Dein digitaler Rechnungseingang
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Candis bringt alle Eingangsrechnungen an einen Ort, erfasst und prüft automatisch relevante Rechnungsdaten und liefert KI-gestützte Vorschläge für die Vorkontierung. So sparst du manuelle Vorarbeit – und behältst trotzdem immer die fachliche Kontrolle.
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Empfang von E-Rechnungen? Candis kann das.
Rechnungseingang digitalisieren + zentralisieren
Rechnungen erreichen Finanzteams oft auf unterschiedlichen Wegen. Candis führt sie endlich in einem zentralen Rechnungseingang zusammen.
Automatischer Rechnungsimport mit dedizierter Import-E-Mail-Adresse oder als eingerichtete Weiterleitung aus dem virtuellen Postfach.
Vereinfachtes Digitalisieren von Papierbelegen per Scan-to-Mail, Direkt-Upload mit dem Scanner oder Candis App via Smartphone.
Übersichtliche Verwaltung mehrerer Gesellschaften mit separaten Rechnungseingängen für mehrere Nutzer:innen (Mandantenfähigkeit).
Lesbare XRechnungen: Candis erstellt aus XML-Daten automatisch eine Ansicht, in der sich Rechnungsinhalte direkt prüfen lassen.
KI-gestützter Rechnungseingang mit Candis
Auch in klar geregelten Prozessen können Rechnungen mehrfach eingehen. Unser automatischer Duplikatscheck reduziert das Risiko, dass dieselbe Rechnung doppelt verarbeitet oder bezahlt wird.
Automatischer Abgleich: Beim digitalen Rechnungseingang und während der Bearbeitung prüft Candis jedes Dokument gegen den vorhandenen Bestand.
Definierte Kriterien: Hinweise erscheinen bei identischem Inhalt oder festgelegten Kombinationen aus Kontakt, Rechnungsnummer, Betrag und Rechnungsdatum.
Volle Handlungsfreiheit: Ob die markierte Rechnung behalten oder gelöscht wird, entscheiden die Verantwortlichen – nicht das System.
Fehlende Pflichtangaben können den Vorsteuerabzug gefährden und Rechnungskorrekturen notwendig machen. Unsere automatische Rechnungsprüfung verlagert die formale Kontrolle an den Anfang der Bearbeitung.
Betragsabhängige Prüfung von Rechnungen über 250 Euro brutto nach § 14 UStG und Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto nach § 33 UStDV.
Konkrete Pflichtangaben wie Umsatzsteuer-ID, Leistungszeitraum, Rechnungsnummer und Empfängeranschrift werden automatisch geprüft.
Sichtbare Abweichungen erscheinen direkt in der Rechnungsprüfung und ausgeführte Prüfungen werden in der Beleghistorie dokumentiert.
Mit der automatischen IBAN-Risikoprüfung gleicht Candis jede eingehende IBAN mit einer externen Risikodatenbank ab. Bei einem Treffer erscheint auf der betroffenen Rechnung ein entsprechender Hinweis und die Freigabe wird blockiert.
Umfassender Abgleich: Geprüft werden sowohl IBANs auf Rechnungen als auch bei Geschäftspartnern hinterlegte Bankverbindungen.
Wiederholte Prüfung: Der Abgleich erfolgt bei jeder eingehenden Rechnung sowie bei jeder Eingabe oder Änderung einer IBAN.
Klare Einordnung: Ein Treffer ist ein Risikohinweis, kein Betrugsnachweis – eine Prüfung durch Verantwortliche bleibt erforderlich.
Eine Künstliche Intelligenz soll Rechnungen verstehen, nicht fachliche Entscheidungen ersetzen. Die Candis KI erfasst Angaben im Kontext und macht nur Vorschläge, die das Finanzteam auch prüfen und jederzeit ändern kann.
Automatische Erfassung: Candis liest aus PDFs und Bildern unter anderem Rechnungsnummer, Betrag und Steuersatz aus.
