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Buchhaltung – Definition und Aufgaben

Die Buchhaltung dokumentiert die Geschäftsvorfälle in einem Unternehmen über einen gewissen Zeitraum, für gewöhnlich über ein Geschäftsjahr. Sie hat dabei nicht nur die Aufgabe Einnahmen und Ausgaben zu verbuchen, sondern auch Zahlungstermine im Blick zu behalten und Zahlungen zu veranlassen.

Außerdem bietet die Buchhaltung mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung, der GuV und der Bilanz die wichtigsten Datensätze für den Jahresabschluss und die Steuererklärung. Alle aufgeführten Informationen sind auch für das Controlling wichtig.

Buchhaltung: Eine kurze Definition

Buchhaltung ist per Definition die Sammelbezeichnung für alle Tätigkeiten und Abteilungen des , die mit der Buchführung eines Unternehmens befasst sind.

Sind Buchhaltung und Buchführung das gleiche?

Obwohl die Begriffe oft synonym verwendet werden, gibt es Unterschiede zwischen Buchhaltung und Buchführung:

  • Buchführung: Sie umfasst die tägliche Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen. Jede finanzielle Aktivität, sei es ein Einkauf, ein Verkauf oder eine sonstige finanzielle Bewegung, wird erfasst.

  • Buchhaltung: Dieser Begriff hat einen umfassenderen Charakter. Während die Buchführung die tägliche Erfassung von Geschäftsvorfällen umfasst, beinhaltet die Buchhaltung zusätzlich die Interpretation, Klassifizierung, Analyse, Berichterstattung und Zusammenfassung dieser Daten.

Ein Beleg kann eine Rechnung, ein Inventar oder eine Quittung sein. Die Buchhaltung dient der internen Dokumentation genauso wie als fiskalische Grundlage zur Erhebung von Abgaben. Darum ist es notwendig, dass Buchhaltung immer vollständig, geordnet und zeitlich-periodisch nachvollziehbar gehandhabt wird.

Die Buchung der Geschäftsvorfälle ist gerade für die einfache und korrekte Festsetzung der Steuern, wie etwa der Umsatzsteuer, wichtig. Dass die Buchhaltung nachvollziehbar ist, ist vor allem für Prüfungen durch Wirtschaftsprüfer und das Finanzamt wichtig.

Warum ist die Buchhaltung für Unternehmen wichtig?

Die Buchhaltung ist aus mehreren Gründen unerlässlich:

  1. Transparenz: Sie gibt einen klaren Überblick über die finanzielle Situation eines Unternehmens.

  2. Rechenschaft: Sie ermöglicht es Unternehmen, gegenüber Stakeholdern wie Investoren, Finanzbehörden und Aktionären Rechenschaft abzulegen.

  3. Entscheidungsfindung: Auf Grundlage der Buchhaltung können Managemententscheidungen bezüglich Investitionen, Finanzierungen und Betriebsstrategien getroffen werden.

  4. Rechtliche Konformität: Eine ordnungsgemäße Buchhaltung stellt sicher, dass ein Unternehmen alle gesetzlichen Vorgaben und Steuerverpflichtungen erfüllt.

Das musst du bei der Buchhaltung beachten

Die wichtigsten Regeln für die Buchhaltung sind in den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung, kurz GoBD, festgelegt. Die Buchführung muss so umgesetzt werden, dass sie bei einer Prüfung durch das Finanzamt oder andere befugte Personen nachvollzogen werden kann.

Wer ist buchführungspflichtig und wer nicht?

Grundsätzlich sind alle Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzbuches (HGB) zur Buchführung verpflichtet. Dazu zählen:

  • Eingetragene Kaufleute (e.K.)

  • Offene Handelsgesellschaften (OHG)

  • Kommanditgesellschaften (KG)

  • GmbHs und AGs

Nicht buchführungspflichtig sind dagegen Kleinunternehmer:innen im Sinne des Umsatzsteuergesetzes oder Freiberufler:innen, solange sie bestimmte Umsatz- und Gewinngrenzen nicht überschreiten.

Befreiung von der Buchführungspflicht: Die Einkommensgrenzen

Einige Unternehmen und Selbstständige können von der Buchführungspflicht befreit werden, wenn sie bestimmte Einkommensgrenzen nicht überschreiten.

