Versionierung spielt eine wichtige Rolle in der digitalen Vertragsverwaltung. Sie hilft, die Integrität und Nachvollziehbarkeit von Vertragsänderungen zu gewährleisten. In diesem Artikel wird der Unterschied zwischen manueller und automatischer Versionierung erläutert und wie sie in der Vertragsverwaltung angewendet wird.
Wie funktioniert Versionierung?
Vertragsversionierung bezieht sich auf den Prozess der Speicherung und Verfolgung unterschiedlicher Versionen eines Vertrages während des Verhandlungs- und Überarbeitungsprozesses.
Dieser Prozess ist entscheidend, um sicherzustellen, dass man über die neuesten Änderungen informiert ist und dass die bisherige Entwicklung des Vertrags mit allen Anpassungen und Änderungen dokumentiert wird.
Das kleine ABC der Versionierung
Konsistente Versionsnummern: Ein konsistentes Schema zur Nummerierung deiner Versionen, z.B. Major.Minor (z.B. 2.3) oder Datumsversionierung (z.B. 2024-01-05).
Prozessdokumentation der Änderungen: In einem Changelog wird festgehalten, was, wann in jeder Version geändert wurde.
Archivierung alter Versionen: Aufbewahrung alter Versionen, um bei Bedarf auf sie zurückgreifen zu können.
Warum manuelles Versionieren zu Probleme führt
Bei der manuellen Versionierung werden Vertragsänderungen von Hand dokumentiert und gespeichert. Dies kann beispielsweise durch das Hinzufügen von Datums- und Versionsnummern in den Dateinamen erfolgen (z.B. „Vertrag_v1_20230101“, „Vertrag_v2_20230105“).
Dieser Ansatz ist einfach, aber bei komplexen Verträgen mit häufigen Änderungen kann er unübersichtlich und fehleranfällig werden. Es fehlt oft an Transparenz, welche Mitarbeiter:innen welche Änderungen vorgenommen haben und aus welchem Grund.
Hier ein Beispiel: Es gibt zweifellos unzählige Vorteile, gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten. Gelegentlich können jedoch auch Nachteile auftreten, z. B. wenn Kollegen ausversehen die originale Version eines Vertrags überspeichern.
Die originale Datei ist dann meist verloren. Der Vertrag mit den aktuellen Änderungen ist dann zwar gespeichert, aber es ist nicht mehr nachzuvollziehen wer, wann und wo in der Datei eine Änderung vorgenommen hat.
Besser? Automatische Versionierung!
In der Studie Vertragsverwaltung im Jahr 2020/2021 von DocuSign gaben 71 Prozent der Befragten an, über drei neue Versionen eines Vertrags bereits vor der Unterzeichnung zu erstellen. Wenn du dich häufig fragst, wann ein Lieferantenvertrag zuletzt geändert wurde, dann gibt es für dich eine gute Lösung.
Automatische Versionierungssysteme bieten eine Lösung für diese Herausforderungen. Sie speichern automatisch jede Änderung an einem Vertrag, vergeben eine Versionsnummer und erstellen ein Protokoll, in das jeder Mitarbeitende einsehen kann und Tag sowie Uhrzeit der letzten Bearbeitung nachvollziehen kann.
Diese Systeme ermöglichen es, schnell zwischen verschiedenen Vertragsversionen zu wechseln und Änderungen visuell zu vergleichen.
Unterschied zwischen Revision und Version:
Revision: Bezieht sich normalerweise auf kleinere Änderungen oder Korrekturen innerhalb einer größeren Version. Sie wird oft verwendet, um die Entwicklung oder den Überprüfungsprozess eines Dokuments zu beschreiben.
Version: Bezieht sich auf eine größere, signifikante Änderung des Dokuments oder der Datei, oft mit neuen Funktionen oder wesentlichen Änderungen.
Vorteile der automatischen Versionierung mit Software
Schnelle Suche: Du kannst zwischen verschiedenen Versionen schnell und zuverlässig die aktuelle Version eines Dokumentes finden.
Transparenz und Compliance: Jede Änderung wird mit Zeitstempel und Autor gespeichert, was bei Vertragsstreitigkeiten entscheidend sein kann.
Höhere Effizienz: Automatische Systeme reduzieren den Zeitaufwand für die Versionskontrolle erheblich.
Immer up-to-date: Eine erfolgreiche Versionierung stellt sicher, dass du immer auf dem neuesten Stand bist. Dadurch kannst du auch verhindern, dass du und dein Team unbewusst alte Arbeitsabläufe verwenden.
Reduzierte Fehlerrate: Mit einer klaren Übersicht darüber, welches Dokument am aktuellsten ist, wird niemand mehr ausversehen einen alten Vertrag nicht an einen Kunden senden.
Bessere Zusammenarbeit: Teams können gleichzeitig an Verträgen arbeiten, ohne wichtige Dokumente zu überschreiben.
Wie stelle ich auf automatische Versionierung um?
Heutzutage gibt es so einige Optionen, wenn es um Software für Vertragsverwaltung und Versionierung geht. Microsoft 365-Produkte oder auch Outlook bieten die Option, automatische Versionierung durchzuführen. Eine DMS-Software macht es noch bequemer. Deine Dateien und Dokumente können damit nicht nur zuverlässig versioniert, sondern auch revisionssicher archiviert werden.
Automatische Versionierung von Verträgen wird unter anderem von folgenden Software-Anbietern geleistet:
Contract Lifecycle Management von Docusign
Dokumentenmanagement-System mit Vertragsmanagement von d.velop
DMS von Scopevisio
Fazit
Die Versionierung in der Vertragsverwaltung ist ein wesentliches Element für eine effiziente und transparente Vertragsgestaltung. Während manuelle Methoden in einfachen Szenarien funktionieren können, bietet die automatische Versionierung klare Vorteile in Bezug auf Nachverfolgbarkeit, Effizienz und Fehlerreduktion.
In einer Welt, in der Verträge immer komplexer und dynamischer werden, ist die Implementierung eines automatischen Versionierungssystems ein kluger Schritt hin zu besserer Vertragsverwaltung und stärkerer Compliance.
