Ab dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht für alle B2B-Unternehmen. Grundlage dafür ist das Wachstumschancengesetz. Unternehmen müssen ab diesem Zeitpunkt in der Lage sein, E-Rechnungen in den Formaten XRechnung oder ZUGFeRD zu empfangen und zu verarbeiten.
Mit DATEV Auftragswesen next können E-Rechnungen einfach erstellt, angepasst und rechtssicher versendet werden. In diesem Beitrag zeigen wir die wichtigsten Schritte – von den Voreinstellungen bis zum fertigen Dokument.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird. Im Gegensatz zu PDF- oder Bilddateien enthält sie einen maschinenlesbaren Datensatz.
In Deutschland sind für den elektronischen Rechnungsaustausch die Formate XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0) verbindlich. Beide entsprechen der EU-Norm EN 16931.
Voreinstellungen in DATEV Auftragswesen next
Bevor die erste E-Rechnung erstellt werden kann, müssen einige Einstellungen vorgenommen werden:
E-Rechnung aktivieren
In den Einstellungen den Menüpunkt „E-Rechnung“ auswählen und die Funktion aktivieren.
Unternehmensdaten ergänzen (inklusive Umsatzsteuer-ID und Kontaktinformationen).
Kundendaten anpassen
Für alle Kund:innen das gewünschte Rechnungsformat hinterlegen.
Statt PDF-Rechnung das Format E-Rechnung wählen.
Eine Rechnungs-E-Mailadresse und ggf. eine Leitweg-ID erfassen.
Mit Leitweg-ID → Versand als XRechnung
Ohne Leitweg-ID → Versand als ZUGFeRD-Rechnung
Beleglayout und Textbausteine konfigurieren
DATEV Auftragswesen next ermöglicht individuelle Gestaltungsmöglichkeiten:
Beleglayout: Eigenes Briefpapier und Firmenlogo hochladen, Kopf- und Fußbereiche mit Kontaktdaten anpassen.
Textbausteine: Standardtexte für Einleitung, Lieferbedingungen, Hinweise oder Abschlüsse hinterlegen. Das spart Zeit bei wiederkehrenden Vorgängen.
Schritt für Schritt: E-Rechnung schreiben
In der Rechnungsübersicht auf „Neu anlegen“ klicken.
Kund:in auswählen (mit hinterlegten E-Rechnungsinformationen).
Rechnungsdaten ergänzen: Belegdatum, Leistungszeitraum, Auftragsnummer.
Artikel oder Dienstleistungen hinzufügen – diese können zuvor manuell angelegt oder importiert worden sein.
Optional: weitere Rechnungspositionen einfügen.
Umsatzsteuer, Hinweise, Zahlungsbedingungen und Textbausteine ergänzen.
Rechnung speichern → zunächst als Entwurf.
Ggf. Anhänge hinzufügen (z. B. ergänzende Dokumente).
Rechnung fertigstellen → die E-Rechnung wird verarbeitet, versendet, revisionssicher in Belege online archiviert und erscheint im Rechnungsausgangsjournal.
Fazit: E-Rechnungspflicht sicher erfüllen
Mit DATEV Auftragswesen next können Unternehmen die gesetzlichen Anforderungen an die E-Rechnungspflicht komfortabel umsetzen. Dank klarer Voreinstellungen, flexibler Layout-Anpassungen und automatisierter Archivierung wird der Prozess einfach und rechtssicher.
Unternehmen, die bereits heute mit der E-Rechnung starten, sind bestens auf die Umstellung 2025 vorbereitet.
