Monatsabschluss: So sparst du mehr als nur Zeit

Lea Friedel
13. September 2022
(Lesedauer: 6min)
Das Wichtigste in Kürze
Der Monatsabschluss ist dazu da, die jeweilige Buchungsperiode abzuschließen.
Die typischen Aufgaben im Monatsabschluss sind: vorbereitende Buchhaltung, Abgrenzung der Geschäftsvorfälle, Erstellung der Gewinn-und-Verlustrechnung, Berechnung der Umsatzsteuer und Erstellung der Monatsbilanz.
Die händische Erstellung von Monatsabschlüssen ist sehr zeitaufwändig, fehleranfällig und intransparent.
Besser ist es, ein digitales Tool zur Hilfe zu nehmen, das den Prozess stark vereinfacht, standardisiert und automatisiert.
Definition: Monatsabschluss
Im Rahmen des Monatsabschlusses muss ein Unternehmen sicherstellen, dass alle Rechnungen bezahlt und korrekt in das Buchhaltungssystem eingepflegt wurden.
Diese Prozesse sind wichtig, denn mit einem sorgfältigen Monatsabschluss wird automatisch auch der Jahresabschluss besser. Doch der klassische Monatsabschluss ist extrem zeitaufwändig und wenn der Vormonat erst einmal abgeschlossen ist, steht oft schon der nächste Monatsabschluss an. Wir zeigen, warum der klassische Monatsabschluss überholt ist und wie es besser geht.
Wie läuft der Monatsabschluss ab?
Der Monatsabschluss besteht aus allen Tätigkeiten, die nötig sind, um die jeweilige Buchungsperiode abzuschließen. Dies bedeutet konkret, dass jede einzelne Transaktion des Unternehmens überprüft werden muss, die im jeweiligen Monat getätigt wurde.
Darüber hinaus kann der Abschluss der Konten auch das Eintreiben offener Beträge bei Kund:innen oder Lieferanten umfassen.
Es wird überprüft, ob die jeweilige Transaktion rechtmäßig ausgeführt und von wem sie genehmigt wurde, der Rechnungsbetrag wird mit der Zahlung abgeglichen und die entsprechenden Belege müssen gefunden, sortiert und eingeordnet werden. Zudem überprüft man, wer die Ausgabe genehmigt hat.
In der Regel gilt: je mehr Transaktionen, desto unübersichtlicher und zeitaufwändiger ist auch der Monatsabschluss. Die meisten Finanzteams fragen sich also, wie sie Monatsabschlüsse schneller und effizienter durchführen können.
Typische Schritte beim Monatsabschluss
Diese exemplarische Checkliste bietet einen schnellen Überblick über die Hauptaufgaben, die beim klassischen Monatsabschluss anfallen können.
Vorbereitende Buchhaltung
Unter der vorbereitenden Buchhaltung fallen alle Aufgaben, bei denen relevante Dokumente und Unterlagen für die Buchhaltung so aufbereitet werden, dass der oder die Steuerberater:in sich schnell einen Überblick verschaffen kann.
Die Hauptaufgaben der vorbereitenden Buchhaltung sind die Sammlung, Sortierung und Kontrolle aller steuerlich relevanten Unterlagen. Sind alle Unterlagen vollständig? Dann kann man zum zweiten Schritt übergehen.
Abgrenzung der Geschäftsvorfälle
Häufig werden Rechnungen in einem Monat gebucht, beziehen sich aber eigentlich auf den nächsten Monat, wie z. B. Mietzahlungen. Weil das nicht passieren darf, muss man die periodengerechte Abgrenzung von Geschäftsvorfällen, die zum jeweiligen Monat gehören, vornehmen.
Erstellung der Gewinn- und Verlustrechnung
Die Gewinn- und Verlustrechnung ist ein Teil der Bilanz und somit Bestandteil von doppelter Buchführung. Hiermit kann man den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens feststellen.
Wenn Erträge die Aufwendungen übertreffen, erzielt man Gewinn. Sind die Aufwendungen jedoch größer als die Erträge, hat das Unternehmen Verluste gemacht.
Gut zu wissen: Bei der einfachen Buchhaltung nutzt man eine Einnahmenüberschussrechnung, um Gewinn festzustellen. Hier werden alle Geschäftsvorfälle als Einnahme oder Ausgabe nur auf ein Konto gebucht.
Berechnung der Umsatzsteuer
Anschließend kann die abzuführende Umsatzsteuer berechnet werden. In Deutschland gilt hier folgende Regel: Jedes Unternehmen ist zur Abführung von Umsatzsteuer verpflichtet, mit Ausnahme der Kleinunternehmer:innen, die unter 17.500 € Umsatz im Vorjahr erzielt haben.
