Reisekosten

Kosten, die bei Geschäftsreise und Außentermin entstehen, werden in der Reisekostenabrechnung zusammengefasst. Zu Reisekosten zählen Fahrtkosten, Hotelkosten, Verpflegungsmehraufwand sowie Reisenebenkosten.

Das Bundesreisekostengesetz einfach erklärt

Das Bundesreisekostengesetz (BRKG) regelt die Erstattung von Reisekosten für Bundesbeamte und -beamtinnen, Richter und Richterinnen des Bundes sowie Soldaten und Soldatinnen. Es bestimmt, welche Aufwendungen und unter welchen Bedingungen diese vom Arbeitgeber erstattet werden.

Hintergrund

Reisen, die im Zusammenhang mit der Dienstausübung stehen, verursachen Kosten. Um sicherzustellen, dass diese Kosten den betroffenen Personen nicht zur Last fallen, hat der Gesetzgeber das BRKG ins Leben gerufen. Dabei ist das Ziel, eine angemessene Kostenerstattung sicherzustellen, ohne dass daraus ein finanzieller Gewinn entsteht.

Hauptpunkte des Bundesreisekostengesetzes

  1. Reiseanlässe:

    Das Gesetz definiert, welche Anlässe als dienstliche Reisen gelten.

  2. Reisearten:

    Unterschieden wird z.B. zwischen Dienstreisen, Dienstgang, Auswärtstätigkeiten und Fortbildungsreisen.

  3. Tagegelder und Übernachtungskosten:

    Es werden feste Sätze für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten festgelegt, abhängig von der Dauer und dem Ort der Reise.

  4. Fahrtkosten:

    Das Gesetz regelt, welche Kosten für die Benutzung von Verkehrsmitteln erstattet werden und in welcher Höhe.

  5. Reisekostenabrechnung:

    Hier werden Formalien und Fristen für die Einreichung von Belegen und die Abrechnung von Reisekosten geregelt.

Bedeutung für Beamt:innen und Arbeitnehmer:innen des Bundes

Für Personen, die im öffentlichen Dienst des Bundes tätig sind, bietet das BRKG eine klare und verlässliche Grundlage für die Abrechnung ihrer Dienstreisen. Sie können sich darauf verlassen, dass ihre notwendigen Ausgaben im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen erstattet werden.

Reisekosten aus Dienstreise richtig absetzen – so geht’s

Grundsätzlich ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet, die Reisekosten des Arbeitnehmers zu erstatten – in der Regel übernimmt der Arbeitgeber aber die Kosten der Dienstreise. Alternativ können Reisekosten auch als Werbungskosten abgesetzt werden: Sie senken das zu versteuernde Einkommen und verringern die Steuerlast.

Aber: Das lohnt sich erst, wenn Sie über die Pauschale von 1000 Euro kommen. In diesem Fall müssen Sie nachweisen, dass die Reise aus beruflichen Gründen stattgefunden hat. Sie sollten daher alle Quittungen und Rechnungen aufbewahren; zum Beispiel mit Excel oder einer vergleichbaren Software – das freut auch die Buchhaltung.

Reisekostenabrechnung: Fahrtkosten abhängig vom Fahrzeug berechnen

Übrigens: Auch die Hin- und Rückfahrt zur Arbeit zählt zu den Fahrtkosten.

  • Bei einer Geschäftsreise mit dem privaten PKW kannst du ohne Nachweise pauschal pro Kilometer 30 Cent absetzen. Sollten die Ausgaben höher sein, musst du Einzelnachweise erbringen. Eine weitere Möglichkeit, die Fahrten mit dem eigenen Auto zu dokumentieren, ist das Führen eines Fahrtenbuchs.

  • Für sehr hochwertige PKW lohnt sich die Ermittlung des individuellen Kilometersatzes: Alle Kosten, die innerhalb von 12 Monaten anfallen, werden addiert und durch die Kilometeranzahl geteilt. Diese Methode ist zwar aufwändig, bringt aber die genauesten Ergebnisse.

