ERP-Systeme wie SAP Business One, Microsoft Dynamics 365 Business Central oder Sage 100 sind aus dem Unternehmensalltag nicht mehr wegzudenken. Sie bündeln Daten, verbinden Abteilungen und schaffen Struktur.
Aber wer in der Buchhaltung oder im Einkauf arbeitet, kennt das Problem: Sobald es um die Verarbeitung von Eingangsrechnungen geht, zeigt das ERP-System Schwächen. Statt schlanker Prozesse entstehen manuelle Workarounds, Medienbrüche und unnötige Reibungsverluste, von Effizienz keine Spur.
In diesem Artikel zeigen wir dir, warum ein ERP allein den Rechnungsworkflow nicht ausreichend abbildet, welche typischen Herausforderungen ERP-Nutzer:innen erleben und wie moderne Software für das Rechnungsmanagement wie Candis dein ERP-System ergänzt und entscheidende Lücken schließt.
Was ist eigentlich der Rechnungsworkflow und was hat das mit deinem ERP zu tun?
Der Rechnungsworkflow umfasst alle Schritte zur Bearbeitung einer Rechnung vom Eingang bis zur Zahlung und Archivierung:
Rechnungseingang (Papier, PDF, E-Mail, E-Rechnung)
Prüfung (formal, sachlich, rechnerisch)
Freigabe (durch Budgetverantwortliche oder Abteilungen)
Kontierung, Buchung und Zahlungsanweisung
Revisionssichere Archivierung
Ein ERP-System deckt dabei in der Regel nur Schritt 4 ab – die Buchung. Alles andere wird bestenfalls über Zusatztools oder umständliche Workarounds erledigt. Das führt dazu, dass viele Rechnungen zu lange liegen bleiben, Freigaben nicht nachvollziehbar sind und Compliance-Anforderungen nicht erfüllt werden.
Erfahre mehr zum Thema ERP und DMS auf unserem Blog: ERP-System mit DMS: So kombinieren moderne Finanzteams Dokumentenmanagement & Workflows
Warum ERP-Systeme allein nicht ausreichen
Viele Unternehmen setzen auf ERP-Systeme wie SAP Business One oder Microsoft Dynamics 365 Business Central, um Prozesse rund um Einkauf, Lager, Buchhaltung und Vertrieb zentral zu steuern. Besonders dann, wenn das Unternehmen wächst oder eine hohe Prozesskomplexität herrscht, wird ein ERP zur tragenden Infrastruktur.
Doch: Wenn es um den Rechnungsworkflow geht, also den Weg einer Eingangsrechnung vom Posteingang bis zur Buchung, zeigen selbst leistungsfähige ERP-Systeme deutliche Schwächen.
Keine automatische Belegerfassung: Eingehende Rechnungen müssen manuell übertragen werden, was zeitaufwendig und fehleranfällig ist.
Fehlende Archivierungsfunktionen: Die revisionssichere, GoBD-konforme Ablage ist gesetzlich vorgeschrieben, im ERP aber meist nicht im Standard enthalten.
Lizenzpflicht für Freigaben: Mitarbeitende benötigen häufig eigene ERP-Zugänge, auch wenn sie nur gelegentlich Rechnungen freigeben. Das ist teuer und unnötig kompliziert.
Aufwendige Anpassungen: Workflows lassen sich oft nur mit externer Hilfe und hohem Kostenaufwand abbilden oder ändern.
Keine mobile Nutzung: Viele ERP-Systeme sind nicht cloudbasiert und lassen sich nicht mobil verwenden – ein Nachteil für moderne, standortunabhängige Teams.
Viele Unternehmen versuchen die Lücke mit klassischen Add-ons zu schließen. Doch diese bringen oft neue Herausforderungen:
Lange Projektzeiten
Hohe Lizenz- und Dienstleistungskosten
Abhängigkeit vom Systemhaus oder IT-Dienstleister
Fehlende Usability und Akzeptanz im Team
Kein Zugriff über mobile Geräte oder Browser
Was es stattdessen braucht, ist eine spezialisierte, cloudbasierte Software, die den Rechnungsworkflow automatisiert – ohne das ERP-System aufzublähen.
Die Lösung: Rechnungsmanagement neben dem ERP – nicht im ERP
Wenn das ERP-System die Rechnung bucht aber alles davor manuell, unübersichtlich oder fehleranfällig bleibt, ist es Zeit, den Prozess neu zu denken. Anstatt zu versuchen, Freigaben, Prüfung und Archivierung mühsam im ERP nachzubauen, lohnt sich ein anderer Weg: Der Rechnungsworkflow wird dorthin ausgelagert, wo er besser abgebildet werden kann – in eine spezialisierte Lösung, die das ERP sinnvoll ergänzt.
