Geschäftsbrief: Kostenlose Vorlage

Beim Schreiben von Geschäftsbriefen müssen Sie einige formale und inhaltliche Vorgaben beachten. Bedenken Sie: Jeder Geschäftsbrief ist ein Aushängeschild Ihres Unternehmens und sollte deshalb durch Professionalität glänzen. Egal ob Sie einen Geschäftsbrief als Brief oder E-Mail versenden – wir verraten, wie Sie Geschäftskorrespondenz inhaltlich und optisch korrekt gestalten. Unsere kostenlose Vorlage kommt bereits mit einem ansprechendem Layout und Briefkopf nach DIN 5008 – Sie ergänzen lediglich Ihre Daten. CANDIS bietet Ihnen selbstverständlich ebenso Vorlagen für Auslagenerstattung, Angebot, Rechnungen und Co.!

Geschäftsbrief erstellen: Aufbau nach DIN 5008

• Adressfeld: 8,5 cm breit und 4,5 cm hoch (maximale Angaben)
• Anrede: Zwei Leerzeilen unter der Betreffzeile
• Text: Eine Leerzeile nach der Anrede
• Grußformel: Eine Leerzeile nach dem Ende des Textes
• Seitenränder:

Seitenränder oben: 4,5 cm

Seitenränder unten: 2,5 cm

Seitenränder links: 2,5 cm

Seitenränder rechts: 2 cm

• Schriftgröße: 12 Punkt
• Schriftart: Frei wählbar; gängig sind Arial und Times New Roman

Was wird als Geschäftsbrief bezeichnet?

Ein Geschäftsbrief bezeichnet den geschäftlichen Schriftverkehr zwischen Geschäftspartnern sowie zwischen Unternehmen und Privatpersonen. Da Geschäftsbriefe Verträge oder Teile davon darstellen, müssen sie alle für den Empfänger relevante Pflichtangaben enthalten. Kaufleute sind gemäß GoBD zur Aufbewahrung verpflichtet.

Die Norm DIN 5008 wurde vom Normenausschuss Informationstechnik und Anwendungen (NIA) entwickelt, um Schreib- und Gestaltungsrichtlinien für Textanschreiben festzulegen – unter Einhaltung der amtlichen Regelungen zur deutschen Rechtschreibung. Die DIN 5008 zählt zu den wichtigsten Normen für Büro und Verwaltung und beschreibt wie Inhalte aufbereitet werden sollen. Das Regelwerk wendet sich an einen breiten Nutzerkreis: Unternehmen und Behörden richten sich nach der Norm und in beruflichen Ausbildungen werden die Regeln der Textverarbeitung vermittelt. Die Regeln sollten deshalb einfach, verständlich und allgemeingültig sein.

Die DIN 5008 schafft einen gemeinsamen Nenner in der geschäftlichen Kommunikation und verhindert beispielsweise, dass beim maschinellen Auslesen von Daten Fehler passieren – die Form der Angabe von Datum, Adresse und Währungen sind genau festgelegt.

Diese Angaben sollten in einem Geschäftsbrief enthalten sein

• Briefkopf oben links mit Ihrer Anschrift inklusive Telefonnummer und E-Mail-Adresse
• Empfängeradresse
• Datum und Ort
• Betreffzeile, zum Beispiel „Rechnung Nr. 1234“
• Anrede, zum Beispiel „Sehr geehrte Damen und Herren, …“
• Grußformel und Unterschrift; gängig ist hier die Formulierung „mit freundlichen Grüßen“

Zu den Pflichtangaben gehören:

• Firmenname
• Unternehmensform

Achtung: Handelt es sich bei Ihrer Firma um eine GmbH, so müssen außerdem Name und Anschrift der Geschäftsführer sowie Aufsichtsratsvorsitzenden genannt werden.

• Handelsregisternummer und zuständiges Registergericht (im CANDIS-Glossar erfahren Sie alles Wichtige zum Thema HGB Handelsgesetzbuch)

Tipps: Das müssen Sie beim Schreiben eines Geschäftsbriefes beachten

• Die Gliederung der Postfachnummer ist zweistellig (von rechts beginnend)

Zum Beispiel: 98 76 54 oder 9 87 65

• Postleitzahlen schreiben Sie ohne Leerzeichen
• Bestimmungsort und Bestimmungsland bei Auslandssendungen schreiben Sie in Großbuchstaben und falls möglich in der Sprache des Ziellandes
• Internationale Bankleitzahlen gliedern Sie in fünf Einheiten à vier Ziffern beziehungsweise Buchstaben sowie eine Zweiergruppe

Zum Beispiel: DE99 8888 7777 6666 5555 44

Kostenlose Geschäftsbrief Vorlage nach DIN 5008 für Microsoft Word

Mit unseren Tipps sind Sie bestens gerüstet und schreiben Geschäftsbriefe, die garantiert ein gutes Licht auf Sie und Ihre Firma werfen. Geschäftsbriefe dienen nicht nur der Kommunikation oder Korrespondenz; sie müssen neben formaler Korrektheit auch etliche Vorgaben, wie beispielsweise Pflichtangaben, erfüllen – klar, dass Sie hier eine Assistenz benötigen. Mit unserem kostenlosen Microsoft Word Muster sind Sie auf der sicheren Seite: Von gängigen Formulierungen, über den Betreff bis hin zur Grußformel; wir zeigen Ihnen, wie das Schreiben von Geschäftsbriefen geht. Also, worauf warten Sie? Download starten und loslegen!