Künstliche Intelligenz in der Buchhaltung

In den vergangenen Jahren hat sich die Art und Weise, wie Unternehmen arbeiten, rasant verändert. Immer mehr Prozesse lassen sich automatisieren, und Künstliche Intelligenz (KI) nimmt uns zunehmend Arbeit ab. Und das nicht nur in der Produktion oder im Marketing.

Auch in der Buchhaltung und im Finanzwesen kann KI heute bereits viele repetitive Prozesse, Routineaufgaben und andere Zeitfresser übernehmen.

Gleichzeitig stellen wir bei Candis in Gesprächen mit Kund:innen immer wieder fest, dass es eine große Diskrepanz gibt zwischen dem, was mit KI im Rechnungswesen schon möglich ist, und dem, was tatsächlich in der Praxis genutzt wird. KI kommt in der Buchhaltung an – aber oft noch viel langsamer, als es technisch möglich wäre.

Genau darum geht es in diesem Artikel: Wir zeigen, welche Probleme und Aufgaben KI in der Buchhaltung konkret lösen kann. Dafür haben wir uns die größten Zeitfresser in Finanzabteilungen angesehen und die Candis KI so entwickelt, dass sie genau dort ansetzt.

Der deutsche Mittelstand ist heute zwar teil-digitalisiert, aber noch weit entfernt von einer wirklich automatisierten Buchhaltung. Viele Unternehmen empfangen einen Großteil ihrer Rechnungen zwar digital per E-Mail – doch damit endet die Digitalisierung oft schon.

Daten werden weiterhin manuell abgetippt, Rechnungen werden manuell freigegeben, Fehler schleichen sich ein und Rückfragen werden über E-Mail, Teams oder Telefon geklärt. Die Folge sind unnötige Medienbrüche: Zwar kommen Rechnungen digital an, landen aber über Umwege, Ausdrucke oder Scans im System. Formatfehler und fehlende Pflichtangaben sorgen zusätzlich für Verzögerungen.

Laut einer Candis-Umfrage gehören die größten Zeitfresser in der Buchhaltung heute noch immer zu den gleichen wie vor zwölf Monaten:

• Datenerfassung und Belegerkennung

• Sammelabrechnungen (z. B. Tankkarten)

• Fremdsprachen- und Auslandsrechnungen

• Rückfragen zu Geschäftsvorfällen

• §14-Prüfung und Kontrolle der Pflichtangaben

Warum klassische OCR hier an Grenzen stößt

Bislang haben viele Rechnungsmanagement-Software mit OCR-Technologie (Optical Character Recognition) gearbeitet.

OCR kann Zeichen auf einem Dokument oder Bild erkennen und in Text umwandeln – aber sie versteht nicht, was sie da eigentlich liest.

Das führt zu mehreren Problemfeldern:

• Keine Interpretation von Kontext
  Eine OCR erkennt zwar ein Datum, aber sie versteht nicht:

  • ob 01/02/25 „1. Februar“ oder „2. Januar“ bedeutet

  • ob es sich dabei um Leistungsdatum, Rechnungsdatum oder Fälligkeitsdatum handelt

• Regelbasiert statt intelligent
  Klassische Systeme greifen auf Vorlagen oder „Wenn-dann“-Regeln zurück.
  → Wird das Rechnungsformat geändert, stimmen die Regeln nicht mehr.
  → Felder müssen neu definiert werden.

• Unzuverlässig bei großen Lieferanten wie Amazon
  Amazon-Rechnungen kommen häufig von wechselnden Lieferanten, in unterschiedlichen Layouts und mit wechselnden Positionsdaten.
  → OCR-Systeme können diese Vielfalt kaum bewältigen.
  → Selbst maschinelles oder regelbasiertes Lernen stößt hier an klare Grenzen.

• Schwache Performance bei problematischen Dokumenten

  • verblasste Thermobelege

  • mehrseitige Rechnungen mit Zwischen- und Gesamtsummen

  • Fremdsprachen und ungewöhnliche Formate (z. B. US-Datumsformat)

  • Scans mit Knicken, Schatten oder Kaffeeflecken

Die Candis KI setzt dort an, wo Finanzteams heute tatsächlich Zeit verlieren. Unsere Funktionen sind bewusst so gebaut, dass sie konkrete Alltagsschritte abnehmen, vereinfachen und automatisieren – von der Belegerkennung bis zur Vorkontierung.

