DATEV Kassenbuch online führen mit DATEV Unternehmen online – Anleitung, Vorteile & Tipps

Wer Bargeldgeschäfte im Unternehmen abwickelt, muss diese einzeln, vollständig, chronologisch und unveränderbar dokumentieren. Buchführungspflichtige Unternehmen führen dafür in der Regel ein Kassenbuch. Aber auch viele EÜR-Betriebe sind verpflichtet, ihre Barumsätze lückenlos und nachvollziehbar zu erfassen.

Was früher mit Papierbelegen und Excel-Tabellen mühsam war, geht heute deutlich einfacher: Mit dem DATEV Kassenbuch online steht dir eine digitale Lösung zur Verfügung, mit der du deine Kassenführung GoBD-konform und effizient organisieren kannst – direkt integriert in DATEV Unternehmen online.

Im Kassenbuch kannst du Ein- und Ausgaben tagesaktuell erfassen, automatisch prüfen lassen und mit wenigen Klicks an deine Kanzlei oder ins eigene Rechnungswesen weitergeben. Die Belege? Die lädst du einfach per Drag-and-Drop hoch oder übernimmst sie direkt aus dem digitalen Posteingang – inklusive Belegbild, inklusive Kontrolle.

Das DATEV Kassenbuch online ist ein Zusatzmodul innerhalb von DATEV Unternehmen online (DUO). Es wurde speziell dafür entwickelt, Bargeldbewegungen digital und GoBD-konform zu erfassen – ganz ohne Papierchaos oder doppelte Eingaben.

Wenn du regelmäßig mit Barumsätzen zu tun hast, hilft dir das Kassenbuch dabei, diese strukturiert zu verwalten, gesetzliche Anforderungen sicher einzuhalten und die Zusammenarbeit mit deinem Steuerbüro einfacher zu gestalten.

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Die wichtigsten Funktionen von DATEV Kassenbuch online auf einen Blick:

• Digitale Belegerfassung: Belege lassen sich direkt auf Basis von Belegbildern erfassen – ohne Doppelerfassung

• Automatische Texterkennung (OCR): Beträge, Belegnummern und Daten werden automatisch ausgelesen

• Chronologie-Check: Das System prüft fortlaufend auf lückenlose Reihenfolgen und warnt bei Negativsalden

• GoBD-konform dokumentiert: Mit täglicher Festschreibung – revisionssicher und prüfbar

• Direkter Export: An DATEV Rechnungswesen oder zur Vorbereitung auf Betriebsprüfungen

• Standortübergreifend nutzbar: Auch mehrere Kassen lassen sich parallel in einem Bestand verwalten

So wird aus der Pflicht zur Kassenführung ein durchgängiger Prozess – digital, sicher und effizient.

Seit dem 1. Januar 2025 gilt eine neue gesetzliche Regelung für alle Unternehmen, die ein elektronisches Kassensystem mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung (TSE) nutzen. Diese Geräte müssen dem Finanzamt offiziell gemeldet werden. Die Meldung erfolgt über Mein ELSTER oder über die ERiC-Schnittstelle.

Das musst du wissen:

• Wenn du ein Kassensystem nutzt, das vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurde, musst du es bis spätestens 31. Juli 2025 melden.

• Für neue Geräte, die ab dem 1. Juli 2025 in Betrieb genommen werden, gilt eine Meldepflicht innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme.

• Übermittelt werden unter anderem Gerätetyp, Seriennummer und die zugehörigen TSE-Daten.

Mehr Details und eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Kassenmeldung findest du im Video

Warum digital statt Excel oder Papier?

Gerade mit der neuen Kassenmeldepflicht ab 2025 wird deutlich, wie wichtig ein durchdachtes und rechtssicheres System für deine Kassenführung ist. Wer seine Barkasse weiterhin mit Excel oder auf Papier führt, geht ein unnötiges Risiko ein – sowohl bei der täglichen Arbeit als auch bei Betriebsprüfungen.

Digitale Lösungen wie das DATEV Kassenbuch online bieten dir entscheidende Vorteile:

• Du arbeitest GoBD-konform, mit täglicher Festschreibung und lückenloser Dokumentation.

• Belege werden digital erfasst, automatisch geprüft und sicher archiviert.

• Rückfragen vom Finanzamt lassen sich mit wenigen Klicks beantworten – ohne hektisches Zusammensuchen von Unterlagen.

• Du kannst alle Kassenbewegungen nahtlos an DATEV Rechnungswesen oder deine Kanzlei übergeben.

Mit dem DATEV Kassenbuch online bist du dagegen auf der sicheren Seite – heute und erst recht mit Blick auf die neuen gesetzlichen Vorgaben.

Das DATEV Kassenbuch online ist direkt in DUO integriert. Es handelt sich also nicht um ein separates Tool, sondern um ein ergänzendes Modul. Wenn du Eingangsrechnungen, Zahlungen oder Reisekosten bereits über Unternehmen online verwaltest, kannst du die Kassenführung einfach mit anbinden.

