Reisekostenabrechnung in Kürze
Die Reisekostenabrechnung erfasst alle Ausgaben, die im Zusammenhang mit einer beruflich veranlassten Geschäftsreise entstehen. Dazu zählen Fahrtkosten, Übernachtungen, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten.
Ziel ist die transparente Dokumentation und vollständige Erstattung dieser Kosten durch den Arbeitgeber.
Voraussetzung dafür ist, dass alle zugehörigen Rechnungen, Quittungen und Belege korrekt eingereicht werden.
In der Praxis nutzen viele Unternehmen noch manuelle Prozesse wie Excel-Listen, E-Mails und Papierbelegen, was häufig zu fehlenden Belegen, Rückfragen und unnötigem Mehraufwand für Reisende und Buchhaltung führt.
Mit der Reisekosten-Software von Candis lassen sich Ausgaben digital erfassen, automatisch berechnen, plausibel prüfen und effizient abrechnen – in einem zentralen System.
Was ist eine Reisekostenabrechnung?
Definition Reisekostenabrechnung:
Die Reisekostenabrechnung dokumentiert alle Kosten, die im Rahmen einer beruflich bedingten Geschäftsreise anfallen und von Arbeitgeber:innen erstattet werden können. Sie bildet die Grundlage für eine transparente Abrechnung gegenüber der Buchhaltung und, je nach Fall, auch gegenüber dem Finanzamt. Zu den typischen Posten zählen Fahrtkosten, Übernachtungen, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten wie Maut oder Parkgebühren.
Was zählt zu den Reisekosten?
Reisekosten entstehen immer dann, wenn Mitarbeiter:innen außerhalb ihrer ersten Tätigkeitsstätte unterwegs sind. Dazu gehören:
Fahrtkosten (z. B. Bahn, Flug, Taxi oder private Pkw-Nutzung)
Übernachtungskosten (z. B. Hotel oder Pension)
Verpflegungsmehraufwand (gesetzlich festgelegte Pauschalen je nach Reisedauer und Zielort)
Reisenebenkosten (z. B. Parkgebühren, Gepäckaufbewahrung, berufliche Telefonate)
In den meisten Fällen gehen diese Ausgaben zunächst zulasten der reisenden Person. Sie wird nach Einreichung der Belege im Rahmen der Reisekostenabrechnung vom Unternehmen erstattet.
Warum die Reisekostenabrechnung oft zum Zeitfresser wird – und wie es besser geht
In der Realität ist die Reisekostenabrechnung für viele Mitarbeitende nach wie vor mühsam: Belege werden unterwegs gesammelt – manchmal auf Papier, manchmal digital, aber oft chaotisch. Sie gehen verloren oder landen in falschen Formaten bei der Buchhaltung. Dort beginnt dann die aufwendige Nachverfolgung: fehlende Quittungen, Rückfragen, fehlerhafte Beträge.
Das Ergebnis? Lange Erstattungszeiten, unnötiger Aufwand und Frust auf beiden Seiten.
Firmenkreditkarten als erste Lösung
Viele Unternehmen setzen deshalb auf Firmenkreditkarten, um Mitarbeitende zu entlasten. Diese Karten lassen sich individuell zuweisen z. B. projektbezogen, standortbezogen oder rollenbasiert. Alle Ausgaben landen automatisch an der richtigen Stelle, ohne dass Mitarbeitende in Vorkasse treten müssen.
Das spart nicht nur Zeit und Nerven, sondern verbessert auch die Übersichtlichkeit für das Finanzteam. Hier kannst du mehr über die Candis Visa Firmenkreditkarte erfahren.
Der nächste Schritt: Alles in einer Software
Mit Reisekosten und Auslagen von Candis geht’s noch einfacher
Noch effizienter wird der Prozess mit einer integrierten Reisekosten-Software von Candis. Reisende erfassen ihre Belege einfach direkt per App – unterwegs, sofort, ohne Papierchaos. Kein Tool-Hopping mehr – alles an einem Ort:
Verpflegungsmehraufwand und Fahrtkosten: werden automatisch berechnet – korrekt nach Datum, Uhrzeit und Reiseziel
Belege hochladen: per App unterwegs oder direkt am Rechner
Klarer Prozess: keine doppelten Eingaben, keine Rückfragen
Für alle nutzbar: ohne zusätzliche Lizenzkosten pro Nutzer:in
Volle Übersicht für die Buchhaltung: alle Daten zentral, GoBD-konform archiviert
Keine Excel-Tabellen, keine manuellen Rechnungen – sondern ein reibungsloser, digitaler Workflow, bei dem alles an einem Ort zusammenläuft.