KI-gestützte Datenextraktion mit über 90 % Genauigkeit

Genau an den Schwachstellen der OCR hilft die Candis KI weiter. Statt Zeichen schlicht auszulesen, interpretiert sie ganze Dokumente und versteht deren Inhalt. Das bedeutet: Die KI erkennt nicht nur, welche Daten auf einer Rechnung stehen – sondern auch, was die Daten bedeuten.

Ein weiterer zentraler Teil der Datenextraktion ist die automatische Dokumentklassifikation. Die Candis KI erkennt selbstständig, welcher Dokumententyp im System landet, ob es sich um eine Rechnung, Gutschrift, einen Vertrag, Lieferschein oder sonstigen Anhang handelt. Aufgaben, die heute vielerorts manuell im zentralen E-Mail-Postfach erledigt werden („weiterleiten“, „sortieren“, „zuordnen“), übernimmt die KI automatisch – mit über 90 % Trefferquote.

Nach der Klassifikation extrahiert die KI alle relevanten Rechnungsdaten, auch wenn Dokumente:

• mehrseitig sind

• unterschiedliche Summen ausweisen (Zwischensumme vs. bereits gezahlte Teilzahlungen)

• komplexe Layouts haben

• von wechselnden internationalen Lieferanten stammen

Diese intelligente Extraktion bildet die Grundlage für die anschließende Vorkontierung.

Zuverlässige Vorkontierung (fast) aller Rechnungen

Die Vorkontierung gehört zu den aufwendigsten Aufgaben im Rechnungswesen. Suchen, prüfen, abtippen und korrigieren – all das sind Arbeitsschritte, die in vielen Unternehmen noch manuell erfolgen, oft sogar bei wiederkehrenden Geschäftsvorfällen. Dank KI kann die automatische Vorkontierung heute einen großen Teil dieser Arbeit übernehmen. Die KI erkennt nicht nur Zahlen oder Textbausteine, sondern versteht den gesamten Geschäftsvorgang. Dadurch kann sie:

• das passende Sachkonto vorschlagen,

• Kostenstellen prüfen und zuordnen,

• Rechnungssplits automatisch erkennen und anlegen,

• mehrseitige Rechnungen strukturiert auslesen,

• Zwischensummen von relevanten Gesamtsummen unterscheiden,

• Teilzahlungen erkennen und richtig einordnen.

Statt starren Regeln folgt KI dabei Mustern, die sie selbständig erkennt und mit jeder Nutzung weiter verfeinert. Finanzteams müssen anschließend nur noch kontrollieren und freigeben und nicht mehr alles selbst erfassen.

Bei Candis arbeiten wir aktuell daran, diese Form der intelligenten Vorkontierung vollständig in unser Produkt zu integrieren.

In der automatischen Vorkontierung von Candis werden alle Kontierungsvorschläge flexibel anpassbar sein. Die KI wird nicht nur das Sachkonto identifizieren, sondern auch Kostenstellen vorschlagen und den passenden Freigeber ermitteln. Mit jeder Nutzung lernt das System hinzu und wird präziser, sodass sich die Vorschläge zunehmend an die individuellen Buchhaltungsstrukturen eines Unternehmens anpassen.

Erste interne Tests zeigen, dass die KI bereits nach etwa 30 Tagen rund 85 % aller Rechnungen zuverlässig vorkontieren kann – ein deutlicher Fortschritt gegenüber dem bislang hohen manuellen Aufwand.

Fremdsprachenrechnungen automatisch verarbeiten

In vielen Unternehmen gehören internationale Lieferanten längst zum Alltag – doch fremdsprachige Rechnungen stellen Buchhaltungsteams häufig vor zusätzliche Hürden. Doch auch das kann die KI lösen, denn sie erkennt und versteht sämtliche Fremdsprachen, darunter auch komplexe Schriftsysteme wie Griechisch, Japanisch und Kyrillisch.

Das bedeutet konkret:

• Rechnungen in Fremdsprachen werden präzise gelesen, auch wenn das Layout oder die Schrift ungewohnt ist.

• Die KI kann Buchungstexte auf Basis des Inhalts erzeugen, selbst wenn die ursprüngliche Rechnung in kyrillischer oder japanischer Sprache vorliegt.

• Sprachbarrieren fallen weg: Die KI arbeitet in jeder Sprache gleich zuverlässig und liefert dieselbe Qualität an Vorschlägen wie bei deutschsprachigen Belegen.

Damit entfällt das manuelle Übersetzen, Nachfragen oder Googeln von Leistungsbeschreibungen und Finanzteams können mit der Candis KI internationale Rechnungen genauso effizient verarbeiten wie deutsche.

