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Buchhaltung automatisieren – Schritt für Schritt

Die Automatisierung wiederkehrender Prozesse spielt in Unternehmen eine wachsende Rolle. Durch Automatisierung lassen sich eine gesteigerte Produktivität, höhere Prozessqualität und reduzierte Aufwände erzielen. Während verschiedene Unternehmer darauf aus sind, ihre Prozesse soweit wie möglich zu vereinfachen und zu digitalisieren, gibt es andere, die vorerst zögern.

Einleitung

Dieses Phänomen lässt sich einfach an der innovation Adoption lifecycle curve erklären. Während Innovatoren (2,5%) und erste Anwender (13,5%) sich gerne neuer Technologien bedienen um ihre Prozesse effizienter zu gestalten, lässt der Massenmarkt auf sich warten. 

Oft läuft Pragmatikern (34%) und Konservativen (34%) Firmen ein kalter Schauer den Rücken hinunter, wenn Dinge wie Prozessoptimierung angesprochen werden. “Das haben wir schon immer so gemacht!”, “Das kann doch gar nicht funktionieren!” oder ähnliche Aussagen die leider immer noch Regel sind, zeigen die klare Verunsicherung und das Misstrauen gegenüber neuen, digitalen Produkten. Kurz gesagt: Veränderung nicht erwünscht!

In diesem Artikel soll deshalb ein erster, einfacher Schritt aufgezeigt werden, wie Firmen ohne großes Risiko erste Schritte in Richtung Digitalisierung machen können.


1. Welche Prozesse sollte ich zuerst automatisieren?

Generell lässt sich sagen, dass Prozesse immer einfach zu automatisieren sind, wenn sie sich häufig wiederholen. Das ist - bezogen auf Firmen - in manchen Abteilungen häufiger der Fall als in anderen. Ein Bereich, der immer wieder übersehen wird obwohl ein riesiges Potenzial besteht ist die Buchhaltung. Durch eine fest vorgegebene Struktur und den daraus resultierenden Abläufen von Schritten ist eine der Grundvoraussetzungen geschaffen, um Prozesse zu automatisieren. 

2. Die Angst vor dem ersten Schritt

Es gibt zig verschiedene Möglichkeiten, eine solche Automatisierung realisieren. Firmen, die einen ersten Schritt in Richtung Digitalisierung machen wollen, haben häufig Sorgen vor zu großen Änderungen. Außerdem wird oft der Mehrwert und das Potenzial nicht erkannt. 

Deshalb ist nicht nur ein klar erkennbarer Mehrwert,, sondern auch eine benutzerfreundliche Oberfläche relevant.


3. Ok, Buchhaltung ist der erste Schritt - Was genau meinen Sie jetzt?

Ich gebe zu, Buchhaltung besteht aus mehreren Prozessen, die man auch gar nicht alle auf einmal angehen muss. Ein erster, einfacher Schritt ist immer am Rechnungseingang. Viele Lieferanten verschicken ihre Rechnungen immer noch per Post. Dies erhöht den Arbeitsaufwand unglaublich, da alles zunächst eingescannt werden muss, bevor jemand überhaupt irgendetwas mit der Rechnung anstellt. Es gibt verschiedene Digitalisierungsinitiativen (Link dazu evtl. auf das Wort packen?), die Firmen dabei helfen digitaler mit ihren Lieferanten zu arbeiten. Das erspart Zeit und Geld auf beiden Seiten. 


4. Einscannen von Belegen. Sehr einfallsreich. Gibt es nicht was besseres?

Natürlich. Ein Problem, dass viele Firmen wortwörtlich noch mit sich herumtragen ist die Rechnungsfreigabe. Rechnungen werden in gesammelt, in Ordner gepackt und an die verschiedenen Freigeber verteilt. Dort bleiben sie dann unter Stapeln von anderen Dokumenten liegen und können nicht bezahlt werden. Die Folge? Mahnungen en mas. Die Lösung? Digitalisieren!!! Mit Lösungen wie CANDIS Workflows (Link dazu) kann so ein Prozess komplett digital gestaltet werden. Dadurch hat man immer eine Übersicht über überfällige Rechnungen, wird erinnert falls man etwas freigeben soll, und kann ganz easy einen Export in eine andere Software anstoßen. 


Klingt einfach? Ist es auch! Falls Ihnen die gerade beschriebene Situation bekannt vorkommt, melde Sie sich gerne bei uns! Unsere Berater zeigen Ihnen gerne anhand Ihres Prozesses auf, was alles verbessert werden kann.

Innovation Adaption Curve


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CANDIS Team

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