Rechnungsmanagement

Wie du dein Rechnungseingangsbuch digitalisieren kannst

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Lea Friedel

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03.04.23

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(Lesedauer: 5 min)

Ein Rechnungseingangsbuch-Türsteher lässt eine Eingangsrechnung in den Club.

Das Wichtigste in Kürze

  • Ein Rechnungseingangsbuch beinhaltet eine chronologische Auflistung aller eingegangenen Rechnungen.

  • Grundsätzlich ist ein Rechnungseingangsbuches für den Fall einer Betriebsprüfung wichtig und um Fehler oder Dubletten zu vermeiden.

  • Mit einer Rechnungsmanagement-Software musst du kein Rechnungseingangsbuch mehr führen, weil Rechnungseingänge ganz automatisch dokumentiert werden.

  • Durch die Suchfunktion via Schlagwort und die digitale Archivierung macht es dir eine Software noch leichter, Rechnungen wiederzufinden.

Vom Nutzen eines Rechnungseingangsbuchs

Ganz nach dem Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg” wird es eingesetzt, um Eingangsrechnungen chronologisch zu erfassen und zu organisieren. Dabei spielt es keine Rolle, ob deine Rechnungen elektronisch per E-Mail oder in traditioneller Papierform bei dir eintreffen.

Im Grunde genommen ist das Rechnungseingangsbuch nichts weiter als eine Liste aller Eingangsrechnungen, die nicht direkt in bar bezahlt wurden. Gleichzeitig werden dabei auch die wichtigsten Informationen aller eingehenden Rechnungen in kurzer und übersichtlicher Form aufgenommen. Die folgenden Rechnungen landen im Rechnungseingangsbuch:

  • Eingangsrechnungen

  • Wareneingänge

  • Gutschriften

  • Storno-Wareneingänge

Umbuchungen vom Finanzamt oder Mahnungen gehören allerdings nicht in das Rechnungseingangsbuch.

Die wichtigsten Bücher in der Buchhaltung

Im Rahmen der doppelten Buchführung gibt es gleich mehrere Bücher, die deine Eingangsrechnungen nach zeitlichen und sachlichen Kriterien ordnen:

  • Das Grundbuch, auch Journal genannt, listet alle Geschäftsvorfälle zeitlich und in chronologischer Reihenfolge auf und bildet die Grundlage für das Hauptbuch. Dazu gehören zum Beispiel das Kassenbuch und Rechnungseingangsbuch.

  • Das Hauptbuch ordnet alle Geschäftsvorfälle sachlich zu und bildet diese in systematischer Gliederung in den sogenannten Sachkonten ab. Zu diesen Konten gehören alle Konten der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung.

  • Die Konten aus dem Hauptbuch werden wiederum als einzelne Geschäftsvorfälle in den sogenannten Nebenbüchern aufgeschlüsselt. Dazu gehören beispielsweise die Lohnbuchhaltung, ein Lagerbuch oder ein Debitoren-Nebenbuch aus der Debitorenbuchhaltung.

Erhältst du beispielsweise regelmäßige Lieferungen von einem Geschäftspartner, dann wird seine Rechnung zunächst im Rechnungseingangsbuch aufgenommen. Im Nebenbuch führst du ein speziell für diesen Lieferanten bestehendes Verbindlichkeitskonto und im Hauptbuch, also in deiner Bilanz, sind alle Verbindlichkeiten als Sammelkonto zusammengefasst.

Gesetzliche Vorschriften: Darauf musst du achten!

Folgende Angaben müssen pro eingehende Rechnung erfasst werden:

  • laufende Nummer pro Eingangsrechnung

  • Buchungsdatum

  • Datum der Rechnungsstellung

  • Rechnungsnummer

  • betroffene Konten (Soll- & Habenkonto)

  • Bruttobetrag ohne Skonto

  • Buchungstext

Außerdem sind bei der Rechnungsbearbeitung verschiedene Compliance-Regeln zu beachten!

Rechnungseingangsbuch und Compliance-Vorschriften

Compliance bedeutet zunächst nichts weiter als die Einhaltung von Regeln und Gesetzen. Im Kontext der Buchhaltung bedeutet der Begriff also, dass ein breites Spektrum an Gesetzen, Vorschriften, Pflichten und Normen beachtet werden muss.

Auch dein Rechnungseingangsbuch sollte alle Compliance-Vorgaben einhalten. Denn beim Prüfen, Bezahlen, Buchen und Ablegen von Rechnungen ergeben sich gleich mehrere Risiken (Stichwort: Datenschutz).

Eingangsrechnungen enthalten sensible Daten und sollten daher nicht für jede Person zugänglich sein. Um die Gefahr von Datenlecks zu minimieren, muss auch dein gesamtes System zum Erfassen und Archivieren sowie deine IT-Landschaft gegen Missbrauch abgesichert sein.

Moderne Finanzteams nutzen CANDIS

Für wen ist ein Rechnungseingangsbuch Pflicht?