Neue Funktion bald verfügbar:
Schon bald können Reisekosten und Auslagenerstattungen direkt in Candis eingereicht und abgerechnet werden. Das spart Zeit, reduziert Rückfragen und sorgt für mehr Transparenz – sowohl für die Buchhaltung als auch für Reisende.
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Wofür wird die Reisekostenabrechnung benötigt?
Reisekosten können vom Unternehmen steuerlich geltend gemacht werden und so den Arbeitnehmer:innen lohnsteuerfrei erstattet werden.
Damit das möglich ist, muss ein Unternehmen dem Finanzamt nachweisen, dass es sich bei der Reise tatsächlich um eine Geschäftsreise gehandelt hat. Um das zu beweisen, muss eine übersichtliche Reisekostenabrechnung mit allen Belegen vorliegen.
Nur so können die Kosten, die dem Unternehmen durch die Geschäftsreise anfallen, als Betriebskosten abgesetzt werden.
Ist das Erstellen der Reisekostenabrechnung Pflicht?
Nein, Unternehmen sind gesetzlich nicht verpflichtet, eine Reisekostenabrechnung zu erstellen. Genauso müssen sie ihren Mitarbeitenden die Reisekosten, zum Beispiel Übernachtungspauschalen, nicht zurückerstatten. Wie Unternehmen mit den Reisekosten ihrer Angestellten umgehen, ist in den Reiserichtlinien beschrieben.
Sollten sie die Reisekosten nicht erstatten, können Angestellte diese selbst über die Einkommensteuererklärung als Werbekosten absetzen. Auch hierfür müssen alle entsprechenden Belege eingereicht werden.
Wer muss die Reisekostenabrechnung erstellen?
Die Reisekostenabrechnung wird in der Regel von den Mitarbeitenden erstellt, die die Dienstreise selbst angetreten sind. Dabei kann es sich um Angestellte handeln oder auch um Mitglieder der Geschäftsführung.
Wie genau das abläuft, hängt wieder von den Reiserichtlinien des jeweiligen Unternehmens ab:
Beispiel 1: Reisende erstellen die Reisekostenabrechnung
Wenn Mitarbeitende ihre Reisekostenabrechnung selbst erstellen, müssen sie alle Belege, die während der Reise anfallen, sammeln. Dazu gehören Taxiquittungen, Fahrkarten, Hotelrechnungen, Nachweise zum Verpflegungsmehraufwand etc.
Anschließend muss der oder die Reisende die Reisekostenabrechnung ausfüllen. Das kann in Papierform oder digital über ein Reisekostenmanagement-Tool erfolgen. Die ausgefüllte Abrechnung wird dann mitsamt den Belegen im zuständigen Bereich (zum Beispiel Buchhaltung) eingereicht.
Beispiel 2: Teamleiter:innen oder Vorgesetzte prüfen die Reisekostenabrechnung
In manchen Unternehmen prüfen die Vorgesetzten die Reisekostenabrechnung ihrer Mitarbeiter:innen zunächst auf Richtigkeit und Plausibilität. Hierzu sind sie allerdings auch darauf angewiesen, dass die Reisenden ihnen die ausgefüllte Reisekostenabrechnung mit allen Belegen zur Verfügung stellen. Nach Prüfung geben die Vorgesetzten dann die Abrechnung zur weiteren Bearbeitung frei.
Beispiel 3: Buchhaltung oder Reisekostenstelle prüft die Reisekostenabrechnung
Bevor die Reisekostenabrechnung abgenommen wird, wird sie idealerweise auch durch die Buchhaltung oder ein spezialisiertes Team für Reisekosten geprüft. Für viele Buchhalter:innen und Finanzteams ist dies oft mühsam, da sie den fehlenden Belegen hinterherrennen müssen oder Belege verspätet eingereicht werden.
