Mit Bestellanforderungen unnötige Kosten verhindern
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Erfasse Bestellanforderungen zentral – und gib sie frei, bevor Ausgaben entstehen. Kostenstellen und Kostenträger sind jeder Anfrage zugeordnet, Freigaben laufen nach definierten Regeln und eingehende Rechnungen werden automatisch der passenden Bestellanforderungen zugeordnet.
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Mit klaren Regeln freigeben
Steuerung nach Betrag, Kostenstelle oder Bereich
Bestellungen eindeutig zuordnen
Verknüpfung mit den zugehörigen Rechnungen
Zuständigkeiten gezielt zuweisen
Automatische Anfragen an die richtigen Personen
Erinnerungen automatisch senden
So versacken offene Anfragen nicht im Prozess
Revisionssicher dokumentieren
GoBD-konform protokolliert, jederzeit abrufbar
Mehr als 10.000 Unternehmen vertrauen bereits auf Candis
Früher prüfen, besser steuern: die digitale Bestellanforderung
Wer Ausgaben erst beim Rechnungseingang prüft, prüft zu spät. Bestellanforderungen verlagern die Freigabe vor die Bestellung. So lassen sich Ausgaben steuern, noch bevor sie entstehen.
Klare Zuständigkeit: Jede Anfrage ist einer Person, Kostenstelle und Begründung zugeordnet.
Automatische Bestellnummer: Bei finaler Freigabe erstellt Candis automatisch eine Bestellnummer.
Automatischer Rechnungsabgleich: Candis ordnet eingehende Rechnungen automatisch der passenden BANF zu.
Unsere Schnittstellen
Deine Integration ist nicht dabei? Dann nutze doch die Candis Schnittstelle
Der Bestellprozess in Candis
In Candis werden Bestellanforderungen mit wenigen Klicks erstellt. Kostenstelle, Kostenträger und der passende Freigabeworkflow werden automatisch vorgeschlagen – basierend auf früheren Anfragen.
Angaben erfassen: Lieferant, Betrag, Leistungsdatum und Begründung eingeben, Dokumente anhängen, fertig.
Automatisch weiterleiten: Anfragen landen bei Zuständigen, Reminder sichern die Bearbeitung.
Sicher freigegeben: Bestellungen werden erst nach Freigabe aktiv und sind lückenlos dokumentiert.
Oft ist unklar, wo eine Bestellfreigabe gerade hängt. In Candis ist der Status jeder Bestellanforderung jederzeit einsehbar – wer als Nächstes freigeben muss und wo eine Anfrage steht.
Transparente Bestellanforderungen: Status jeder Anfrage ist sichtbar – von der Erfassung bis zur Bestellfreigabe.
Klare Kommunikation: Alle Informationen liegen im System, Rückfragen werden zur Ausnahme.
Einfacher Überblick: Ob offen, genehmigt oder abgelehnt: jede Bestellung bleibt nachvollziehbar.
Flexible Korrekturen: Abgelehnte + genehmigte Bestellanforderungen können bearbeitet und erneut eingereicht werden.
Eine Bestellnummer schafft Klarheit auf beiden Seiten – intern wie beim Lieferanten. Bei finaler Freigabe erstellt sie Candis deshalb automatisch.
Sauber abgleichen mit Rechnungen, Lieferantenkommunikation + zur internen Nachverfolgung.
Individuell konfigurieren: Admins legen den Präfix in den Einstellungen fest.
Direkt benachrichtigen: Antragstellende erhalten automatisch eine Benachrichtigung, inkl. Bestellnummer.
Sobald eine Rechnung eingeht, prüft Candis automatisch, ob eine passende Bestellanforderung vorliegt. Kostenstelle und Kostenträger werden aus der Anforderung übernommen. Der Status aktualisiert sich automatisch.
Automatischer Abgleich: Rechnungen und Bestellungen werden systematisch geprüft und miteinander verknüpft.
Weniger Aufwand: Abweichungen sind sofort sichtbar, manuell geprüft wird nur noch im Ausnahmefall.
Sofortige Statusänderung: Candis setzt den Status auf erfüllt oder teilweise erfüllt – je nach abgedecktem Betrag.
Nachvollziehbare Dokumentation: Der Bestellprozess ist vollständig im System hinterlegt und jederzeit abrufbar.
Das Candis Infopaket
Dokumentiere alle Bestellanforderungen
Bevor eine Ausgabe gebucht wird, muss sie vollständig zugeordnet sein: Kostenstelle, Verantwortliche, Begründung. Candis protokolliert jeden Schritt von der Anfrage bis zur Freigabe und bereitet die Daten für den Buchungsexport vor.
Dauerhaft abrufbar
BANF, Freigaben und Änderungen werden automatisch dokumentiert.
Vollständig dokumentiert
Jede Freigabe im Bestellprozess ist nachvollziehbar + prüfungssicher.
Übersichtlich sortiert
Behalte alle Gesamtbeträge + offene Restbeträge pro Freigabestatus im Blick.
Transparent ausgewiesen
Offene Bestellanforderungen zeigen den verbleibenden Betrag + ausstehende Verpflichtungen.
