Reisekostenabrechnung – Kosten für Geschäftsreisen und Co.

Kosten, die bei Geschäftsreise und Außentermin entstehen, werden in der Reisekostenabrechnung zusammengefasst. Zu Reisekosten zählen Fahrtkosten, Hotelkosten, Verpflegungsmehraufwand sowie Reisenebenkosten. Schickt Sie Ihr Unternehmen auf eine Messe, ein Seminar oder zu einem Kundentermin, können Sie die Kosten für die Reise absetzen.

Grundsätzlich ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet, die Reisekosten des Arbeitnehmers zu erstatten – in der Regel übernimmt der Arbeitgeber aber die Kosten der Dienstreise. Alternativ können Reisekosten auch als Werbungskosten abgesetzt werden: Sie senken das zu versteuernde Einkommen und verringern die Steuerlast.

Aber: Das lohnt sich erst, wenn Sie über die Pauschale von 1000 Euro kommen. In diesem Fall müssen Sie nachweisen, dass die Reise aus beruflichen Gründen stattgefunden hat. Sie sollten daher alle Quittungen und Rechnungen aufbewahren; zum Beispiel mit Excel oder einer vergleichbaren Software – das freut auch die Buchhaltung.

Reisekostenabrechnung: Fahrtkosten berechnen

Bei einer Geschäftsreise mit dem privaten PKW können Sie ohne Nachweise pauschal pro Kilometer 30 Cent absetzen. Sollten die Ausgaben höher sein, müssen Sie Einzelnachweise erbringen. Eine weitere Möglichkeit, die Fahrten mit dem eigenen Auto zu dokumentieren, ist das Führen eines Fahrtenbuchs. Für sehr hochwertige PKW lohnt sich die Ermittlung des fahrzeugindividuellen Kilometersatzes: Alle Kosten, die innerhalb von 12 Monaten anfallen, werden addiert und durch die Kilometeranzahl geteilt. Diese Methode ist zwar aufwändig, bringt aber die genauesten Ergebnisse.

Für Reisen mit Flugzeug, Bus, Bahn oder Taxi brauchen Sie ebenfalls Einzelbelege. Bei einer Reise mit dem Dienstwagen übernimmt der Arbeitgeber sowieso alle Kosten, deshalb fällt auch der Steuervorteil aus. Übrigens: Auch die Hin- und Rückfahrt zur Arbeit zählt zu den Fahrtkosten.

Reisenebenkosten nicht vergessen

Der Arbeitgeber kann die Reisenebenkosten lohnsteuerfrei erstatten; dazu gehören Mautgebühren, Parkgebühren, Telefongebühren, Eintrittskarten für geschäftliche Veranstaltungen und sogar Trinkgelder. Traurig aber wahr: Kosten von Minibar, Pay-TV und Bußgeldern sind nicht absetzbar.

Verpflegungsmehraufwand im In- und Ausland in der Reisekostenabrechnung

Reisen macht hungrig – zum Glück können die Kosten für Frühstück, Mittag- und Abendessen in der Abrechnung geltend gemacht werden. Wer sich jetzt schon auf ein luxuriöses Drei-Gänge-Menü gefreut hat, wird enttäuscht sein. Denn: Die Höhe der Kosten, die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer für Verpflegung erstattet, ist genau festgelegt.

Bei einer Reisedauer von mehr als acht Stunden gibt es pauschal 12 Euro. Ebenfalls 12 Euro sind für den An- und Abreisetag vorgesehen. Für Geschäftsreisen, die mindestens 24 Stunden dauern, sind immerhin Pauschalen von 24 Euro drin. Bei Geschäftsreisen im Inland gibt es eine Besonderheit: Wer sich das teure Frühstück im Hotel gönnt, riskiert die Kürzung des Verpflegungsmehraufwands – Selbstverpflegung lohnt sich also.

Für Reisen ins Ausland sind die Pauschalen für Verpflegung höher; sie gelten ab einem Aufenthalt von 24 Stunden außerhalb der deutschen Landesgrenzen. Für Reisen nach Polen gelten Pauschbeträge von 27 bis 33 Euro, nach Tschechien gilt ein Pauschbetrag von 35 Euro und nach Österreich sind es 36 Euro pro Tag. Die vollständige Liste mit den Pauschbeträgen für Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten bei dienstlichen Reisen in das Ausland 2018 stellt das Bundesfinanzministerium zur Verfügung.

Übernachtungskosten

Hat Ihr Unternehmen nicht bereits für Sie ein Hotel gebucht und die Rechnung bezahlt, müssen Sie zuerst selbst für die Übernachtungskosten aufkommen. In diesem Fall ist es möglich, die Kosten mit einem Beleg abzurechnen oder Pauschalen zu nutzen. Die jeweilige Pauschale, können Sie im BMF-Schreiben einsehen. Sie ist von Land zu Land unterschiedlich hoch. In Deutschland liegt der Pauschalbetrag momentan bei 20 Euro.

Grundsätzlich gilt für Übernachtungskosten der ermäßigte Steuersatz von 7%.
Wichtig ist, dass die Ausgaben über Belege, z.B. Hotelrechnungen, nachweisbar sind, andernfalls werden sie nicht erstattet. Außerdem sollten in der Rechnung die verschiedenen Beträge nach ihrem Umsatzsteuersatz aufgeschlüsselt werden, um eine saubere Buchhaltung zu gewährleisten.

Das bedeutet: Die Übernachtung mit einem Steuersatz von 7% muss vom sogenannten Business-Package mit 19% Umsatzsteuer getrennt werden. Ist das Frühstück im Business-Package enthalten, so muss es herausgerechnet werden und von der Verpflegungspauschale mit 20% abgezogen werden.

Reisekostenabrechnung: Achten Sie auf die richtige Form

Beim Erstellen einer Reisekostenabrechnung müssen viele Kriterien erfüllt werden — ein kleiner Fehler oder eine Informationslücke und das Finanzamt entscheidet, dass die Ausgaben entweder nur teilweise oder gar nicht akzeptiert und erstattet werden.

Das ist vor allem für Unternehmen interessant, die die Ausgaben auf Geschäftsreisen beim Vorsteuerabzug geltend machen können. Dazu müssen allerdings alle Belege vollständig vorliegen und die Reisekostenabrechnung formal richtig aufgestellt ist. Wurden Pauschalen in der Reisekostenabrechnung eingetragen, können diese nicht für den Vorsteuerabzug geltend gemacht werden.‍