Dein digitales Rechnungsarchiv
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Ob PDF oder E-Rechnung: Mit dem Rechnungsarchiv von Candis bleiben Vorgänge für Rückfragen und Prüfungen nachvollziehbar, auch wenn die Rechnungen längst verarbeitet sind.
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Rechnungen sicher aufbewahren – mit Candis
Rechnungen automatisch archivieren
Für eine Betriebsprüfung müssen Rechnungen auch Jahre später vollständig und unverändert vorliegen. Eine digitale Ablage reicht nicht. Candis bietet dafür ein revisionssicheres Rechnungsarchiv als festen Bestandteil der Rechnungsverarbeitung.
Keine Extraablage: Candis archiviert Rechnungen nach dem Export automatisch samt Rechnungsdaten – ohne Zwischenschritte.
Vollständige E-Rechnungen: XRechnung und ZUGFeRD bleiben im Originalformat inkl. XML-Daten erhalten und damit maschinell auswertbar.
Unveränderbare Belege: Exportierte Rechnungen sind in Candis festgeschrieben und können weder geändert noch gelöscht werden.
Sichere Prozessdokumentation: Freigaben, Änderungen und Kommentare werden automatisch am Beleg protokolliert und bleiben später nachvollziehbar.
Candis Dokumentenmanagement
Für Rechnungen, Verträge und Lieferscheine.
Rechnungen GoBD-konform archivieren
In einem Archiv müssen Daten vor Verlust und unbefugtem Zugriff geschützt sein und personenbezogene Angaben vertraulich behandelt werden. Candis bietet dafür ein GoBD-zertifiziertes Rechnungsarchiv und verarbeitet Rechnungsdaten immer DSGVO-konform.
Mehrfach gesichert: Rechnungen liegen auf Servern in Deutschland, täglich verschlüsselte Sicherungskopien schützen zusätzlich vor Datenverlust.
Länger aufbewahrt: Candis archiviert Rechnungen zehn Jahre und damit über die gesetzliche Regelfrist von acht Jahren hinaus.
Geschützt verarbeiten: Rechnungsdaten werden verschlüsselt übertragen, damit Unbefugte die Inhalte nicht mitlesen können.
Regelmäßig geprüft: Candis lässt externe Penetrationstests durchführen und nutzt automatisierte Scans, um technische Schwachstellen aufzudecken.
Das Candis Infopaket
Hier findest du raus, ob Candis zu dir passt
Häufige Fragen zum digitalen Rechnungsarchiv
Für Rechnungen gilt in Deutschland grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Sie beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Sind die Unterlagen noch für steuerliche Verfahren relevant, kann sich die Frist verlängern. Sonderregelungen können längere Fristen vorsehen.
Nein. Eine Dateiablage wie Google Drive ist nicht automatisch revisionssicher. Für eine GoBD-konforme Archivierung müssen Rechnungen vollständig, nachvollziehbar und gegen unbemerkte Veränderungen gesichert bleiben. Ohne zusätzliche technische und organisatorische Maßnahmen erfüllt eine reine Dateiablage diese Anforderungen in der Regel nicht.
Bei E-Rechnungen muss mindestens der strukturierte Rechnungsteil unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Bei XRechnungen ist das die XML-Datei, bei ZUGFeRD sind die XML-Daten im PDF eingebettet. Ein Ausdruck oder eine reine PDF-Darstellung ersetzt diese Daten nicht.
Der Zugriff richtet sich nach der zugewiesenen Rolle. Freigebende sehen die ihnen zugewiesenen Rechnungen; Anforderer:innen, Buchhalter:innen und Administrator:innen können das gesamte Rechnungsarchiv einsehen. Die Rollen vergeben Administrator:innen.
Nach regulärem Vertragsende bleiben die Daten im Rahmen der zehnjährigen Aufbewahrung erhalten, sofern keine Löschung beauftragt wird. Ein Nutzerzugang bleibt aktiv, um archivierte Rechnungen einzusehen und zu exportieren. Eine Kopie aller gespeicherten Daten kann mit dem Candis Support abgestimmt werden. Bei einer Kündigung innerhalb der 30-Tage-Geld-zurück-Garantie werden Konto und Daten dagegen noch am selben Tag gelöscht; benötigte Belege müssen vorher exportiert werden.