Als Rechnungsmanagement bezeichnet man den Prozess, mit dem Unternehmen Rechnungen erhalten, verarbeiten und bezahlen. Externe Dienstleistende oder Lieferanten senden Eingangsrechnungen, die anschließend geprüft und freigegeben werden müssen.

Verantwortlich für das Rechnungsmanagement sind normalerweise Finanzteams eines Unternehmens. Das Team, das in der Regel aus Buchhalter:innen und Finanzmanager:innen besteht, überprüft Rechnungen und stellt sicher, dass die Waren oder Dienstleistungen eingegangen sind, bevor die Zahlung an die Lieferunternehmen erfolgt.

Das Rechnungsmanagement umfasst einige Aufgaben, wie z. B. die Bearbeitung von Anfragen, Dublettenprüfung und die Sicherstellung, dass Lieferunternehmen pünktlich bezahlt werden.

Die Rechnungsverarbeitung ist zudem ein wichtiger Bestandteil des digitalen Rechnungsmanagements, der folgende Schritte beinhaltet:

1. Eingang und Prüfung

Optimalerweise treffen Rechnungen bereits digital ein, sodass sie nicht mehr gescannt werden müssen.

Daraufhin müssen Rechnungen im Rahmen der Rechnungsprüfung nach § 14 Abs. 4 UStG auf korrekte Formalität und sachliche Richtigkeit geprüft werden. In diesem Schritt erfasst die Buchhaltung alle kreditorischen Angaben wie Sachkonto, Personenkonto und Buchungsschlüssel, also was für die externe Kostenrechnung notwendig ist.

2. Freigabe und Zahlung

Im Prozess der Rechnungsfreigabe soll sichergestellt werden, dass alle Rechnungen ihre Richtigkeit haben.

Die Freigebenden der jeweiligen Abteilungen eines Unternehmens müssen bestätigen, dass etwas bestellt wurde und geben ihre Kostenstellen an. Ohne diesen Vorgang würde die Buchhaltung blind überweisen.

Danach wird die Rechnung noch in die Finanzbuchhaltungs-Software importiert und kann bezahlt werden.

3. Export und Archivierung

Am Ende des Prozesses wird die Rechnung digital archiviert. So kann sie viel schneller und vor allem ortsunabhängig wiedergefunden werden, als in Papierform. Rechnungen werden so auch im Sinne der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert.

Der gesamte Prozess muss GoBD-konform durchgeführt werden. Hierzu gehört auch eine ordentliche Verfahrensdokumentation.

Die meisten Finanzmanager:innen und Buchhalter:innen können ein Lied davon singen: Die Rechnungsverarbeitung ist in vielen Unternehmen schwerfällig, zeitintensiv und fehleranfällig.

Mit voranschreitender Digitalisierung greifen jedoch immer mehr Unternehmen auf eine Rechnungsmanagement-Software zurück, die diesen Prozess enorm erleichtern kann.

Die Vorteile einer solchen Software sind vielfältig. Sie automatisiert den gesamten Rechnungsmanagement-Prozess: manuelle Prozesse, wie der Belegimport, die Rechnungsfreigabe oder die doppelte Rechnungsidentifizierung werden beschleunigt und vereinfacht.

Außerdem sind Rechnungsmanagement-Softwares …

… flexibel & sicher

Mehr als 32 Milliarden Papierrechnungen werden in Deutschland im Schnitt jährlich erstellt. Nicht wenige davon landen zwischen Schreibtischen, unter Ordnern oder gehen irgendwo im Unternehmen verloren.

Bei digitalen Rechnungen fällt dieses Problem weg. Die Rechnungsmanagement-Software sammelt sämtliche Rechnungen durch automatischen Import sicher an einem Platz.

… transparent & übersichtlich

Papierrechnungen legen einen langen Weg innerhalb des Unternehmens zurück. Bis die Rechnungen verarbeitet werden, ist oft nicht mehr zu 100 % nachvollziehbar, welche Schritte durchlaufen wurden. Der Prozess ist undurchsichtig und langsam.

Dank vollständiger Prozessdokumentation sind sämtliche Vorgänge in der Rechnungssoftware transparent und nachvollziehbar. So hat man ständige Kontrolle über die erfassten Daten – in Echtzeit.

… zeit- & kostensparend

Keinerlei Druckkosten, kein manuelles Verpacken der Umschläge und das Porto fällt weg – die Kostenersparnis bei der digitalen Rechnungsverarbeitung ist enorm.

Aber nicht nur Kosten werden eingespart, sondern auch wertvolle Zeit. Bis eine Rechnung freigegeben ist, vergehen in Deutschland rund 12 Tage. Im Gegensatz dazu steht die Bearbeitungszeit bei einer digitalen Rechnungssoftware wie Candis: 4 Tage.

