Die Übernachtungspauschale in Kürze
Die Übernachtungspauschale, ist ein fester steuerfreier Betrag, den Unternehmen Mitarbeitenden zahlen, wenn diese auf Geschäftsreisen auswärts übernachten.
In Deutschland beträgt die steuerfreie Übernachtungspauschale 2026 weiterhin bei 20 Euro pro Nacht.
Da bei der Übernachtungspauschale ein festgelegter Pauschalbetrag erstattet wird, reduziert sich der administrative Aufwand bei der Reisekostenabrechnung deutlich.
Mit einer Reisekosten-Software kannst du die Berechnung aller Reisekosten automatisieren, da Pauschalen bereits digital hinterlegt sind und automatisch berücksichtigt werden.
Jedes Jahr sind Mitarbeitende vieler Unternehmen unterwegs. 2023 kamen in Deutschland rund 117 Millionen Geschäftsreisen zusammen. Eine einzelne Reise dauerte im Schnitt knapp 6 Tage , also etwa vier bis fünf Übernachtungen.
Die Gründe für Dienstreisen sind vielfältig: von Konferenzen, Messen und Kongressen bis hin zu Kundenterminen, Besuchen in Produktionsstätten oder bei Zulieferern. Je nachdem, wohin die Reise führt, können die Übernachtungskosten stark variieren. Damit Mitarbeitende diese Ausgaben nicht selbst tragen müssen, können Unternehmen sie im Rahmen der Reisekostenabrechnung über eine Übernachtungspauschale erstatten.
In diesem Artikel erfährst du, wie hoch die Übernachtungspauschale in verschiedenen Ländern ist und was dein Unternehmen dabei steuerlich und bei der Reisekostenabrechnung beachten muss.
Was ist die Übernachtungspauschale?
Die Übernachtungspauschale (auch Hotel- oder Unterkunftspauschale) ist ein fester, steuerfreier Betrag, den Arbeitgeber:innen Mitarbeitenden für Übernachtungen auf Geschäftsreisen erstatten können. Sie wird pro Nacht gezahlt uns beträgt in Deutschland 20 Euro pro Nacht.
Abgerechnet wird sie im Rahmen der Reisekostenabrechnung, zusammen mit weiteren Reisekosten wie der Verpflegungspauschale, der Kilometerpauschale und Reisenebenkosten. Im Ausland gelten je nach Reiseland unterschiedliche Pauschalen, die jährlich vom Bundesministerium für Finanzen angepasst werden.
Dadurch kann die Buchhaltung schnell den Überblick verlieren. Oft müssen Finanzteams die Werte jährlich manuell aktualisieren und in Excel-Tabellen hinterlegen und genau dabei passieren häufig Fehler: Formeln werden überschrieben oder gelöscht, Angaben fehlen und der Prozess zieht sich unnötig in die Länge.
Mit einer Reisekosten-Software kannst du die Berechnung aller Reisekosten und Auslagenerstattung automatisieren. In der Software sind Pauschalen wie Verpflegungsmehraufwand, Kilometerpauschale und Übernachtungspauschale digital hinterlegt und werden automatisch berechnet.
Unser Tipp:
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Für eine schnelle Reisekostenabrechnung
Ziel der Pauschalen ist es, die Abrechnung für Unternehmen und Reisende zu vereinfachen. In der Praxis zeigt sich jedoch ein Problem: Die Übernachtungspauschale von 20 Euro pro Nacht ist in Deutschland meist zu niedrig, um die tatsächlichen Hotelkosten zu decken.
Übernachtungspauschale 2026 Deutschland
Die Höhe der gewährten Pauschale ist immer von der Reisedauer abhängig und davon in welches Land Mitarbeitende reisen.
In Deutschland liegt die steuerfreie Übernachtungspauschale 2025 und 2026 bei 20 Euro pro Nacht für eine Reise von mindestens 24 Stunden.
Diese Beträge sind trotz steigender Hotel- und Übernachtungskosten in den letzten Jahren nicht gestiegen. Daher ist die Übernachtungspauschale für Arbeitnehmer:innen eigentlich nur dann sinnvoll, wenn lediglich Kosten in Höhe von bis zu 20 Euro entstanden sind.
