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Was bei Rechnungen von Amazon beachtet werden muss

Was bei Rechnungen von Amazon beachtet werden muss 

Was du als Buchhalter:in bei Rechnungen von Amazon beachten musst und wie digitales Rechnungsmanagement dabei helfen kann. 

Was ist das Problem bei Amazon Rechnungen?

Amazon ist für die Person, die einkauft, erstmal sehr bedienerfreundlich. Er oder sie sucht sich ein Produkt online bei Amazon aus und bestellt es. Das Produkt wird danach geliefert. In der Regel ist es wirklich so einfach. 

Für Buchhalter:innen ist Amazon allerdings nicht so einfach zu bedienen. Die Gründe dafür sind vielfältig. Rechnungen fehlen, man kann die Rechnungen nicht zentral abrufen oder die Rechnungen von sogenannten Marketplace-Händlern nicht bereitgestellt werden. Wenn man einen privaten Amazon-Business-Account hat, gibt es zwei Probleme. Es gibt Artikel, die man direkt bei Amazon kaufen kann. Für diese Artikel bekommt man von Amazon auch direkt eine Rechnung. Amazon hat vor vielen Jahren eingeführt, dass auch andere Händler:innen auf der Amazon-Plattform verkaufen können.

Diese Händler:innen sind die sogenannten Amazon Marketplace-Händler. Die Marketplace-Händler standen jedoch auch in der Pflicht, ihre eigenen Rechnungen zu schreiben und an die Kundschaft zu schicken. Amazon hat lediglich die Plattform bereitgestellt, über die man den Kauf abwickeln konnte.

Daraus sind jedoch Probleme für die Kundschaft entstanden, die auch die Buchhalter:innen betroffen haben. Zum Beispiel haben Kaufende oft ihre Rechnungen von den Marketplace-Händlern nicht bekommen und mussten ihren Bestellungen hinterherlaufen und ständig nachfragen, wo die Rechnung bleibt. Ein anderes Problem ist, dass man die Rechnungen nicht herunterladen konnte.

Dann musste man wieder über die Bestellenden gehen und nachfragen, ob sie mir als Kundschaft eine andere Möglichkeit zu Verfügung stellen können. Oft war zudem auch die Rechnungsanschrift falsch und zentrale Daten, wie zum Beispiel die Firmenadresse, nicht richtig. Die Daten wurden vom Marketplace-Händler schlichtweg falsch übermittelt.

Diese Probleme sind gravierend, nicht zuletzt, weil sie sie der Kundschaft Zeit und Geld kosten, sondern auch, weil sie die Buchhalter:innen in eine schwierige Position bringen. Durch fehlende Rechnungen können Buchhalter:innen zum Beispiel nicht die Umsatzsteuer berechnen.

Ein Unternehmen, das umsatzsteuerpflichtig ist, kann sich die Umsatzsteuer vom Finanzamt zurückholen. Diesen Vorgang nennt man Vorsteuerabzug. Die Steuer, die man sich für Einkäufe wiederholt, nennt sich Vorsteuer.

Um sich diese Steuer wieder zurückzuholen, braucht die Kundschaft laut Umsatzsteuergesetz eine „richtige” Rechnung. Eine vollständige Rechnung beinhaltet eine richtige Anschrift, besonders wenn sie über einen bestimmten Betrag geht.

Hier taucht ein typisches Problem auf: Wenn in der ersten Zeile die Person steht, dann ist anzunehmen, dass sie diejenige ist, die die Rechnung privat gestellt hat und nicht das Unternehmen. So kann der Amazon-Marketplace-Händler auch hier wieder einen Übermittlungsfehler machen, der dazu führt, dass der Kundschaft die Umsatzsteuer nicht erstattet wird. 

Die Amazon-Rechnung für Marketplace Händler 

Amazon hat aus diesem Grund eine Amazon-Business-Rechnung eingeführt, die Marketplace-Händler verwenden können. Die Marketplace-Händler, die diesen Service in Anspruch nehmen, müssen dafür allerdings eine Gebühr an Amazon bezahlen.

Die Kundschaft bekommt immer noch eine Rechnung von dem Marketplace-Händler, Amazon übernimmt die Rechnungsstellung. So hat man einfach die Sicherheit als Einkaufender, dass man auch wirklich eine richtige Rechnung bekommt.

Änderung der Policies im Amazon-Business-Account

Als Administrator eines Amazon-Business-Accounts kann ich in die Account-Einstellungen und die sogenannten Policen ändern. Über Workflows kann ich nun manuell einstellen, dass Amazon zum Beispiel keine Händler:innen anzeigen soll, die keine Amazon-Rechnung anbieten.

Falls ich doch eine Rechnung von einem Privatkunden erhalten möchte, kann ich zudem eintragen, wer eine mögliche Freigabe genehmigen darf. Das könnte der Fall bei hochpreisigen Geräten sein, die man wirklich dann nur bei einem bestimmten Marketplace-Händler kaufen kann.

Die Idee ist eben, dass man mehr Kontrolle darüber hat.