Für den Verkaufsprozess, vom Angebot bis zur Rechnung, bietet DATEV zusätzlich DATEV Auftragswesen next
als cloudbasierte Lösung, die ebenfalls in DUO integriert ist.

Ein System für alles Bargeldrelevante

Belege aus dem Cloud-Service Belege online lassen sich direkt ins Kassenbuch übernehmen – inklusive Belegbild. Die erfassten Bewegungen können ohne Medienbruch in DATEV Rechnungswesen exportiert werden. Das spart dir Zeit und sorgt für eine lückenlose Buchführung.

Vorteile für Kanzleien und Finanzteams

Durch die Integration in DUO profitieren sowohl Unternehmen als auch Steuerberater:innen von einer einheitlichen Datenbasis. Sie haben tagesaktuell Zugriff auf alle Kassenbewegungen etwa zur Weiterverarbeitung, für Auswertungen oder bei der Vorbereitung auf eine Betriebsprüfung. Rückfragen entfallen, Abläufe werden schlanker, die Zusammenarbeit transparenter.

Wie Candis das DATEV Kassenbuch ergänzt

Während das DATEV Kassenbuch online die Barkasse abdeckt, übernimmt Candis den Rest: Rechnungen, Auslagen, Bewirtungen und Kreditkartenbelege werden zentral erfasst, vorkontiert und GoBD-konform archiviert. Über die direkte Schnittstelle fließen alle Daten samt Belegbild nahtlos in DATEV – für eine Buchhaltung, die vollständig und durchgängig digital ist. Entdecke unsere offizielle DATEV-Schnittstelle.

Bevor du mit der digitalen Kassenführung starten kannst, muss zunächst die Kasse im System angelegt werden. Die Einrichtung erfolgt in nur wenigen Klicks direkt in DUO.

1. In DUO anmelden & Kasse anlegen

Nach dem Login in DATEV Unternehmen online findest du das Modul Kassenbuch entweder über die zentrale Startseite oder das Anwendungsmenü. Über den Button „Kasse anlegen“ kannst du eine neue Kasse einrichten.

Folgende Angaben sind erforderlich:

• Kassenbezeichnung (z. B. „Filialkasse Berlin“)

• Kontonummer, wie in DATEV Rechnungswesen (z. B. 1600)

• Anfangsbestand der Kasse + Datum

2. Kassenminusprüfung (empfohlen)

Du kannst optional die Kassenprüfung aktivieren. Sie verhindert, dass ein negativer Kassenbestand eingegeben wird – denn: Eine Barkasse darf laut GoBD nie ins Minus rutschen. Das System meldet automatisch einen Fehler, wenn ein nicht erlaubter Saldo eingetragen wird.

3. Kasse speichern & loslegen

Mit „Speichern“ wird die Kasse aktiviert. Ab jetzt kannst du direkt Belege erfassen oder hochladen. Für erste Tests eignen sich Musterbelege – ein kostenloses Beispielpaket stellt DATEV bereit.

4. Felder anpassen: So konfigurierst du deine Erfassungsmaske

Nicht jede Kasse braucht dieselben Eingabefelder. Deshalb lässt sich die Erfassungsmaske individuell anpassen. Über die Einstellungen wählst du aus, welche Felder du benötigst – z. B. Buchungstext, Umsatzart oder Steuersatz.

So passt du das Kassenbuch perfekt an deinen Arbeitsalltag an und behältst nur die Informationen im Blick, die wirklich relevant sind.

Ist die Kasse eingerichtet, beginnt die tägliche Arbeit: Bargeldbewegungen erfassen, Belege prüfen, Tagesabschluss durchführen. Damit das DATEV Kassenbuch online den GoBD-Anforderungen genügt, unterstützt dich das System bei jedem Schritt – von der automatischen Texterkennung bis zur revisionssicheren Festschreibung.

Belege hochladen – ganz einfach per Drag-and-Drop

Belege lassen sich direkt ins Kassenbuch ziehen oder gesammelt importieren. Alternativ kannst du sie aus dem Cloud-Service Belege online übernehmen – inklusive Belegbild.

Automatische Erkennung mit OCR – du prüfst, DATEV liest aus

Sobald ein Beleg hochgeladen ist, erkennt das System automatisch:

• Betrag

• Belegnummer

• Datum der Zahlung

Das spart Zeit und reduziert Fehler. Wichtig ist: Trage als Datum den Tag der Zahlung ein – nicht das Rechnungsdatum.

Pflichtangaben bei jeder Buchung

Neben den automatisch erfassten Feldern ergänzt du:

• Einnahme oder Ausgabe (per Klick umschaltbar)

• Buchungstext / Beschreibung

• Umsatzart & Steuersatz

• ggf. zusätzliche Belegpositionen bei mehreren Steuersätzen

• Belegtyp (z. B. Kasse, Reisekosten, sonstige)

Ablageort festlegen & Beleg archivieren

Damit die Kassenführung revisionssicher bleibt, ordnest du jeden Beleg einem Ablageort zu – z. B. dem Wirtschaftsjahr oder einem individuellen Register. Falls du nichts auswählst, nutzt das System die Standardstruktur.