Bei Übernachtungen in einer eigenen Zweit- oder Ferienwohnung sowie bei Freunden oder in einer vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Unterkunft kann die Pauschale NICHT in Anspruch genommen werden.
Anders ausgedrückt: Um die Übernachtungspauschale auszuzahlen, müssen den Reisenden tatsächliche Kosten für die Übernachtung anfallen.
Bei längeren Reisen ist zu beachten, dass die Übernachtungspauschale für maximal drei Monate genutzt werden kann.
Jahr | Übernachtungspauschale Deutschland |
| 2026 | 20 Euro pro Nacht |
| 2025 | 20 Euro pro Nacht |
| 2024 | 20 Euro pro Nacht |
| 2023 | 20 Euro pro Nacht |
| 2022 | 20 Euro pro Nacht |
| 2021 | 20 Euro pro Nacht |
Achtung Missverständnis:
Wenn Mitarbeitende während einer Dienstreise bei Freunden oder Verwandten übernachten, können dafür keine steuerfreien Übernachtungspauschalen gezahlt werden – denn es entstehen keine tatsächlichen Kosten. Gleiches gilt bei einer Übernachtung in der eigenen Zweitwohnung: Da die Unterkunft dem Mitarbeitenden unentgeltlich zur Verfügung steht, fehlt die Grundlage für eine steuerfreie Erstattung. Auch bei einer eigenen Ferienwohnung ist keine Pauschale möglich. Wird jedoch eine Ferienwohnung – etwa über Airbnb – für die Dienstreise angemietet und entstehen dadurch nachweisbare Kosten, können diese entweder gegen Beleg oder pauschal (bis 20 € pro Nacht) steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet werden. Entscheidend ist also immer, dass tatsächliche Übernachtungskosten angefallen sind – nur dann greift die Übernachtungspauschale.
Übernachtungspauschale 2026 im Ausland
Seit dem 1. Januar 2026 gelten für dienstlich veranlasste Auslandsdienstreisen neue Pauschbeträge für Übernachtungskosten, die vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) festgelegt wurden.
Wie bei den Inlandsbeträgen gilt auch hier: Die Pauschalen dienen ausschließlich der steuerfreien Arbeitgebererstattung. Arbeitnehmer:innen können in ihrer Einkommensteuererklärung nur die tatsächlich entstandenen Übernachtungskosten als Werbungskosten geltend machen, nicht die Pauschalen.
Pauschalbeträge 2026
Übernachtungspauschale 2026 im Ausland
Hier findest du ausgewählte Pauschalen 2025 für beliebte Geschäftsreiseziele.
Reiseland | Übernachtungspauschale 2025 |
| Australien – Canberra | 186€ |
| Australien – Sydney | 173€ |
| Australien – sonstige Reiseziele | 173€ |
| Belgien | 141€ |
| Brasilien – Brasilia | 88€ |
| Brasilien – Rio de Janeiro | 140€ |
| Brasilien – Sao Paulo | 151€ |
| Brasilien – sonstige Reiseziele | 88€ |
| China – Chengdu | 131€ |
| China – Hongkong | 209€ |
| China – Kanton | 150€ |
| China – Peking | 184€ |
| China – Shanghai | 142€ |
| China – sonstige Reiseziele | 142€ |
| Dänemark | 183€ |
| Frankreich - Paris, Departments 77, 78, 91 bis 95 | 159€ |
| Frankreich - sonstige Reiseziele | 105€ |
| Indien – Bangalore | 155€ |
| Indien – Chennai | 80€ |
| Indien – Kalkutta | 167€ |
| Indien – Mumbai | 218€ |
| Indien – Neu Delhi | 211€ |
| Indien – sonstige Reiseziele | 80€ |
| Israel | 268€ |
| Italien – Mailand | 191€ |
| Italien – Rom | 150€ |
| Italien – sonstige Reiseziele | 150€ |
| Japan – im Übrigen | 141€ |
| Japan – Osaka | 141€ |
| Japan – Tokio | 285€ |
