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So gibt man Daten sicher an die Steuerberatung weiter

Die Steuerberatung benötigt regelmäßig wichtige Unterlagen. Egal ob für die Steuererklärung, die Umsatzsteuervoranmeldung oder die Lohnsteuer: Man schickt regelmäßig hochsensible Daten, die auf jeden Fall geschützt werden sollten. Wir erklären, wie Daten sicher zu eurer Steuerberatung kommen.

Die persönliche Übergabe

Wer die Buchhaltung noch größtenteils analog erledigt, hat nur wenige Möglichkeiten zur Übergabe seiner Unterlagen. In den meisten Fällen muss ein Termin mit der Steuerkanzlei vereinbart und der Materialbestand persönlich übergeben werden. Von dem Einsatz von Kurier*innen raten wir ab. Denn auch wenn die letztendlich haften, falls Unterlagen nicht ankommen, ist das Risiko bei hochsensiblen Daten groß. Die Korrespondenz sollten auf jeden Fall vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Denn wenn Daten verschwinden und sich nicht nachvollziehen lässt, wo sie gelandet sind, ist der Ärger groß.

Vor- und Nachteile der analogen Weitergabe

Bei der analogen Buchhaltung gibt es keine sicherere Möglichkeit, als die Daten persönlich zu übergeben. Das kurzfristige Nachreichen von Daten ist schwierig, vor allem wenn man jedes Mal einen Termin vereinbaren muss, um Belege zu übergeben. Gerade wenn die Zeit drängt, kann das zu Stress führen. Die persönliche Übergabe der Daten garantiert immerhin, dass alle Unterlagen auch wirklich an der richtigen Stelle gelandet sind.

Einfach und sicher: Die digitale Buchhaltung

Wer bereits auf die digitale Buchhaltung umgestellt hat, kann sich über einen deutlich einfacherern Datentransfer freuen. Denn über DATEV connect online können die Daten einfach digital an die Steuerberatung weitergeben werden. Einzige Bedingung: Die Steuerberatung muss einen freigeschalteten Account bei DATEVconnect online nutzen.

Das richtige Format ist entscheidend: Um Buchungen und Belege weiterzugeben, müssen diese im XML- oder ASCII-Format vorliegen. Das geht am elegantesten mit intelligenter Buchhaltungssoftware.

Daten übergeben: Ganz einfach mit CANDIS

Noch einfacher geht die digitale Buchhaltung mit CANDIS. Mit unserer intelligenten Buchhaltungssoftware können nicht nur alle Belege ganz einfach digitalisiert, sondern auch die Daten mit nur wenigen Klicks an die Steuerberatung übergeben werden. CANDIS verfügt über eine integrierte Schnittstelle zu DATEV. So können Belegbilder und Buchungsdaten mit allen Anmerkungen ganz bequem in DATEV-XML hochgeladen oder über DATEVconnect online versendet werden.

Ihr wollt im nächsten Jahr lieber keinen Pendelordner mehr zur Steuerkanzlei tragen, sondern eure Buchungen und Belege bequem übergeben? Dann lasst euch die vielen Funktionen von CANDIS von unseren Buchhaltungsexpert*innen vorführen und testet unsere intelligente Buchhaltungssoftware.

Datensicherheit – Sensible Daten schützen

Die Buchhaltung enthält wichtige und vor allem hochsensible Daten, die besonderen Schutzes bedürfen. Bei der Übergabe an die Steuerberatung sollten deshalb Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden. Auch bei persönlicher Übergabe der Unterlagen, sollten nur Kopien weitergegeben werden. Denn wenn dann mal Daten verloren gehen, hat man die Buchungen immer noch im Original vorliegen. Das ist wichtig, da Finanzämter in einigen Fällen originale Belege verlangen – zum Beispiel bei Spendenquittungen.

Auch bei digitalen Daten sollte immer ein sicheres Backup auf einem geschützten Gerät gespeichert werden. Beim Übertragen der Buchungen und Belege sollte man außerdem darauf achten, dass eine sichere Internetverbindung genutzt wird, auf die Dritte nicht zugreifen können.

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Mark

Content Writer

Mark ist der Content Writer bei CANDIS. Er hat jahrelange Erfahrung in der akademischen Forschung und im Schreiben. Er prüft Artikel auf Fakten, interviewt Finanzexperten und schreibt über die wichtigsten Trends in den Bereichen Finanzen, Rechnungswesen und Digitalisierung.

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