Unabhängig davon, ob du zur einfachen Buchführung oder doppelten Buchführung verpflichtet bist: Laut § 238 HGB müssen alle Kaufleute in Deutschland alle für die Steuer relevanten Unterlagen dokumentieren und für bis zu zehn Jahre aufbewahren. Konkret bedeutet das für deine Rechnungseingänge: Wenn du als Unternehmerin oder Unternehmer Rechnungen erhältst, musst du diese aufbewahren und zudem die Pflichtangaben auf Rechnungen beachten. Hintergrund ist, dass bei einer eventuellen Steuerprüfung jede einzelne Buchung deines Unternehmens nachweispflichtig ist.

Wie du das machst, ist jedoch nicht im Detail vorgeschrieben. Daher gibt es auch keine gesetzliche Pflicht, ein Rechnungseingangsbuch zu führen – allerdings vereinfacht es deine Buchhaltung enorm! Insbesondere bei Betriebsprüfungen durch das Finanzamt oder bei externen Wirtschaftsprüfungen kann es dir helfen, deinen tatsächlichen Rechnungseingang mit den gebuchten Rechnungen abzugleichen und so schnell und einfach Nachweise zu liefern.

Im Überblick: Die Vorteile des Rechnungseingangsbuchs

Ein gut geführtes Rechnungseingangsbuch bietet dir gleich mehrere Vorteile:

  • Alle Zahlungsverpflichtungen fest im Blick: So verpasst du keine Skonti mehr und beugst teuren Mahngebühren vor. Außerdem behältst du den Bearbeitungsstatus aller Verbindlichkeiten im Auge.

  • Schnelle Suche: Alle relevanten Daten aus Rechnungen können schnell und einfach gefunden und genutzt werden – auch außerhalb der Buchhaltung, beispielsweise bei Kundenanfragen oder Gewährleistungsansprüche.

  • Einfache Steuererklärung: Alle erforderlichen Informationen sind im Rechnungseingangsbuch bereits ordentlich erfasst und für die Steuererklärung aufbereitet. Auch Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse lassen sich so viel einfacher erstellen.

  • Umsatzsteuervoranmeldung einfach ermitteln: Auf dessen Grundlage kannst du auch die abzugsfähige Vorsteuer ermitteln.

  • Dubletten vermeiden: Oftmals werden Rechnung postalisch und zusätzlich via E-Mail verschickt. Ein Rechnungseingangsbuch beugt doppelt bezahlten Rechnungen und letztlich viel unnötigen Aufwand vor.

Praxis-Tipp

Auch für kleine Unternehmen kann ein Rechnungseingangsbuch nützlich sein: Chaos und Lücken im Rechnungseingang machen Prüfer:innen sofort stutzig. Mit einem ordentlich geführten Buch kannst du jeder Betriebsprüfung gelassen ins Auge sehen.

Noch besser: Ein digitales Rechnungseingangsbuch

Ein Rechnungseingangsbuch ist also ziemlich nützlich. Doch wie legst du es am besten an? Zum einen kannst du natürlich deine Eingangsrechnungen ganz klassisch mit Zettel und Stift in einem Buch erfassen. Allerdings nimmt das enorm viel Zeit in Anspruch und in puncto Übersicht und Schnellzugriff schneidet das herkömmliche Buch ziemlich schlecht ab.

Besser ist da schon mal eine Exceltabelle als digitales Rechnungseingangsbuch. Ein Buch in digitaler Form ist von überall aus verfügbar – egal, ob du im Raum nebenan, im Homeoffice oder auf Geschäftsreise bist. Zudem lassen sich Daten schnell und einfach suchen.

Das Problem ist jedoch, dass Rechnungsdaten Punkt für Punkt manuell eingetragen werden müssen – Fehler sind quasi vorprogrammiert. Zudem können Rechnungen auch in Excel-Listen schnell vergessen werden. Und ob das System wirklich datenschutzsicher ist? Zum Glück gibt es bereits smarte Tools, die dein Rechnungseingangsbuch voll automatisch anlegen.

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Rechnungseingangsbuch einfach gemacht mit Candis

Candis nimmt dir alle Aufgaben rund um dein Rechnungsmanagement ab – und sorgt dafür, dass du Eingangsrechnungen nicht mehr händisch erfassen musst. So funktioniert’s:

  • Elektronische Eingangsrechnungen werden automatisch in Candis importiert. Dank OCR-Technologie kann Candis alle wichtigen Rechnungsdaten automatisch erkennen und diese für die Weiterverarbeitung aufbereiten.

  • Papierrechnungen und Belege kannst du einfach abfotografieren und hochladen – übrigens auch ganz bequem von unterwegs via der Candis-App.

  • Anschließend gibst du alle Rechnungen mit nur einem Klick frei – verabschiede dich von verpassten Skontofristen und Mahnungen.

  • Anhand der Suchfunktion kannst du immer und überall auf alle Rechnungen zugreifen.

  • Zugangsrechte lassen sich für verschiedene Personen oder Abteilungen zuweisen.

Häufig gestellte Fragen

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