# Buchhaltung automatisieren: transparent + GoBD-konform | Candis > Candis automatisiert die Buchhaltung durch KI-gestützte Datenextraktion, Rechnungsprüfung nach §14 UStG und automatische Vorkontierung, wobei nur eindeutige, wiederkehrende Fälle verarbeitet werden und alle Schritte GoBD-konform dokumentiert sind. Source: https://www.candis.io/produkt/buchhaltung-automatisieren ## Standardfälle automatisch freigeben Automatisierung in der Buchhaltung Wiederkehrende, eindeutige Vorgänge werden von Candis automatisch verarbeitet. Ausnahmen bleiben bei euch zur manuellen Prüfung. ### Eure Buchungen als Grundlage Candis lernt nur aus Vorgängen, die eure Buchhaltung selbst geprüft und verarbeitet hat – nicht aus externen Quellen. ### Klare Kriterien als Voraussetzung Candis übernimmt einen Vorgang erst dann automatisch, wenn er wiederkehrend und eindeutig definiert ist. ### Dokumentation nach GoBD Jeder Bearbeitungsschritt wird nachvollziehbar erfasst und steht für interne Kontrollen und Prüfungen bereit. ## Mehr als 10.000 Unternehmen vertrauen bereits auf Candis Seit 2015 ## Candis automatisiert nur eindeutige Fälle So funktioniert's ### Der Maßstab: eure geprüften Buchungen - Geprüfte, korrekt verbuchte Rechnungen bilden die Grundlage. - Sachkonto, Kostenstelle und Workflow werden erkannt. 01 ### Candis erkennt wiederkehrende Muster - Wiederkehrende Rechnungen, Kleinstbeträge und Bestellanforderungen werden automatisch erkannt. - Die Automatisierung nutzt diese erkannten Muster. 02 ### Automatisierung innerhalb klarer Vorgaben - Betragsgrenzen und von euch definierte Vorgaben legen fest, wann Candis automatisch übernimmt. - Nicht eindeutige Fälle werden zur Prüfung weitergeleitet. 03 ## Vier Rechnungsarten, die Candis für euch erledigt. ### Rechnungen mit eindeutiger Zuordnung – kommt Q4 Sind Sachkonto, Kostenstelle und Freigabe-Workflow aus früheren Buchungen bekannt, bereitet Candis die Rechnung entsprechend vor und fordert die Freigabe automatisch an. ### Bestellanforderungen – kommt Q4 Candis gleicht die Rechnung mit der zuvor genehmigten Bestellanforderung ab. Stimmen Lieferant, Betrag und Positionen überein, erfolgt die Freigabe automatisch. ### Warenrechnungen – kommt Q4 Bei Warenrechnungen prüft Candis, ob Bestellung, Wareneingang und Rechnung übereinstimmen. Ist das der Fall, erfolgt die Freigabe automatisch. ### Wiederkehrende Rechnungen – kommt Q4 Regelmäßige Rechnungen desselben Lieferanten werden automatisch freigegeben, wenn sie jedes Mal identisch verarbeitet werden – etwa Mieten, Softwarelizenzen oder Wartungsverträge. Erkannt. Eindeutig. Automatisierbar. ## Diese Funktionen schaffen die Grundlage ### KI-gestützte Datenextraktion Verblasste Thermobelege oder fremdsprachige Rechnungen? Was eingeht, wird erfasst. Candis liest Rechnungsdaten automatisch aus – vollständig und ohne manuelle Eingabe. - Präziser: Bis zu 11 % genauer als klassische OCR - Intelligent: Erkennt gemischte Umsatzsteuersätze (0 %, 7 %, 19 %) - Mehrsprachig: Griechisch, Japanisch + Kyrillisch werden erkannt ### Rechnungsprüfung nach §14 UStG Candis prüft jede eingehende Rechnung automatisch auf Vollständigkeit nach §14 UStG. Bei fehlenden oder falschen Pflichtangaben wird die Rechnung sofort markiert – und läuft nicht in den automatisierten Prozess, sondern bleibt zur manuellen Prüfung in der Buchhaltung. - Gesetzeskonform: Geprüft nach §14 UStG und §33 UStDV - Lückenlos: Erkennt fehlende