Launch Event: Erweiterung für DATEV Selbstbucher

In den letzten sieben Jahren entwickelte sich der Markt für Buchhaltungssoftware stetig weiter und Unternehmen setzten vermehrt auf digitalen Tools. Unsere Lösung richtet sich speziell an Unternehmen, die zu groß für den:die Steuerberater:in und Unternehmen online sind, aber noch zu klein für umfangreiche Konzern ERPs.

Heute freuen wir uns, unsere neue Produktinnovation vorzustellen: die Erweiterung für DATEV Selbstbucher.

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Weitere Informationen zur Erweiterung für DATEV Selbstbucher:innen findest du hier.

Generelle Fragen

1. Ist eine Lösung ohne Server online oder über Cloud an DATEV möglich?

Nein, es wird ein DATEV Unternehmen online Konto benötigt für die Ablage / Archivierung der digitalen Belege.

2. Funktioniert dann noch der Beleglink aus der Fibu zu den Belegbildern?

Wir exportieren mit der neuen Schnittstelle zwar eine DATEV Format Datei, die hat ein Feld “Beleglink” mit der Beleglink-ID. Die Belegbilder werden parallel in DATEV Unternehmen online abgelegt und sind mit dem Buchungssatz verknüpft.

3. Müssen wir für die Nutzung des neuen Datev-Formats dieses noch "aktiv" in den Candis-Einstellungen hinterlegen? Oder aktualisiert Ihr das automatisch?

Die Erweiterung muss zusätzlich zum Vertrag gebucht werden und wird dann für euren Account aktiviert. Wenn ihr die Erweiterung kauft, dann müssen die Informationen für die Schnittstelle in den Einstellungen noch hinterlegt werden. Und, es muss der DATEV Buchungsdatenservice über die MyDATEV Mandantenregistrierung gekauft und in der Rechteverwaltung eingerichtet werden.

4. Die Kasse/Pliant Kreditkarten würden somit auch nicht mehr über Datev Online laufen?

Genau, der Umweg über das DATEV Unternehmen online Kassenbuch würde bei Kreditkarten wegfallen. Diese können direkt über das Kreditkarten-Aufwandskonto gebucht werden.

5. Können mehrere Rechnungen ausgewählt und als Bezahlt markiert werden? Bisher muss ich in jede einzelne Rechnung reingehen und als Bezahlt markieren.

Den Bezahlstatus gibt es zwar in Candis und den können wir nach DATEV Unternehmen online über den Rechnungsdatenservice 1.0 exportieren. Das wäre dann aber so, wenn man die Rechnungen exportiert, die dann als bezahlt markiert sind, würde das über die OPOS-Rechnungsausgleichs-Buchung in DATEV Rechnungswesen passieren, wenn man die OPOS Buchung aus ausgeglichen hat.

6. Muss in Candis angewählt werden "Überweisung erstellen" damit die Buchung in Datev in den Zahllauf gehen kann?

Ja.

Fragen zum Thema Rückstellungen

1. Kann die neue Schnittstelle auch ohne die Bildung von Rückstellungen verwendet werden?
Die Schnittstelle ist momentan nur im Rahmen der gesamten Erweiterung für DATEV Selbstbucher buchbar. Die Funktionen können nicht einzeln gekauft/freigeschaltet werden.

2. Wir bilden monatliche Rückstellungen, z.B. Nebenkostennachzahlungen, WP usw. denen keine Rechnung zu Grunde liegen. Diese kann ich in Candis nicht abbilden und muss wieder auf Excel zurückgreifen?

Das geht noch nicht. Candis bildet aktuell nur Rückstellungen für Rechnungen aus dem Vormonat, die auch in Candis eingespielt wurden. Wir entwickeln die Funktionen der Schnittstelle stetig weiter - daher gerne Feedback an uns, was ihr benötigt.

3. Candis bildet Rückstellungen aber nur für "nicht freigegebene Rechnungen". Erkennt Candis evtl. wenn eine monatliche Rechnung komplett fehlt?