Mit einer Reisekosten-Software können Mitarbeitende ihre Belege direkt abfotografieren und hochladen. So geht erst gar kein Beleg verloren.
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Exkurs: Was gilt eigentlich als Geschäftsreise und Dienstreise?
Wenn Mitarbeiter:innen vorübergehend außerhalb des gewöhnlichen Arbeitsortes tätig sind, dann befinden sie sich auf einer Dienst- bzw. Geschäftsreise.
Seit 2014 wird der eigentliche Arbeitsplatz im Steuerrecht als „erste Tätigkeitsstätte“ bezeichnet, während Reisen zu anderen Einsatzorten als „beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten“ gelten.
Damit eine auswärtige Tätigkeit als Geschäftsreise anerkannt werden kann, muss sie außerhalb der Stadtgrenze stattfinden. Termine wie Kundenbesuche innerhalb der Stadtgrenze können nicht als Dienstreise abgerechnet werden.
Hier sind einige Beispiele für typische Anlässe einer Geschäftsreise:
Kundentermine mit bestehenden oder potenziellen Kund:innen außerhalb der Stadtgrenze.
Auslandsreisen für internationale Projekte oder Geschäftserweiterungen.
Außendiensttätigkeiten zum Beispiel im Rahmen von Vertriebs- oder Serviceaufgaben.
Standortbesichtigungen, Inspektionen oder Meetings in Filialen oder Produktionsstätten.
Messen, Konferenzen und die Teilnahme an Weiterbildungen oder Networking-Events.
Schulungen und Workshops zu Trainings- und Fortbildungszwecken.
Projektarbeit an anderen Unternehmensstandorten oder vor Ort bei Kund:innen.
Besprechungen und Verhandlungen mit Lieferanten, Partnern oder anderen Stakeholdern.
Folgende Reisekosten können geltend gemacht werden
Generell können die Kosten für eine Geschäftsreise nur dann geltend gemacht werden, wenn die dazugehörigen Belege und Quittungen vorgelegt werden können. Sollte mal ein Beleg verloren gehen, kann im Notfall auch ein Eigenbeleg eingereicht werden.
Diese vier Kostenarten kannst du geltend machen:
Fahrtkosten
Verpflegungsmehraufwand
Übernachtungskosten
Reisenebenkosten
Nicht erstattungsfähig sind Kosten für zusätzliches Gepäck, Hotel Minibar, Bußgelder, Pay-TV.
1. Fahrtkosten
Kosten für Fahrten mit dem eigenen Pkw, öffentlichen Verkehrsmitteln, Taxis, Bahnfahrten, Flüge oder einem Mietwagen können als Fahrtkosten während einer Dienstreise geltend gemacht werden. Ausnahmen sind Fahrten mit einem Firmenwagen.
Fahrtkosten abrechnen
Wenn Mitarbeitende mit einem Mietwagen oder den öffentlichen Verkehrsmitteln unterwegs sind, reicht es aus, die Fahrkarten und Belege aufzuheben und zusammen mit der Reisekostenabrechnung einzureichen.
Fahrten mit dem privaten Pkw können neben der Kilometerpauschale auch mit einem fahrzeugindividuellen Kilometersatz abgerechnet werden. In beiden Fällen ist es wichtig, die zurückgelegte Strecke nachvollziehbar zu dokumentieren, zum Beispiel in einem Fahrtenbuch.
Kilometerpauschale
Bei Geschäftsreisen mit dem eigenen Pkw wird Mitarbeiter:innen eine Kilometerpauschale erstattet. Die Kilometerpauschale beträgt in Deutschland 2024 und 2025 derzeit 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer. Sie deckt sämtliche Kosten ab wie Kraftstoff, Verschleiß, Wartung und Versicherung. Für Motorräder oder Roller liegt die Pauschale bei 0,20 Euro pro beruflich gefahrenem Kilometer.
Kilometersatz
Das Abrechnen des Kilometersatzes ist aufwendig, kann jedoch unter Umständen ertragreicher sein als die Kilometerpauschale. Um ihn zu berechnen, müssen Reisende die jährlichen Gesamtkosten, die für den privaten Pkw anfallen, addieren und durch die Zahl der insgesamt gefahrenen Kilometer teilen. Die Kosten für beruflich gefahrene Strecken erhalten sie dann anteilig zurück.