Angaben wie USt-ID, Leistungszeitraum oder Anschrift - Vorausschauend: Unvollständige Belege werden markiert, bevor sie im Prozess landen ### Automatische Vorkontierung Candis erkennt bekannte Muster und übernimmt die Vorkontierung automatisch – vollständig, konsistent und auf Basis eurer eigenen Buchungshistorie. Was sich wiederholt, muss nicht jedes Mal neu entschieden werden. - Vollständig: Sachkonto, Kostenstelle, Steuerschlüssel und Freigeber:in automatisch befüllt - Konsistent: Erstellt Buchungstexte immer im gleichen Format - Intelligent: Unsere KI lernt mit jeder Nutzung dazu ### Automatische IBAN-Risikoprüfung Candis prüft jede eingehende IBAN im Hintergrund gegen eine externe Risikodatenbank. Auffälligkeiten werden sofort markiert – am Beleg und am Kontakt – damit nichts unbemerkt durchgeht. - Automatisch: Läuft bei jeder eingehenden Rechnung im Hintergrund - Sichtbar: Risikohinweise erscheinen direkt am Beleg und am Kontakt - Lückenlos: Jede IBAN wird geprüft – keine Ausnahmen Buchhaltung automatisieren ## Manuelle Bearbeitung vs. Candis Automatisierung Gleiche Kontrolle, weniger Aufwand | | Manuelle Bearbeitung | Candis Automatisierung | | --- | --- | --- | | Flüchtigkeitsfehler bei Routine | Steigt mit Arbeitsbelastung und Dauer | Entfällt bei eindeutigen Fällen | | Krankheit oder Ausscheiden verantwortlicher Person | Wissen geht oft verloren | Regeln bleiben unabhängig von Personen | | Uneindeutige Rechnungen | Werden manuell geprüft | Werden ebenfalls manuell geprüft | | Grundlage der Entscheidung | Individuelle Einschätzung im Moment | Zuvor selbst freigegebene Buchungen | ## So urteilen unsere Kund:innen. Einfach ausgezeichnet ## FAQs ### Bleibt die Kontrolle bei uns, wenn Vorgänge durch Candis automatisiert werden? Ja. Candis automatisiert nur Vorgänge, die eindeutig sind und auf bereits geprüften Buchungen basieren. Alles, was davon abweicht, wird automatisch zur manuellen Prüfung weitergeleitet. Jeder Schritt bleibt über die Verfahrensdokumentation und das Interne Kontrollsystem (IKS) nachvollziehbar. ### Woher weiß ich, dass die Candis KI nicht halluziniert? Anders als generative KI arbeitet Candis nicht mit Wahrscheinlichkeiten oder allgemeinem Wissen. Automatisiert wird nur, was eure Buchhaltung bereits mehrfach gleich entschieden hat. ### Kann sich Automatisierung und der Einsatz von KI negativ auf eine Betriebsprüfung auswirken? Nein. Eine Betriebsprüfung bewertet Systeme und Prozesse – konkret: ob nachvollziehbar dokumentiert ist, was wann nach welcher Regel geschieht. Diese Nachvollziehbarkeit ist über die Verfahrensdokumentation gegeben, unabhängig davon, ob ein Vorgang manuell oder automatisiert bearbeitet wird. Da die Candis KI ausschließlich auf Basis manuell geprüfter Vorgänge arbeitet, ist jeder Schritt einheitlich strukturiert und lückenlos dokumentiert. ### Die Freigabe läuft automatisch, trotzdem trage ich die Verantwortung. Wie passt das zusammen? Candis trifft keine eigenen Entscheidungen. Automatisiert wird nur, was eure Buchhaltung zuvor bereits genauso freigegeben hat. Ihr gebt die Regeln vor, Candis wendet sie konsistent an. ### Unsere Buchhaltungsprozesse sind sehr individuell. Kann Candis das überhaupt automatisieren? Ja. Candis orientiert sich nicht an allgemeinen Standards, sondern an euren bisherigen Buchungen. Wiederkehrende Entscheidungen zu Sachkonto, Kostenstelle oder Workflow können automatisch übernommen werden.