Viele mittelständische Unternehmen setzen auf SAP Business One, Microsoft Dynamics 365 Business Central oder Sage 100 – und schaffen damit ein stabiles Fundament für ihre Prozesse. Doch im Arbeitsalltag zeigt sich schnell: Wenn es um den Umgang mit Rechnungen, Belegen und Dokumenten geht, bleiben zentrale Funktionen oft auf der Strecke. Das liegt daran, dass sie nicht für den Umgang mit Dokumenten ausgelegt sind und nur strukturierte Daten gut verarbeitet werden können.
In diesem Artikel beleuchten wir, wo klassische ERP-Systeme an ihre Grenzen stoßen, warum viele DMS-Lösungen nicht zu den Anforderungen moderner Finanzteams passen und wie ein automatisierter Workflow mit Candis für dein ERP genau dort ansetzt, wo andere Systeme Lücken lassen.
Warum setzen Unternehmen auf ERP-Systeme?
ERP-Systeme sind das Rückgrat vieler mittelständischer Unternehmen – vor allem, wenn Prozesse wachsen und komplexer werden. Sie helfen, Buchhaltung, Einkauf, Lager, Vertrieb und Produktion auf einer gemeinsamen Datenbasis zu steuern und das in Echtzeit. Gerade für wachsende Unternehmen schafft das den nötigen Überblick, um komplexe Vorgänge skalierbar zu machen.
Systeme wie Microsoft Dynamics 365 Business Central oder SAP Business One bilden dabei nicht nur die operativen Prozesse ab. Sie schaffen auch die Voraussetzungen für:
Zentrale Datenpflege: Alle Informationen fließen in ein System zusammen. Das reduziert doppelte Eingaben und minimiert Fehler.
Strategische Steuerung: Dank strukturierter Daten lassen sich Forecasts, Reportings und Ad-hoc-Auswertungen schneller und fundierter erstellen.
Compliance und Nachvollziehbarkeit: Bewegungen in der Buchhaltung und im Einkauf lassen sich dokumentieren und darstellen.
Kurz gesagt:
Ein ERP-System schafft Transparenz. Doch gerade, wenn es um die Verwaltung von finanzrelevanten Dokumenten geht, lohnt sich ein genauerer Blick auf spezialisierte Systeme.
Warum ein ERP-System allein nicht genügt
Ein ERP-System bringt Struktur in viele Unternehmensprozesse – aber nicht in alle. Bei der täglichen Arbeit mit Dokumenten zeigt sich schnell: Für das „Was“ – also welche Rechnung vorliegt oder welche Bestellung gebucht wurde – liefert das ERP verlässliche Antworten. Doch beim „Wie“ – wie Dokumente verarbeitet, geprüft, freigegeben oder archiviert werden – bleiben viele Fragen offen.
Oft fehlt schon ein strukturierter Weg, wie Belege überhaupt ins System kommen. In vielen ERP-Lösungen müssen Rechnungsdaten manuell eingetragen und verarbeitet werden – zeitraubend, fehleranfällig und kaum skalierbar ohne zusätzliche Tools oder Add-ons.
Gerade Finanzteams stoßen im Arbeitsalltag immer wieder auf Probleme:
Rechnungsfreigaben über E-Mail und PDF sind unübersichtlich, fehleranfällig und nicht dokumentiert
Manuelles Abtippen von Rechnungsdaten sind zeitaufwendig, besonders bei hohem Volumen
Keine revisionssichere Ablage von finanzrelevanten Dokumenten und Belegen, das ist riskant für GoBD- und Compliance-Anforderungen
Separate Tools für Kreditkarten, Auslagen oder Reisekosten – alles passiert isoliert statt integriert
Fehlende Workflows für Genehmigungen und Dokumentation. Dadurch sind Prozesse nicht nachvollziehbar oder nur informell geregelt
ERP-Systeme verweisen oft auf Dokumente – sie verwalten sie aber nicht. Das führt zu Schattenprozessen, manuellen Umwegen und einem hohen Abstimmungsaufwand. Vor allem dann, wenn viele Standorte beteiligt sind oder das Belegvolumen steigt.