§ 14 Check: Pflichtangaben automatisch prüfen

Die Prüfung nach § 14 UStG gehört zu den kritischsten, aber auch fehleranfälligsten Aufgaben in der Buchhaltung. Jede Rechnung muss bestimmte Pflichtangaben enthalten – von der richtigen Unternehmensadresse über das Leistungsdatum bis hin zur vollständigen Umsatzsteuer-Identifikation. Fehlt etwas, darf die Rechnung nicht verbucht werden.

Bisher mussten Buchhalter:innen jede dieser Angaben manuell kontrollieren, doch danke KI können sie sich diesen Aufwand sparen, denn die KI erkennt extrem akkurat:

• Sind alle Pflichtangaben vollständig vorhanden?

• Stimmt die Unternehmensadresse, z. B. nach einem Umzug?

• Handelt es sich um eine Kleinbetragsrechnung unter 250 €, für die § 33 UStDV (vereinfachte Anforderungen) gilt?

• Liegt Reverse Charge vor – etwa bei Bahn- oder Flugtickets, die keine echten Rechnungen sind?

• Fehlen formale Angaben, die eine Rechnung ungültig machen?
  Die KI prüft diese Punkte in Sekunden – treffsicher und konsistent.
  

Ein klassischer Stolperstein: Ein Bahnticket ist keine Rechnung. Dennoch landen solche Tickets regelmäßig im System – oft in der Annahme, sie würden als Nachweis ausreichen. Die Candis KI erkennt diese Fehler sofort und weist die betreffenden Mitarbeiter:innen direkt beim Upload darauf hin, dass es sich nicht um eine gültige Rechnung handelt und stattdessen das korrekte Dokument hochgeladen werden muss. Damit unterstützt die KI nicht nur die Finanzteams, sondern auch Fachabteilungen und alle Mitarbeitenden im Alltag. Für die Buchhaltung bedeutet das weniger Rückfragen, weniger Korrekturschleifen und deutlich weniger manuelle Prüfaufwände. Kurz gesagt: Es macht den Job schon heute spürbar leichter.

KI schützt vor Fake-Rechnungen

Betrugsversuche in Form gefälschter Rechnungen sind selten – aber wenn sie auftreten, können sie große finanzielle Schäden verursachen. Moderne KI-Systeme sind bereits heute in der Lage, solche Fake-Rechnungen anhand von Mustern, Abweichungen und Unstimmigkeiten frühzeitig zu erkennen. Sie prüfen zum Beispiel Abweichungen von bisherigen Lieferanten- oder Zahlungsdaten.

Auch wenn dieses Feature bei Candis aktuell noch nicht live ist, arbeiten wir daran, solche Schutzmechanismen künftig in unser Produkt zu integrieren – damit Buchhaltungsteams noch besser vor Manipulationen und Phishing geschützt sind.

Gerade weil das Thema in der Praxis relevant ist, ist der entsprechende Kurs in der Candis Akademie zu Phishing & Fake-Rechnungen einer der meistabsolvierten Schulungsinhalte. Das zeigt: Der Bedarf an Aufklärung und automatisiertem Schutz ist groß – und KI kann hier einen wichtigen Beitrag leisten.

Automatische Workflow-Zuordnung: KI erkennt den richtigen Freigeber

Bisher haben wir über Informationen gesprochen, die auf einer Rechnung stehen: Beträge, Steuern, Datumsangaben, Leistungsbeschreibungen. Doch ein großer Teil der Arbeit in der Buchhaltung besteht aus etwas ganz anderem – nämlich aus Entscheidungen über Dinge, die nicht auf der Rechnung stehen.

Dazu gehören unter anderem:

• Welche Kostenstelle wird belastet?

• Welches Sachkonto ist das richtige?

• Wer muss diese Rechnung freigeben?

• In welchen Workflow gehört dieses Dokument?

Früher wurden solche Entscheidungen regelbasiert getroffen – etwa nach Lieferant, Betrag oder Abteilung. Diese Regeln waren jedoch oft ungenau, anfällig für Sonderfälle und mussten mühsam gepflegt werden. Bis sie zuverlässig funktionierten, vergingen Wochen oder Monate.

Die Candis KI geht einen anderen Weg: Sie interpretiert die Rechnung.
Statt starrer „Wenn-dann“-Logik erkennt sie Muster, Zusammenhänge und historische Entscheidungen – und macht daraus treffsichere Vorschläge.