Automatische Vorkontierung: Verfügbare KI-Feldvorschläge für Sachkonto, Kostenstelle und Steuerschlüssel basieren auf ähnlichen früheren Rechnungen.
Automatische Buchungstexte: Candis schlägt Buchungstexte auf Basis von Geschäftspartner, Leistung und Rechnungsdatum vor.
Transparente Kommunikation im digitalen Rechnungseingang
Vom Rechnungseingang bis zur Freigabe kann ein Beleg durch mehrere Hände gehen. Wer ihn übernimmt, braucht neben dem aktuellen Status auch die Antworten auf frühere Rückfragen, etwa zur erbrachten Leistung oder zum Liefertermin. Mit Candis bleibt diese Kommunikation nachvollziehbar – direkt am Beleg.
Gezielt: Werden Kolleg:innen mit @ im Kommentar zur Rechnung erwähnt, informiert Candis sie in der Software und per E-Mail.
Dokumentiert: Candis zeigt Kommentare und Bearbeitungsschritte gemeinsam im Verlauf, auch wenn später andere Kolleg:innen die Rechnung übernehmen.
Nachweisbar: Lieferscheine und Auftragsbestätigungen lassen sich an die Rechnung anhängen und bei der weiteren Prüfung einsehen.
Das Candis Infopaket
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„Wir sind sehr zufrieden mit der automatischen Datenerfassung von Candis. Wir haben die Erkennungsrate mit dem Wettbewerb verglichen, da war Candis mit 84 % an der Spitze!“
Jürgen Schneider, Head of Finance
Kyon Energy Solutions GmbH
Hier findest du raus, ob Candis zu dir passt
Häufige Fragen zum digitalen Rechnungseingang
Ein digitaler Rechnungseingang bündelt eingehende Rechnungen in einer Software und stellt sie für Prüfung, Freigabe und Buchhaltung bereit. In Candis erhält jede Gesellschaft einen eigenen Eingang. Die zuständigen Personen sehen an der Rechnung, welche Daten erfasst wurden, welche Prüfhinweise vorliegen und wie weit die Bearbeitung ist.
Ja. Candis stellt für jede Gesellschaft eine eigene Import-E-Mail-Adresse bereit. Du kannst Rechnungen direkt dorthin senden oder eine Weiterleitung aus deinem bisherigen Rechnungspostfach einrichten. Lieferanten nutzen dann weiterhin die gewohnte Adresse; eingehende Rechnungen stehen in Candis für die Bearbeitung bereit.
Ja. Candis verarbeitet XRechnungen und unterstützte ZUGFeRD-Versionen und -Profile per E-Mail oder Upload. Bei einer XRechnung erstellt Candis aus der XML-Datei eine lesbare Ansicht und nutzt die strukturierten Daten für Erfassung und Prüfung. Die Originaldatei bleibt gespeichert. Ist die XML-Datei ungültig, zeigt Candis den Fehler an und übernimmt daraus keine Daten.
Candis erfasst Rechnungsdaten, prüft definierte Pflichtangaben und markiert mögliche Duplikate. Die KI macht außerdem Vorschläge für die Vorkontierung. Die zuständigen Personen prüfen Hinweise und Vorschläge, korrigieren Angaben bei Bedarf und entscheiden über die Freigabe. So werden wiederkehrende Schritte der Rechnungseingangsverarbeitung automatisiert; fachliche Entscheidungen bleiben bei den Verantwortlichen.
Ja, wenn der DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 eingerichtet ist. Nach der Freigabe kannst du Belegbilder und Daten wie Kontierung, Rechnungsnummer, Betrag und Steuerschlüssel an DATEV Unternehmen online exportieren. Beim Belegbilderservice werden nur Belegbild und Zusammenfassung übertragen. Soll die Vorkontierung aus Candis in DATEV weiterverwendet werden, ist der Rechnungsdatenservice nötig.