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CANDIS Manifesto für moderne Finance Teams

Die Welt verändert sich. Die Digitalisierung schreitet in einer rasenden Geschwindigkeit voran und der technologische Fortschritt stellt sich für so manches Unternehmen als wertvoller Wettbewerbsvorteil heraus.

Nur der Finance-Bereich scheint unter Innovationsstau zu leiden, obwohl gerade hier der Bedarf an digitalen Lösungen stetig wächst. Die Modernisierung im Finanzwesen läuft nur schleppend. Das liegt zum einen daran, dass wenn es um Wachstum und Verbesserung geht, Finance gegenüber anderen Unternehmensbereichen oft vernachlässigt wird. Dazu kommen knappe Ressourcen, wenig Budget und Konflikte bei der Umsetzung.

Wir glauben, dass die Finanzabteilung das Herzstück eines jeden Unternehmens ist und wir wollen Finance Teams empowern, Potentiale nicht länger unausgeschöpft zu lassen.

Unser Manifesto ist unsere Antwort auf die Frage ‘Wie sehen die Finance Teams von morgen aus?’ und beschreibt die Grundsätze, nach denen moderne Finance Teams arbeiten.

Moderne Finance Teams…

… machen Scannen überflüssig

Jede eingehende Papierrechnung existiert irgendwo bereits digital. Rechnungen werden schließlich nicht mehr handschriftlich, sondern mit Hilfe einer Software erstellt. Anschließend werden sie ausgedruckt und versandt. Dieser Medienbruch verursacht nicht nur einen erhöhten Zeitaufwand, sondern macht den Prozess auch langsamer und anfälliger für Fehler. Dieser Ablauf ist heutzutage so nicht mehr notwendig. Textinformationen einer digitalen Rechnung müssen in der Regel nicht mehr extrahiert, sondern nur interpretiert werden. Die Auslesungsrate moderner OCR-Technologie ist bei digitalen Rechnungen wesentlich höher als bei gescannten Rechnungen. Jeder Scanprozess muss vorab organisiert werden: neben einem Scanner braucht man auch Mitarbeiter:innen, die vor Ort den Scanvorgang regelmäßig durchführen können. Der Abstand zwischen dem Zeitpunkt des Rechnungsversands und Zeitpunkt des Einscannens der Rechnung, ist oft groß. Zum Zeitpunkt der Freigabe der Rechnung ist der eigentliche Geschäftsvorfall bereits lange her.

… empfangen Rechnungen zentral

Die wenigsten Mitarbeiter:innen wissen, wie eine eingehende Rechnung korrekt gehandhabt wird und sollten deshalb beim Rechnungseingang aus der Gleichung genommen werden.Das bedeutet, dass Rechnungen nicht mehr an die E-Mail Adressen einzelner Abteilungen, bzw. einzelner Ansprechpartner:innen adressiert werden, sondern eine einheitliche Empfangsadresse verwendet wird. Dort werden sämtliche eingehende Rechnungen zentral gesammelt. Mitarbeiter:innen haben mit dem Rechnungseingang also fortan keinerlei Berührungspunkte mehr.Alternativ können Mitarbeiter:innen dahingehend ausgebildet werden, dass sie die Rechnungen, die sie selbst (oder ihr Team) produzieren, auch eigenständig freigeben können. Welche Vorgehensweise hier am effektivsten ist, hängt in der Regel von der Organisationsstruktur und der Größe des Unternehmens ab.


Manifesto: wissen, worauf es bei einer Rechnung ankommt

… wissen, worauf es bei einer Rechnung ankommt

Je vollständiger die Rechnungsdaten, desto weniger Rückfragen kommen auf. Das bedeutet, dass neben den Pflichtangaben, wie z. B. Ausstellungsdatum, Rechnungsnummer oder USt-IdNr., möglichst viele zusätzliche Informationen festgehalten werden sollten. Hilfreiche Details sind hier u. a. Infos zur bestellenden Person und zur Kostenstelle. Am besten werden diese direkt zum Zeitpunkt der Bestellung dokumentiert.

Denn: jede fehlende Angabe bedeutet eine potentielle Rückfrage. Hinzu kommt, dass je größer die Organisation ist, desto schwieriger wird es, rückwirkend den Vorfall zu interpretieren und die verantwortliche Person zu suchen.

Manifesto: klären Rückfragen sofort

… klären Rückfragen sofort

Die Probleme bei fehlerhaften Rechnungsdaten sind vielseitig. Die Anschrift ist falsch, mal fehlt das Datum oder es ist unklar wo die Rechnung verbucht wurde. Je früher solche Fragen geklärt werden, desto besser. Es gilt: so wenig Zeit wie möglich zwischen Geschäftsvorfall und Rückfragen verstreichen lassen.

Werden Rückfragen erst zum Jahresabschluss geklärt, ist es wesentlich schwieriger, vergangene Vorfälle zuverlässig aufzubereiten.

… verstehen Prozessoptimierung als Teil der täglichen Arbeit

In den meisten Fällen ist der Datenfluss noch nicht voll integriert. Prozesse müssen deshalb kontinuierlich an die sich ändernden In- und Outputs angepasst und optimiert werden.

Digitalisiert werden sollte am besten direkt an der Quelle, d. h. der wichtigste Hebel liegt ganz vorne im Prozess (z. B. beim Rechnungseingang). Weiter hinten im Prozess kann in der Regel immer noch optimiert werden.

… machen sich Compliance Synergien zu Nutze

Beim Thema Compliance entsteht in vielen Unternehmen ein Konflikt: Nutzbarkeit vs. Compliance. Man könne doch effizienter arbeiten, wenn da nicht die nervigen Compliance Vorgaben wären.

