Das Thema Monatsabschluss ist für viele Finanzteams mit Stress am Monatsende verbunden. Der Grund dafür: Aufgaben häufen sich über den Monat an und müssen dann geballt erledigt werden. Das muss nicht sein, wenn du täglich vorbereitest, wöchentlich buchst und monatlich abschließt.
Du hast Fragen dazu? Wir haben die Antworten!
Was gehört alles zu einem vollständigen Monatsabschluss?
Beim Monatsabschluss fallen einige Tätigkeiten an:
Buchungen: Rechnungseingänge, -ausgänge, Kasse, Bank und Co. all diese Punkte müssen ordnungsgemäß gebucht werden. Außerdem: Berücksichtige auch kalkulatorische Zinsen, Eigenverbrauch und Abschreibungen.
Abgrenzungen untermonatlich oder unterjährlich: Du bezahlst Miete für den nächsten Monat, buchst es aber in diesem Monat? Wenn du eine qualitativ hochwertige Finanzbuchhaltung willst, darf das nicht passieren. Deshalb solltest du Geschäftsvorfälle periodengerecht abgrenzen und nur den Anteil buchen, der auch wirklich in dem Monat angefallen ist.
Rückstellungen: Weißt du bereits, dass ein Aufwand entstehen wird, hast aber noch keinen Beleg dazu? Das ist einer der Fälle, in denen du Rückstellungen bilden musst.
Kontenabstimmung: Sieh dir unter anderem an, ob Salden plausibel sind, stimme Kassen- und Bankkonten ab, checke die Verbindlichkeiten und Forderungen.
Hast du das alles erledigt, gibst du die Auswertung aus an das DATEV Rechnungszentrum, um sie in DATEV Unternehmen online bereitzustellen. Alternativ ziehst du dir die Auswertung als PDF.
Wie stelle ich sicher, dass alle Rechnungen pünktlich für den Monatsabschluss da sind?
Rechnungen, die nicht pünktlich zum Monatsabschluss vorliegen, sind ein wesentlicher Grund für einen verspäteten Abschluss. Das lässt sich aber lösen: Wenn du den Rechnungseingang clever gestaltest, ist das schon die halbe Miete. Im besten Fall gehen alle Rechnung zentral an eine E-Mail-Adresse. So können Mitarbeitende Rechnungen erst gar nicht verlieren oder vergessen, sie beim Finanzteam abzugeben.
Nutzt du Kreditkarten, lohnt sich eine Firmenkreditkartenlösung, um den Monatsabschluss zeitnah erledigen zu können. Bei den klassischen Bankkreditkarten lässt sich in der Regel nicht nachvollziehen, welche:r Mitarbeiter:in für welche Transaktion verantwortlich ist. Bei Firmenkreditkarten sieht das Finanzteam direkt, welcher Kauf von welcher Karte und welchem Mitarbeitenden getätigt wurde. Falls eine Rechnung fehlt, ist klar, an wen sie sich wenden müssen.
Wann sollte der Monatsabschluss fertig sein?
Die meisten Unternehmen stellen ihren Monatsabschluss 40 Tage nach Monatsende fertig und erfüllen damit das absolute Minimum. Das Umsatzsteuergesetz gibt vor, dass die Umsatzsteuer-Voranmeldung 10 Tage nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums erfolgen muss. Für den Monatsabschluss von Januar wäre das der 10. Februar. Diesen Zeitraum können Unternehmen mit der Dauerfristverlängerung um einen Monat erhöhen. Die meisten nehmen das auch in Anspruch und erledigen den Monatsabschluss im obigen Beispiel dann zum 10. März. Möchte man mit dem Monatsabschluss allerdings unternehmerische Entscheidungen treffen, ist das schlecht – die Zahlen sind bereits 40 Tage alt und spiegeln somit nicht mehr die aktuelle Realität wider.
Unternehmen sollten ihren Monatsabschluss bestenfalls 3 bis 5 Werktage nach Monatsende fertigstellen. So haben sie eine aussagekräftige Datenbasis für Entscheidungen.
Was genau ist eigentlich fast close?
Fast close bedeutet, dass ein Unternehmen den Monatsabschluss innerhalb weniger Tage nach Ende des Monats erledigt hat. Konkret sollte er spätestens am 5. Werktag nach Monatsende erledigt sein.
Welche typischen Fehler machen Unternehmen beim Monatsabschluss?
Grundsätzlich gibt es zwei Fehler, die Unternehmen bezogen auf den Monatsabschluss machen:
Geballter Stress am Monatsende
Häufig schieben Finanzteams Aufgaben, die sie für den Monatsabschluss brauchen, bis zum Monatsende auf. Steht der Abschluss dann vor der Tür, wird's stressig und es ist wahrscheinlich, dass z. B. einige Rechnungen nicht mehr rechtzeitig eingesammelt werden können. Bereitest du täglich vor, erfasst Daten immer direkt und zahlst und buchst, sobald es geht, kannst du schneller abschließen und hast auch während des Monats eine aussagekräftige Datenbasis.