Umsatzerlöse: 600.000 Euro

Jahresüberschuss: 60.000 Euro

Einfache und doppelte Buchhaltung

Wer ein Unternehmen gründet oder sich selbstständig macht, muss sich zwangsläufig mit dem Thema Buchhaltung auseinandersetzen. Je nachdem wie groß ein Unternehmen ist, ist es zu der einen oder der anderen Variante verpflichtet. Doch was ist eigentlich der Unterschied?

Einfache Buchhaltung

Bei der einfachen Buchhaltung werden alle Einnahmen und Ausgaben einfach nur mit dem passenden Datum aufgelistet. Wichtig ist dabei, dass die Geschäftsvorfälle in verschiedene Arten unterteilt werden. So musst du umsatzsteuerpflichtige und Einnahmen, die von der Umsatzsteuer befreit sind, getrennt voneinander buchen. Kosten, wie Materialkosten und Abschreibungen werden ebenfalls in eine eigene Rubrik eingeteilt.

Die einfache Buchführung wird mit der Einnahmenüberschussrechnung abgeschlossen, die du für die Steuererklärung für das Finanzamt nutzt. In dieser werden die Einnahmen und Ausgaben ebenfalls aufgeschlüsselt. Die einfache Buchführung ist meist für Gründer, junge Unternehmer und Selbstständige interessant.

Doppelte Buchhaltung

Unternehmen, die mehr als 600.000 Euro Umsatz oder über 60.000 Euro Gewinn im Jahr verzeichnen, sind zur doppelten Buchführung verpflichtet. Kern des Ganzen ist die doppelte Buchung. Jeder Geschäftsvorfall muss zweimal verbucht werden – zum einen auf Bestandskonten, die in Aktiv- und Passivkonten unterteilt sind, und zum anderen in Auftrags- und Ertragskonten.

Jede Buchung wird einmal auf dem Konto und dem passenden Gegenkonto vorgenommen. Die doppelte Buchführung wird mit der Bilanz abgeschlossen, die einer der Hauptbestandteile vom Jahresabschluss des Unternehmens ist. Auf Grundlage dieser Daten kann eine Firma dann ihre Steuererklärung für das Finanzamt ausfertigen.

Wer ist zur doppelten Buchführung verpflichtet?

Zur doppelten Buchführung, bei der Geschäftsvorfälle sowohl auf einem Soll- als auch auf einem Habenkonto erfasst werden, sind folgende Unternehmen verpflichtet: Kapitalgesellschaften (GmbH, AG), Personengesellschaften (OHG, KG), sofern sie nicht als Kleingewerbetreibende gelten und eingetragene Kaufleute (e.K.), sofern sie die Umsatz- und Gewinngrenzen überschreiten.

Teilbereiche der Buchhaltung

Die Buchhaltung muss verschiedene Aufgaben erfüllen. Sie muss zum Beispiel sowohl Löhne als auch Zahlungen von Kunden und Anlagen verbuchen. In großen Unternehmen können die Mitarbeiter für bestimmte Bereiche eingesetzt werden. In kleineren Unternehmen werden die Aufgaben in der Regel alle von einem Mitarbeiter übernommen. Insgesamt gibt es vier Bereiche:

  • Bei der Lohnbuchhaltung werden die Lohn- und Gehaltsabrechnungen aller Angestellten eines Unternehmens genauso abgewickelt wie Sozialabgaben und melderechtliche Einzelheiten.

  • Die Debitorenbuchhaltung umfasst Forderungen an Kunden aus erbrachten Leistungen oder Lieferungen. Die Kunden werden in diesem Fall Debitoren genannt.

  • Die Kreditorenbuchhaltung umfasst Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten
    aus bezogenen Leistungen oder Lieferungen.

  • Die Anlagenbuchhaltung umfasst diejenigen Wirtschaftsgüter, die für das Erbringen von Lieferungen und Leistungen erforderlich sind. Hier werden etwa Abschreibungen für Sachanlagen vorgenommen und Ausgaben für neue Sachanlagen verbucht.

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Es gibt zahlreiche Programme auf dem Markt, die sich für die Buchhaltung anbieten. Die meisten davon arbeiten mit der OCR-Technologie und können auch aus Scans und Bildern Daten herausziehen. Leider ist die Fehlerquote hier alles andere als gering.

Deshalb arbeitet Candis mit künstlicher Intelligenz, die Rechnungen schneller und korrekter einlesen kann als reine OCR-Programme. Unsere intelligente Software prüft Belege auf Vollständigkeit und ordnet sie der passenden Transaktion zu. Über offene Rechnungen oder Belege, bei denen du dir Skonti sichern kannst, wenn du früher zahlst, informiert Candis dich ebenfalls jederzeit.

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