CANDIS > Handbuch > Vorsteuerabzugsberechtigt? Was es zu beachten gibt.

Vorsteuerabzugsberechtigt? Was es zu beachten gibt.

Unternehmer:innen sind häufig vorsteuerabzugsberechtigt. Und doch verlieren viele durch unvollständige Angaben auf Rechnungen tausende Euro pro Jahr an das Finanzamt. Wir zeigen, wie man auf der sicheren Seite zu bleibt.

Was bedeutet vorsteuerabzugsberechtigt?

Unternehmer:innen sind beim Verkauf von Waren oder beim Erbringen von Dienstleistungen dazu verpflichtet, Umsatzsteuer auf den Umsatz zu erheben. Auf den Rechnungsbetrag werden also 7% oder 19% Umsatzsteuer aufgeschlagen, je nach gültigem Steuersatz. Privatpersonen und Kleinunternehmer:innen müssen für Waren und Dienstleistungen immer den vollen Rechnungsbetrag inkl. Umsatzsteuer zahlen.

Ist der oder die Rechnungsempfänger:in allerdings selbst Unternehmer:in, kann er oder sie vorsteuerabzugsberechtigt sein. Die Rechnungsempfänger:innen zahlen dann den Brutto-Rechnungsbetrag an die Dienstleistenden mitsamt Umsatzsteuer und können sich diese anschließend vom Finanzamt zurückerstatten lassen. Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen in Anspruch nehmen, haben ein Recht auf eine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer. Es gibt nahezu keine Ausnahmen von der Umsatzsteuerpflicht.

Auch bei ausländischen Händler:innen, die Waren zunächst in Zwischenlager liefern, muss beim Verkauf die Umsatzsteuer ausgewiesen und abgeführt werden. Es sind also wirklich alle Händler:innen rechtlich dazu verpflichtet, gegenüber Unternehmenskunden eine Rechnung zu erstellen, die die Vorsteuer separat ausweist und ggf. einen Vorsteuerabzug ermöglicht. Kommen Unternehmer:innen dieser Pflicht nicht nach, drohen Geldstrafen von bis zu 5.000€.

Tipp: Viele Rechnungen weisen heute noch die Mehrwertsteuer (MwSt.) aus. In der Steuerpraxis und im reinen B2B-Geschäft wird der Begriff nicht mehr verwendet, hier wird richtiger grundsätzlich nur von der Umsatzsteuer gesprochen. Weitere Erläuterungen zur Vorsteuer, bzw. zum Vorsteuerabzug gibt's auch in unserem Glossar.

Wer ist vorsteuerabzugsberechtigt?

Unternehmen, die selbst Umsatzsteuer erheben und an das Finanzamt leiten, sind vorsteuerabzugsberechtigt. Ausgenommen sind Unternehmen und Freiberufler:innen, die als Kleinunternehmer:in nach §19 Umsatzsteuergesetz auftreten.

Vorsteuerabzug bei der Umsatzsteuervoranmeldung geltend machen

Unternehmen, die vorsteuerabzugsberechtigt sind, machen regelmäßig eine Umsatzsteuervoranmeldung. In der Voranmeldung zur Umsatzsteuer muss nicht nur die eingenommene Umsatzsteuer angegeben werden (von Rechnungen, die an das Unternehmen gestellt wurden), sondern auch die Vorsteuer, die das Unternehmen selbst an Dritte gezahlt hat. Die Differenz aus beiden Beträgen wird dann an das Finanzamt abgeführt. Hat ein Unternehmen mehr Umsatzsteuer gezahlt als eingenommen, erstattet das Finanzamt die überzahlte Differenz zurück.

Beispiel: Garry ist selbstständiger Programmierer und Unternehmer und hat im November einen Netto-Umsatz von 5.000 EUR erzielt. In diesem Betrag sind 19% Umsatzsteuer enthalten. Seine Kunden haben ihm damit also 950 EUR Umsatzsteuer gezahlt.
Garry hatte im November aber ebenfalls hohe Ausgaben für eine neue IT-Ausstattung, die ihn 8.330 EUR brutto gekostet hat. Die darin enthaltenen 19% Umsatzsteuer macht 1.330 EUR aus. Diesen Betrag verrechnet Garry nun mit der eingenommenen Umsatzsteuer. Nach Vorsteuerabzug erhält Garry dann die Differenz von 380 EUR vom Finanzamt zurück.