Aktuell gibt es diese Funktion noch nicht. Candis kann nur Rückstellungen bilden für Rechnungen, die bereits eingegangen sind.

4. Wenn ich nicht alle Rechnungen, die bei Rückstellungen sind, exportieren möchte (weil einige z.B. abgelehnt wurden, und warten auf eine Rückmeldung von dem Lieferant), kann ich diese Rechnungen vom Export manuell herausnehmen?

Ja,du kannst jederzeit entscheiden, welche Rechnungen du als Rückstellung exportieren möchtest oder nicht. Du hast auch die Möglichkeit Rechnungen nach dem Status zu filtern. Bei einer abgelehnten Rechnung siehst du entsprechend auch bei Rückstellungen den Status als “Abgelehnt”.

5. Wie kann die Auflösung von Rückstellungen kontrolliert werden?

Sobald die dazugehörige Rechnung freigegeben und exportiert wird, wird auch die Auflösung gebildet und exportiert. Es werden immer nur Rechnungen aus der Vorperiode berücksichtigt. Für den laufenden Monat werden keine Rückstellungen gebildet.

6. Kann ich beim Exportieren von Rechnungen auswählen, welche ich an Kanzlei Rechnungswesen senden möchte?

Nein, das ist nur bei Rückstellungen möglich. Freigegebene Rechnungen werden immer alle exportiert.

Fragen zum Buchungstext

1. Muss man den Buchungstext immer wieder eingeben oder macht Candis da bei wiederkehrenden Rechnungen automatisch Vorschläge?

Aktuell muss der Buchungstext manuell erfasst werden.

Fragen zum Export von Stammdaten und Zahlungsbedingungen

1. Werden gleichzeitig Geschäftspartner exportiert?

In Candis angelegte Geschäftspartner werden mit jedem Export nach DATEV Rechnungswesen übertragen. Dort könnt ihr entscheiden, ob ihr die Stammdaten importieren möchtet (Stapelverarbeitung).

2. Kann man auch Zahlungsbedingungen aus Datev in Candis importieren?

Du kannst ganz einfach deine Zahlungsbedingungen aus DATEV im DATEV Format in Candis importieren. Sollten bereits Zahlungsbedingungen vorhanden sein, werden diese mit dem Import überschrieben. In unserem Hilfe-Center erfährst du, wie das genau funktioniert.

3. Falls der Kreditorennamen irgendwann in Candis falsch eingetragen wurde und man merkt es, wird die Änderung auch an DATEV exportiert?

Ja, das ist so. Wir nutzen die Kreditoren-Kontonummer, um das Kreditorenkonto eindeutig zu identifizieren. Das heißt, wenn der Name in Candis geändert wird und die Stammdaten nach DATEV exportiert werden, dann wird der entsprechende zu ändernde Kontakt über die Kreditoren-Kontonummer identifiziert und nur der Name überschrieben. Es werden nur Felder in DATEV Rechnungswesen überschrieben, die auch in Candis vorhanden sind.

4. Kreditoren werden in unserem Unternehmen von unterschiedlichen Konten bezahlt. Kann ich die jeweiligen Bankdetails in Candis den Kreditoren zuordnen?

Nein, aktuell noch nicht, da es in Candis nur eine IBAN gibt. Wir entwickeln unsere Funktionen stetig weiter - daher gerne Feedback an uns, was ihr benötigt.

Abgrenzungen

1. Gibt es nähere Infos zur Abgrenzung? Jahresrechnung wird dann monatsgenaue aufgeteilt?

Aktuell ist es so geplant, dass man abgesehen von einem Leistungsdatum auch einen Leistungszeitraum festlegen kann. Beispiel: Vom 01.02 - 31.10.
Wenn der erste Monat nicht voll ist (Beispiel: 15.01-15.03), würden wir die Abgrenzung pro rata temporis machen. Für den aktuellen Monat im Export würden wir eine monatliche Abgrenzung exportieren und das Ganze erfolgt dann monatsübergreifend.