Deine digitale Rechnungsfreigabe
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Mit Candis gibst du Rechnungen nach festgelegten Zuständigkeiten und Bedingungen frei, automatisierst wiederkehrende Fälle und erinnerst zuständige Personen an offene Freigaben – ohne ihnen dabei hinterherlaufen zu müssen.
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Freigabe von E-Rechnungen? Candis kann das.
Rechnungsfreigaben anfordern + Workflows festlegen
Bei jeder Rechnung muss klar sein, wer über die Freigabe entscheidet und welche Bedingungen dafür gelten. Candis bildet beides in der digitalen Rechnungsfreigabe ab – ohne den Ablauf jedes Mal neu festlegen zu müssen.
Eindeutige Zuordnung: Für Freigaben stehen eine Person, ein Team oder ein bereits definierter Freigabe-Workflow zur Auswahl.
Mitlernendes System: Die Candis KI erkennt wiederkehrende Muster und schlägt passende Personen, Teams oder Workflows zur Freigabe vor.
Strukturierte Abläufe: Freigabestufen und Bedingungen wie Betragsgrenzen bringen auch komplexe Freigaben in eine nachvollziehbare Reihenfolge.
Geregelte Abwesenheit: Offene und neue Freigaben der abwesenden Person gehen automatisch an die hinterlegte Vertretung.
Kontrolle behalten – bei der automatischen Rechnungsfreigabe
Nicht jede digitale Rechnungsfreigabe muss individuell entschieden werden. Eine zeitgemäße Rechnungsfreigabe-Software unterscheidet zwischen wiederkehrenden Vorgängen und Fällen, die fachlich geprüft werden müssen – und lernt davon.
Präzise Mustererkennung: Candis lernt aus geprüften Buchungen, welche Sachkonten, Kostenstellen und Freigabe-Workflows zusammengehören.
Eindeutige Routinen: Candis fragt Freigaben automatisch an oder gibt Rechnungen bis zur hinterlegten Betragsgrenze regelbasiert frei.
Manuelle Ausnahmeprüfung: Lässt sich eine Rechnung nicht eindeutig zuordnen, prüft und entscheidet weiterhin ein Mensch über die Freigabe.
GoBD-konforme Dokumenthistorie: Automatische Zuordnungen, Freigabeanfragen und Freigaben werden vollständig protokolliert.
Rechnungsfreigaben rechtzeitig erteilen
Offene Freigaben sollten nicht erst auffallen, wenn eine Zahlungsfrist näher rückt. Mit Candis erreicht jede elektronische Rechnungsfreigabe rechtzeitig die zuständige Person, ohne dass jemand persönlich nachhaken muss.
Zentrale Übersicht: Candis zeigt alle offenen Freigaben gebündelt an, damit Rechnungen direkt geprüft, freigegeben oder abgelehnt werden können.
Tägliche Erinnerungen: Candis fasst offene Freigaben per Mail zusammen und weist in der App via Push-Benachrichtigung auf neue Aufgaben hin.
Optionale Anbindung: Über Slack oder Microsoft Teams informiert Candis automatisch über offene Freigaben und verlinkt auf die zugehörige Rechnung.
Das Candis Infopaket
Rechnungsfreigabe in der App: prüfen + entscheiden
Auch unterwegs bleibt eine Freigabe eine fachliche Entscheidung. Die Candis App stellt dir dafür alle relevanten Informationen direkt auf dem Smartphone bereit. So kannst du Rechnungen freigeben, wann immer du willst, wo auch immer du bist.
Belegprüfung: Die App zeigt neben dem vergrößerbaren Belegbild auch Geschäftspartner, Kreditorenkonto, Rechnungsdatum und Gesamtbetrag.
Freigabeverlauf: Aktuelle Freigabeschritte und Aktivitätshistorie machen sichtbar, was bereits passiert und was noch zu tun ist.
Rückfragen: Kommentare am Beleg lassen sich mobil lesen und ergänzen, damit fehlende Informationen direkt an der Rechnung geklärt werden.
Freigabe-Workflow: Zugewiesene Rechnungen lassen sich auf dem Smartphone freigeben oder ablehnen, ohne dafür an den Desktop zu wechseln.
„Dank Candis haben wir eine verbesserte Kommunikation mit Freigebern, präzisere Rechnungsprüfung, einfachere Vertretung bei Abwesenheit und pünktlichere Zahlungen."
Bianca Globisch, Buchhaltung
Bianca Globisch – Wall street online
„Wichtig war für uns, dass alles auch für Nicht-Finance-Mitarbeiter intuitiv zu bedienen ist, aufgeräumt wirkt und alles Wichtige detailreich abbildet. Candis liefert das in EINEM System – toll!“
Andrea Witke, Head of Financial Accounting
Die Wegmeister GmbH
Hier findest du raus, ob Candis zu dir passt
Häufige Fragen zur digitalen Rechnungsfreigabe
Eine Rechnungsfreigabe-Software bildet die digitale Rechnungsfreigabe von der Zuweisung bis zur dokumentierten Entscheidung ab. In Candis legst du fest, welche Person oder welches Team freigibt, in welcher Reihenfolge die Schritte stattfinden und welche Bedingungen gelten. Unsere Software zeigt offene Aufgaben an und hält Freigaben sowie Ablehnungen direkt an der Rechnung fest.
Ja. Für einen mehrstufigen Rechnungsfreigabe-Workflow legst du aufeinanderfolgende Freigabeschritte und Bedingungen wie einen Gesamtbetrag über 10.000 Euro fest. Candis prüft die Bedingung und überspringt Schritte, die nicht zutreffen.
Wichtig: Bei mehreren Personen oder einem Team innerhalb eines Schritts genügt eine Freigabe. Für das Vier-Augen-Prinzip legst du zwei aufeinanderfolgende Schritte mit jeweils einer verantwortlichen Person an.
Die zuständige Person hinterlegt für ihre Abwesenheit einen Zeitraum und eine Vertretung. Candis gibt der Vertretung Zugriff auf offene Freigaben, fügt sie während dieses Zeitraums zu den betreffenden Freigabe-Workflows hinzu und schickt ihr die täglichen Erinnerungs-E-Mails. Bei ungeplanter Abwesenheit können Administrator:innen die Vertretung nachtragen. Nach dem hinterlegten Zeitraum erhält die Vertretung keine neuen Freigaben mehr.
Ja. Candis liest unterstützte XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen aus und stellt XRechnungen zusätzlich in einer lesbaren Ansicht bereit. Danach durchlaufen die Rechnungen denselben Prüf- und Freigabeprozess wie PDF-Rechnungen, einschließlich der hinterlegten Schritte und Bedingungen. Für die elektronische Rechnungsfreigabe ist damit kein separater Workflow nötig. Beim regulären Export bleibt das Originalformat erhalten.
Ja. Sobald die letzte Freigabe erteilt ist, verschiebt Candis die Rechnung in den Bereich Export. Über den DATEV Buchungsdatenservice werden digitale Belege, Buchungssätze und Kreditorenstammdaten an DATEV Rechnungswesen übertragen. Der Rechnungsdatenservice 1.0 übergibt Belege und Buchungsvorschläge an DATEV Unternehmen online; der Belegbilderservice ausschließlich die Belege. Candis bildet damit die Schritte vor der Buchung ab. Gebucht wird weiterhin in DATEV.