Und dann ist die Frage: Ist uns das jetzt wirklich so wichtig, eine richtige Rechnung zu bekommen, dass wir diesen Kauf komplett blocken? Oder ist es da nicht so wichtig für diesen Einkauf? Die Idee ist eben, dass man mehr Kontrolle darüber hat. Damit schließt man aus, dass man irgendwie doch keine Rechnung von Amazon bekommt und der Buchhalter deswegen in Schwierigkeiten kommt.


Produkte ohne Mehrwertsteuer-Rechnung komplett blocken 

In einem Amazon-Business-Account kann man Produkte ohne Mehrwertsteuer-Rechnung auch komplett blocken. Die Produkte werden dann gar nicht mehr angezeigt. Bei anderen wird vorher nachgefragt, ob man sie vorher freigeben darf.

Für Buchhalter:innen ist das sehr vorteilhaft. Erstens stellt man immer sicher, dass man nur bei Händler:innen einkauft, die eben an diesem Amazon-Business-Rechnungsmodell teilnehmen. Deren Rechnungsstellung erfolgt über Amazon. So können Buchhalter:innen immer sicher sein, dass die Rechnung korrekt ist.

So können Buchhalter:innen immer sicher sein, dass die Rechnung korrekt ist.

Amazon hat die Rechnung schließlich selber gebaut und die richtigen Daten aus dem Back-End für die Rechnungsstellung genommen. Diese Rechnung wird einem dann auch immer zuverlässig per E‑Mail von Amazon zugeschickt. Wie bereits erwähnt ist das nicht immer der Fall, wenn die Händler:innen das selber machen. 

Manchmal wird die Rechnung dann im sogenannten Message-Center bereitgestellt. Und dann kriegt man die nämlich nicht per E‑Mail, sondern man muss die Rechnung herunterladen.

Genau so haben wir schon mal das Problem gelöst, dass wir immer eine Rechnung bekommen. Die Rechnung ist wahrscheinlich immer korrekt und wir kriegen sie immer per E‑Mail. Aber noch ist das Problem, dass die Kundschaft die Rechnungen immer an ihre persönliche E-Mail bekommt.

Das heißt, man hat immer noch das Problem, dass man die Transaktion hat. Und wenn die Rechnung nicht weitergeleitet wurde, dann fehlt die.


Shared Settings definieren

Für Billing und Delivery kann man sogenannte „Shared Settings" definieren. Da kann man zum Beispiel eine individuelle Zahlungsmethode angeben oder Shared Payment einrichten. Das hilft Chaos zu verhindern, sodass alles zentral vom richtigen Bankkonto abgebucht wird.

Ein zusätzliches privates Konto anlegen

Es gibt bei Amazon die Möglichkeit, wiederkehrende Bestellungen einzurichten, was sehr praktisch ist, damit bestimmte Verbrauchsgegenstände - Reinigungsprodukte, Toilettenpapier, Dinge für den alltäglichen Gebrauch - nicht ausgehen, weil man vergisst, etwas nachzubestellen.

Und genau das ist der Trick: Man richtet zusätzlich zum Business-Konto ein privates Amazon-Konto für die Firma ein. Im Grunde ist es ein privates Amazon-Konto, über das diese Business-Abo-Bestellungen laufen.

Jetzt kriegt man diese ganzen Rechnungen automatisch per E-Mail. Und wenn man jetzt zum Beispiel eine Amazon-Rechnung hat, muss man sich immer fragen: Wer soll das freigeben und welche Kostenstelle ist das, wenn man eine Kostenschätzung hat usw.

 

Mit CANDIS musst du nur noch auf „Freigabe anfordern" klicken

Felder, die manuell ausgefüllt werden, sollten auch ausgelesen werden können. Die geschieht beispielsweise von Freigeber:innen oder der Kostenstelle. Damit ein Unternehmen das machen kann, muss beides in korrektem Format auf der Rechnung stehen.

Das kann man über die Amazon-Business-Information erreichen. Wenn beispielsweise eine Rechnung hochgeladen wird, bekommen wir von CANDIS als Unternehmen von Gini ein paar Felder zurück.

Aber wir bekommen auch den Rohtext zurück. Und den Rohtext untersuchen wir auf zwei Dinge. Erstens: Können wir die Kombination aus Code und Kostenstelle finden? Und zweitens: Können wir Vor- und Nachname eines CANDIS-Users finden? Dann schlagen wir das als Kostenstelle oder Approver vor. Die Daten werden danach von CANDIS direkt automatisch ausgelesen.

Und weil wir gleichzeitig für Amazon Rechnungen auch noch ein Template haben, werden diese Rechnung einfach komplett vollautomatisch behandelt. So muss ich dank digitalem Rechnungsmanagement nur auf „Freigabe anfordern” klicken.

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Lars Böhnke

Lead Product Manager

Vom Steuerassistenten zum Produktmanager. Interessiert an allem, was mit Buchhaltung, Produkt und Wachstum zu tun hat.

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