Auslagenerstattung: Kostenlose Vorlage

Was ist eine Auslagenerstattung?

Typische Beispiele für Auslagen in Unternehmen sind Reisekosten, Kosten für Büromaterial, Kosten für die Bewirtung von Kunden oder der Kauf von Kundengeschenken im Auftrag des Arbeitgebers. Grundsätzlich wird zwischen durchlaufenden Geldern und Auslagenerstattung, beziehungsweise Auslagenersatz, unterschieden: Durchlaufende Gelder sind Geldbeträge, die der Arbeitnehmer bereits vor der Aufwendung vom Arbeitgeber erhält – er muss nicht in Vorkasse treten. Als Auslagenerstattung oder Auslagenersatz werden Geldbeträge bezeichnet, die der Arbeitnehmer für den Arbeitgeber aufgewendet hat und erst nach der Aufwendung zurückerhält. In beiden Fällen gibt der Arbeitnehmer das Geld im Auftrag des Arbeitgebers aus. Bei kostenintensiven Geschäftsreisen ist es teilweise üblich, dass der Arbeitnehmer einen Vorschuss erhält, der dann mit den tatsächlichen Ausgaben verrechnet wird. Wie der Prozess in der Buchhaltung korrekt abgewickelt wird, hängt von mehreren Faktoren ab. Tipp: Nutzen Sie auch unsere Vorlage zur Reisekostenabrechnung und unsere Vorlage für Bewirtungsbelege. Für kleinere Beträge bei Ausgaben mit beruflichem Bezug können Sie außerdem unsere praktische Vorlage zum Eigenbeleg nutzen.

Wie werden Auslagen in der Buchhaltung behandelt?

Eine Auslage ist eine Geldzahlung, die nicht vermögensmindernd für denjenigen wirkt, der die Auslage erstattet. Denn aus wirtschaftlicher Sicht handelt es sich nicht um eine Vergütung – ein Aufwand wird lediglich durchgereicht. Eine Vermögensminderung liegt erst dann vor, wenn der Erstattungsanspruch erlischt, wie es beispielsweise bei einer Insolvenz der Fall ist. Dann wird die Auslage als Abschreibung einer Forderung verbucht.

Durchlaufende Posten in der Buchhaltung

Durchlaufende Gelder verbuchen Sie auf einem Konto, das zu den Kontentypen der Guthaben gehört, wie zum Beispiel ein Finanzkonto. Die Zahlung wird also als Forderung verbucht, während der Erstattungsbetrag als Rückführung der Auslagenforderung verbucht wird.

Sonderfälle

Beinhaltet die Auslage Umsatzsteuer, sollte sie als Aufwand verbucht werden – es sei denn der Schuldner (Arbeitgeber) ist gleichzeitig der Auftraggeber; dann sind es durchlaufende Posten. Ist der Kostenschuldner vorsteuerabzugsberechtigt, wird die Auslage als Aufwand zzgl. Umsatzsteuer behandelt.

Sind Auslagen steuerfrei?

Auslagen sind unter folgenden Bedingungen steuerfrei:

  • - Der Arbeitnehmer tätigt die Ausgaben im Namen und auf Rechnung des Arbeitgebers.
  • - Die Beträge müssen als einzelne Posten abgerechnet werden.
  • - Es darf kein Eigeninteresse an den Aufwendungen durch den Arbeitnehmer vorliegen.
  • - Das Risiko der Aufwendungen trägt der Arbeitgeber.

Pauschaler Auslagenersatz

In Ausnahmefällen kann ein pauschaler Auslagenersatz als steuerfreier Lohn an Angestellte bezahlt werden. Hierfür muss der Aufwand regelmäßig wiederkehren und der Pauschbetrag darf nicht wesentlich von den tatsächlichen Aufwendungen abweichen. Die pauschal gezahlten Auslagen müssen für einen Zeitraum von drei Monate im Einzelnen nachgewiesen werden; danach kann die Pauschale ohne Nachweis fortlaufend bezahlt werden.

Auslagen als Freiberufler

Für Freiberufler fallen ebenfalls Kosten an, die im Rahmen einer Dienstleistung auftreten, wie beispielsweise Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Verpflegungskosten. Freiberufler müssen Spesen natürlich nicht selbst tragen, sondern können sie vom Auftraggeber zurückfordern – hier ist die Buchhaltung ein wenig komplizierter. Es gibt zwei Möglichkeiten um Auslagen für Kunden zu buchen: Entweder wird die Auslage als durchlaufender Posten oder als Ausgabe notiert. Wenn die Auslage als durchlaufender Posten gebucht wird, muss der Auftraggeber als Kostenschuldner auf dem Beleg auftauchen. In diesem Fall nutzen Sie ein Finanzkonto. Die Zahlung wird dann als Forderung gebucht und die Erstattung wiederum als Rückführung entsprechender Forderung.

In den meisten Fällen ist es allerdings einfacher, die Auslage als Aufwand und bei Erstattung als Einnahme auf ein Aufwandskonto zu buchen. Die Auslage wird zzgl. der Umsatzsteuer in Rechnung gestellt. Diese kann der Auftraggeber wiederum dank Vorsteuerabzug geltend machen. Kopien der Belege und Kassenbons schicken Sie als Anlage an den Kunden. Die Originale behalten Sie – es sei denn die Belege sind auf den Namen des Auftraggebers ausgestellt. Alternativ beziehen Sie die Auslagen pauschal in den Rechnungsbetrag ein. Diese Variante müssen Sie allerdings im Vorfeld mit Ihrem Kunden abstimmen.

Auslagenerstattung

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