  • Für Reisen mit Flugzeug, Bus, Bahn oder Taxi brauchst du ebenfalls Einzelbelege.

  • Bei einer Reise mit dem Dienstwagen übernimmt der Arbeitgeber alle Kosten, deshalb fällt auch der Steuervorteil aus.

Reisenebenkosten nicht vergessen

Der Arbeitgeber kann die Reisenebenkosten lohnsteuerfrei erstatten; dazu gehören Mautgebühren, Parkgebühren, Telefongebühren, Eintrittskarten für geschäftliche Veranstaltungen und sogar Trinkgelder. Traurig aber wahr: Kosten von Minibar, Pay-TV und Bußgeldern sind nicht absetzbar.

Verpflegungsmehraufwand im In- und Ausland in der Reisekostenabrechnung

Reisen macht hungrig – zum Glück können die Kosten für Frühstück, Mittag- und Abendessen in der Abrechnung geltend gemacht werden. Die Höhe der Kosten, die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer für Verpflegung erstattet, ist genau festgelegt.

  • Bei einer Reisedauer von mehr als acht Stunden gibt es pauschal 12 Euro.

  • Ebenfalls 12 Euro sind für den An- und Abreisetag vorgesehen.

  • Für Geschäftsreisen, die mindestens 24 Stunden dauern, sind immerhin Pauschalen von 24 Euro drin.

  • Bei Geschäftsreisen im Inland gibt es eine Besonderheit: Wer sich das teure Frühstück im Hotel gönnt, riskiert die Kürzung des Verpflegungsmehraufwands – Selbstverpflegung lohnt sich also.

Für Reisen ins Ausland sind die Pauschalen für Verpflegung höher; sie gelten ab einem Aufenthalt von 24 Stunden außerhalb der deutschen Landesgrenzen.

Übernachtungskosten

Hat dein Unternehmen nicht bereits für dich ein Hotel gebucht und die Rechnung bezahlt, musst du zuerst selbst für die Übernachtungskosten aufkommen. In diesem Fall ist es möglich, die Kosten mit einem Beleg abzurechnen oder Pauschalen zu nutzen. Die jeweilige Pauschale kannst du im BMF-Schreiben einsehen. Sie ist von Land zu Land unterschiedlich hoch.

Grundsätzlich gilt für Übernachtungskosten der ermäßigte Steuersatz von 7 %.
Wichtig ist, dass die Ausgaben über Belege, z. B. Hotelrechnungen, nachweisbar sind, andernfalls werden sie nicht erstattet. Außerdem sollten in der Rechnung die verschiedenen Beträge nach ihrem Umsatzsteuersatz aufgeschlüsselt werden, um eine saubere Buchhaltung zu gewährleisten.

Das bedeutet: Die Übernachtung mit einem Steuersatz von 7 % muss vom sogenannten Business-Package mit 19 % Umsatzsteuer getrennt werden. Ist das Frühstück im Business-Package enthalten, so muss es herausgerechnet werden und von der Verpflegungspauschale mit 20 % abgezogen werden.

Reisekostenabrechnung: Achte auf die richtige Form

Beim Erstellen einer Reisekostenabrechnung müssen viele Kriterien erfüllt werden — ein kleiner Fehler oder eine Informationslücke und das Finanzamt entscheidet, dass die Ausgaben entweder nur teilweise oder gar nicht akzeptiert und erstattet werden.

Das ist vor allem für Unternehmen interessant, die die Ausgaben auf Geschäftsreisen beim Vorsteuerabzug geltend machen können. Dazu müssen allerdings alle Belege vollständig vorliegen und die Reisekostenabrechnung formal richtig aufgestellt ist. Wurden Pauschalen in der Reisekostenabrechnung eingetragen, können diese nicht für den Vorsteuerabzug geltend gemacht werden.‍

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