Was fehlt, ist ein ergänzendes System, das echte Workflows ermöglicht: vom digitalen Rechnungseingang über automatisierte Belegerkennung bis hin zur revisionssicheren Archivierung und Übergabe ins ERP. Ohne diese Ergänzung bleibt das ERP zwar zentral – aber im Alltag der Finanzabteilung unvollständig.
Erfahre mehr über die Dokumentenverwaltung von Candis.
Wie ein DMS das ERP ergänzt
ERP-Systeme strukturieren Daten, konsolidieren Zahlen und steuern Abläufe. Dokumenten- und Rechnungsworkflows sind in einem ERP allerdings nicht standardisiert abbildbar.
Dabei entstehen in jedem Unternehmen täglich Dokumente mit geschäftskritischem Kontext: Angebote, Absprachen, Spezifikationen oder Freigaben. Sie liefern Hintergrundinformationen, die für Entscheidungen genauso wichtig sind wie die reinen Buchungsdaten und müssen entsprechend zugänglich, nachvollziehbar und sicher verwaltet werden.
Genau hier greift ein Dokumentenmanagementsystem als funktionale Erweiterung zum ERP er:
Es strukturiert die Ablage und dokumentiert Änderungen transparent
Es erfasst Belegdaten automatisch – z. B. durch OCR und KI – und reduziert so manuelle Erfassungsaufwände.
Es verknüpft Informationen – z. B. Bestellung, Lieferschein und Rechnung – nachvollziehbar miteinander
Es archiviert Belege revisionssicher und GoBD-konform
Es ermöglicht eine gezielte Suche, Kategorisierung und Zugriffssteuerung
Ein DMS ergänzt das ERP nicht nur technisch, sondern prozessual und macht aus verteilten Informationen einen durchgängigen Arbeitsfluss.
Die Nachteile eines klassischen Dokumentenmanagementsystems
So groß der Nutzen eines DMS auch ist: klassische Systeme bringen oft Herausforderungen mit sich, insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen:
Die Lizenzkosten liegen bei On-Premise-Systemen oft im fünfstelligen Bereich. Cloudlösungen rechnen monatlich pro Nutzer:in ab – und summieren sich so über die Zeit. Hinzu kommen Kosten für Beratung, Einrichtung, Schulung und interne Abstimmungen.
Die Einführung ist selten Plug-and-Play. Viele Systeme greifen tief in bestehende Abläufe ein, sind komplex in der Bedienung und binden langfristig IT-Ressourcen – sei es durch Wartung, Updates oder Support.
Wer keine eigene IT-Abteilung hat, wird abhängig von externen Dienstleistern. Sei es durch Updates, Backups und technische Betreuung, die zusätzliche Kosten durch externe Dienstleister verursachen.
Ein klassisches DMS erfordert eine stabile Infrastruktur. Fällt der Server aus, stockt der Zugriff auf wichtige Dokumente.
Viele DMS-Lösungen sind theoretisch flexibel – aber teuer in der Umsetzung. Individuelle Anforderungen lassen sich meist nur mit hohem Aufwand realisieren. Das führt zu langen Projekten und hohen Kosten. Der Trend geht daher klar in Richtung Standardisierung statt Individualentwicklung.
Ohne gezielte Schulung kann ein DMS seine Vorteile nicht ausspielen. Das kostet Zeit – und bremst die Produktivität in der Anfangsphase.
Kurz gesagt:
Klassische DMS-Systeme lösen das Problem der Dokumentenablage – schaffen aber oft ein neues im Bereich Zeit, Kosten und Flexibilität. Was es stattdessen braucht: Lösungen, die sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren lassen – und die Arbeit nicht verkomplizieren, sondern erleichtern.
Candis als DMS-Alternative: Dokumentenmanagement, das mit der Buchhaltung mitdenkt
Candis verbindet intelligentes Dokumentenmanagement mit einem durchgängigen Rechnungsworkflow – speziell für Unternehmen, die bereits mit ERP-Systemen wie Microsoft Dynamics 365 Business Central oder SAP Business One arbeiten. Der Fokus: Automatisierung, einfache Bedienung und nahtlose Integration.