| Kanada – Ottawa | 214€ |
| Kanada – Toronto | 392€ |
| Kanada – Vancouver | 304€ |
| Kanada – sonstige Reiseziele | 214€ |
| Kroatien | 191€ |
| Mexiko | 337€ |
| Niederlande | 167€ |
| Österreich | 117€ |
| Polen – Breslau | 124€ |
| Polen – Warschau | 143€ |
| Polen – sonstige Reiseziele | 124€ |
| Portugal | 111€ |
| Russische Föderation – Moskau | 235€ |
| Russische Föderation – St. Petersburg | 133€ |
| Russische Föderation – sonstige Reiseziele | 133€ |
| Schweden | 140€ |
| Schweiz - Bern | 195€ |
| Schweiz - Genf | 197€ |
| Schweiz – sonstige Reiseziele | 195€ |
| Singapur | 277€ |
| Spanien - Barcelone | 144€ |
| Spanien - Kanarische Inseln | 103€ |
| Spanien - Madrid | 131€ |
| Spanien - Palma de Mallorca | 142€ |
| Spanien – sonstige Reiseziele | 103€ |
| Südafrika – Johannesburg | 129€ |
| Südafrika – Kapstadt | 130€ |
| Südafrika – sonstige Reiseziele | 109€ |
| Tschechische Republik | 77€ |
| Türkei – Ankara | 110€ |
| Türkei – Izmir | 120€ |
| Türkei – sonstige Reiseziele | 95€ |
| Vereinigte Arabische Emirate | 169€ |
| USA – Atlanta | 182€ |
| USA – Boston | 333€ |
| USA – Chicago | 233€ |
| USA – Houston | 204€ |
| USA – Los Angeles | 262€ |
| USA – Miami | 256€ |
| USA – New York City | 308€ |
| USA – San Francisco | 327€ |
| USA – Washington, D. C. | 203€ |
| USA – sonstige Reiseziele | 182€ |
| Vereinigtes Königreich von Großbritannien und Nordirland – London | 163€ |
| Vereinigtes Königreich von Großbritannien und Nordirland – sonstige Reiseziele | 99€ |
Übernachtungspauschalen der vergangenen Jahre
In den Listen des BMF findest du alle Übernachtungspauschale der vergangenen Jahre.
Reisekostenabrechnung mit der Übernachtungspauschale
Unternehmen, die ihre Mitarbeitenden regelmäßig auf Geschäftsreisen schicken, übernehmen in der Regel auch die Übernachtungskosten. Können keine Hotelrechnungen vorgelegt werden, dürfen Arbeitgeber:innen alternativ eine Übernachtungspauschale steuerfrei erstatten.
Diese Pauschale vereinfacht die Reisekostenabrechnung erheblich, da sie ohne Belegnachweis ausgezahlt werden kann. Bei Auslandsreisen wird es jedoch etwas komplexer: Die Pauschbeträge unterscheiden sich je nach Reiseland und werden jährlich vom Bundesfinanzministerium angepasst.
Erfolgt die Reisekostenabrechnung im Unternehmen noch über Excel-Tabellen, müssen Finanzteams die aktuellen Pauschalen jedes Jahr manuell einpflegen. Wenn Mitarbeitende nach der Reise diese Tabellen ausfüllen, passieren dabei häufig Fehler – etwa wenn hinterlegte Formeln versehentlich gelöscht oder überschrieben werden.
Eine digitale Lösung für Reisekosten und Auslagenerstattung kann hier spürbar entlasten: In der Reisekosten-Software von Candis sind sämtliche Pauschalen sind automatisch hinterlegt, und Mitarbeitende müssen nur noch Reisedatum und Zielort eingeben – die Software berechnet den Erstattungsbetrag automatisch.
Auch wenn euer Unternehmen die tatsächlichen Reise- und Übernachtungskosten gegen Beleg erstattet, bietet eine Software klare Vorteile: Belege lassen sich direkt unterwegs per App fotografieren und einreichen, wodurch der gesamte Abrechnungsprozess deutlich schneller und fehlerfreier wird.
Wer zahlt die Übernachtungspauschale und Reisekosten?