Aber das ist ein Trugschluss: Tatsächlich kann Compliance viele Synergien schaffen, die, richtig genutzt, eine wertvolle Chance darstellen. Digitale Rechnungen z. B. sind gegenüber eingescannten Rechnungen wesentlich rechtskonformer, da kein Medienbruch vorliegt und auch die Lesbarkeit deutlich besser ist. Generell sind digitale Prozesse in der Regel konformer als analoge Prozesse, nicht zuletzt, weil sie transparenter und nachvollziehbarer sind.

Es gilt also die richtigen Systeme zu nutzen, bzw. die richtigen Prozesse anzugehen. Compliance Vorgaben sollten als Chance gesehen werden, eine neue globale Denkweise zu entwickeln, anstatt zu versuchen, nur lokal zu optimieren.

… buchen tagesaktuell (Fast Close)

Früher machte monatliches Buchen Sinn. Denn: papierbasierte Prozesse gehen in der Regel mit einer hohen Rüstzeit einher - Dokumente sammeln, Daten manuell abtippen, Papierstapel organisieren und abheften, um dann am Schluss einen vollgepackten Ordner zu verschicken. Das braucht erst mal viel Zeit.

Die monatliche Abbildung war also lange die Norm, kam aber auch mit einigen Problemen:

  • monatliche Crunchtime (hoher Aufwand innerhalb weniger Tage)

  • asynchrone Prozesse

  • Klärung von Rückfragen schwierig

Wo möglich, sollten Gelegenheiten genutzt werden, täglich vorbereitende Aufgaben zu erledigen. Das bedeutet u. a. Rückfragen so früh wie möglich klären, Daten zeitnah erfassen und die Freigabe zügig durchführen. Wird auf diese Weise gearbeitet, gibt es keinen guten Grund mit der finalen Verbuchung bis zum Monatsende zu warten.

Eine Verkürzung der Buchungsintervalle auf wöchentliches Buchen behebt die Probleme jedoch nicht. Stattdessen sollten die Tage mit hohem Aufwand aufgelockert werden, indem man tägliche Routineaufgaben einführt. So ist man dann in der Lage, tagesaktuell zu buchen und möglichst schnell die BWA zu erstellen.

… verstehen: modern Finance bedeutet open books, collaboration & service

Eine ‘open books’ Atmosphäre erfordert vor allem, dass Mitarbeiter:innen Verantwortung übertragen wird. Um dies zu ermöglichen müssen unternehmensinterne Informationen, bzw. speziell die Finanzdaten, zugänglich und vor allem verständlich gemacht werden. Hier ist es wichtig, nicht nur die legalen Voraussetzungen zu vermitteln, sondern den Mitarbeiter:innen den Informationswert aufzuzeigen.

Sämtliche Mitarbeiter:innen, die Kosten verursachen, sollen auch als Finanzmanager:innen verstanden werden. Mitarbeiter:innen sollten entsprechend in Kenntnis gesetzt werden, um z. B. auftretende Rückfragen selbst klären zu können. Finanzbuchhaltung ist überall im Unternehmen präsent und sollte im Zusammenhang mit einem Service-Gedanken stehen.

Modern Finance ist auch Zusammenarbeit: Fast alle auftauchenden Probleme sind in irgendeiner Weise mit einer weiteren Person oder Einheit verbunden (Lieferunternehmen, Teammitglied oder z. B. die Steuerberatung). Kollaboratives Arbeiten muss hier groß geschrieben werden, sowohl unternehmensintern, als auch -extern.

Manifesto: setzen auf passgenaue Lösungen statt All-in-One Tools

… setzen auf passgenaue Lösungen statt All-in-One Tools

Für Unternehmen stellt sich grundsätzlich die Frage, ob zu einem All-in-One Tool oder zu einer passgenauen Software-Lösung gegriffen werden soll. Nicht selten ist die Unternehmensgröße ausschlaggebend, denn für kleinere Unternehmen reichen All-in-One Tools oft aus und sind in der Regel auch günstiger. Wächst ein Unternehmen, verändern sich jedoch die Anforderungen innerhalb kurzer Zeit. All-in-One Tools müssen dann im schlimmsten Fall vollständig ersetzt werden. Das ist nicht nur teuer, sondern auch zeitaufwendig.

Bei größeren Unternehmen sind die Prozesse oft so komplex und vielschichtig, dass sie mittels einer passgenauen Lösung abgebildet werden können. Passgenaue Lösungen lassen sich zudem oft besser automatisieren und mit anderen Programmen integrieren. Compliance Richtlinien setzen außerdem voraus, dass GoBD-konforme Schnittstellen zwischen verschiedenen Software-Programmen sichergestellt sind.

Durch die digitale Transformation steigen auch die Ansprüche seitens der User:innen. Vor allem im privaten Bereich sind wir mittlerweile an Apps und Softwares gewohnt, die sich durch maximale Benutzerfreundlichkeit und hohe Level an Funktionalität auszeichnen. Den gleichen Anspruch stellen wir deshalb auch an Lösungen im Arbeitsalltag.

Passgenaue Lösungen müssen also verschiedenen Merkmale aufweisen, um Anforderungen gerecht zu werden:

  • hohe Tiefe der Funktionalität

  • hohes Maß an Benutzerfreundlichkeit

  • hoher Grad der Automatisierung

  • hohe Integrierbarkeit

Diese Merkmale zu 100% zu erfüllen ist schwierig und in den meisten Fällen müssen hier und da Abstriche gemacht werden. Trotzdem ist man mit einer passgenauen Lösung auf der sicheren Seite.

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