ZUGFeRD – Digitales Format für elektronische Rechnungen

Wer sich mit dem Thema elektronische Rechnung befasst, stößt schnell auf den Begriff ZUGFeRD. Dabei handelt es sich um ein Akronym, das für Zentraler Userguide des Forums elektronische Rechnung Deutschland steht.

ZUGFeRD ist auch der Begriff für das elektronische Rechnungsdatenformat, das vom Forum elektronische Rechnung Deutschland entwickelt wurde. Das Format wird Unternehmen und Behörden kostenlos zur Verfügung gestellt, wenn sie es nutzen möchten.

Sie können es für den Rechnungsaustausch mit anderen Unternehmen, Behörden, aber auch Verbraucher:innen nutzen. Das ZUGFeRD gemäß deutscher als auch europäischer Standards entwickelt wurde, kann es auch für den Rechnungsaustausch innerhalb der EU verwendet werden.

1. Kombiniertes Format:

   ZUGFeRD-Rechnungen sind gleichzeitig maschinenlesbar (XML) und menschenlesbar (PDF).

2. Interoperabilität:

   Dank des standardisierten Formats können Unternehmen, unabhängig von ihren IT-Systemen, Rechnungen auf dieselbe Weise austauschen und verarbeiten.

3. Zeit- und Kostenersparnis:

   Automatisierte Verarbeitung reduziert den manuellen Aufwand und die Fehleranfälligkeit.

4. Rechtliche Konformität:

   ZUGFeRD entspricht den rechtlichen Anforderungen für elektronische Rechnungen in Deutschland und der EU.

ZUGFeRD hat im Laufe der Zeit mehrere Versionen und Profile durchlaufen, um unterschiedlichen Anforderungen von Unternehmen gerecht zu werden:

1. BASIC:

   Für kleinere Unternehmen mit weniger komplexen Anforderungen.

2. COMFORT:

   Für mittlere Unternehmen; beinhaltet zusätzliche Informationen wie Bestellreferenz, Steuersätze usw.

3. EXTENDED:

   Für größere Unternehmen oder spezifische Branchen mit umfangreichen Anforderungen.

ZUGFeRD kann in verschiedenen Branchen und Unternehmensgrößen eingesetzt werden, z.B.:

• Handel

• Industrie

• Dienstleistungssektor

• Öffentlicher Sektor

Das Format zeichnet sich dadurch aus, dass es hybrid ist. Es vereint die Vorzüge des PDF- und des XML-Formats. Dabei werden strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format in eine PDF/A-3-Datei integriert. So wird die Komponente der menschlichen und der technischen Rechnungsverarbeitung vereint.

Buchhalter und Steuerfachangestellte arbeiten dabei mit der PDF-Datei und prüfen diese auf Richtigkeit und Vollständigkeit. Sie können sie auch für die händische Buchung nutzen. Das ist allerdings gar nicht mehr nötig, da alle Daten auch im XML-Format mitgeliefert werden und ohne Probleme in verschiedenen Softwaresystemen verarbeitet werden können.

Darum lohnt es sich, ZUGFeRD zu nutzen

Die Vorteile für Unternehmen: Bekommst du eine ZUGFeRD-Rechnung, können sie sich sicher sein, dass sie auch digital mit den Daten arbeiten können und diese nicht zuerst in das System eintippen müssen.

Zusätzlich haben verschiedene Untersuchungen ergeben, dass Unternehmen durch den Einsatz des Formats erhebliche Kosten einsparen können. Sowohl im Rechnungseingang als auch beim Rechnungsausgang lassen sich demnach Kosten zwischen 2 und 25 Euro pro Rechnung sparen. Sie können das ZUGFeRD also für eingehende und ausgehende Rechnungen nutzen.

ZUGFeRD als einheitliches Format

Damit hat ZUGFeRD bereits die Voraussetzungen für ein einheitliches Format erfüllt. Dadurch, dass die Nutzung und der Download kostenfrei sind, ist das Format auch jedem Unternehmen und jeder Behörde zugänglich. Wer eine ZUGFeRD-Rechnung erstellen will, muss lediglich ein Programm haben, das dieses Format unterstützt. Viele Anbieter von Buchhaltungssoftwares oder ERP-Systemen ermöglichen es Ihren Nutzern bereits. So können Nutzer von SAP beispielsweise problemlos Rechnungen mit ZUGFeRD erstellen und empfangen.

So wurde ZUGFeRD entwickelt

Die Entwicklung des Datenformats wurde von Unternehmen der Automobilindustrie, der Konsumgüterbranche, dem Gesundheitswesen, dem Bankensektor und der Software-Industrie vorangetrieben. Das Format entspricht außerdem den Anforderungen der öffentlichen Verwaltungen. Weitere Informationen zur Entwicklung, wie Sie den Standard einsetzen bekommen Sie auch auf ferd-net.de.