Dein Unternehmen ist nicht gesetzlich dazu verpflichtet, euren Mitarbeiter:innen, Spesen in Form der Übernachtungspauschale auszuzahlen. Die meisten Unternehmen, die ihre Mitarbeitenden auf Reisen schicken, erstatten die Kosten jedoch zurück.
Alternativ können sich Arbeitgebende und Arbeitnehmende auch auf individueller Basis auf einen Wert unabhängig von der Übernachtungspauschale einigen, der dann für eine Übernachtung während einer Dienstreise ausgezahlt wird.
Wir empfehlen dir, das klar und transparent in eurer Reisekostenrichtlinie festzulegen, damit Mitarbeitende wissen, wie sie ihre Spesen abrechnen sollen.
Vorteile der Übernachtungspauschale für Unternehmen
Die Übernachtungspauschale bietet einige Vorteile – sowohl für Unternehmen als auch für Mitarbeitende auf Geschäftsreise.
Indem ein festgelegter Pauschalbetrag erstattet wird, reduziert sich der administrative Aufwand deutlich: Es müssen keine Hotelrechnungen eingereicht oder geprüft werden. Die Abrechnung ist unkompliziert, standardisiert und steuerfrei. Das spart den Finanzteams Zeit bei Prüfung, Dokumentation und Archivierung.
Gleichzeitig behalten Unternehmen die volle Kostenkontrolle, da die Pauschale unabhängig vom tatsächlichen Übernachtungspreis gezahlt wird. So gibt es keine Überraschungen durch überteuerte Hotels oder individuell sehr unterschiedliche Reisekosten.
Pauschale oder Hotelrechnung – was ist besser für Reisende?
Viele Unternehmen erstatten ihren Mitarbeitenden die tatsächlichen Hotelkosten gegen Beleg. Das ist transparent und entspricht den realen Ausgaben. Mitarbeitende bleiben also nicht auf den Kosten sitzen.
Welches Modell aus Arbeitnehmersicht besser ist, hängt davon ab, wie günstig sie auf Reisen übernachten können. So beträgt die Übernachtungspauschale für London (UK) beispielsweise 163 Euro pro Übernachtung. Wenn das gewählte Hotel günstiger ist, kann sich also die Auszahlung der Pauschale mehr lohnen als die komplette Kostenübernahme durch Arbeitgeber:innen. Die Differenz aus tatsächlichen Hotelkosten und der Pauschale dürfen Mitarbeitende nämlich steuerfrei einbehalten.
Rechtliche Grundlage, Steuererklärung und Übernachtungspauschale
Die Pauschalen für Übernachtungskosten dienen der vereinfachten Arbeitgebererstattung – sie sind also ausschließlich anwendbar, wenn der Arbeitgeber die Kosten übernimmt. Eine eigene steuerliche Geltendmachung durch Arbeitnehmer:innen ist bei Pauschalen nicht möglich.
Bei beruflich veranlassten Dienstreisen (auswärtigen Tätigkeiten) können Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden die Übernachtungskosten steuerfrei erstatten. Gesetzlich geregelt ist dies in § 3 Nr. 13 und Nr. 16 EStG, jeweils für den öffentlichen Dienst und für privatwirtschaftliche Beschäftigte. Die Steuerfreiheit gilt jedoch nur innerhalb der festgelegten Höchstbeträge und unter bestimmten Voraussetzungen.
Arbeitgeber dürfen entweder die tatsächlichen Übernachtungskosten gegen Beleg oder – wenn kein Beleg vorliegt – eine pauschale Übernachtungskostenvergütung steuerfrei auszahlen. Im Inland beträgt diese Pauschale derzeit 20 € pro Nacht. Wird sie genutzt, erhalten Mitarbeitende eine feste steuerfreie Zahlung, ohne dass sie zusätzliche Nachweise erbringen müssen.
Unternehmen können auch entscheiden, ihren Mitarbeiter:innen eine höhere Pauschale für Übernachtungen zu zahlen. Ab einem Betrag von über 20 Euro ist diese Auszahlung dann allerdings nicht mehr steuerfrei.
