# Candis: Digitales Rechnungsmanagement für Unternehmen > Candis ist eine KI-gestützte Software für digitales Rechnungsmanagement, die in Deutschland entwickelt und GoBD-zertifiziert ist und Funktionen wie automatische Rechnungserfassung, E-Rechnungsverarbeitung sowie Freigabeprozesse vereint. Source: https://www.candis.io/ ## KI-gestützte Kreditorenbuchhaltung - In Deutschland entwickelt - GoBD-zertifiziert - Für E-Rechnungen Mit Candis kannst du Rechnungen automatisch erfassen, auslesen, prüfen, vorkontieren – und zuverlässig in komplexen Freigabeprozessen steuern. So reduzierst du manuelles Nachbearbeiten und behältst die volle Kontrolle über deine Kreditorenbuchhaltung. ### Candis auf einen Blick Konstanze Famira, Head of Sales bei Candis, zeigt dir wie intuitiv unsere Software funktioniert – von Bestellung bis Buchung Candis Intro ### Eine KI, die versteht, was du tust Die Candis KI prüft deine Rechnungen automatisch nach § 14 UStG – und leitet sie in den richtigen Freigabeprozess weiter. Hier erfährst du, was sie noch kann. Candis KI ### E-Rechnungen als Standard XRechnung und ZUGFeRD empfangen, validieren und exportieren – ohne manuelle Zwischenschritte. E-Rechnungen Nahtlos integriert mit: DATEV · SAP Business One · Microsoft BC · Sage 100 + viele weitere ## Mehr als 10.000 Unternehmen vertrauen bereits auf Candis Seit 2015 ## Von Bestellung bis Archivierung – mit Candis ALLE FUNKTIONEN IM ÜBERBLICK Statt fünf Tools für fünf Prozesse hast du mit Candis eine Software, die alles vereint. ### Bestellanforderungen Geplante Ausgaben erfassen, prüfen und automatisch freigeben – lückenlos dokumentiert. ### Candis Firmenkreditkarten Kartentransaktionen in Echtzeit erfassen – mit Belegverknüpfung, Kartenlimits und Cashback. ### Vertragsmanagement Verträge zentral ablegen, Fristen im Blick behalten und automatisch daran erinnert werden, bevor eine Kündigungsfrist abläuft. ### Auslagenerstattung Auslagenerstattung und Rechnungsmanagement im selben Tool – einfach einreichen, prüfen, freigeben und erstatten. ### Reisekostenerstattung Reisekosten per App einreichen und Verpflegungsmehraufwand sowie Fahrtkosten automatisch berechnen. ### Dokumentenmanagement Prüfungsrelevante Dokumente GoBD-konform ablegen, verknüpfen und per Volltextsuche finden. ### Rechnungsmanagement Digitale Rechnungsverarbeitung in einem Workflow. - Rechnungseingang an einem zentralen Ort - Rechnungsfreigabe nach klaren Regeln - Rechnungsexport ins passende System - Revisionssicheres Rechnungsarchiv ## Passt Candis zu deinen Anforderungen? Candis im Vergleich Viele Tools lösen Teilprobleme. Hier erfährst du, welche Kriterien eine vollständige Lösung für vorbereitende Buchhaltung erfüllen muss. | Kriterium | Candis | Markt | | --- | --- | --- | | Funktionsumfang | Bestellfreigaben, Rechnungsmanagement, Archivierung, Auslagen, Reisekosten, Vertragsmanagement und Firmenkreditkarten in einem Tool. | Separate Tools für Bestellfreigabe, Rechnungsfreigabe, Reisekosten, DMS und Firmenkreditkarten. | | Lizenzmodell | Unbegrenzte Nutzer:innen und Gesellschaften inklusive – ohne Aufpreis. | Preis pro Nutzer:in – steigt linear mit dem Team. | | DATEV-Integration | Direkte Schnittstelle zu DATEV Kanzlei-Rechnungswesen inkl. Rückstellungen und Stammdatensynchronisierung. | Oft nur Export ohne direkte Schnittstelle; keine automatischen Rückstellungen, keine Stammdatensynchronisierung. | | ERP-Integration | Native Anbindung an SAP Business One, Microsoft Business Central und Sage 100 – mit Warenrechnungen, 3-Wege-Abgleich und offener API. | Meist nur Servicerechnungen abbildbar – keine direkte Schnittstelle, kein 3-Wege-Abgleich. | | Kriterium | Candis | Markt | | --- | --- | --- | | E-Rechnungen | Empfang, Verarbeitung und Validierung von XRechnung und ZUGFeRD. | ZUGFeRD meist unterstützt, XRechnung häufig auch – Validierung selten vorhanden. | | GoBD-Zertifizierung | Zertifiziert nach GoBD, geprüft und bestätigt durch einen unabhängigen Prüfer. | GoBD-Konformität meist selbst deklariert, ohne unabhängiges Zertifikat. | | Audit Trail | Jede Aktion wird automatisch protokolliert – lückenlos, unveränderlich, jederzeit abrufbar. | Audit Trail häufig unvollständig – manuelle Dokumentation nötig | | Datenstandort | Alle Daten werden DSGVO-konform auf Servern in Deutschland gespeichert. | Serverstandort häufig außerhalb der EU; DSGVO-Konformität nicht immer gewährleistet. | | Kriterium | Candis | Markt | | --- | --- | --- | | Formale Rechnungsprüfung | Jeder Beleg wird automatisch nach § 14 UStG geprüft. | Jeder Beleg wird manuell von der Buchhaltung geprüft. | | Automatische Rechnungsvalidierung | Automatische Prüfung auf Duplikate und Abweichungen bei Stammdaten und Zahlungsinformationen, inklusive IBAN-Risikoprüfung durch Abgleich mit einer externen