Statt schwerfälliger DMS-Systeme nutzen Unternehmen mit Candis eine Lösung, die genau auf die Anforderungen moderner Buchhaltungsprozesse zugeschnitten ist – ohne lange Implementierungsphasen oder hohe Einstiegskosten.
Was Candis besonders macht:
Integrierter Rechnungsworkflow: Von der Bestellung über Wareneingang bis zur finalen Verbuchung – alles in einem durchgängigen Prozess.
AI-gestützte Datenerfassung: Rechnungen automatisch auslesen und vorkontieren – ohne manuelles Abtippen.
Revisionssichere Archivierung: Alle prüfungsrelevanten Dokumente werden GoBD-konform und für 10 Jahre auf Servern in Deutschland gespeichert.
Zentrale Dokumentenablage: Lieferscheine, Bestellungen und Rechnungen lassen sich intelligent verknüpfen – inkl. Schlagwortvergabe und Volltextsuche.
Nahtlose Integration ins ERP: Candis synchronisiert automatisch mit führenden ERP-Systemen – Stammdaten und Buchungsinformationen fließen bidirektional.
Kreditkarten, Auslagen & Reisekosten: Alle Belege an einem Ort. Durch Candis Visa Firmenkreditkarten, Mobilupload und automatische Berechnungen wird der Prozess von Spesenabrechnungen enorm vereinfacht.
Keine IT-Abhängigkeit: Candis ist sofort einsatzbereit, ohne komplexe Systemanpassung. Support, Updates und Wartung sind inklusive.
Wie gemacht für dein ERP-System
Candis fügt sich nahtlos in deine bestehende IT-Landschaft ein. Dank spezialisierter Integrationen zu führenden ERP-Systemen arbeitest du ohne Mehraufwand, ohne Medienbrüche – und mit automatisierten Prozessen vom Belegeingang bis zur Buchung.
SAP Business One 
Rechnungen automatisch erfassen, mit Bestellungen abgleichen und direkt nach SAP exportieren. Entdecke unsere SAP-Integration
Microsoft Business Central
Finanzdokumente empfangen, freigeben und exportieren – ohne zusätzliche Microsoft-Lizenzen. Entdecke unsere Business-Central-Integration
Sage 100
Von der automatisierten Erfassung bis zum Export aller Belegbilder und -daten an Sage 100. Entdecke unsere Sage-100-Integration
Candis für dein ERP
Rechnungsdaten abrufen, Stammdaten synchronisieren und nahtlos in Drittsysteme übertragen. Entdecke die Candis Schnittstelle
Der ROI eines integrierten Workflows
Ein Dokumentenmanagementsystem sollte mehr können, als nur Compliance-Anforderungen erfüllen – es muss sich auch betriebswirtschaftlich lohnen. Denn wer sein ERP-System um eine durchdachte Workflow-Lösung ergänzt, entlastet das Finanzteam messbar, beschleunigt Prozesse und reduziert Fehlerquellen deutlich.
Das Ergebnis: weniger Abstimmungen, weniger manuelle Arbeit, weniger Rückfragen – dafür mehr Tempo, Transparenz und Kontrolle.
Was ein integrierter Workflow konkret bringt:
Bis zu 13 Tage schnellere Verarbeitung: Effiziente Teams bearbeiten Rechnungen in durchschnittlich 5,9 Tagen – im Vergleich zu 20–28 Tagen in weniger digitalisierten Abläufen
4× höhere Produktivität pro FTE: Über 500 Rechnungen pro Person in Top-Teams, unter 50 in ineffizienten Strukturen
Weniger Fehler: Automatisierte Datenerfassung minimiert Eingabefehler
Schnellere Monatsabschlüsse: Keine fehlenden Belege, keine Nachforderungen
Weniger Rückfragen: Alle Infos sind zentral dokumentiert und jederzeit einsehbar
Geringere Lizenzkosten: Freigaben sind auch ohne ERP-Zugang möglich
Kurz: Ein stimmiger Workflow ist kein Extra – er ist der Schlüssel zu mehr Effizienz im Rechnungswesen. Wer ihn einführt, gewinnt Zeit zurück, senkt operative Kosten und schafft Freiräume für das, was wirklich zählt.
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