Rechnungseingang
bis Export in einem Workflow
03 min
Rechnungen sollten nicht zwischen Postfächern, Exceltabellen, Umlaufmappen und der Buchhaltung verloren gehen. Ein guter Workflow erfasst Rechnungen zentral, prüft sie vor der Weiterverarbeitung, führt sie durch Freigaben und sorgt für einen sauberen Export. Candis kann das.
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Mehr als 10.000 Unternehmen vertrauen bereits auf Candis
Die passende Anbindung für dein digitales Rechnungsmanagement
Deine Integration ist nicht dabei? Dann nutze doch die Candis Schnittstelle
Rechnungsverarbeitung mit Candis
- Mehr zum Rechnungseingang
Ob klassische PDFs, Scans oder E-Rechnungen im Format XRechnung und ZUGFeRD – mit Candis bringst du alle Eingangsrechnungen an einen zentralen Ort und schaffst damit die Grundlage für die weitere Rechnungsverarbeitung.
Weniger Kleinarbeit: Die KI-gestützte Datenerfassung liest Rechnungsdaten bis zu 11 % präziser aus als klassische OCR.
Weniger Korrekturschleifen: Eine automatische Rechnungsprüfung kontrolliert Pflichtangaben nach § 14 UStG + § 33 UStDV.
Weniger Unsicherheiten: Der integrierte Duplikatscheck erkennt und markiert zuverlässig potenzielle Rechnungsduplikate.
- Mehr zur Rechnungsfreigabe
Für eine optimale Rechnungsverarbeitung braucht jede Rechnung einen klar geregelten Workflow. Mit Candis legst du dafür Freigabestufen, Verantwortlichkeiten und Bedingungen fest – passend zu deinen Prozessen.
Weniger Aufwand: Candis schlägt anhand früherer Bearbeitungen den passenden Workflow oder die zuständige freigebende Person vor.
Weniger Nachhaken: Automatische Erinnerungen informieren Freigeber:innen per E-Mail, Slack oder Microsoft Teams über offene Aufgaben.
Weniger Verzögerungen: Mit der Vertretungsregelung leitest du offene Freigaben bei Abwesenheit automatisch an die hinterlegte Vertretung weiter.
- Mehr zum Rechnungsexport
Ein Rechnungsexport muss für deine Buchhaltung funktionieren. Mit Candis überträgst du Rechnungsdaten per direkter Integration, Candis Schnittstelle oder Dateiexport in deine Buchhaltungssoftware oder dein ERP.
Weniger Nacherfassung: Direkte Integrationen übertragen freigegebene Rechnungen und Stammdaten automatisch in das angebundene System.
Weniger Insellösungen: Candis ist mit DATEV, ADDISON OneClick, Agenda, BMD, Sage 100, SAP Business One, Microsoft Business Central + Sesamsoft kompatibel.
Weniger Abhängigkeiten: Für Systeme ohne direkte Integration konfigurieren wir über die Candis Schnittstelle eine passende Anbindung.
- Mehr zum Rechnungsarchiv
In einem revisionssicheren Archiv müssen Belege auch Jahre später noch leicht auffindbar und Prozesse durchgängig nachvollziehbar sein.
Weniger Aufwand: Candis speichert deine Rechnungen zehn Jahre lang GoBD-konform in der Cloud – auf Servern in Deutschland.
Weniger Recherche: Volltextsuche, Schlagwörter und Filter führen dich auch über einzelne Inhalte zum passenden Dokument.
Weniger Sonderfälle: XRechnung und ZUGFeRD werden im empfangenen Originalformat einschließlich ihrer XML-Daten archiviert.
Fünf Prozesse, eine Kreditorenbuchhaltung
Das Candis Infopaket
„Alles was man braucht an einem Ort. Als dynamisches Unternehmen suchen wir immer nach optimalen Lösungen. Candis macht das Rechnungsmanagement so unkompliziert wie möglich.”
Alexander Knopp, Buchhaltung
Jacob Holding
Zwei Wege für deine Kreditorenbuchhaltung
In Eigenregie
In der Beratung klären wir, ob Candis zu deinen Anforderungen passt.