Risikodatenbank. | Duplikate und Abweichungen bei Stammdaten und Zahlungsinformationen werden manuell geprüft; mögliche IBAN-Risiken werden oft nicht erkannt. | | Belegerfassung + Vorkontierung | Die Candis KI erfasst Belege, schlägt Vorkontierung und Freigebende vor und wird mit jeder Buchung präziser – im Gegensatz zu OCR, die nicht mitlernt und Vorschläge nur regelbasiert liefert. | Manuelles Abtippen oder regelbasierte OCR – ohne Lerneffekt, ohne Vorschläge für Vorkontierung oder Freigabe. | | Automatische Freigabe | Candis gibt wiederkehrende Rechnungen automatisch frei, wenn die festgelegten Voraussetzungen und Betragsgrenzen eingehalten sind. Ausnahmen bleiben zur Prüfung, automatische Freigaben sind dokumentiert. | Auch wenn sich am Vorgang nichts ändert, wird jede Rechnung erneut einzeln geprüft und manuell freigegeben. | ## Candis Anbindungen für deine Systeme SCHNITTSTELLEN + INTEGRATIONEN ## In 3 Schritten zum laufenden System ### Erstgespräch Wir klären deine wichtigsten Fragen und individuellen Anforderungen. ### Produkt-Demo Wir zeigen dir Candis anhand deines Setups. So siehst du sofort, was du bekommst. ### Implementierung Wir richten Candis mit dir ein, damit du nach 90 Minuten startklar bist. DAS ERWARTET DICH Eine zeitgemäße Rechnungsmanagement-Software sollte leicht verständlich und schnell eingerichtet sein. Mit Candis brauchst du deswegen keine IT-Abteilung, um loszulegen. Rightmart Philipp Hammerich Geschäftsführer „Für mich steht Candis für einen hohen Automatisierungsgrad! Ihr Anspruch ist klar: Es geht immer noch besser. Doppelt so schnell wie zuvor sind wir bereits!“ Numeras GmbH Petra Adler Leitung Finanzen „Innerhalb von 10 Tagen nach Softwareeinführung läuft der Prozess fast reibungslos ohne viele Schulungen. Die Zeitersparnis ist enorm.“ Die Wegmeister GmbH Andrea Witke Head of Financial Accounting „Wichtig war für uns, dass alles auch für Nicht-Finance-Mitarbeiter intuitiv zu bedienen ist, aufgeräumt wirkt und alles Wichtige detailreich abbildet. Candis liefert das in EINEM System – toll!“ ## FAQs zu Candis ### Wir arbeiten seit Jahren mit unserem Steuerberater über DATEV. Ändert sich daran etwas? Nein. Candis ist auf dem DATEV-Marktplatz gelistet und unterstützt den Buchungsdatenservice sowie den Rechnungsdatenservice. Dein Steuerberater arbeitet weiterhin in DATEV – Candis übergibt die aufbereiteten Daten so, dass der bestehende Prozess unverändert bleibt. ### Wir nutzen SAP. Funktioniert Candis trotzdem? Ja. Candis hat eine direkte Schnittstelle zu SAP Business One und Microsoft Business Central, inklusive Warenrechnungen und 3-Wege-Abgleich. Für Systeme ohne Standardschnittstelle steht die Candis Schnittstelle zur Verfügung. ### Unsere Buchhalterin geht in zwei Jahren in Rente. Wie viel Einarbeitungszeit braucht ihr Nachfolger? Candis dokumentiert jeden Schritt im Prozess: welche Konten vorgeschlagen wurden, wer freigegeben hat, welche Regeln hinterlegt sind. Dieses Wissen bleibt im System, unabhängig davon, wer es bedient. Neue Teammitglieder arbeiten sich über die tatsächlichen Abläufe ein, nicht über mündliche Übergaben. ### Seit 2025 sind wir verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen. Sind wir mit Candis auf der sicheren Seite? Ja. Candis empfängt, validiert und verarbeitet XRechnung und ZUGFeRD – inklusive der gesetzlich vorgeschriebenen XML-Archivierung als führenden Datensatz. Die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen B2B-Transaktionen. ### Sind unsere Daten bei Candis sicher – auch im Hinblick auf die DSGVO? Alle Daten werden auf Servern in Deutschland gespeichert, ohne Drittlandübertragung. Candis schließt einen Auftragsverarbeitungsvertrag ab und entspricht den Anforderungen der DSGVO. Eine vollständige Liste der Subprozessoren ist auf Anfrage verfügbar. ### Wir haben unter 200 Rechnungen im Monat. Lohnt sich Candis für uns trotzdem? Das hängt weniger vom Volumen ab als davon, wie viele Prozesse heute nebeneinander laufen. Wenn Rechnungen, Kreditkarten, Auslagen, Verträge und Reisekosten in verschiedenen Tools oder Tabellen verwaltet werden, entsteht Aufwand unabhängig vom Rechnungsvolumen. Im Erstgespräch klären wir gemeinsam, ob sich der Wechsel für euer Setup konkret rechnet. ### Wer haftet, wenn die KI eine Rechnung falsch kontiert? Die Candis KI macht Vorschläge, sie bucht nicht eigenständig. Jede Kontierung wird von deinem Team geprüft und freigegeben, bevor sie ins Buchhaltungssystem übergeht. Die Verantwortung bleibt dort, wo sie hingehört: bei den Menschen, die den Prozess kennen. ### Was passiert, wenn eine genehmigende Person im Urlaub ist? Candis hat eine Vertretungsregelung mit Abwesenheitsnotiz. Freigaben laufen automatisch an die hinterlegte Vertretung weiter – ohne manuelle Eingriffe, ohne Verzögerungen im Prozess.