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Automatisierte Buchhaltung für Ihren Amazon-Business Account

Automatisierte Buchhaltung für Ihren Amazon-Business Account

Amazon ist für die meisten Kunden eine Plattform, die sehr einfach zu bedienen ist. Die Kunden loggen sich in ihren Account ein und haben dort eine zentrale Übersicht über ihre gesamten Bestellungen und Rechnungen. Aus Kundensicht ist Amazon die ideale Plattform, um schnell und unkompliziert Bestellungen abzuwickeln.

Einen Buchhalter, der die Rechnungen bearbeitet, stellt das Portal vor Herausforderungen, insbesondere wenn die Firma noch keine automatisierte Buchhaltungssoftware hat.

Viele Unternehmen nutzen Amazon auch für alle Einkäufe, die sie für ihr Unternehmen tätigen müssen. Buchhalter, der die Rechnungen von Kunden bearbeitet, stellt das Portal jedoch vor Herausforderungen, insbesondere wenn die Firma noch keine automatisierte Buchhaltungssoftware hat.

Diese Probleme und Herausforderungen sollen im folgenden Artikel näher ausgeführt werden. Zuerst einmal lässt sich feststellen, dass die Herausforderungen vielfältig sind. Um die Gründe zu erläutert, hilft es zunächst einmal zu verstehen, wie ein normaler Bestellprozess für den Kunden verläuft.

 

Wie erstelle ich einen Amazon-Business-Account?

 

Amazon-Rechnungen werden für viele Buchhalter zum Problem, besonders, wenn Daten oder Rechnungsbelege fehlen. Der Bestellprozess bei einem sogenannten Marketplace-Verkäufer unterscheidet sich jedoch nicht grundsätzlich von dem für Bestellungen, die direkt bei Amazon getätigt werden. Was Sie als Buchhalter bei Rechnungen in Amazon beachten müssen, um mögliche Fallstricke zu vermeiden und wie automatisierte Buchhaltung Ihnen dabei helfen kann, erklärt wir Ihnen in diesem Artikel.

Die meisten Artikel kann ein Privatkunde direkt bei Amazon kaufen. Nach seiner Bestellung bekommt er für seine gekauften Artikel direkt eine Rechnung. Der Kunden kann danach seine Rechnungen zentral in seinem Amazon-Account abrufen.

Allerdings  hat das Portal vor vielen Jahren eingeführt, dass auch andere Händler auf der Amazon-Plattform Produkte verkaufen können. Diese Händler nennen sich Marketplace-Händler. Sogenannte Marketplace-Händler sind Händler, unabhängige Verkäufer, die sowohl neue als auch gebrauchte Produkte verkaufen. 

Marketplace-Händler stehen in der Pflicht, ihre eigenen Rechnungen zu schreiben und an den Kunden zu schicken. Kunden, die bei Marketplace-Händlern Produkte kaufen, bekommen somit Ihre Rechnungen nicht direkt von Amazon bereitgestellt. Sie müssen darauf vertrauen, dass ihnen der Marketplace-Händler eine separate, vollständige und korrekte Rechnung zusendet.

Das ist jedoch leider nicht immer der Fall. Daraus entstehen Folgeprobleme für den Kunden, die auch die Buchhalter vor Herausforderungen stellen, die kein automatisiertes Buchhaltungssoftware haben. Käufer haben oft ihre Rechnungen von den Marketplace-Händlern nicht bekommen und befinden sich in einer zeitintensiven Austausch, da sie ständig Rücksprache mit dem Händler darüber halten müssen, wann sie ihre Rechnung zugeschickt bekommen. 

Ein anderes Problem ist, dass Kunden die Rechnungen nicht zentral auf der Amazon-Plattform herunterladen können. Um dieses Problem vorzubeugen, kann es für Kunden sinnvoll sein, einen Amazon Business-Account zu erstellen, besonders, wenn sie ein kleines bzw. mittelständisches Unternehmen führen und regelmäßig bei Amazon bestellen.

