Wie Fairbucht x Candis gemeinsam die Filmbranche digital voranbringen

Dieser Satz beschreibt die Realität vieler Film- und TV-Produktionen und spiegelt den Alltag wider, den Fairbucht seit vielen Jahren begleitet.

Filmproduktionen arbeiten unter hohem Zeitdruck, mit zahlreichen Beteiligten, wechselnden Drehorten und komplexen Budgets. Trotzdem müssen Finanz- und Produktionsbuchhaltung tagesaktuell funktionieren, damit der Budgetplan eingehalten werden kann und aus dem Projekt kein finanzieller Blindflug wird.

Im Alltag zeigt sich dabei oft, dass die kreative und projektgetriebene Filmbranche spezielle Anforderungen an die Verwaltung stellt und nicht allen bürokratischen Prozessen folgen kann.

In der Praxis sah das lange Zeit so aus: Belege kamen verspätet und über verschiedene Kanäle wie Papier, E-Mail oder Messenger an und wurden dezentral am Set gesammelt. Nicht selten landeten diese Beleg-Kartons erst nach dem letzten Drehtag in der Finanzabteilung.

Diese dezentrale Ablage führte im operativen Geschäft zu konkreten Problemen:

• Zusatzkosten wurden zu spät sichtbar: Das tatsächliche finanzielle Bild entstand erst nach Produktionsende.

• Förderrelevante Fehler fielen spät auf: Notwendige Korrekturen ließen sich im Nachhinein nur schwer und mit hohem Aufwand vornehmen.

• Geplante Budgets erwiesen sich als ungenau: Die fehlende Transparenz während des Drehs erschwerte eine verlässliche finanzielle Steuerung.

Die bestehenden Prozesse passten schlichtweg nicht zur Dynamik und Geschwindigkeit der Branche.

Fairbucht hat sich von Beginn an auf Film- und TV-Produktionen spezialisiert. Gründerin Bianca Langer erlebte früh, wie stark sich Filmproduktionen von klassischen Unternehmensstrukturen unterscheiden. Gemeinsam mit Mitgründer und Gesellschafter Jörg Langer entstand der Anspruch, kaufmännische Prozesse für die Filmbranche verständlich, strukturiert und anschlussfähig an den Produktionsalltag zu gestalten.

Film-Buchhaltung bedeutet nicht einfach, Kostenstellen zu bebauen. Es geht um projektbasierte Unternehmen auf Zeit, um Herstellungsaufwand, Förderlogiken und sehr detaillierte Kalkulationsschemata. Für einen einzelnen Film werden schnell mehrere hundert Sachkonten benötigt, um Produktions- und Förderabrechnungen korrekt abzubilden.

Der Weg zur gemeinsamen Lösung begann für Fairbucht mit dem Animationsfilm „Stitchhead: Alles voller Monster“.

Das Projekt startete mit einem Budget von rund sechs Millionen Euro und wurde im Drehverlauf auf rund 26 Millionen Euro budgetiert. Die Laufzeit betrug fast fünf Jahre und das Projekt war international aufgestellt – mit Studios und Verantwortlichen in Deutschland, Belgien, Indien, Frankreich, England und den USA.

Ein papierbasierter Workflow ließ sich unter diesen Voraussetzungen nicht mehr skalieren. Um dieses Projekt zu tragen musste eine digitale Lösung her.

Die Brücke zu SESAM: Eine Schnittstelle für die Filmbranche

Die Filmbranche arbeitet bis heute zu rund 80 % mit SESAM – einem etablierten Branchensystem. In der Praxis bedeutete das lange, dass Prozesse zwar digital angedacht waren, aber analog umgesetzt wurden: Belegablage im Cloud-Ordner, Freigaben händisch per E-Mail, Unterschriften per Ausdruck und Scan.

Um zu verstehen, wie eine ganze Branche unter diesen Bedingungen arbeitet, hat Candis in den Jahren 2020 und 2021 gezielt den Austausch mit Fairbucht gesucht. Über die enge Zusammenarbeit gewannen wir gemeinsam tiefe Einblicke in die besonderen Anforderungen der Medienproduktion. Unser gemeinsames Ziel ist es, diese spezifischen Probleme zu lösen und gleichzeitig eine branchenübergreifend einsetzbare Software zu bleiben.

Aus dieser Praxis heraus entstand die SESAM-Schnittstelle von Candis. Sie ermöglichte es erstmals, digitale Prozesse für den Rechnungseingang und die Freigaben mit dem in der Branche gesetzten System zu verbinden.

So wird Candis im Produktionsalltag genutzt

Heute übernimmt Candis das Rechnungsmanagement und die Workflows, während SESAM oder Agenda die vorbereitende Buchhaltung abbilden.

