Im Rahmen des Monatsabschlusses muss ein Unternehmen sicherstellen, dass alle Rechnungen bezahlt und korrekt in das Buchhaltungssystem eingepflegt wurden.

Diese Prozesse sind wichtig, denn mit einem sorgfältigen Monatsabschluss wird automatisch auch der Jahresabschluss besser. Doch der klassische Monatsabschluss ist extrem zeitaufwändig und wenn der Vormonat erst einmal abgeschlossen ist, steht oft schon der nächste Monatsabschluss an. Wir zeigen, warum der klassische Monatsabschluss überholt ist und wie es besser geht.

Der Monatsabschluss besteht aus allen Tätigkeiten, die nötig sind, um die jeweilige Buchungsperiode abzuschließen. Dies bedeutet konkret, dass jede einzelne Transaktion des Unternehmens überprüft werden muss, die im jeweiligen Monat getätigt wurde.

Darüber hinaus kann der Abschluss der Konten auch das Eintreiben offener Beträge bei Kund:innen oder Lieferanten umfassen.

Es wird überprüft, ob die jeweilige Transaktion rechtmäßig ausgeführt und von wem sie genehmigt wurde, der Rechnungsbetrag wird mit der Zahlung abgeglichen und die entsprechenden Belege müssen gefunden, sortiert und eingeordnet werden. Zudem überprüft man, wer die Ausgabe genehmigt hat.

In der Regel gilt: je mehr Transaktionen, desto unübersichtlicher und zeitaufwändiger ist auch der Monatsabschluss. Die meisten Finanzteams fragen sich also, wie sie Monatsabschlüsse schneller und effizienter durchführen können.

Diese exemplarische Checkliste bietet einen schnellen Überblick über die Hauptaufgaben, die beim klassischen Monatsabschluss anfallen können.

Vorbereitende Buchhaltung

Unter der vorbereitenden Buchhaltung fallen alle Aufgaben, bei denen relevante Dokumente und Unterlagen für die Buchhaltung so aufbereitet werden, dass der oder die Steuerberater:in sich schnell einen Überblick verschaffen kann.

Die Hauptaufgaben der vorbereitenden Buchhaltung sind die Sammlung, Sortierung und Kontrolle aller steuerlich relevanten Unterlagen. Sind alle Unterlagen vollständig? Dann kann man zum zweiten Schritt übergehen.

Abgrenzung der Geschäftsvorfälle

Häufig werden Rechnungen in einem Monat gebucht, beziehen sich aber eigentlich auf den nächsten Monat, wie z. B. Mietzahlungen. Weil das nicht passieren darf, muss man die periodengerechte Abgrenzung von Geschäftsvorfällen, die zum jeweiligen Monat gehören, vornehmen.

Erstellung der Gewinn- und Verlustrechnung

Die Gewinn- und Verlustrechnung ist ein Teil der Bilanz und somit Bestandteil von doppelter Buchführung. Hiermit kann man den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens feststellen.

Wenn Erträge die Aufwendungen übertreffen, erzielt man Gewinn. Sind die Aufwendungen jedoch größer als die Erträge, hat das Unternehmen Verluste gemacht.

Gut zu wissen: Bei der einfachen Buchhaltung nutzt man eine Einnahmenüberschussrechnung, um Gewinn festzustellen. Hier werden alle Geschäftsvorfälle als Einnahme oder Ausgabe nur auf ein Konto gebucht.

Berechnung der Umsatzsteuer

Anschließend kann die abzuführende Umsatzsteuer berechnet werden. In Deutschland gilt hier folgende Regel: Jedes Unternehmen ist zur Abführung von Umsatzsteuer verpflichtet, mit Ausnahme der Kleinunternehmer:innen, die unter 17.500 € Umsatz im Vorjahr erzielt haben.

Die Umsatzsteuer in Deutschland beträgt 19 % gemäß § 19 Abs. 1 UStG. Darunter fallen alle Waren und Dienstleistungen, die nicht umsatzsteuerfrei sind oder unter den ermäßigten Steuersatz von 7 %, wie z. B. Lebensmittel, Übernachtungen oder Kunstgegenstände fallen.

Erstellung der Monatsbilanz

Im letzten Schritt kann die Monatsbilanz erstellt werden. Nun werden die Monatsumsätze aller Buchführungskonten auf die Konten des Hauptbuches übertragen.

Im Gegensatz zum Jahresabschluss wird hier der Wert der Bestandskonten nicht mithilfe von einer Inventur ermittelt, sondern durch die Fortschreibung der Lagerbücher.

Der Monatsabschluss ist in vielen Unternehmen auch heutzutage noch eine händische und papierbasierte Tätigkeit, die schnell zu Chaos führen kann.

