Eigenbeleg: Kostenlose Vorlage

Was ist ein Eigenbeleg?

In der Buchhaltung gilt: "Keine Buchung ohne Beleg."Darum sollten Sie Rechnungen und Belege immer sorgfältig aufheben und sie nach internen und externen Belegen sortieren. Fehlt eine Rechnung, ist die kaufmännische Buchung nicht möglich. Hier kommen Eigenbelege ins Spiel: Sie dienen als Ersatz für fehlende Rechnungen oder Quittungen, dienen also als "Ersatzbeleg".

Eigenbelege: Interne und externe Rechnungsbelege

In der Buchhaltung wird unterschieden zwischen internen und externen Belegen. Die internen Rechnungsbelege werden innerhalb eines Unternehmens für die eigene Buchhaltung erstellt oder sie dienen als Ausgangsrechnungen oder Korrespondenz für außenstehende Partner. Dabei handelt es sich beispielsweise um Lohnlisten, Materialentnahmescheine oder auch Auslagenformulare.
Sie sind wichtig, um Geschäftsvorgänge nachvollziehen zu können und um die betriebswirtschaftliche Gesamtlage des Unternehmens abzubilden. Da in diese Prozesse kein externer Beteiligter involviert ist, stammen die zugehörigen Belege also ausnahmslos von internen Stellen. Damit sind interne Rechnungsbelege also bereits Eigenbelege.

Gegenuerberstellung Eigenbeleg versus Fremdbeleg

Externe Rechnungsbelege

Externe Belege sind sog. Fremdbelege. Sie gelangen von außen in den Buchhaltungskreislauf eines Unternehmens. Sie dienen als Nachweis betrieblicher Ein- und Ausgaben und werden von Zulieferern oder beauftragten Dienstleistern erstellt. Externe Belege dokumentieren also die laufenden Finanz- und Gütertransaktionen eines Unternehmens. Als externe Rechnungsbelege gelten z.B. Ein- und Ausgangsrechnungen oder Kontoauszüge. Fehlen externe Belege, bzw. Fremdbelege, kann auch hier der Eigenbeleg als Ersatzbeleg dienen.

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