Die Umsatzsteuer in Deutschland beträgt 19 % gemäß § 19 Abs. 1 UStG. Darunter fallen alle Waren und Dienstleistungen, die nicht umsatzsteuerfrei sind oder unter den ermäßigten Steuersatz von 7 %, wie z. B. Lebensmittel, Übernachtungen oder Kunstgegenstände fallen.
Erstellung der Monatsbilanz
Im letzten Schritt kann die Monatsbilanz erstellt werden. Nun werden die Monatsumsätze aller Buchführungskonten auf die Konten des Hauptbuches übertragen.
Im Gegensatz zum Jahresabschluss wird hier der Wert der Bestandskonten nicht mithilfe von einer Inventur ermittelt, sondern durch die Fortschreibung der Lagerbücher.
Die Schwachstellen des klassischen Monatsabschlusses
Der Monatsabschluss ist in vielen Unternehmen auch heutzutage noch eine händische und papierbasierte Tätigkeit, die schnell zu Chaos führen kann.
Die Abrechnung am Monatsende ist für die meisten Mitarbeiter:innen eine lästige und unbeliebten Pflichtaufgabe, auf die sich kaum jemand aus der Buchhaltung freut.
Trotz zunehmender Digitalisierung in vielen Unternehmensbereichen, sind die papierbasierten Abläufe in der Buchhaltung oft noch an der Tagesordnung. Die Abschlüsse werden von vielen Unternehmen noch auf monatlicher Basis erstellt, obwohl diese Vorgehensweise eigentlich nicht mehr zeitgemäß ist. Denn: Digitale Prozesse und Tools ermöglichen inzwischen eine viel effizientere Arbeitsweise.
Der klassische Monatsabschluss geht nicht nur mit einer hohen Rüstzeit einher, es kommt auch oft zu Stolpersteinen:
1. Zeitaufwand
Daten werden händisch abgetippt, Dokumente gesammelt, organisiert und in Ordnern abgeheftet. Das bedeutet nicht nur einen hohen Zeit- und Arbeitsaufwand, sondern nimmt zudem auch enorm viel Platz und Ressourcen in Anspruch.
2. Unterlagen fehlen
Bei der Dokumentation der Abrechnungen gehen oftmals Rechnungen verloren, welche am Monatsende fehlen.
3. Fehler passieren
Die manuelle Dateneingabe ist extrem fehleranfällig, Zahlendreher oder kleine Fehler werden leicht übersehen. Manchmal entstehen auch doppelte Zahlungen, die nicht zugeordnet werden können.
4. Fehlende Transparenz
Der Prozess ist enorm zeitaufwändig und intransparent, da alle Daten händisch abgetippt, Dokumente gesammelt, sortiert und abgeheftet werden müssen.
Effizienter Monatsabschluss durch digitale Lösungen
Viele Menschen sind sich bezüglich des Themas der Digitalisierung noch unsicher. Die folgende Liste zeigt einige überzeugende Vorteile einer Rechnungsfreigabe-Software auf:
Tagesaktuelle Buchung: Mithilfe von digitalen Tools kann man viele vorbereitende Aufgaben bereits täglich erledigen, anstatt sie auf das Monatsende zu schieben.
Compliance und Transparenz: Gegenüber papierbasierten Prozessen punkten digitale Arbeitsweisen in der Regel auch mit einer höheren Compliance und besserer Nachvollziehbarkeit.
Effiziente Automatisierung: Automatisierte Erfassung von Rechnungsdaten, elektronischer Import von Banktransaktionen, Erinnerungsfunktionen und digitale Archivierung von Dokumenten – viele Prozesse laufen digitalisiert sehr viel effizienter ab.
Schnelle und einfache Kommunikation mit Mitarbeiter:innen: Rückfragen zu einzelnen Vorfällen können so zeitnah geklärt werden – auch wenn die Person nicht vor Ort ist.
Transparente Dokumentation des Bearbeitungsprozesses: Wer was und wann freigegeben hat, ist immer nachvollziehbar.
Präzise Erfassung von Rechnungsdaten durch OCR-Technologie: Doppelerfassungen und Zahlendreher werden so vermieden.
Daten in Echtzeit: Ein ständiger Überblick über Ausgaben und offene Posten sorgt für mehr Kontrolle und Transparenz.
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Am besten sollte man Rückfragen direkt zu klären, Daten zeitnah erfassen und die Freigabe zügig durchführen. Wird auf diese Weise gearbeitet, dann gibt es keinen guten Grund, mit der finalen Verbuchung noch bis zum Monatsende zu warten.
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