Die Abrechnung am Monatsende ist für die meisten Mitarbeiter:innen eine lästige und unbeliebten Pflichtaufgabe, auf die sich kaum jemand aus der Buchhaltung freut.

Trotz zunehmender Digitalisierung in vielen Unternehmensbereichen, sind die papierbasierten Abläufe in der Buchhaltung oft noch an der Tagesordnung. Die Abschlüsse werden von vielen Unternehmen noch auf monatlicher Basis erstellt, obwohl diese Vorgehensweise eigentlich nicht mehr zeitgemäß ist. Denn: Digitale Prozesse und Tools ermöglichen inzwischen eine viel effizientere Arbeitsweise.

Der klassische Monatsabschluss geht nicht nur mit einer hohen Rüstzeit einher, es kommt auch oft zu Stolpersteinen:

1. Zeitaufwand

Daten werden händisch abgetippt, Dokumente gesammelt, organisiert und in Ordnern abgeheftet. Das bedeutet nicht nur einen hohen Zeit- und Arbeitsaufwand, sondern nimmt zudem auch enorm viel Platz und Ressourcen in Anspruch.

2. Unterlagen fehlen

Bei der Dokumentation der Abrechnungen gehen oftmals Rechnungen verloren, welche am Monatsende fehlen. ‍

3. Fehler passieren

Die manuelle Dateneingabe ist extrem fehleranfällig, Zahlendreher oder kleine Fehler werden leicht übersehen. Manchmal entstehen auch doppelte Zahlungen, die nicht zugeordnet werden können.‍

4. Fehlende Transparenz

Der Prozess ist enorm zeitaufwändig und intransparent, da alle Daten händisch abgetippt, Dokumente gesammelt, sortiert und abgeheftet werden müssen.

Viele Menschen sind sich bezüglich des Themas der Digitalisierung noch unsicher. Die folgende Liste zeigt einige überzeugende Vorteile einer Rechnungsfreigabe-Software auf:

Tagesaktuelle Buchung: Mithilfe von digitalen Tools kann man viele vorbereitende Aufgaben bereits täglich erledigen, anstatt sie auf das Monatsende zu schieben.

Compliance und Transparenz: Gegenüber papierbasierten Prozessen punkten digitale Arbeitsweisen in der Regel auch mit einer höheren Compliance und besserer Nachvollziehbarkeit.

Effiziente Automatisierung: Automatisierte Erfassung von Rechnungsdaten, elektronischer Import von Banktransaktionen, Erinnerungsfunktionen und digitale Archivierung von Dokumenten – viele Prozesse laufen digitalisiert sehr viel effizienter ab.

Schnelle und einfache Kommunikation mit Mitarbeiter:innen: Rückfragen zu einzelnen Vorfällen können so zeitnah geklärt werden – auch wenn die Person nicht vor Ort ist.

Transparente Dokumentation des Bearbeitungsprozesses: Wer was und wann freigegeben hat, ist immer nachvollziehbar.

Präzise Erfassung von Rechnungsdaten durch OCR-Technologie: Doppelerfassungen und Zahlendreher werden so vermieden.

Daten in Echtzeit: Ein ständiger Überblick über Ausgaben und offene Posten sorgt für mehr Kontrolle und Transparenz.

Virtuelle Kreditkarten statt Firmenkreditkarten: So ist für das Finanzteam am Ende des Monats genau nachzuvollziehen, wer was gekauft hat.

Am besten sollte man Rückfragen direkt zu klären, Daten zeitnah erfassen und die Freigabe zügig durchführen. Wird auf diese Weise gearbeitet, dann gibt es keinen guten Grund, mit der finalen Verbuchung noch bis zum Monatsende zu warten.

Die extreme Crunchtime am Ende des Monats wird aufgelockert und das Team entlastet. Vorarbeiten nicht aufzuschieben, sondern so zeitnah wie möglich zu erledigen, geht außerdem oft mit einer höheren Qualität einher.

Sauber und vollständig abzurechnen ist und bleibt ein wichtiger Prozess eines jeden Unternehmens, an dem kein Weg vorbeiführt. Wenn der Monatsabschluss läuft, können viele vor- und nachgelagerte Prozesse stark vereinfacht werden.

Mit der Digitalisierung von Finanzprozessen und der Einführung von konsequenten Routineaufgaben können die Tage am Ende des Monats endlich einfacher verlaufen. Bis zum Monatsende zu warten ist dann nicht mehr notwendig, stattdessen ist man so in der Lage, tagesaktuell zu buchen und möglichst schnell die BWA zu erstellen.

Effizientere Arbeitsweisen, weniger Stress, zufriedene Mitarbeiter:innen. So geht moderne Finanzbuchhaltung.