Wichtig: Die Übernachtungskostenpauschale kann nicht von Arbeitnehmer:innen selbst in ihrer Steuererklärung angesetzt werden. In der Einkommensteuer sind nur tatsächliche Kosten als Werbungskosten abziehbar – z. B. Hotelrechnungen, die nicht vom Arbeitgeber erstattet wurden. Dafür müssen alle Belege unbedingt aufbewahrt werden.
Zahlt der Arbeitgeber mehr als die zulässige Pauschale, ist der übersteigende Betrag als steuerpflichtiger Arbeitslohn zu behandeln.
Weitere Informationen stellt das Bundesministerium der Finanzen unter anderem im BMF-Schreiben „Steuerliche Behandlung der Reisekosten von Arbeitnehmern“ sowie im Schreiben zur „Steuerlichen Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei Auslandsreisen“ bereit.
Ausführlichere Informationen hat der Bund im Schreiben über die “Steuerliche Behandlung der Reisekosten von Arbeitnehmern” sowie im Dokument für “Steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen” bereitgestellt.
Sonderfall: LKW-Fahrer
Übernachten Berufskraftfahrer in ihrem Fahrzeug (z. B. in der LKW-Kabine), können sie keine reguläre Übernachtungspauschale von 20 € geltend machen, da keine klassischen Übernachtungskosten entstehen. Stattdessen ist ein gesetzlicher Pauschbetrag von 9 € pro Kalendertag vorgesehen (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5b EStG). Dieser kann steuerfrei als Mehraufwand für Übernachtungen im Fahrzeug angesetzt werden – etwa für Duschen oder Reinigung auf Raststätten.
Müssen Unternehmen die vollen Hotelkosten übernehmen?
Ob Unternehmen die tatsächlichen Hotelkosten übernehmen oder sich auf die steuerfreie Übernachtungspauschale beschränken, ist rechtlich nicht eindeutig geregelt – hängt aber stark vom Einzelfall ab. Grundsätzlich gilt: Wenn nichts anderes vereinbart ist, müssen Arbeitgeber die notwendigen und angemessenen Übernachtungskosten vollständig erstatten (§ 670 BGB). Die Pauschale ist also kein gesetzlicher Maximalbetrag, sondern ein vereinfachter, steuerfreier Erstattungsweg – nicht mehr und nicht weniger.
Allerdings können Unternehmen in internen Reisekostenrichtlinien festlegen, dass nur bis zur Höhe der Übernachtungspauschale erstattet wird – z. B. 20 € im Inland oder länderspezifische Beträge im Ausland. In diesem Fall müssen Mitarbeitende selbst entscheiden, ob sie zu diesen Bedingungen reisen wollen – oder ob ihnen dadurch ein Eigenanteil entsteht.
Unser Tipp: Unternehmen sollten klar kommunizieren, wie sie mit Übernachtungskosten umgehen – idealerweise schriftlich in einer Reisekostenrichtlinie. Wer sich rein auf die Pauschale verlässt, läuft Gefahr, dass Mitarbeitende auf Kosten sitzen bleiben – gerade in Städten mit hohen Hotelpreisen.
Wie wird die Übernachtungspauschale berechnet?
Die Übernachtungspauschale wird pro Nacht angesetzt, in der ein:e Mitarbeitende:r tatsächlich auswärts übernachtet und Übernachtungskosten entstanden sind. Im Inland beträgt sie 20 € pro Nacht.
Beispielrechnung für die Übernachtungspauschale bei Inlandsreisen
Reisezeitraum: Montag, 10. März 2026 – Mittwoch, 12. März 2026 (2 Übernachtungen)
Reiseziel: Berlin (Inlandsreise)
Unterkunft: Pension
Übernachtungspauschale: 20 Euro je Übernachtung
Berechnung: 2 Nächte × 20 € = 40 € steuerfreie Erstattung
Beispielrechnung für die Übernachtungspauschale bei Auslandsreisen
Reisezeitraum: Montag, 7. April 2026 – Donnerstag, 10. April 2026 (3 Übernachtungen)
Reiseziel: Italien – Mailand
Unterkunft: Hotel
Übernachtungspauschale: Auslandspauschale 191 Euro je Übernachtung
Berechnung: 3 Nächte × 191 € = 573 € steuerfreie Erstattung
