„Jetzt schreibt mir das Finanzteam schon wieder. Welche Rechnung passt jetzt wieder nicht?“. Das ist vermutlich ein typischer Gedanken von Mitarbeitenden im Unternehmen, die in anderen Bereichen als der Finanzbuchhaltung arbeiten.
Das Finanzteam braucht die Unterstützung
Und das ist oft auch berechtigt. Denn meistens kontaktieren Mitarbeiter:innen des Finanzteams ihre Arbeitskolleg:innen nur, wenn sie etwas von ihnen brauchen. Ob es das Budget, eine Abweichung, eine fehlende Rechnung oder eine nötige Rechnungskorrektur sind – alles nervige Aufgaben, die man im täglichen Trubel nicht auch noch braucht. Das Finanzteam wiederum braucht die Unterstützung und korrekte Unterlagen und Budgets aber, um ihre Arbeit zu erledigen. Es ist verständlich, dass beide Seite ab und an voneinander genervt sind.
5 Tipps für die Zusammenarbeit
Um die Zusammenarbeit so reibungslos wie möglich zu gestalten, sind hier 5 Tipps:
Nutze moderne Technologien und Tools: Lass Mitarbeitende nicht ewig lange Formulare ausfüllen, scannen und senden, sondern arbeite mit virtuellen Kreditkarten. Das geht schnell und von überall – ohne viel Bürokratie.
Nimm den Mitarbeiter aus der Gleichung! Beteilige Mitarbeiter:innen nur am Prozess, wenn es wirklich gar nicht anders geht. Hinterlege bei wiederkehrenden Zahlungen zum Beispiel eine zentrale E-Mail-Adresse, an die Rechnungen direkt geschickt werden. So müssen deine Kolleg:innen künftig keine Belege mehr "einsammeln" und können sich auf ihre Arbeit konzentrieren.
Unternehmensprozesse verstehen. Stehe im ständigen Austausch mit so vielen Mitarbeitenden wie möglich: von Werkstudent:innen bis CEO. Versuche alle Prozesse so detailliert wie möglich zu verstehen, um zum Beispiel einschätzen zu können, wo Mehrkosten entstehen könnten.
Sorge für Transparenz. Es reicht nicht aus, Finanzdaten zu erstellen und diese zu teilen. Du musst aktiv mit den Abteilungen kommunizieren, um die Buchhaltung auf deren Prozesse anzupassen und ein aussagekräftiges Reporting liefern zu können.
Bilde dich weiter. Wie alles in dieser Welt verändert sich auch die Finanzwelt ständig. Habe keine Angst vor Veränderungen und entwickel dich und dein Finanzteam immer weiter.