Der zentrale Rechnungseingang bündelt alle Belege von Set und Produktionsbüro in einem System. Durch eine automatische Vorkontierung und klare Freigaben lassen sich Rechnungen direkt spezifischen Filmprojekten zuordnen, sodass Produktionsleitungen tagesaktuell ihr Budget überblicken. Branchenspezifische Details wie KSK-relevante Daten für Freelancer werden dabei unmittelbar am Dokument als Extra-Kosteninfo erfasst. Anschließend fließen die erfassten Belege per CSV-Export über die offizielle Schnittstelle direkt in SESAM, wobei der Beleglink in der Software fest mit dem Buchungssatz verknüpft bleibt. So sind alle Unterlagen für die vorbereitende Buchhaltung sowie für spätere Förderprüfungen an einem zentralen Ort nachvollziehbar und dauerhaft GoBD-konform archiviert.

Ein zentraler Fortschritt sind die Auslagenerstattungen (V-Gelder). Was früher über unübersichtliche Excel-Listen oder Papier lief, wird heute digital eingereicht und verarbeitet. Das entlastet Finanzteams bei großen Produktionen und langen Laufzeiten spürbar.

Candis Visa Firmenkreditkarten für den Dreh-Alltag

Für Zahlungen am Set nutzt die Kleine Brüder GmbH (u. a. Macher von „Die Discounter“) die digitalen Candis Visa Firmenkreditkarten. Gerade bei Werbeproduktionen mit kurzen Vorlaufzeiten ermöglichen die digitale Firmenkreditkarten schnelle Zahlungen vor Ort – auch mobil via Apple Pay oder Google Pay.

So muss das Team am Set nicht mehr privat in Vorleistung gehen während die Finanzabteilung die volle Kontrolle behält. Mitarbeitende fotografieren ihre Quittungen direkt per App ab und hängen sie unmittelbar an die jeweilige Transaktion an. Dadurch sieht die Buchhaltung alle Ausgaben in Echtzeit und muss nicht mehr bis zum Monatsende auf eine Kreditkartenabrechnung warten. Um das Budget passgenau zu steuern, können individuelle projektbezogene Limits eingerichtet werden.

Candis als strukturierte DMS-Alternative

Große Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) einzuführen, ist oft ressourcenintensiv und langwierig. Für viele Produktionen bietet Candis hier eine Alternative, die sich an den operativen Anforderungen der Branche orientiert.

Ein Praxisbeispiel verdeutlicht diese Umstellung: Eine etablierte deutsche Filmproduktionsfirma nutzte jahrelang einen IONOS-Server zur digitalen Speicherung von Dokumenten. Die Herausforderung dabei war die fehlende Struktur. Nach der Umstellung auf Candis erfolgt die abteilungsübergreifende Ablage von Dokumenten nun systematisch. Rechnungen, Verträge, Gagenabrechnungen und Kontoauszüge sind an einem zentralen Ort archiviert und jederzeit griffbereit.

Alle Unterlagen landen ohne Umwege per E-Mail oder Drag & Drop direkt in Candis und lassen sich dort miteinander verbinden. So sind zusammenhängende Verträge, Angebote und Rechnungen direkt miteinander verknüpfen und lassen sich dank Schlagwortsystemen und Volltextsuche gezielt wiederfinden. Die Dokumente werden GoBD-konform auf deutschen Cloudservern gespeichert und jede Änderung, jeder Zugriff und jeder Freigabeprozess wird direkt im Dokumentverlauf transparent und prüfbar gespeichert.

Fairbucht ist seit über fünf Jahren Partner von Candis. Das Onboarding neuer Produktionen ist strukturiert und nah am Produktionsalltag:

• Workflows, Rollen und Freigaben werden passgenau eingerichtet.

• Rechtliche Anforderungen werden im Vorfeld geklärt.

• Bestehende Prozesse werden bei der Umstellung aktiv begleitet.

Candis stellt die Software – Fairbucht ergänzt diese durch branchenspezifische Beratung und Implementierung.

Die Partnerschaft zwischen Fairbucht und Candis basiert auf echter Branchenpraxis und einem kontinuierlichen Austausch. Candis stellt die technologische Plattform – Fairbucht ergänzt diese durch das fachliche Verständnis für die speziellen Abläufe der Medienproduktion.

Gemeinsam arbeiten wir kontinuierlich daran, kaufmännische Prozesse weiter zu verschlanken. Unsere aktuellen Fokus-Themen:

• Auslagenerstattungen optimieren: Den Prozess für V-Gelder so gestalten, dass Teams am Set entlastet werden.

• Bewirtungsbelege vollständig abbilden: Lückenlose und GoBD-konforme Dokumentation sicherstellen.

• Firmenkreditkarten ausbauen: Projektbezogene Lösungen für flexible, schnelle und transparente Zahlungen am Set weiterentwickeln.

Unser gemeinsamer Anspruch bleibt es, Strukturen zu schaffen, die rechtssicher funktionieren und im Produktionsalltag von allen Beteiligten akzeptiert werden.