2. Verpflegungsmehraufwand
Der Verpflegungsmehraufwand (auch Verpflegungspauschale) ist eine steuerfreie Pauschale, die Mitarbeiter:innen auf einer Dienstreise für zusätzliche Verpflegungskosten zur Verfügung gestellt wird.
Hintergrund dieser Regelung ist, dass sie sich auf einer Dienstreise nicht so günstig verpflegen können, wie zu Hause, da sie nicht einkaufen und selbst kochen können. Stattdessen sind sie auf Mahlzeiten in Hotels oder Restaurants angewiesen.
Die Höhe des Verpflegungsmehraufwands richtet sich nach der Reisedauer und dem Zielort und ist gesetzlich festgelegt. Innerhalb Deutschlands können Reisende einen Verpflegungsmehraufwand von bis zu 28 Euro pro Tag erhalten.
Verpflegungsmehraufwand abrechnen
Da es sich beim Verpflegungsmehraufwand um eine Pauschale handelt, erfolgt die Abrechnung ohne Beleg. Dafür müssen sich die Arbeitnehmer:innen mindestens 8 Stunden auf der Geschäftsreise befinden.
Pauschalen für Deutschland:
Ab 8 Stunden: 14 €
Ab 24 Stunden: 28 €
Bei mehrtägiger Reise für An- und Abreisetage: 14 €
Bei Reisen außerhalb Deutschlands gelten andere Pauschalbeträge.
3. Übernachtungskosten
Dauert die Dienstreise länger als einen Tag, benötigen Mitarbeitende einen Ort zum Übernachten. Dabei entstehende Kosten zählen zu den Übernachtungskosten. Die Unterbringung erfolgt meistens in Hotels oder Pensionen. Frühstückskosten, die im Übernachtungspreis enthalten sind, müssen von der Verpflegungspauschale abgezogen werden.
Übernachtungskosten abrechnen
Übernachtungskosten können in voller Höhe abgerechnet werden. Hierfür müssen Reisende alle Rechnungen aufbewahren, mit denen sie die Ausgaben nachweisen können.
4. Reisenebenkosten
Als Reisenebenkosten werden alle zusätzlichen Ausgaben bezeichnet, die während einer Geschäftsreise entstehen. Dazu zählen zum Beispiel Parkgebühren, Mautkosten, beruflich bedingte Telefonkosten, Gepäckaufbewahrung, Kosten für Visum oder Reisepass sowie Trinkgelder.
Exkurs Eigenbeleg
Es kann immer mal passieren, dass Belege auf Reisen verloren gehen. In diesen Fällen können Mitarbeiter:innen einen Eigenbeleg erstellen, der als Nachweis für Reisekosten eingereicht wird. Dabei ist zu beachten, dass bei Eigenbelegen kein Vorsteuerabzug durchgeführt wird.
Auslagen lückenlos erfassen – auch von unterwegs
Auslagenerstattungen werden oft unvollständig eingereicht und Abrechnungen geraten schnell ins Stocken – vor allem, wenn Bewirtungs- und Auslagenbelege fehlen. Mit Candis sammelst du alle wichtigen Belege und Daten zu einer Reise zentral, übersichtlich und nachvollziehbar, in einem Tool. Geschäftsreisende können alle Auslagen, Kosten und Belege direkt unterwegs abfotografieren und über die App einreichen. Das spart Zeit und die Buchhaltung behält den vollen Überblick über alle Spesen.
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Reibungsloser Ablauf: Keine Suche nach fehlenden Quittungen
Einfach sicher: Alle Belege vollständig + GoBD-zertifiziert archiviert
Eine Vorlage für die Auslagenerstattung findest du hier oder entdecke unser kostenloses Tool für die Auslagenerstattung. Lade einfach deine Rechnungen hoch und erstelle ganz automatisch eine PDF mit den Ausgaben in Tabellenform und den Belegen als Anhang. Ohne Registrierung.
In welcher Form muss eine Reisekostenabrechnung erstellt werden?