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Ein neuer Bestellprozess für alle
Führungskräfte wollen Ausgaben früh erkennen und Verantwortung klar zuordnen. Candis bringt alle Bestellanforderungen in einen zentralen Prozess – und liefert damit beides.
Frühe Sichtbarkeit: Geplante Ausgaben sind mit Kostenstelle und Kostenträger erfasst, bevor eine Bestellung ausgelöst wird.
Gezielte Steuerung: Frühzeitig erfasste Ausgaben erlauben generelle Budgetentscheidungen, bevor Verpflichtungen entstehen.
Mehr Verantwortung: Führungskräfte sehen sofort, welche Teams welche Mittel binden – und können Prioritäten gezielt setzen.
Finanzteams müssen schnell entscheiden können und benötigen vollständige Informationen bei jeder Anfrage. Candis macht Ausgaben zentral sichtbar – und reduziert den Freigabeprozess auf das Wesentliche.
Schnelle Entscheidungen: Digitale Freigaben verkürzen Bestellprozesse und halten Projekte in Bewegung.
Klare Grundlagen: Alle Angaben – Lieferant, Betrag, Kostenstelle, Begründung – liegen bei Anfrage vor.
Verbindliche Regeln: Jede Anfrage läuft nach festen Kriterien, Zuständigkeiten bleiben klar und nachvollziehbar.
Für Mitarbeitende zählt, dass Bestellanforderungen ohne Umwege gestellt und genehmigt werden. Candis reduziert den administrativen Aufwand auf ein Minimum – und zeigt, wie es um eine Bestellfreigabe steht.
Einfacher Bestellprozess: Anträge laufen digital – ohne Vorkasse und ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand.
Transparenter Status: Der Fortschritt einer Bestellanforderung ist jederzeit im System einseh- und nachvollziehbar.
Schneller Fortschritt: Nach Freigabe erhalten Antragstellende automatisch eine Benachrichtigung, inkl. Bestellnummer.
FAQs zu Bestellanforderungen
Eine Bestellanforderung (BANF) ist der Schritt vor der Bestellung: Ausgaben werden dokumentiert und freigegeben, bevor sie entstehen und bevor die dazugehörige Rechnung eingeht. Die Freigabe gehört vor die Ausgabe. Sobald mehrere Personen eigenständig bestellen, verliert das Finanzteam ohne festen Prozess schnell den Überblick über geplante Kosten. Das gilt besonders für Ausgaben, bei denen eine Entscheidung vor der Bestellung notwendig ist: IT, Software, Agenturen, Projektkosten.
Alle Mitarbeitenden mit Zugang zu Candis. Das Formular führt durch alle notwendigen Angaben – Lieferant, Betrag, Leistungsdatum, Begründung. Kostenstelle, Kostenträger und der passende Freigabeworkflow werden auf Basis früherer Anfragen automatisch vorgeschlagen. Die Anfrage wird direkt an die zuständigen Personen weitergeleitet.
Die Freigabe liegt als notwendiger Schritt im Prozess vor der Bestellung – nicht als nachträgliche Kontrolle. Ohne freigegebene Bestellanforderung entsteht keine autorisierte Bestellung. So sieht das Finanzteam jederzeit, was angefragt, was freigegeben und was noch offen ist, bevor eine Rechnung eingeht.
Jede Bestellanforderung dokumentiert, wer bestellt und wer freigegeben hat. Alle Schritte – von der Erfassung bis zur Freigabe – sind GoBD-konform protokolliert und jederzeit abrufbar. Das gilt auch Monate später, zum Beispiel für Audits oder Fördermittelnachweise.
Anfragen laufen automatisch an die richtigen Personen – je nach vordefinierten Regeln. Verantwortliche werden erinnert, offene Anfragen verschwinden nicht im Postfach. Stattdessen finden sich alle Informationen für eine Entscheidung direkt in der Anfrage: Lieferant, Betrag, Kostenstelle, Begründung.
Abgelehnte Anfragen bleiben im System erhalten, inklusive der Begründung. Sie können direkt angepasst und erneut eingereicht werden. So bleibt der gesamte Entscheidungsverlauf nachvollziehbar – auch wenn eine Anfrage mal mehrere Runden durchläuft.
Candis gleicht eingehende Rechnungen automatisch mit offenen Bestellanforderungen ab. Der Status aktualisiert sich automatisch: Deckt der Rechnungsbetrag den angefragten Betrag vollständig ab oder weicht er um weniger als 10 % ab, wird die Bestellanforderung auf ‘erfüllt’ gesetzt. Liegt der Rechnungsbetrag mehr als 10 % darunter, wird sie auf ‘teilweise erfüllt’ gesetzt. So ist sofort klar, dass noch eine weitere Rechnung aussteht.
Eine Bestellanforderung ist der interne Antrag vor der Verpflichtung – diese wird geprüft und freigegeben, löst aber noch keine Bestellung beim Lieferanten aus. Die Bestellung ist der verbindliche Auftrag, der danach entsteht. In Candis ist die Bestellanforderung keine Purchase Order, sondern eine vorgelagerte Freigabe.