Wir haben Candis wurde genau für diesen Zweck optimiert. Unsere Software übernimmt den operativen Teil des Workflows: Sie empfängt Rechnungen, liest sie automatisiert aus, leitet sie zur Freigabe weiter und archiviert sie am Ende rechtskonform. Erst danach werden die Daten ins ERP übergeben – vorkontiert, vollständig geprüft und bereit zur Buchung.
Dabei greift Candis auf alle notwendigen Informationen aus dem ERP zurück. Stammdaten wie Kreditoren, Konten oder Steuerschlüssel werden automatisch synchronisiert, sodass kein manueller Abgleich nötig ist. Die Anbindung erfolgt über standardisierte Schnittstellen, schnell eingerichtet und stabil im Betrieb.
Automatisiert, nachvollziehbar und flexibel nutzbar
Mit unserer Künstlichen Intelligenz, der Candis AI werden eingehende Rechnungen werden automatisch erkannt und verarbeitet. Beträge, Absender, Fälligkeiten und weitere Inhalte werden zuverlässig erfasst. So lassen sich wiederkehrende Aufgaben automatisieren und Fehler reduzieren. Das bringt eindeutige Vorteile für deine Prozessgestaltung mit sich.
Im Anschluss lassen sich Freigabeprozesse individuell abbilden. Auch mehrstufige Abläufe mit Vertreterregelungen und Erinnerungsfunktionen sind möglich. So erhalten deine Mitarbeiter:innen nur die Aufgaben, die für sie relevant sind und bearbeiten die direkt in Candis. Die Nutzung erfolgt webbasiert oder per App, das bedeutet, dass du pro Nutzer:in keinen neuen ERP-Zugang benötigst.
Archivierung als integrierter Bestandteil
Nach Abschluss der Freigabe wird jede Rechnung revisionssicher archiviert. Die Anforderungen der GoBD werden erfüllt. Alle Bearbeitungsschritte sind nachvollziehbar dokumentiert, die Speicherung erfolgt auf Servern in Deutschland. Ein separates Archivsystem ist nicht notwendig, da die Archivierung in Candis vollständig in den Workflow integriert ist.
Revisionssichere Archivierung inklusive
Nach der Freigabe wird jede Rechnung GoBD-konform archiviert. Die Speicherung erfolgt auf Servern in Deutschland, vollständig revisionssicher und mit Dokumentation aller Bearbeitungsschritte. Die Archivierung ist bei Candis kein zusätzliches Modul, sondern fester Bestandteil des Prozesses – rechtssicher, übersichtlich und jederzeit abrufbar.
Use Case: Wie BETE Europe den Rechnungsprozess modernisierte
BETE Europe, Anbieter von Sprühsystemen, nutzte bereits SAP Business One – stieß aber im Zuge der E-Rechnungspflicht auf Probleme: Wie E-Rechnungen empfangen, prüfen, archivieren – ohne das bestehende System aufzublähen?
Gemeinsam mit dem SAP-Partner COSIB integrierte BETE Europe Candis als Ergänzung. Das Ergebnis:
Schnell eingeführt, ohne IT-Projekt
Intuitive Workflows, auch für Nicht-Buchhalter:innen
Revisionssichere Archivierung für alle Belege
Hohe Zeitersparnis & Prozesskontrolle
„Wir wollten keine Lösung von der Stange – COSIB hat Candis so eingeführt, dass es genau zu uns passt.“
– Jörg Mantel, Projektleiter, BETE Europe
Fazit: Dein ERP ist gut – aber dein Rechnungsworkflow verdient mehr
ERP-Systeme leisten viel – aber sie sind nicht dafür gemacht, Rechnungen effizient zu verarbeiten. Wer heute wettbewerbsfähig bleiben will, braucht einen digitalen, durchgängigen Rechnungsworkflow. Und das bedeutet:
Prozesse automatisieren
Freigaben mobil und nachvollziehbar steuern
GoBD-Vorgaben zuverlässig erfüllen
Aufwand und Kosten reduzieren
Und all das, ohne auf ein ERP-Update oder externe Dienstleister angewiesen zu sein
Candis ist genau dafür entwickelt: Eine moderne, cloud-native Rechnungsmanagementlösung, die dein ERP ergänzt – und nicht ersetzt.