Laut dem Gesetzgeber gibt es keine formalen Vorgaben für das Aufstellen einer Reisekostenabrechnung. Wichtig ist lediglich, dass alle Belege, Quittungen und Rechnungen für die verauslagten Kosten gesammelt und eingereicht werden.
Im hektischen Arbeitsalltag, besonders auf Reisen, verlieren Mitarbeiter:innen bei der manuellen Auflistung der Reisekosten schnell den Überblick über ihre Belege oder übersehen wichtige Posten. Hier kann es helfen, wenn Unternehmen ihren Mitarbeiter:innen ein Reisekosten-Formular zur Verfügung stellen.
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Bald können deine Mitarbeiter:innen ihre Reisekosten bequem über die Reisekosten-App von Candis einreichen. Somit behalten nicht nur Reisende, sondern auch Buchhaltung und Finanzteams jederzeit den Überblick über die Reisekostenabrechnung und alle profitieren!
Was muss in einer Reisekostenabrechnung stehen?
Es gibt zwar keine formellen Angaben darüber, wie die Reisekostenabrechnung aussehen muss, es ist jedoch genau vorgeschrieben, was darin enthalten sein muss.
Allgemeine Angaben:
Name des Mitarbeitenden
Reisedatum bzw. Zeitraum
Reiseziel
Zweck der Dienstreise
Angabe zum Reiseverlauf (Abfahrts- und Rückkehrzeit)
Fahrtkosten:
Art des Verkehrsmittels
Kilometerpauschale (bei Nutzung eines privaten Fahrzeugs)
Belege für Verkehrsmittel wie Tickets, Rechnungen oder Quittungen
Übernachtungskosten:
Hotelrechnungen
Erhaltene Leistungen wie Frühstück, das von der Verpflegungspauschale abgezogen werden muss.
Verpflegungsmehraufwand:
Reisedauer und Verpflegungspauschalen
Abzüge für gestellte Mahlzeiten, beispielsweise Frühstück oder Abendessen, bereitgestellt durch Hotel oder Veranstalter.
Bewirtungskosten:
Bewirtungsbelege mit allen erforderlichen Angaben, wie Anlass der Bewirtung, Namen der Gäste und gezahltes Trinkgeld.
Eine Bewirtungsbeleg-Vorlage zum kostenlosen Download findest du hier.
Sonstige Kosten:
Belege für Parkgebühren, Maut, Telefonkosten etc.
Best Practices für die Reisekostenabrechnung
Um die Reisekostenabrechnung für Unternehmen, die Buchhaltung, Finanzteams und natürlich die Reisenden effizienter und transparenter zu gestalten, solltest du klare Prozesse etablieren. Diese Best Practices helfen dabei, Unklarheiten zu vermeiden und den gesamten Ablauf zu optimieren.
1. Erstelle eine transparente Reisekostenrichtlinie
Eine gut strukturierte Reisekostenrichtlinie ist besonders für Unternehmen mit vielen Geschäftsreisen essenziell. Dabei kann dein Unternehmen selbst festlegen, welche Regelungen enthalten sind – gesetzliche Vorgaben gibt es nicht.
Damit die Richtlinie wirklich hilfreich ist, sollte sie nur relevante und praxisnahe Informationen enthalten, wie zum Beispiel:
Wie müssen Reisekosten eingereicht werden? Elektronisch oder auf Papier?
Welche Pflichtangaben gehören auf die Reisekostenabrechnung?
Fristen: Bis wann nach der Reise müssen Belege eingereicht werden?
Ein klar definierter Prozess stellt sicher, dass Reisekosten vollständig und vor allem zeitnah eingereicht werden – das beschleunigt die Abrechnung und Rückerstattung.
Neben den Einreichungsprozessen sollten Reiserichtlinien auch allgemeine Regelungen enthalten, zum Beispiel:
Voraussetzungen für Geschäftsreisen: Wann und unter welchen Bedingungen sind Reisen notwendig?
Wer darf reisen und zu welchen Anlässen?
Welche Kosten werden erstattet und welche nicht?
Viele Unternehmen legen zudem fest, mit welchen Airlines geflogen werden darf, erlaubten Hotelkategorien oder ob Bahnfahrten in der 1. Klasse erlaubt sind. Allerdings ist es oft sinnvoller, den Mitarbeitenden Vertrauen entgegenzubringen und ihnen mehr Entscheidungsfreiheit zu lassen.