 

Sind die Details in eine Rechnung falsch eingetragen worden, was immer passieren kann wenn man keine automatisierte Buchhaltung hat, kann der Buchhalter nicht die Umsatzsteuer berechnen, da dies nur bei korrekten Rechnungen geht. Jedoch ergeben sich auch bei einem Amazon-Business-Account, Probleme, die Buchhalter beachten müssen. Häufig werden Daten von Marketplace-Händlern falsch übermittelt. Sind Daten einmal von Marketplace-Händler falsch eingetragen worden, gibt es wenig Chancen, diese nachträglich zu korrigieren.

Zudem beinhaltet eine vollständige Rechnung eine richtige Anschrift, besonders wenn diese über einen bestimmten Betrag geht. Ist die Anschrift beispielsweise falsch oder der Name des Kunden falsch eingetragen worden, kostet das den Kunden nicht nur Zeit, sondern auch Geld, da sie den Buchhalter in eine schwierige Position bringt.

Die Amazon-Business-Rechnung für Marketplace-Händler

 

Amazon hat aus diesem Grund eine Amazon-Business-Rechnung eingeführt, die Marketplace-Händler verwenden können. Händler, die diesen Service in Anspruch nehmen, müssen dafür eine Gebühr an Amazon bezahlen. Der Kunde bekommt immer noch eine Rechnung von dem Marketplace-Händler, aber Amazon übernimmt die Rechnungsstellung. So hat der Kunde die Sicherheit eine vollständige und richtige Rechnung zu bekommen, bei der der Buchhalter auch die Umsatzsteuer berechnen kann. Das ist schon der Anfang einer automatisierten Buchhaltung. 


Amazon-Händler ohne Business-Rechnung entfernen

 

Als Administrator eines Amazon-Business-Accounts kann der Kunde in die Account-Einstellungen anpassen und ändern. Über Workflows kann er beispielsweise manuell einstellen, dass Amazon ihm keine Marketplace-Händler anzeigen soll, die dementsprechend keine Amazon-Rechnungen anbieten.

Falls der Kunde doch ein Produkt von einem Marketplace-Händler kaufen möchte, kann er individuell einstellen, wer eine mögliche Bestellung freigeben darf, was zum Beispiel bei Bestellungen von hochpreisigen Artikeln von spezialisierten Händlern notwendig sein kann.


Produkte ohne Mehrwertsteuer-Rechnung blockieren mit automatisierter Buchhaltung

  

In einem Amazon-Business-Account kann der Kunde Produkte ohne Mehrwertsteuer-Rechnung auch komplett in seinen Einstellungen blockieren. Die Produkte werden dann nicht mehr angezeigt.

Für den Buchhalter ist diese automatisierte Buchhaltung vorteilhaft, da er sich keine Sorgen machen muss, dass Händler keine korrekten Rechnungen senden. Amazon hat die Rechnung direkt, auf Basis der im Account hinterlegten Unternehmensinformationen, zur Verfügung gestellt. Diese Rechnung wird dem Kunden von Amazon per E-Mail zugeschickt. 

 

Mit CANDIS können Sie Ihre Amazon-Buchhaltung optimal verwalten

 

Mit einem Programm für automatisierte Buchhaltung wie CANDIS, können Sie Rechnungen automatisch aus Portalen wie Amazon herunterladen und zentral ablegen. Alle relevanten Daten werden automatisch extrahiert und die Rechnung zur Freigabe an den Verantwortlichen der Kostenstelle geschickt. Außerdem werden Sie in Echtzeit auf fehlerhafte Rechnungsdaten oder doppelte Belege hingewiesen. Nach der Freigabe können Sie mit wenigen Klicks alle Buchungsdaten in Ihr digitales Buchhaltungsprogramm importieren.

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Lars Böhnke

Lead Product Manager

Vom Steuerassistenten zum Produktmanager. Interessiert an allem, was mit Buchhaltung, Produkt und Wachstum zu tun hat.

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