Was die KI heute schon leisten kann:

• Rechnungen automatisch dem richtigen Workflow zuordnen

• Den passenden Freigeber identifizieren

• Kostenstellen und Sachkonten zuverlässig vorschlagen

• Auch ungewöhnliche oder komplexe Fälle korrekt erkennen

Gerade dieser Teil ist etwas, das OCR grundsätzlich nicht leisten kann.
Es erfordert Verständnis, Mustererkennung und Kontext – Fähigkeiten, die nur KI bietet.

Interne Tests zeigen, dass die Candis KI v´bereits heute rund 85 % der Rechnungen korrekt vorkontieren und dem richtigen Freigeber zuordnen kann. Und je öfter sie genutzt wird, desto besser werden ihre Vorschläge.

Das Ergebnis sind weniger manuelle Entscheidungen, weniger Fehler, weniger Rückfragen und deutlich schnellere Freigabeprozesse.

Buchungstexte automatisch erzeugen

Eine der unterschätztesten, aber zeitintensivsten Aufgaben in der Buchhaltung ist das Erstellen von aussagekräftigen Buchungstexten. Sie müssen knapp, korrekt und eindeutig sein – und sie entscheiden später darüber, ob man eine Buchung im Kontenblatt auf einen Blick versteht oder erst lange nachrecherchieren muss.

Früher war das fast immer Handarbeit. Zwar konnten OCR-Systeme Lieferant und Rechnungsdatum auslesen, aber bei der Leistungsbeschreibung scheiterten sie regelmäßig. Denn dafür braucht es inhaltliches Verständnis:

• Was genau wurde eingekauft?

• Welche Leistung steckt hinter der Position?

• Wie lässt sich das in einem kurzen, präzisen Text zusammenfassen?

Solche Interpretationen waren bisher klar menschliche Aufgaben.

Die KI kann diesen Schritt nun unterstützen, weil sie die Rechnung inhaltlich versteht, kann sie für jede Buchung einen passenden, kompakten und sachlich richtigen Buchungstext vorschlagen – inklusive Lieferant, Leistungsinhalt und Leistungsmonat.

Candis Kund:innen können dieses Feature bereits heute testen und erleben, wie viel Klarheit es in den Finanzprozess bringt.

Warum ist das wichtig? Gut formulierte Buchungstexte:

• erleichtern die Arbeit im Monats- und Jahresabschluss,

• reduzieren Rückfragen an die Buchhaltung,

• helfen Fachabteilungen, Geschäftsvorfälle schneller zuzuordnen,

• unterstützen bei Audits und Prüfvorgängen,

• schaffen Transparenz im gesamten Kontenblatt.

Die KI sorgt dafür, dass jede Buchung auf Anhieb verständlich ist – ohne manuelles Formulieren.

Automatische Schlagwörter vergeben

Schlagwörter sind ein wichtiges Hilfsmittel, um Rechnungen thematisch zu bündeln – etwa nach Projekten, Kund:innen, Events wie der Weihnachtsfeier oder anderen Kategorien, die im Unternehmen eine Rolle spielen. Bisher mussten solche Tags manuell vergeben werden, was nicht nur Zeit kostet, sondern auch leicht zu Inkonsistenzen führt. Die Candis KI kann Schlagwörter künftig automatisch auf Basis des Rechnungsinhalts vergeben und so ähnliche Geschäftsvorfälle unter einem gemeinsamen Stichwort zusammenfassen. Dadurch lassen sich Dokumente später deutlich einfacher wiederfinden und Auswertungen werden konsistenter. Dieses Feature befindet sich aktuell bei Candis in der Beta-Testphase und wird schrittweise weiter ausgebaut.

Intelligente Verknüpfung von Dokumenten

Derzeit müssen in vielen Finanzabteilungen zusammengehörige Dokumente noch manuell miteinander verknüpft werden, etwa eine Rechnung mit dem zugehörigen Vertrag, einem Storno oder einer Teilgutschrift. Dieser Schritt ist zeitaufwendig und wird leicht übersehen, obwohl er enorm wichtig ist: Fachabteilungen benötigen oft den gesamten Geschäftsvorfall auf einen Blick, nicht nur ein einzelnes Dokument.

KI kann diese Zusammenhänge bereits heute automatisch erkennen. Sie versteht, welche Dateien inhaltlich zusammengehören, und kann Verknüpfungen mit einer Präzision herstellen, die weit über klassische Regelwerke hinausgeht. Dadurch lässt sich nicht nur eine bestimmte Rechnung schnell finden, sondern auch der komplette Geschäftsvorgang dahinter inklusive aller relevanten Anhänge.

