Das manuelle Abtippen von Stammdaten gehört für viele Buchhalter:innen zu den alltäglichen Aufgaben. Meist ist das der Fall, wenn Rechnungseingang und Rechnungsprüfung noch analog ablaufen. Aber auch wenn bereits eine Rechnungseingangssoftware vorhanden ist, erfolgt die Stammdatenpflege in vielen Unternehmen noch händisch.
Grund hierfür kann sein, dass die verwendete Rechnungssoftware schlichtweg keine Speicherung von Stammdaten ermöglicht oder die Schnittstelle zur Buchhaltungssoftware für die Übertragung nicht ausgelegt ist.
Was sind Stammdaten?
Stammdaten bezeichnen jene Daten, die in einem Unternehmen langfristig unverändert bleiben oder nur selten geändert werden. Sie beinhalten Informationen zu Produkten, Lieferanten, Kunden, Mitarbeiter:innen und anderen wesentlichen Geschäftsobjekten.
Im Gegensatz zu Transaktionsdaten, die Geschäftsvorfälle wie Verkäufe oder Einkäufe dokumentieren, sind Stammdaten langlebiger.
Warum ist die Stammdatenpflege so wichtig
Für die korrekte Bearbeitung, Verbuchung und Bezahlung von Rechnungen ist eine sorgfältige Pflege der Stammdaten unerlässlich. Es gibt Stammdaten, die allein aus rechtlichen Gründen erfasst werden müssen, wie Name, Kreditorenkontonummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
Hinzu kommen Stammdaten für den Zahlungsverkehr wie IBAN, Zahlungsfälligkeit und Zahlungsträger. Für selbstbuchende Unternehmen ist es daher unerlässlich, diese Stammdaten als Minimum zu erfassen. Eine vernachlässigte Stammdatenpflege kann zu Fehlbuchungen, Verzögerungen und Unzufriedenheit bei den Kreditoren führen. Zusätzlich können in den Stammdaten Adress- und Kontaktdaten hinterlegt werden, die bei einem Umzug oder für den Versand von Zahlungsavisen hilfreich sein können.
Das manuelle Abtippen ist dabei nicht nur zeitintensiv, sondern auch fehleranfällig.
Zusammengefasst:
Optimierung von Geschäftsprozessen: Qualitativ hochwertige Stammdaten stellen sicher, dass Geschäftsprozesse reibungslos und effizient ablaufen.
Kundenzufriedenheit: Genauigkeit in den Kundendaten bedeutet bessere Kundeninteraktionen, angefangen bei der Rechnungsstellung bis hin zur Kundenkommunikation.
Compliance und Reporting: Korrekte und aktuelle Stammdaten sind für Compliance-Anforderungen und genaues Reporting unerlässlich.
Vermeidung von Fehlern: Fehlerhafte Stammdaten können zu kostspieligen Fehlern in Prozessen und Entscheidungen führen.
Stammdaten: Die Schwierigkeit bei der Pflege
Für DATEV Nutzer:innen ist der Rechnungsdatenservice 1.0 die am weitesten verbreitete Schnittstelle. Diese ist jedoch nur für die Übermittlung von Belegdaten im PDF-Format an DATEV Unternehmen online ausgelegt und eignet sich daher eher für Unternehmen, die ihre Buchhaltung an eine Steuerkanzlei ausgelagert haben. Da keine strukturierten Daten wie z. B. die IBAN übertragen werden können, hat die Schnittstelle für selbstbuchende Unternehmen entscheidende Nachteile.
Buchhalter:innen in selbstbuchenden Unternehmen können zwar Belege von Unternehmen online nach Kanzlei Rechnungswesen über das Rechenzentrum bereitstellen, die Kreditorenstammdaten müssen jedoch immer manuell nacherfasst und gepflegt werden. Das bedeutet vor allem, neue Kontakte zu erfassen, veraltete Kontaktdaten zu identifizieren und zu korrigieren und gegebenenfalls Rücksprache mit Lieferunternehmen oder Kund:innen zu halten.
Werden Zahlungsbedingungen verwendet, um z. B. Fälligkeiten und Skontofristen beim Geschäftspartner zu hinterlegen, müssen diese ebenfalls manuell angelegt und gepflegt werden.
Stammdaten mit Candis nahtlos nach DATEV Rechnungswesen übertragen
Wir bei Candis glauben: Heutzutage muss kein:e Buchhalter:in mehr Stammdatenpflege händisch machen, das geht auch automatisiert!
Daher haben wir die Erweiterung für DATEV Selbstbucher entwickelt, neben automatischen Rückstellungsbuchungen vereinfacht diese durch den direkten Export nach DATEV Rechnungswesen auch eure Stammdatenpflege. In Candis kannst du nun alle erfassten Kreditoren samt Zahlungsinformationen und -bedingungen verlustfrei exportieren und sparst dir das manuelle Nachfassen. Möglich macht das eine neue Schnittstelle: der DATEV Buchungsdatenservice. Damit werden strukturierte Daten (Buchungsdaten) im CSV-Format direkt ins DATEV Rechenzentrum übermittelt.
Im interaktiven Video zeigen wir dir, wie du in Candis Stammdaten von Geschäftspartnern automatisch anhand einer Rechnung erfassen und nach DATEV Rechnungswesen exportieren kannst.
Beim Export aus Candis werden drei Buchungsstapel generiert: jeweils einer für Rechnungen, einer für Geschäftspartner-Stammdaten und einer für Zahlungsbedingungen. Nutzt du die Candis Kreditkarten, wird für Kreditkartentransaktionen ebenfalls ein separater Stapel generiert. Über die Stapelverarbeitung kannst du die Daten dann in euren Bestand importieren.
Der Stammdaten-Export nach DATEV Rechnungswesen ist Teil der Erweiterung für DATEV Selbstbucher. Lass dich von unserem Expertenteam unverbindlich beraten, ob die Erweiterung für dich passend ist!