Daten fehlen im Monatsabschluss
Viele Aufgaben, die eigentlich zum Monatsabschluss gehören sollten, werden auf den Jahresabschluss verlegt. Das sind Themen wie Abschreibungen, kalkulatorische Buchungen, Rückstellungen und Abgrenzungen. Da sich diese Themen auf den Gewinn auswirken, sollten sie schon im Monatsabschluss beachtet werden.
Wie gehe ich mit Sachen wie kalkulatorischen Zinsen, Sachbezügen und Eigenverbrauch um?
Erstellt ein Unternehmen den Monatsabschluss nur für das externe Rechnungswesen, also für den Gesetzgeber, müsste man diese Posten im Monatsabschluss theoretisch nicht beachten. Ob die Zahlen grob kalkulatorisch oder die tatsächlichen Werte ausgewiesen sind, macht aus der Sicht des Gesetzgebers vermutlich wenig Unterschied.
Ist der Monatsabschluss jedoch auch für das interne Rechnungswesen relevant, z. B. um unternehmerische Entscheidungen zu treffen, sollten die Punkte unbedingt jeden Monat berücksichtigt und kalkulatorische Posten vermieden werden.
Sollte ich Abschreibungen bereits im Monatsabschluss buchen?
Klares Ja, auch wenn es früher ganz anders aussah. Damals haben sich die verantwortlichen Personen die Höhe der Abschreibungen des letzten Jahres angesehen, den Betrag durch 12 Monate dividiert und entsprechend jeden Monat pauschal abgeschrieben. Das ist ungenau und muss heutzutage auch nicht mehr so sein. Finanzteams können DATEV Anlagevermögen nutzen. Legen sie dann ein neues Wirtschaftsgut an, können sie direkt die Abschreibungsart und Nutzungsdauer hinterlegen und so den tatsächlichen Wert der Abschreibung ganz einfach monatlich erfassen.
Warum sollte ich untermonatlich vorbereiten und buchen und nicht erst am Monatsende?
In vielen Fällen sammeln sich alle Aufgaben bis zum Monatsabschluss an und dann stehen Finanzteams vor einem riesigen Berg an Arbeit. Bereitest du deine Daten bereits untermonatlich vor, verringert sich das Arbeitspensum am Monatsende und du hast den Großteil deines Monatsabschlusses bestenfalls schon während des Monats erledigt.
Warum ist der klassische Monatsabschluss altmodisch?
Viele Steuerbüros haben ihre Arbeit bisher nach Funktionen aufgesplittet. Das heißt: Es gab eine Person für den Monatsabschluss, eine für den Jahresabschluss, eine für die Lohnbuchhaltung usw. Die Aufgaben wurden dabei so separat behandelt, dass die Verantwortlichen kaum Einblicke in die anderen Tätigkeiten hatten, obwohl es um dasselbe Unternehmen ging.
Ein zeitgemäßer Monatsabschluss wird von einer Person umfassend angefertigt, das inkludiert auch Aufgaben, die nach altem Bild erst im Jahresabschluss fällig wären. So gewährleistet man ein realitätsgetreues Abbild des Unternehmens und hat den Vorteil, dass jeder Monatsabschluss bereits wie ein kleiner Jahresabschluss ist.
Warum sollten Unternehmen jederzeit abschlussbereit sein?
Es ist kein Muss, dass Unternehmen jederzeit abschlussbereit sind. Dennoch ist es von Vorteil: Wenn man abschlussbereit ist, bedeutet das, dass man die ganzen Tätigkeiten, die eigentlich am Jahresende anstehen würden, schon erledigt hat oder kontinuierlich macht. Das spart den Verantwortlichen geballten Stress am Ende des Jahres oder Monats und verlagert und erstreckt das Arbeitspensum über die gesamte Zeit.
Wie lautet die Formel für einen reibungslosen Monatsabschluss?
Täglich vorbereiten, wöchentlich buchen, monatlich abschließen
Die meisten Unternehmen schieben den Monatsabschluss so lange vor sich her, bis die Frist sie zwingt, ihn zu erledigen. Das bedeutet, dass die Zahlen 40 Tage alt sind, sich die Aufgaben ansammeln und dann zu punktuellem Stress führen.
Wenn du täglich Daten erfasst, Unterlagen sammelst und Freigaben anfragst, kannst du wöchentlich bezahlen und entsprechend buchen. Damit hast du dann die beste Basis für den Monatsabschluss und bringst diesen reibungslos über die Bühne.