Wir bei Candis arbeiten aktuell daran, diese Form der intelligenten Dokumentenverknüpfung in das Produkt zu integrieren. Für Dokumentenmanagement, Archivierung und Prüfungsprozesse bedeutet das einen großen Schritt nach vorne: Statt mühsam im digitalen oder analogen Leitz Ordner zu suchen, bekommen Teams automatisch den vollständigen Kontext präsentiert.

Warum die E-Rechnung der Schlüssel zur vollen Automatisierung ist

So leistungsfähig KI heute ist – eines bleibt: Buchhaltung ist ein 100-%-Job. Viele Finanzprofis sagen zu Recht: „85 % Automatisierung klingt gut – aber am Ende muss ich mich absolut auf die Daten verlassen können.“ Und genau dafür braucht es ein entscheidendes Puzzleteil: die E-Rechnung.

E-Rechnungen bestehen aus strukturierten, maschinenlesbaren Daten. Anders als bei PDF-Rechnungen oder Scans muss nichts mehr interpretiert oder erraten werden. Die Informationen liegen von Beginn an sauber, eindeutig und vollständig vor. In Kombination mit KI ist es dadurch möglich, Rechnungen zu 100 % korrekt auszulesen – ohne Ausnahmefälle, ohne Formatfehler, ohne Unsicherheiten bei Datumsangaben oder Leistungsbeschreibungen.

Erst diese Verlässlichkeit schafft die Grundlage für echte Dunkelverarbeitung: Rechnungen laufen automatisch durch den Freigabeprozess, werden vorkontiert, geprüft und verbucht, ohne dass jemand eingreifen muss. Für eine Buchhaltung, in der etwa 80 % aller Rechnungen vollständig automatisch durchlaufen und nur noch die komplexen 20 % manuell geprüft werden, braucht es diese hundertprozentig korrekten Ausgangsdaten.

Der Blick in die Praxis zeigt allerdings noch Luft nach oben: In Candis sind aktuell nur etwa 12 % aller verarbeiteten Rechnungen E-Rechnungen – obwohl die Vorteile nie größer waren als heute. Der Umstieg lohnt sich also mehr denn je.

Wir können nicht über das Thema künstliche Intelligenz schreiben, ohne das Thema Datenschutz zu erwähnen. Eine der häufigsten Fragen, die wir bei Candis hören, lautet daher: „Was passiert eigentlich mit den Daten, die die Candis KI ausliest?“ Die Antwort ist klar: Eure Daten bleiben bei euch – und zwar ausschließlich.

Candis nutzt für KI-Funktionen sogenanntes Data Fencing. Das bedeutet:

• Alle Daten werden ausschließlich innerhalb eurer eigenen Organisation verarbeitet.

• Sie dienen nicht dazu, das allgemeine KI-Modell von Candis zu trainieren.

• Selbst sensible oder personenbezogene Informationen, die typischerweise auf Rechnungen vorkommen, verlassen niemals euren gesicherten Datenbereich.

Eure KI wird also nur anhand eurer eigenen historischen Daten besser, nicht anhand der Daten anderer Kund:innen. Zusätzlich setzen wir auf ein bewusstes Opt-in-Verfahren: KI-Funktionen werden nicht automatisch aktiv, sondern müssen von Nutzer:innen manuell freigeschaltet werden. Wer das nicht möchte, lässt sie einfach deaktiviert – ganz ohne Auswirkungen auf das restliche Produkt.

So stellen wir sicher, dass künstliche Intelligenz im Finanzwesen nicht nur effizient, sondern auch verantwortungsvoll und datenschutzkonform eingesetzt wird.

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Doch KI ersetzt keine Buchhalter:innen – sie unterstützt sie dort, wo Prozesse monoton, zeitintensiv oder besonders fehleranfällig sind. Der Mensch trifft weiterhin die finalen Entscheidungen, überwacht Ausnahmen und sorgt für fachliche Korrektheit. In Kombination mit der E-Rechnung bildet KI die Grundlage für echte Dunkelverarbeitung: eine Buchhaltung, die effizienter, skalierbarer und zukunftssicher wird. Unternehmen, die jetzt auf KI-gestützte Finanzprozesse setzen, schaffen sich einen klaren Wettbewerbsvorteil und profitieren langfristig von höherer Datenqualität, stabileren Abläufen und deutlich weniger manueller Belastung.

Kurz gesagt: KI ist nicht das Ziel – sondern das stärkste Werkzeug auf dem Weg zu einer modernen, vollständig digitalisierten Buchhaltung.