Fehler korrigieren – solange noch nichts festgeschrieben ist

Du kannst Buchungen jederzeit bearbeiten, solange sie nicht festgeschrieben sind. Das betrifft z. B.:

• fehlende Beträge oder Texte

• falsche Umsatzarten

• vertauschte Einnahmen/Ausgaben

Das DATEV Kassenbuch online prüft dabei auf Plausibilität, lückenlose Chronologie und warnt bei negativen Kassenbeständen – denn: Eine Kasse darf nie ins Minus rutschen.

Tägliche Festschreibung – GoBD-konform und revisionssicher

Am Ende des Tages sollten alle Kassenbewegungen festgeschrieben werden. Danach sind keine Änderungen mehr möglich. Dieser Schritt sorgt dafür, dass dein Kassenbuch:

• den GoBD-Richtlinien entspricht

• jederzeit prüfbar ist

• zuverlässig als Grundlage für DATEV Rechnungswesen dient

Vor dem Tagesabschluss solltest du:

• alle Belege auf Vollständigkeit prüfen

• unklare Buchungen ergänzen oder korrigieren

• fehlerhafte Einträge löschen oder neu erfassen

Nur so stellst du sicher, dass die Kasse vollständig, korrekt und prüfungssicher geführt ist.

Nicht jede Kasse braucht dieselben Eingabefelder. In DATEV Kassenbuch online kannst du die Erfassungsmaske flexibel anpassen – je nachdem, welche Informationen für deine Kasse relevant sind.

So passt du die Felder an:

Über die Einstellungen im Kassenbuch bestimmst du, welche Felder beim Buchen angezeigt werden sollen zum Beispiel:

• Buchungstext

• Steuersatz / Umsatzart

• Belegpositionen

• Zahlungsart

• Kostenstelle (wenn verwendet)

Die Änderung wirkt sich direkt auf die Benutzeroberfläche aus – ideal, wenn du bestimmte Felder ausblenden oder zusätzliche Felder aktivieren möchtest.

Die Konfiguration hilft dabei, die Eingabe übersichtlich zu halten, Fehler zu vermeiden und den Prozess individuell auf deinen Arbeitsalltag zuzuschneiden.

Sobald alle Belege erfasst und geprüft sind, folgt der Tagesabschluss – ein essenzieller Schritt für die GoBD-konforme Kassenführung und den weiteren Datenfluss in die Finanzbuchhaltung.

Tagesabschluss durchführen

Im Kassenbuch klickst du auf „Festschreiben“, um alle bisher erfassten Bewegungen des Tages abzuschließen. Danach sind keine Änderungen mehr möglich – jede Buchung ist dann revisionssicher dokumentiert.

DATEV prüft dabei automatisch:

• ob alle Pflichtfelder ausgefüllt sind

• ob die Chronologie eingehalten wurde

• ob ein negativer Kassenbestand vermieden wurde

So schützt du dich vor Rückfragen im Rahmen einer Betriebsprüfung und sicherst die Nachvollziehbarkeit deiner Bargeldvorgänge.

Kassenbewegungen auswerten

In der Kassenübersicht findest du verschiedene Auswertungsmöglichkeiten, z. B.:

• Kassen/ -Bankbericht

• Journalbericht

• Belegdetails

• Festschreibungsprotokolle

Diese Daten helfen dir nicht nur bei der Kontrolle deiner Buchungen, sondern auch bei der Abstimmung mit dem Steuerbüro.

Export in DATEV Rechnungswesen oder für die Kanzlei

Nach dem Festschreiben stehen die Kassenbewegungen direkt digital zur Verfügung – entweder zur internen Weiterverarbeitung oder für die Übergabe an deine Kanzlei. Der Export erfolgt:

• ohne Medienbruch

• inkl. aller Belegdaten und Belegbilder

• direkt aus DUO in DATEV Rechnungswesen

Auch für Betriebsprüfungen können die Daten mit wenigen Klicks aus dem System heraus übergeben werden – vollständig, strukturiert, prüfungssicher.

Das DATEV Kassenbuch online bietet alles, was Unternehmen für eine rechtskonforme, effiziente und digitale Kassenführung benötigen. Von der strukturierten Belegerfassung über die laufende Prüfung bis zur revisionssicheren Festschreibung – alle Schritte sind direkt in DATEV Unternehmen online integriert.

Besonders im Zusammenspiel mit dem Cloud-Service Belege online und der direkten Anbindung an DATEV Rechnungswesen entsteht ein durchgängiger Workflow – transparent, nachvollziehbar und ohne Medienbrüche.

Wer darüber hinaus auch Eingangsrechnungen, Kreditkartenbelege und Auslagen digital verwalten möchte, ergänzt das DATEV Kassenbuch am besten mit einer Lösung wie

Candis: Mit automatischer Vorerfassung, integrierter Freigabe und offizieller DATEV-Schnittstelle wird daraus eine vollständige und schlanke Finanzprozesskette – von der Kasse bis zur Buchhaltung.

Und falls du DATEV noch effizienter nutzen willst, hilft dir unser Candis DATEV-Expertenservice mit praxiserprobten Lösungen aus über 1.000 Finanzprojekten.