Mit Candis Autopilot
Von Eingangsrechnungen zum DATEV-Export – wir kümmern uns darum.
Der Candis Implementierungsservice
Häufige Fragen zum Rechnungsmanagement
Ja. Candis empfängt, visualisiert, prüft, genehmigt, exportiert und archiviert XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen. Unterstützt werden XRechnungen ab Version 3.0.1 sowie mehrere ZUGFeRD-Profile ab Version 2.0.1. Erkennt Candis ein nicht unterstütztes Profil, eine veraltete Version oder ungültige XML-Daten, wird der Fehler angezeigt und die Rechnung nicht automatisch ausgelesen. Candis erstellt selbst keine Ausgangsrechnungen.
Nein. Candis organisiert den vorgelagerten Rechnungsprozess vom Eingang über die Datenerfassung und Freigabe bis zur Vorbereitung und Übergabe an die Buchhaltung. Die eigentliche Buchung erfolgt weiterhin in DATEV, dem verbundenen ERP-System oder durch die Steuerberatung.
Freigaben können mehrstufig aufgebaut und mit Bedingungen wie Betragsgrenzen, Pflichtfeldern oder festen und dynamischen Freigeber versehen werden. Rollen und Rechte legen fest, welche Rechnungen und Funktionen eine Person sehen oder bearbeiten darf. Abwesenheitsvertretungen leiten offene Freigaben automatisch weiter und sind ab dem Plus-Paket verfügbar. Änderungen an einem Workflow gelten für neu gestartete Freigaben, nicht rückwirkend für bereits laufende Prozesse.
Ja. In der Candis App können zugewiesene Rechnungen freigegeben oder abgelehnt sowie Belegbild, Rechnungsdaten, Freigabeschritte, Kommentare und Aktivitätshistorie eingesehen werden. Push-Benachrichtigungen informieren über neue Freigaben, Kommentare und Erwähnungen.
Implementierung und Onboarding sind im Preis enthalten, und Candis ist bereits nach dem ersten Onboarding-Termin einsatzbereit. Wie viel Abstimmung darüber hinaus nötig ist, hängt vor allem von der Zahl der Gesellschaften, den Freigaberegeln und der gewünschten Buchhaltungs- oder ERP-Anbindung ab. Dass fortgeschrittene Funktionen eine Einarbeitung benötigen können, sollte bei der Einführung berücksichtigt werden.
Candis ist GoBD-zertifiziert und speichert Finanzdokumente für zehn Jahre in der Cloud auf Servern in Deutschland. Änderungen und Zugriffe werden im Dokumentverlauf protokolliert; Dokumente lassen sich über Volltextsuche und Filter auffinden. Die zehnjährige Aufbewahrung ist im Preis enthalten und bleibt auch nach einer Kündigung bestehen.
Eine Rechnungsmanagement-Software organisiert den Prozess vom Rechnungseingang bis zur Übergabe an die Buchhaltung. Sie erfasst Rechnungen zentral, liest Rechnungsdaten aus, prüft Pflichtangaben, führt Belege durch Freigaben, exportiert und archiviert sie. So bleiben Rechnungsstatus, Zuständigkeiten und Bearbeitungsschritte durchgängig nachvollziehbar.
Für DATEV unterstützt Candis die Übergabe an DATEV Rechnungswesen und DATEV Unternehmen online. Direkte Anbindungen gibt es außerdem für SAP Business One, Sage 100, Microsoft Dynamics 365 Business Central und Oracle NetSuite. Für ADDISON OneClick, Agenda, BMD und Sesamsoft stehen weitere Anbindungen zur Verfügung. Systeme ohne direkte Integration lassen sich über die offene Candis Schnittstelle anbinden.
Candis eignet sich besonders für mittelständische Unternehmen mit rund 200 oder mehr Eingangsrechnungen pro Monat, vor allem wenn mehrere Gesellschaften in einem System abgebildet werden sollen. Die Anzahl an Rechnungen ist dabei kein starrer Mindestwert: Auch ein geringeres Volumen kann passen, wenn mehrere Beteiligte, Gesellschaften oder Freigaberegeln zentral koordiniert werden sollen.