsatzsteuer befreit sind, getrennt voneinander buchen. Kosten, wie Materialkosten und Abschreibungen werden ebenfalls in eine eigene Rubrik eingeteilt.

Die einfache Buchführung wird mit der Einnahmenüberschussrechnung abgeschlossen, die Sie für die Steuererklärung für das Finanzamt nutzen. In dieser werden die Einnahmen und Ausgaben ebenfalls aufgeschlüsselt. Die einfache Buchführung ist meist für Gründer, junge Unternehmer und Selbstständige interessant.

Doppelte Buchhaltung

Unternehmen, die mehr als 600.000 Euro Umsatz oder über 60.000 Euro Gewinn im Jahr verzeichnen, sind zur doppelten Buchführung verpflichtet. Kern des Ganzen ist die doppelte Buchung. Jeder Geschäftsvorfall muss zweimal verbucht werden – zum einen auf Bestandskonten, die in Aktiv- und Passivkonten unterteilt sind, und zum anderen in Auftrags- und Ertragskonten.

Jede Buchung wird einmal auf dem Konto und dem passenden Gegenkonto vorgenommen. Die doppelte Buchführung wird mit der Bilanz abgeschlossen, die einer der Hauptbestandteile vom Jahresabschluss des Unternehmens ist. Auf Grundlage dieser Daten kann eine Firma dann ihre Steuererklärung für das Finanzamt ausfertigen.

Jeder Kaufmann ist zur Buchhaltung verpflichtet. Maßgebliche Bestimmungen dieser Verpflichtung sind in §238 des Handelsgesetzbuches (HGB) festgehalten.

Das müssen Sie bei der Buchhaltung beachten: Die wichtigsten Regeln für die Buchhaltung sind in den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung, kurz GoBD, festgelegt. Die Buchführung muss so umgesetzt werden, dass sie bei einer Prüfung durch das Finanzamt oder andere befugte Personen nachvollzogen werden kann.

Aus Sicht des Gesetzgebers ist die Buchhaltung also nicht in erster Linie ein unternehmerisches Werkzeug, sondern ein Transparenzindikator.

Teilbereiche der Buchhaltung

Die Buchhaltung muss verschiedene Aufgaben erfüllen. Sie muss zum Beispiel sowohl Löhne als auch Zahlungen von Kunden und Anlagen verbuchen. In großen Unternehmen können die Mitarbeiter für bestimmte Bereiche eingesetzt werden. In kleineren Unternehmen werden die Aufgaben in der Regel alle von einem Mitarbeiter übernommen. Insgesamt gibt es vier Bereiche:

• Lohnbuchhaltung: Hier werden die Lohn- und Gehaltsabrechnungen aller Angestellten eines Unternehmens genauso abgewickelt wie Sozialabgaben und melderechtliche Einzelheiten.

• Debitorenbuchhaltung: Sie umfasst Forderungen an Kunden aus erbrachten Leistungen oder Lieferungen. Die Kunden werden in diesem Fall Debitoren genannt.

• Kreditorenbuchhaltung: Sie umfasst Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten
  aus bezogenen Leistungen oder Lieferungen.

• Anlagenbuchhaltung: Sie umfasst diejenigen Wirtschaftsgüter, die für das Erbringen von Lieferungen und Leistungen erforderlich sind. Hier werden etwa Abschreibungen für Sachanlagen vorgenommen und Ausgaben für neue Sachanlagen verbucht.

Welche Buchhaltungssoftware sollten Sie nutzen?

Es gibt zahlreiche Programme auf dem Markt, die sich für die Buchhaltung anbieten. Die meisten davon arbeiten mit OCR und können auch aus Scans und Bildern Daten herausziehen. Leider ist die Fehlerquote hier alles andere als gering.

Deshalb arbeitet unsere Buchhaltungssoftware mit künstlicher Intelligenz, die Rechnungen schneller und korrekter einlesen kann als reine OCR-Programme. Unsere intelligente Software prüft Belege auf Vollständigkeit und ordnet sie der passenden Transaktion zu. Über offene Rechnungen oder Belege, bei denen Sie sich Skonti sichern können, wenn Sie früher zahlen, informiert Candis Sie ebenfalls jederzeit. Und die Bezahlung einer Rechnung? Sie können jede Rechnung mit nur einem Klick aus Candis heraus sicher bezahlen.