… und wenn wir schon bei Zeiteinsparung sind: Skontovorteile!

Skontofrist verpasst? Das ist ärgerlich.

Die langsamen, analogen Prozesse in der Buchhaltung machen eine fristgerechte Skontobuchung schier unmöglich. Mahnungen und schlechte Beziehungen zu Lieferunternehmen sind oft die Folge.

Eine Rechnungsmanagement-Software ist jedoch in der Lage, Rechnungen nach Fälligkeitsdatum zu sortieren und dank Erinnerungsfunktion werden so auch keine Zahlungsfristen mehr verpasst.

Auch wenn so einige Tools auf dem Markt zu finden sind, machen ganz bestimmte Eigenschaften hier einen großen Unterschied.

Bei der Wahl der richtigen Rechnungsmanagement-Software gibt es einige Punkte zu beachten:

Intuitive Bedienung

Für manche Softwares braucht man extra Schulungen und es wird viel Zeit verschwendet, um sich mit dem Tool auseinanderzusetzen, was zur Frustration und Stress unter den Mitarbeitenden führen kann.

Mit einer guten Rechnungsmanagement-Software sollte die Implementierungszeit und das Onboarding schnell ablaufen. Wenn sie intuitiv bedienbar ist, lässt sie sich innerhalb kürzester Zeit in den Alltag integrieren.

Obendrauf sollte sie mit einem Design punkten, welches alle wichtigen Funktionen beinhaltet und nicht zu überladen wirkt. Die zu erledigenden Aufgaben sollten klar strukturiert (z.B. auf einem Dashboard) und gut sichtbar sein.

Sollten anfangs dennoch Fragen auftauchen, bieten benutzerfreundliche Rechnungsmanagement-Softwares auch personalisierte Onboardings. Außerdem sollte immer ein direkter Support per E-Mail oder per Telefon ermöglicht werden, sodass Probleme zeitnah gelöst werden können.

Automatische Erfassung der Rechnungsdaten

Mit der OCR-Technologie (Optimal Character Recognition) werden Inhalte automatisch erkannt und in das Rechnungsfreigabe-Programm übertragen, wie z. B. Rechnungsnummer, Bestellnummer und Rechnungsdatum.

Gegenüber der manuellen Erfassung ist diese Form der automatischen Beleglesung wesentlich präziser. So kann man sich getrost auf korrekte Rechnungsdaten und vorhandene Pflichtangaben verlassen.

Übersichtliche Freigabeprozesse

Eine Rechnungsmanagement-Software sollte die Erstellung von automatisierten Workflows, sowie einfache und dokumentierte Rückfragen via Chatfunktion ermöglichen. Somit werden die Rechnungen an die richtigen Freigebenden weitergeleitet und der Prozess enorm beschleunigt.

Mit einem Audit Trail passiert die Prozessdokumentation automatisch, sodass man im Falle einer Betriebsprüfung immer nachvollziehen kann, wie eine Rechnung bearbeitet wurde.

Das erleichtert digitales Rechnungsmanagement enorm.

Automatische Updates

Updates, die manuell durchgeführt werden müssen, nehmen viel Zeit in Anspruch – dennoch müssen sie gemacht werden. Ansonsten kann es zu verlangsamten Prozessen, Fehlern oder gar Sicherheitslücken im System kommen.

Aus diesem Grund ist es besser, wenn Updates automatisch vorgenommen werden und die Nutzenden gleich Zugang zu neuen Funktionen erhalten.

Einhaltung der Sicherheitsstandards

Daten sind sehr wertvoll und sollten deswegen bestmöglich geschützt werden. Server, auf denen die Informationen gespeichert werden, sollten eine vollständige Verschlüsselung mitbringen und auch der DSGVO Standard muss immer eingehalten werden.

Seriöse Anbieter für Rechnungsmanagement-Softwares verfolgen immer die höchsten Sicherheitsstandards bezüglich des Datenschutzes.

Zusammengefasst sollte eine benutzerfreundliche Rechnungsmanagement-Software einfach, automatisiert und sicher sein. Sie spart den Finanzabteilungen nicht nur viel Zeit, sondern schafft Klarheit und Ordnung und reduziert das Konfliktpotential unter Mitarbeiter:innen.

Ein gutes Tool hilft Unternehmen, Rechnungen schneller freizugeben und mehr Transparenz und Kontrolle über die Buchhaltung zu gewinnen. So wird nicht nur die Buchhaltung optimiert, sondern die Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeiter:innen erheblich gesteigert.