Ein Beispiel: Ein Sales-Mitarbeitender, der einen Vertragsabschluss über 200.000 € verhandelt, sollte selbst entscheiden können, ob sich eine bequemere Anreise in der 1. Klasse lohnt. Anstatt solche Detailvorgaben in die Richtlinie aufzunehmen, solltest du dich lieber auf die wirklich wichtigen Aspekte konzentrieren. Das schafft Vertrauen zwischen Unternehmen und Mitarbeitenden und fördert eine effiziente Abwicklung der Reisekosten.
2. Nutze Firmenkreditkarten für reisende Mitarbeiter:innen
Firmenkreditkarten erleichtern die Abwicklung von Reisekosten und bieten Unternehmen mehr Transparenz und Kontrolle über ihre Ausgaben. Anstatt dass Mitarbeitende in Vorleistung gehen müssen, können sie geschäftliche Zahlungen direkt über eine physische oder virtuelle Firmenkreditkarte tätigen. Dies reduziert den administrativen Aufwand sowohl für die Reisenden als auch für die Buchhaltung und sorgt für eine schnellere Erstattung.
Virtuelle Firmenkreditkarten sind besonders effizient, da sie flexibel erstellt, individuell zugewiesen und mit festen Limits versehen werden können. Zudem bieten sie höhere Sicherheit, da keine physische Karte verloren gehen oder von mehreren Personen genutzt werden kann. Unternehmen behalten den vollen Überblick über alle Transaktionen in Echtzeit, wodurch Spesenbetrug verhindert und eine automatisierte Belegverwaltung ermöglicht wird.
Mitarbeitende müssen kein eigenes Geld auslegen, die Buchhaltung profitiert von einer zentralen Erfassung aller Transaktionen, und Belege lassen sich direkt mit der Reisekostenabrechnung verknüpfen.
Vorteile von Candis Visa Firmenkreditkarten:
Kein Warten auf Kreditkartenabrechnungen – Transaktionen sind sofort einsehbar
Individuelle Limits für einzelne Kreditkarten zur besseren Budgetkontrolle
Flexible Nutzung – Auch einfach mit Google Pay und Apple Pay bezahlen
3. Setze auf eine Software für Reisekostenabrechnung
Die klassische Reisekostenabrechnung ist oft umständlich: Belege gehen verloren, Excel-Listen müssen händisch gepflegt werden, und Mitarbeitende verbringen unnötig viel Zeit mit komplizierten Einreichungsprozessen. In vielen Unternehmen gibt es Parallelprozesse für Auslagen und Reisekosten, was zu Chaos und ineffizienten Abläufen führt. Oft fehlt der Überblick über Rechnungen und Ausgaben, und manuelle Fehler schleichen sich leicht ein – vor allem, wenn Mitarbeitende nur selten Reisekosten einreichen.
Schon bald bietet Candis eine einheitliche Lösung für Rechnungsverarbeitung, Reisekostenabrechnung und Auslagenerstattung – alles an einem Ort. Mitarbeitende können dann ihre Belege direkt unterwegs abfotografieren und einreichen, ohne sich in separate Systeme einarbeiten zu müssen. Die automatische Berechnung der aktuellen Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand stellt sicher, dass Abrechnungen immer korrekt sind und keine manuellen Fehler entstehen.
Durch die nahtlose Integration in bestehende Prozesse wird das Einreichen von Reisekosten für alle Beteiligten einfacher und schneller. Die Buchhaltung hat jederzeit volle Transparenz über alle Auslagen, und Mitarbeitende erhalten ihre Erstattungen zügig und ohne unnötiges Ping-Pong.
Mit Candis müssen Unternehmen bald nicht länger zwischen verschiedenen Tools jonglieren. Rechnungen, Auslagen und Reisekosten werden zentral verarbeitet, wodurch manuelle Arbeit entfällt und der gesamte Prozess nutzerfreundlicher und effizienter wird. Statt komplizierter Excel-Tabellen oder separater Reisekosten-Tools gibt es mit Candis einen einzigen, klaren und schnellen Workflow – für eine stressfreie Reisekostenabrechnung.