Diese Rechnungen sind vorsteuerabzugsberechtigt

Ein vollständiger Beleg muss eine Reihe festgelegter Kriterien erfüllen, die sog. Pflichtangaben. Diese Pflichtangaben sind in §14 Umsatzsteuergesetz geregelt:

Vollständiger Name und Anschrift der leistenden Unternehmer:innen

Die Rechnung muss den vollständigen Namen und die Anschrift der leistenden Unternehmer:innen enthalten.

Vollständiger Name und Anschrift der Leistungsempfangenden

Auch die vollständige Anschrift der Leistungsempfangenden muss auf der Rechnung aufgeführt sein. Ausnahme: Wenn es sich um eine Kleinbetragsrechnung bis 150€ handelt, kann auf die Anschrift der Leistungsempfangenden verzichtet werden.

Achtung: Prüfen Sie bei jeder Eingangsrechnung, ob der Name und Anschrift der Firma korrekt angegeben sind. Etwa bei Rechnungen von Internetdienstleistungen ist dies nicht immer der Fall, da bei einigen Anbietern der Username verwendet wird.

Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer

Auf der Rechnung muss unbedingt die Steuernummer oder die Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-IdNr.) der leistenden Unternehmer:innen angegeben sein.

Profi-Tipp: Trage neben der eigenen immer auch die USt-IdNr. der Leistungsempfangenden auf der Rechnung an. So bist du immer auf der sicheren Seite. Bestimmte Geschäfte (z.B. Dauerverträge oder Agenturgeschäfte) müssen auf der Rechnung ohnehin die Steuernummern bzw. USt-IdNr. beider Beteiligten aufführen.

Fortlaufende Rechnungsnummer

Rechnungen ab einem Rechnungsbetrag über 150 EUR müssen eine fortlaufende Rechnungsnummer aufweisen. Für den Aufbau der Rechnungsnummer gibt es eine zwingenden Vorgaben. Sie kann nach den Wünschen der Leistungserbringenden konzipiert werden. Wichtig ist, dass sie fortlaufend und eindeutig ist. Kombinationen aus Ziffern und Buchstaben (z.B. C-2017-03-11) sind ebenso zulässig wie Nummernkreise (z.B. nach Filialen).

Beispiel: Die Rechnungsnummer „S311-B-317-18“ könnte folgendermaßen aufgebaut sein: „S“ = Software, „3111“ = Rechnungsdatum (31. November), „B“ = Betriebsstätte Berlin, „318“ = fortlaufende Rechnungsnummer, „18“ = Jahr 2018.

Leistungsbeschreibung

Erbrachte Leistungen und gelieferte Waren müssen genau bezeichnet sein. Sammelbezeichnungen (z.B. „Büromöbel“) sind gestattet, allgemeine Bezeichnungen wie etwa „Beratung“ jedoch reichen nicht aus.

Ausstellungsdatum der Rechnung

Bei jeder Rechnung ist die Angabe des Ausstellungsdatums unverzichtbar.

Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung

Eine Rechnung muss Liefer- oder Leistungszeitpunkt enthalten. Dazu ist die Angabe des Monats ausreichend. Sollte das genaue Datum noch nicht feststehen, muss der voraussichtliche Termin angegeben werden.

Wichtig: Werden Anzahlungen abgerechnet, müssen sie auf der Rechnung gesondert vermerkt sein. Ist der Zeitpunkt des Geldeingangs bekannt, muss er ebenfalls angegeben werden.

Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt

Entgelt, Steuerbetrag und Steuersatz müssen einzeln in der Rechnung aufgeschlüsselt werden.

Wichtig: Bei Kleinbetragsrechnungen bis 150 Euro reichen die Angaben des Gesamtrechnungsbetrags und des Steuersatzes bzw. der Grund der Steuerbefreiung.

Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts

Hast du Entgeltminderungen wie Skonti, Boni oder Rabatte vereinbart, müssen diese auf der Rechnung angegeben werden. Der Minderungsbetrag darf als Netto- oder Bruttowert, aber auch in Prozent angegeben werden, s. dazu auch unseren Glossareintrag zum Skonto.

Ausnahmen mit weniger Aufwand: Rechnungsbeträge unter 250€

Bei Rechnungsbeträgen unter 250€ gelten geringere Anforderungen an die Rechnungslegung. Hier sind lediglich Rechnungsdatum, Netto- und Bruttobetrag, Leistungsbeschreibung sowie die vollständige Anschrift desr Rechnungsstellenden erforderlich.

rechnung unter 250 euro
Beispiel einer Rechnung von unter 250 €

Rechnung über 250€
Beispiel einer Rechnung von über 250 €

Eine praktische Rechnungsvorlage gibt esauch bei unseren Vorlagen für Buchhaltung und Rechnungswesen.

Diese Probleme gibt es häufig beim Vorsteuerabzug

In der Praxis kommt es immer wieder vor allem zu zwei Problemen, die Team-Assistenten, Buchhalter:innen und Unternehmer:innen zur Verzweiflung treiben: Das Zusammensuchen und Überprüfen ordentlicher Belege (und eben nicht von Bestellbestätigungen, Zahlungsbestätigungen, o.ä.). Häufig ist die Versuchung groß, der Steuerberatung lediglich einen Zahlbeleg zu übersenden, den man im Zweifel schneller zur Hand hat als eine Rechnung oder den regulären Beleg. Genau dadurch entstehen Probleme, die Unternehmen schnell Hunderte oder gar Tausende Euro Umsatzsteuer kosten können.

Doppelte Steuernachzahlung bei unvollständiger Rechnung

Gerade beim Thema Umsatzsteuer verstehen Finanzämter keinen Spaß. Daher ist die Rechnungsprüfung besonders wichtig. Sollte eine Rechnung auch nur eines der oben genannten Kriterien nicht erfüllen, besteht die Gefahr, dass nicht nur der Vorsteuerabzug annulliert wird. Das Finanzamt kann sich unter Umständen weigern, die Geschäftsausgabe anzuerkennen wenn eine Rechnung fehlerhaft ist. Das Ergebnis: Eine doppelte Steuernachzahlung.

Amazon – Wettbewerbsverzerrung und Steuerhinterziehung ohne Umsatzsteuer

Steueroasen findet man nicht nur auf den Bahamas. Auch auf Amazon agieren immer mehr ausländische Händler:innen, die auf Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Während deutsche Händler:innen Ihre Produkte pflichtgemäß mit 7% bzw. 19% versteuern, verschaffen sich vereinzelt Händler:innen aus Drittstaaten einen unfairen Wettbewerbsvorteil, indem sie Produkte zum Nettopreis und damit unversteuert auf dem Marktplatz des Online-Handelsriesen platzieren. Wer bei Händler:innen kauft, der keine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer anbietet, schadet also nicht nur deutschen Unternehmen, sondern fördert auch Steuerhinterziehung!

Vorsteuer als Instrument der Cashflow-Optimierung

Grundsätzlich dürfen Unternehmer:innen die gesamte Vorsteuerlast beim Finanzamt geltend machen. Interessant: Das ist sogar schon zum Zeitpunkt des Rechnungseingangs möglich, denn nicht der Zeitpunkt der Zahlung ist ausschlaggebend. Ergo: Je schneller die rechtsgültige Rechnung vorliegt, desto schneller erfolgt auch die Rückerstattung! Du solltest dich also zeitnah darum bemühen, ordnungsgemäße Rechnungen zusammenzustellen – denn sie sind bares Geld wert!

Inhaltsverzeichnis

Artikel teilen

CANDIS Team

Du willst immer auf dem Laufenden bleiben? Dann abonniere unseren Newsletter.

Danke! Ihre E-Mail-Adresse wurde in den Newsletter-Verteiler aufgenommen.
Etwas ist schief gelaufen. Bitte versuchen Sie es erneut.